Créer des comptes de facturation pour des cartes de crédit d’entreprise pour frais professionnels

Sécurité : domaine Set Up: Credit Card
dans le domaine fonctionnel Common Financial Management.

Pour envoyer des fichiers de versement lors du règlement de paiements pour des comptes de cartes de crédit d’entreprise, configurez une intégration de versement.

Incluez l’étape de service Versement
dans le processus de gestion Événement de transmission de paiements
. Cette configuration génère des fichiers de versement pour les comptes de cartes de crédit d’entreprise.

Vous pouvez déterminer comment traiter :

Les comptes de cartes de crédit d’entreprise pour frais professionnels.

Les transactions par carte de crédit pour les bénéficiaires liés aux notes de frais.

Les transactions pour les cartes de crédit centralisées pour déplacements.

Configurez une sécurité améliorée pour les domaines liés aux cartes de crédit, garantissant que seuls les utilisateurs autorisés peuvent accéder aux données liées aux comptes de facturation pour cartes de crédit d'entreprise, aux cartes de crédit et aux fichiers.

Voir Étapes : définir la sécurité pour les comptes de carte de crédit, les fichiers et les transactions

Vous pouvez configurer la sécurité pour :

Garantit que seuls les utilisateurs ayant un rôle dans la société pour le compte de facturation ou des rôles non contraints puissent accéder au compte de facturation. Si un compte de facturation est vide, seuls les utilisateurs non contraints peuvent accéder au compte.

Permet d’ajouter une société à un compte de facturation, même si le compte comporte déjà des transactions, à condition qu’aucune société n’y soit associée au compte.

Permet aux utilisateurs contraints d’ajouter des catégories de dépenses lors de la création ou de la mise à jour des comptes de facturation.

Accédez à la tâche

Créer un compte de facturation pour carte de crédit d’entreprise

Pour la tâche, tenez compte des éléments suivants :

Option	Description
Nº de compte	Entrez le numéro tel qu’il s’affiche dans le fichier externe envoyé par l’émetteur de la carte. Si le numéro de compte est masqué dans le fichier, masquez-le dans le champ Nº de compte . Les caractères valides incluent le X et les chiffres uniquement.
Utilisation	Sélectionnez Frais pour utiliser les transactions par carte de crédit pour les notes de frais.
Responsabilité à l’égard du paiement	Déterminez la partie responsable qui paie l’émetteur de la carte pour les transactions par carte de crédit des bénéficiaires liés aux notes de frais : Entreprise : la société paie toutes les transactions. Si les transactions correspondent à des frais personnels, le bénéficiaire lié à la note de frais est redevable à votre société, car il n’existe aucun montant de remboursement au bénéficiaire lié à la note de frais. Travailleur : le bénéficiaire lié à la note de frais règle toutes les transactions. Si une transaction concerne des frais professionnels, la société rembourse le bénéficiaire lié à la note de frais. Le montant du remboursement exclut les transactions liées aux frais personnels. Partagée : le bénéficiaire lié à la note de frais règle les transactions liées aux frais personnels par carte de crédit et la société règle les transactions pour frais professionnels.
Société	Vous ne pouvez pas changer la société sélectionnée lorsque des transactions par carte de crédit sont effectuées avec cette dernière. Lorsque vous choisissez d’utiliser la fonctionnalité Améliorer la sécurité liée aux cartes de crédit pour frais professionnels , vous pouvez ajouter une société à un compte de facturation, même si le compte comporte déjà des transactions, à condition qu’aucune société ne soit associée au compte. Workday ne vous permet d’effectuer ce changement qu’une seule fois.
Chargement électronique seulement	Workday vous recommande de cocher cette case pour empêcher les travailleurs d’entrer manuellement des transactions par carte de crédit. Si votre organisation utilise à la fois l’entrée manuelle et le chargement de fichiers électroniques pour entrer les transactions par carte de crédit, des problèmes de rapprochement peuvent survenir. Réfléchissez à la façon de gérer les entrées manuelles par carte de crédit avant de cocher cette case.
Permettre un total de remboursement négatif	Sélectionnez cette option pour que les transactions par carte de crédit marquées comme personnelles entraînent un total remboursable négatif pour la note de frais.
Payer le travailleur avant l’émetteur de la carte de crédit	Sélectionnez cette option pour payer aux travailleurs les frais qu’ils ont engagés avant de payer l’émetteur de la carte de crédit.
Payer les transactions par carte de crédit pour frais professionnels non approuvées	Sélectionnez cette option pour : Enregistrer le passif au moment du chargement. Permettre à votre société de payer les transactions par carte de crédit avant qu’elles ne soient ajoutées à une note de frais. Uniquement disponible pour les cartes de crédit d’entreprise pour lesquelles la responsabilité à l’égard du paiement incombe à l’Entreprise .
Utiliser la société associée au compte de carte de crédit pour la comptabilisation des frais	Sélectionnez cette option pour rendre la société associée au compte de la carte de crédit responsable du paiement des transactions par carte de crédit plutôt que la société indiquée dans la note de frais. Uniquement disponible pour les cartes de crédit d’entreprise pour lesquelles la responsabilité à l’égard du paiement est : Entreprise Partagée
Les utilisateurs du libre-service ne peuvent pas fermer des transactions	Sélectionnez cette option pour empêcher les travailleurs de fermer les transactions par carte de crédit qui leur sont affectées à l’aide de la tâche Modifier mes transactions liées aux frais .
Activer la modification dans le champ de date des lignes de note de frais avec des transactions par carte de crédit	Sélectionnez cette option pour éviter que les retards de traitement par le commerçant ne génèrent des écarts de date dans les notes de frais.
Générer un fichier de versement	Sélectionnez cette option pour activer les versements pour le compte de facturation. Collaborez avec votre institution financière pour configurer ce qui suit : Pays Devise Nº de chargement Code de marché Identifiant de paiement Le fichier de versement généré à partir du système d’intégration fourni dans le système d’intégration des versements inclut ces valeurs configurées.
Nº de chargement	Entrez le nº de chargement fourni par AMEX.
Compte bancaire de règlement	Si vous versez des paiements directement à l’émetteur de la carte ou à la banque, fournissez le détail du paiement et l’information du compte bancaire pour règlement.
Système d’intégration des versements	Sélectionnez le système d’intégration pour générer des fichiers de versement pour ce compte de facturation.
Identifiant de paiement	Fournissez le code de dépôt, le CID, le nº de chargement ou toute autre chaîne propre à votre institution financière et obligatoire dans vos connecteurs de paiement Workday.

Créez des comptes de carte de crédit pour les bénéficiaires liés aux notes de frais.

Créez des cartes de crédit centralisées pour les programmes de cartes de crédit d’entreprise à facturation centralisée.

Définissez la comptabilisation des notes de frais avec montants remboursables négatifs.

Créez des profils intersociétés.

Étapes : définir la comptabilité des notes de frais avec montant de remboursement négatif

Créer des notes de frais

Note de version 2025R1 : Sécurité améliorée pour les comptes de carte de crédit, les fichiers et les transactions