Concept : reçus par courriel pour les frais
Les personnes qui soumettent des frais et leurs délégués peuvent envoyer des reçus pour frais à Workday, ce qui simplifie le processus de création et de soumission de notes de frais. Au lieu de télécharger les reçus et de les téléverser manuellement, les personnes qui soumettent des frais et leurs délégués peuvent envoyer des reçus par courriel et Workday :
- Créez des frais express avec des reçus ajoutés en pièces jointes.
- Convertir les reçus HTML en PDF et les joindre aux frais express.
Workday prend en charge :
- Reçus en pièces jointes.
- Réceptions dans le corps du courriel (HTML).
Si un courriel contient un reçu dans le corps du courriel et une pièce jointe, Workday crée des frais express uniquement pour le reçu joint.
Si vous choisissez d’utiliser le scan des reçus pour les frais, Workday intègre les valeurs des champs suivants dans les frais express :
- Montant
- La devise
- Date
- Commerçant
Adresse de courriel du bénéficiaire lié à la note de frais
Pour envoyer des reçus par courriel, les bénéficiaires liés aux notes de frais doivent :
- Configurer leur adresse de courriel dans leurs coordonnées Workday.Les coordonnées d'un bénéficiaire lié à une note de frais peuvent avoir plus d'une adresse de courriel.
- Utilisez l’adresse de courriel dans leurs coordonnées Workday pour envoyer des reçus au domaine précis.
Workday utilise l’adresse de courriel pour mettre en correspondance le reçu avec le bénéficiaire lié à la note de frais, puis crée les frais express.
Les délégués doivent entrer l'adresse de courriel du bénéficiaire lié à la note de frais dans le champ CC du courriel pour créer des frais express en leur nom. Workday utilise l’adresse de courriel du bénéficiaire lié à la note de frais et l’adresse de courriel du délégué pour évaluer le lien de délégué et créer des frais express pour le bénéficiaire lié à la note de frais. Si aucun lien de délégation n’existe, Workday crée des frais express en utilisant l’adresse de courriel du délégué.
Envoyer des reçus pour frais par courriel
Workday recommande ce qui suit :
- Éviter plusieurs candidats directs dans le corps du courriel (exemple : FWD : FWD :) pour une meilleure précision de la ROC.
- L’envoi de reçus sous forme de pièces jointes ou dans le corps du courriel.
- L’envoi des types de fichiers joints suivants pris en charge par la ROC : JPEG, JPG, PNG, WEBP, BMP, PDF, TIFF, TIF, GIF.
Pour créer des frais express, les types de fichiers doivent répondre aux exigences de taille suivantes :
Workday ne prend pas en charge les types de fichiers suivants : XSL, CSV, ICS, MMSG, PGP, PROPERTIES, RPTDESIGN, SVG, TXT, WSDL, WXF, XML, XLS, XLS, XLSX, XPD, XSL, XSLT, ZIP.
Type de fichier | Taille |
|---|---|
PDF | Toutes les tailles |
PNG ou TIFF | Supérieur à 40 ko |
Autres fichiers | Supérieur à 20 Ko |
Notifications
Pour les bénéficiaires liés à la note de frais, si des erreurs créent des frais express, Workday envoie une tâche à Mes tâches sous le bénéficiaire lié à la note de frais.
Pour les délégués, si Workday n’établit pas de lien de délégation, Workday crée des frais express pour le délégué. Le délégué recevra ensuite une tâche dans ses tâches.