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Administrator Guide
Dernière mise à jour : 2023-06-23
Concept : facturation

Concept : facturation

Workday utilise l’information que vous précisez dans le contrat de client pour créer un calendrier de facturation. Ce calendrier de facturation est basé sur les versements aux fins de facturation définis dans les modalités de l’entente. À la date appropriée, Workday utilise l’information sur les versements pour créer une facture de client et l’acheminer pour approbation par les gestionnaires.

Jalons

Vous pouvez des jalons pour suivre l'avancement des tâches et le créé quand Workday peut accéder aux calendriers de facturation et de consolidation des produits et les versements. Vous pouvez accéder à plusieurs jalons aux calendriers et aux versements. Workday ne traite pas les calendriers ou les versements avec des jalons en attente.
Vous pouvez utiliser les tâches suivantes pour configurer des jalons standard :
  • Mettre à jour des types de jalons sur une date définie
  • Créer un jalon sur une date précise
Les jalons standard deviennent des jalons de client une fois que vous les avez associés à un client. Vous pouvez afficher les détails des jalons de client à l'aide du rapport
Rechercher des jalons
. Les jalons de client sont uniques pour chaque combinaison de client et de société.
Workday prend en charge les types de jalons suivants :
  • Première facture du calendrier de facturation : permet de lancer la consolidation des produits une fois la facturation effectuée.
  • Ajouter des jalons sur une date spécifique au client.
  • Tâches de projet : marquez les tâches de projet comme jalons dans le projet. Assurez-vous des jalons de projet pour le moment où vous facturez des transactions de projet et comptabilisez les produits. Vous pouvez définir des jalons de projet pour une phase du projet ou pour le projet dans son ensemble afin de déterminer quand les transactions sont disponibles pour la facturation. Vous pouvez accéder aux tâches de projet qui sont numérotées comme jalons de contrats. Vous ne pouvez pas supprimer les tâches de projet qui sont utilisées pour un contrat. Vous pouvez entrer des dates de fin estimatives et réelles. Une fois que la tâche de projet est terminée et que vous avez saisi une date de fin, la facturation peut avoir lieu. Workday utilise la date de fin comme la date de fin du jalon.

Types de calendriers

Vous pouvez utiliser la tâche
Mettre à jour des types de calendriers
 pour configurer les types à utiliser dans les calendriers de facturation et de comptabilisation des produits. Lorsque vous activez un type de calendrier à utiliser avec :
  • Des calendriers de facturation, vous avez également la possibilité d'activer un calendrier de facturation
    prépayé
     ou
    consolidé
    .
  • Les calendriers de comptabilisation des produits, vous avez également la possibilité d’activer les options
    Abonnement à l’utilisation
     ou
    Plusieurs périodes
    .
Workday affiche le nombre d’utilisations de chaque type de calendrier, et vous pouvez définir un type de calendrier, par exemple,
Inactif
 à tout moment. Lorsque vous réglez un type de calendrier à
Inactif
, Workday retire l’option de l’invite
Type de calendrier
 dans les calendriers de facturation et de comptabilisation des produits.

Calendriers de facturation et versements

Vous pouvez :
  • Associer les lignes de contrat couvrant plusieurs contrats pour la même société et le même client au même calendrier de facturation.
  • Les types de calendriers afin de pouvoir classer vos calendriers. Ce processus simplifie les recherches, les approbations et la production de rapports.
  • Créer des calendriers de financement pour les versements ou les transactions afin de gérer certains types de lignes de contrat, ou encore, des calendriers de facturation pour gérer les versements, les transactions et les lignes de contrat prépayées dans un seul calendrier.
Workday crée des versements en fonction des dates de début et de fin militaire, qui peuvent différer des dates de début et de fin des lignes de contrat. Vous pouvez également configurer la date de facture à concerné, qui peut différer de la date de début du versement.
Workday prend en charge les méthodes de facturation suivantes pour chaque calendrier de facturation, et vous pouvez modifier ces méthodes tout au long de la vie du calendrier :
  • Versement défini
    : avec le montant du premier et du dernier versement pour chaque ligne de contrat. Workday répartit le montant restant de manière égale entre les autres versements. Vous ne pouvez pas utiliser cette méthode de facturation dans les calendriers de facturation.
  • Étalement égal
     : définissez un nombre précis de versements de montants égaux.
  • Personnalisé
    : vous contrôlez tous les aspects des versements.
Un calendrier de facturation comprend un ou plusieurs versements. Chaque versement de facturation :
  • Créer une facture de client.
  • Dévient une ligne de facture.
  • Détermine les attributs à partir de la ligne de contrat associée.
Une fois les versements générés, vous pouvez :
  • Mettre à jour manuellement les versements individuels.
  • Régénérer automatiquement les versements aux fins de facturation après modification des États-Unis de contrat. Cette fonction s'applique uniquement aux méthodes de facturation pour l'ensemble ou aux méthodes de comptabilisation des
    produits Étalement
    et
    Nombre de jours
    .
  • Mettre à jour vos calendriers des calendriers automatiquement lorsque vous apportez des modifications à vos lignes de contrat.
  • Modifier tous les versements en même temps lorsque vous avez un calendrier personnalisé.
Workday affecte un statut
Non ajusté
 dans les cas suivants :
  • Si vous ne planifiez pas les versements des lignes de contrat de façon exacte.
  • Lors d’un calendrier personnalisé de facture en trop.
Vous pouvez créer des factures de clients à partir de versements aux fins de facturation après avoir approuvé le calendrier de facturation.

Facturation pour l’exécution d’une commande

Lorsque vous enregistrez l’exécution d’une commande pour des lignes de contrat de client, vous pouvez générer une facturation en fonction des commandes partiellement et entièrement exécutées.

Créer des factures de clients à partir de versements aux fins de facturation

Avec
des tâches de création de factures de clients à partir de versements aux fins de facturation
, vous pouvez la tâche selon vos besoins ou en tant que traitement relié. Cette tâche vous permet de :
  • Sélectionner les versements disponibles aux fins de facturation à facturer.
  • Marquer les factures à soumettre pour approbation automatique.
Vous pouvez :
  • Apporter des modifications limitées à la facture de client et ajouter des lignes.
  • Créer des factures qui font référence à des lignes de contrat lorsque vous avez des ajustements de facture.
Workday tient compte de toutes les modifications aux fins des lignes de facture dans le versement aux fins de facturation. Le montant facturé pour la ligne de contrat reflète toutes les factures approuvées.

Retenue de garantie pour les factures de clients

Vous pouvez :
  • Retenir une partie de la facture de client, ce qui permet d'ouvrir les calendriers de facturation pour le suivi de la retenue de garantie et réduire les erreurs de saisie manuelle.
  • Inscompter la saisie des Taxes sur des comptes différents de grand livre à l'aide d'une nouvelle règle d'inscription.
  • Prendre en charge plusieurs types de calendrier de facturation, notamment la facturation de transactions et de versements.
  • Libérer l'entrée d'une partie des soldes de retenue de garantie par ligne de contrat pour la facturation, lorsque votre contrat répond aux critères.