Éléments à prendre en compte pour la définition : vérification budgétaire
Cette rubrique peut vous aider à prendre les bonnes décisions lors de la définition et de l’utilisation de la vérification budgétaire. Elle explique :
- Pourquoi la définir.
- Comment cette définition s’intègre dans Workday.
- Les répercussions en aval et les interactions entre les produits.
- Les exigences en matière de sécurité et la configuration des processus de gestion.
- Les questions à se poser et les limites à prendre en compte avant la mise en œuvre.
Consultez les instructions détaillées des tâches pour en savoir plus sur la configuration.
De quoi s’agit-il?
La fonctionnalité de vérification budgétaire de Workday vérifie automatiquement vos transactions par rapport à vos plans financiers et budgets de postes. Workday traite les transactions qui dépassent le budget en :
- Vous avertissant que la transaction dépasse le budget disponible et échouera la vérification budgétaire.
- Omettant la vérification budgétaire. La transaction affiche le statut de la vérification budgétaireNon requis.
- Autorisant la transaction automatiquement. La transaction affiche le statut de la vérification budgétaireRéussite.
Lorsqu’une transaction réussit la vérification budgétaire, le statut de la vérification budgétaire est également
Réussite.
Avantages pour l’entreprise
Vous pouvez aider votre organisation à :
- Utiliser ses fonds efficacement.
- Assurez-vous de ne pas manquer de budget au cours de votre période comptable.
- Réduire les efforts manuels lors du traitement des transactions dépassant le budget.
Cas d’utilisation
Vous pouvez utiliser la vérification budgétaire pour :
- Contrôler les transactions par rapport aux budgets d’attribution pour limiter les dépenses liées aux produits et aux services autorisés par vos organismes subventionnaires.
- Prendre les décisions d’embauche en fonction du budget disponible après avoir vérifié les transactions de dotation en personnel.
- Permettre aux responsables de la révision de la vérification budgétaire de demander des dérogations et aux approbateurs autorisés d’octroyer celles-ci.
Questions à se poser
Questions | Éléments à prendre en compte |
|---|---|
Dans quelle mesure voulez-vous mettre en application la vérification budgétaire? | Vous pouvez configurer la vérification budgétaire pour traiter les transactions au-dessus du budget en :
|
Comment configurer la vérification budgétaire pour les budgets dans une relation parent-enfant virtuelle? | Vous pouvez configurer la vérification budgétaire pour limiter les dépenses au-dessus du budget au niveau parent, au niveau enfant ou aux deux niveaux. Exemple : vous configurez la vérification budgétaire pour limiter les dépenses au-dessus du budget au niveau parent, tout en ayant une configuration plus tolérante au niveau enfant. Les transactions au-dessus du budget au niveau enfant seront autorisées tant qu’elles ne dépassent pas la somme du budget au niveau parent. |
Comment voulez-vous traiter les transactions au crédit? | Vous pouvez configurer la vérification budgétaire pour que la transaction soit autorisée automatiquement. La vérification budgétaire de votre transaction échoue avec un statut Échec (budget insuffisant) lorsque :
|
Quand doit-on inclure des écritures réservées dans la vérification budgétaire? | Vous pouvez inclure des écritures réservées dans la vérification budgétaire afin de réserver des fonds pour les transactions qui ont une incidence sur le même budget. Workday réserve ces fonds après qu’une transaction ait été autorisée par la vérification budgétaire, mais avant la fin du processus de gestion en inscrivant l’écriture. Workday n’inclut pas automatiquement les écritures réservées dans la vérification budgétaire. |
Comment déterminer à quel moment une transaction est soumise à la vérification budgétaire? | Lorsque votre budget comporte des dimensions structurées facultatives, Workday ne vérifie que les dimensions membres incluses, et les autres dimensions membres de la transaction sont autorisées avec le statut Non requis . Lorsque la valeur définie pour la dimension structurée facultative est Inclure tous les membres , toute dimension membre présente dans la transaction est soumise à la vérification budgétaire. |
Recommandations
Workday vous recommande ce qui suit :
- Configurez la comptabilité d’engagements pour effectuer le suivi des engagements, des obligations et des chiffres réels pour les transactions d’autorisation de dépense, d’approvisionnement et de paie.
