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Dernière mise à jour : 2023-09-08
Étapes : définir le traitement des reçus par courriel pour les frais

Étapes : définir le traitement des reçus par courriel pour les frais

Vous devrez peut-être prendre des mesures supplémentaires pour activer cette fonction en fonction de l’entente d’abonnement de votre organisation. Votre organisation figure soit dans l’entente de service principal, soit dans l’entente de service principal universel (UMSA). Pour déterminer l’entente d’abonnement au service de votre organisation :
  1. Sélectionnez votre avatar de profil dans Workday Community.
  2. Sélectionnez
    Profil
    .
  3. Dans votre page de profil, sélectionnez le nom de votre organisation, qui se trouve sous votre nom et à côté de votre titre d’emploi.
  4. Affichez la valeur de votre
    contrat de service d’abonnement
     .
Si la valeur est :
  • UMSA
    , la fonction est automatiquement disponible. Vous pouvez omettre l’étape
    Activer les fonctions d’innovation d’un service et les cotisations de données d’apprentissage automatique pour les clients MSA
     . Pour en savoir plus sur les cotisations de données d’apprentissage automatique, voir Concept : Workday AI for Universal Main Subscription Agreement Customers.
  • MSA
    , vous devez activer cette fonction par l’entremise d’Innovation Services, à l’aide de l’étape
    Activer les fonctions d’innovation et les cotisations de données d’apprentissage automatique pour les clients MSA
     .
Remarque : les clients UMSA n’ont pas de tâches ni de rapports d’Innovation Services dans leurs locataires, car ils s’appliquent uniquement aux clients MSA. Les clients UMSA peuvent ignorer toute information concernant Innovation Services.
Vous pouvez permettre aux bénéficiaires des notes de frais et à leurs délégués d’envoyer des reçus pour frais par courriel à Workday sous forme de pièce jointe ou dans le corps du courriel. Workday crée ensuite des frais express qu’il peut inclure dans leurs notes de frais.
  2. Enable Innovation Services Features et Machine Learning Data Contributions.
    Sélectionnez
    Ingestion de contenu de courriel
     dans l’onglet
    Services disponibles
     .
    Vous devrez peut-être prendre des mesures supplémentaires pour activer cette fonction selon l’entente d’abonnement au service de votre organisation. Pour en savoir plus, consultez cet article de Community .
  3. Accordez aux groupes de sécurité des autorisations pour le domaine de sécurité
    Set Up: Inbound Email
    dans le domaine fonctionnel System.
  5. Accédez à la tâche
    Modifier la configuration du locataire - Système
    .
    Dans la section
    Configuration du système
    , cochez la case
    Autoriser les pièces jointes dans les courriels
    .
    Sécurité : domaine
    Set Up: Tenant Setup - System
     dans le domaine fonctionnel System.
  6. Pour configurer :
    1. Domaine de réception fourni par Workday (voir Configurer les paramètres d’ingestion de contenu de courriel).
    2. Domaine de réception fourni par le client (voir Étapes : définir des domaines de réception fournis par le client).
    Workday recommande de configurer un domaine de réception fourni par Workday.
  7. (Facultatif) Si vous avez configuré un domaine de réception fourni par le client, accédez à la tâche
    Configurer les paramètres d’ingestion de contenu de courriel
    .
    1. Sélectionnez le type de notification
      Reçu pour frais
      et associez-le à votre domaine de réception. Exemple : entrez reçus@expenses.company.com comme domaine pour le type de notification
      Reçu lié à des frais
       .
    2. Pour permettre aux personnes qui soumettent des frais d'envoyer des reçus pour frais, laissez la liste
      Expéditeurs autorisés
       vide.
      Les personnes qui soumettent des frais doivent ajouter une adresse de courriel à leurs coordonnées dans leur profil Workday.
Les bénéficiaires liés aux notes de frais et leurs délégués peuvent envoyer des reçus pour frais par courriel.
Si un courriel contient un reçu dans le corps du courriel et en pièce jointe, Workday crée des frais express uniquement pour le reçu joint. S’il y a une erreur lors de la création d’une note de frais express, le bénéficiaire lié à la note de frais reçoit une notification.
Workday recommande d'envoyer les types de fichiers joints suivants pris en charge par la ROC : JPEG, JPG, PNG, WEBP, BMP, PDF, TIFF, TIF, GIF
Une vignette s’affiche dans la
console centrale pour les frais
 pour indiquer à vos utilisateurs comment ils peuvent soumettre des reçus pour frais. Vous pouvez préciser l’adresse de courriel et permettre à vos utilisateurs d’envoyer l’information concernant la vignette vers leur téléphone au moyen d’un message texte. Voir Personnaliser une vignette de console centrale pour les frais.
Vous pouvez accéder au rapport
Ingestion de contenu de courriel de reçus pour frais par intervalle de dates
 pour résoudre les problèmes liés à l’ingestion de courriels.
Les bénéficiaires liés aux notes de frais peuvent accéder à la tâche
Modifier mes transactions liées aux frais
 pour supprimer des frais express.