- Utilisez une configuration de vérification budgétaire plus tolérante pour vos plans et budgets enfants, et une configuration stricte pour votre plan parent. Vous pouvez configurer Workday pour que le système vous avertisse lorsque votre transaction dépasse le budget du niveau enfant et bloque les dépenses excédentaires au niveau du parent.
Conditions préalables
Pour que Workday trouve la structure de plan et les lignes de plan appropriées auxquelles comparer votre transaction pour la vérification, vos worktags de transaction doivent :
- Inclure tous les membres de dimension structurée obligatoires dans une structure de plan.
- Correspondre exactement aux worktags d’une ligne de plan dans la structure de plan.
Si vous configurez la comptabilité d’engagements à une date ultérieure :
- Pour les transactions de dépenses et d’approvisionnement, vous devez d’abord fermer tous les bons de commande ouverts.
- Pour les transactions de paie, vous devez créer des engagements initiaux associés à la paie. Excluez les périodes de paie terminées afin que Workday ne crée des engagements que pour les périodes de paie en cours ou à venir. Si vous n’excluez pas les périodes de paie terminées, Workday crée des engagements pour l’année entière. Workday commence à liquider les engagements après la première paie de l’année.
Limites
Vous ne pouvez configurer que 50 lignes d’options de contrôle budgétaire.
Workday n’utilise pas les dimensions structurées ci-dessous pour mettre en correspondance une transaction avec une structure de plan et des lignes de plan pour la vérification budgétaire de la dotation en personnel :
- Famille d'emplois
- Groupe de familles d'emplois
- Profil d'emploi
Locataire
Aucune incidence.
Sécurité
Les utilisateurs ayant accès au domaine
Set Up: Budget General
dans le domaine fonctionnel Budgets peuvent configurer le contrôle budgétaire pour les plans et les budgets.Lorsque vous utilisez des dérogations dans la vérification budgétaire, configurez le groupe de sécurité des approbateurs de dérogations aux exceptions de vérification budgétaire.
Processus de gestion
Vous pouvez ajouter ces processus de gestion en tant que sous-processus à vos processus de gestion financiers et de dotation en personnel :
- Exécuter une vérification budgétaire (financier)
- Exécuter une vérification budgétaire (dotation en personnel)
Vous pouvez configurer le sous-processus
Exécuter une vérification budgétaire (dotation en personnel)
afin de vérifier vos transactions de dotation en personnel pour les postes de gestion par emplois et de gestion par postes par rapport à votre plan financier. Nous vous recommandons de configurer le processus de gestion
Exécuter une vérification budgétaire (financier)
avec une étape Exécuter une vérification budgétaire
de type lot/tâche
pour de meilleures performances. Créez un rôle spécifiquement pour exécuter cette étape lot/tâche
avec :
- Un profil qui ne s’exécute pas sur un navigateur.
- Un mot de passe qui n’expire pas.
Production de rapports
Source de données de rapport | Éléments à prendre en compte |
|---|---|
Lignes de plan pour la présentation de l'information financière
| Permet de créer des rapports sur les lignes de plan pour vos plans et budgets. |
Lignes d'écriture pour l'information financière
| Permet de créer des rapports personnalisés sur les engagements, les obligations et les chiffres réels lorsque vous utilisez la comptabilité d’engagements. |
Intégrations
Aucune incidence.
Connexions et interactions
Lorsque vous utilisez la comptabilité d’engagements, Workday inscrit les écritures dans vos grands livres une fois que les types de transactions suivants ont été autorisés par la vérification budgétaire :
- Charges
- Paie
- Approvisionnement
Workday offre la trousse Touchpoints Kit, qui contient des ressources pour vous aider à comprendre les relations de configuration dans l’ensemble de votre locataire. Pour en savoir plus sur la trousse Workday Touchpoints Kit, cliquez sur Workday Community.