Concept : définir des configurations de facturation de projet

Vous pouvez configurer des champs obligatoires que Workday doit remplir lorsque vous transférez ou fractionnez des transactions de projet non liées à la main-d’œuvre. Workday crée un ajustement comptable lorsque vous transférez ou fractionnez des transactions de projets non liées à la main-d’œuvre payées dans les tâches

Gérer des transactions de facturation de projet

et

Transférer des transactions de projet

. Les transactions de projets non liées à la main-d’œuvre incluent les notes de frais et les factures de fournisseurs. Lorsque vous modifiez des notes de frais ou des factures de fournisseurs payées, Workday utilise la règle d’inscription comptable Dépenses pour créer un ajustement comptable. Vous pouvez définir :

Une date d’ajustement comptable.
Un motif d’ajustement comptable.

Workday utilise la date d’ajustement comptable pour établir la date à utiliser pour l’ajustement d’écritures. Tous les ajustements comptables nécessitent un motif d’ajustement comptable.

Lorsque vous transférez :

Une transaction de projet facturable payée non liée à la main-d’œuvre, vous pouvez afficher le nouveau worktag de projet dans l’onglet
Ajustement comptable
de la facture de fournisseur ou de la note de frais associée.
Une transaction de projet facturable non payée et non liée à la main-d’œuvre, vous pouvez afficher le nouveau worktag de projet directement dans la ligne de transaction source.

Lorsque vous avez besoin d’un :

Motif de transfert, sélectionnez un motif dans la tâche
Gérer des transactions de facturation de projet
pour chaque transaction facturable non liée à la main-d’œuvre que vous transférez.
Commentaire sur les modifications de l’entrée des heures à l’aide de l’onglet
Entrée des heures
de la tâche
Modifier un modèle d’entrée des heures
, sélectionnez un commentaire sur le bloc d’heures dans la tâche
Gérer des transactions de facturation de projet
. Workday exige un commentaire sur le bloc d’heures pour chaque transaction facturable liée à des heures que vous transférez. L’activation de cette option a également une incidence sur les mises à jour apportées aux blocs d’heures.

Lorsque vous avez besoin d’un motif de transfert, configurez les motifs de transfert et définissez un motif de transfert par défaut. Workday utilise uniquement les motifs de transfert aux fins de production de rapports.

Vous pouvez activer ou décocher la case à cocher

Contrepassation des produits pour les transactions facturables déjà facturées

à tout moment. Quand :

Vous activez la case à cocher et vous effectuez la régularisation des produits, Workday ne réinitialise pas le statut de régularisation des produits pour les transactions facturables et ne crée pas de versements de contrepartie lors de la facturation.
Vous décochez la case à cocher, Workday évalue les règles de dérivation relatives aux worktags pour la transaction facturable au moment de la facturation. Si un changement est apporté au worktag dans la transaction facturable, Workday met à jour le statut de la régularisation des produits et crée un versement aux fins de comptabilisation des produits de contrepartie.

Exemple : dans l’onglet

Configuration des règles propres aux worktags

de la hiérarchie de projets, vous configurez les produits en fonction du travailleur. Vous effectuez la régularisation des produits le 11/15/2022 et le centre de coûts du travailleur est 123. Le 12/20/2022, vous transférez le travailleur au centre de coûts 124. Vous envoyez une facture au client le 12/31/2022.

Case à cocher Contrepassation des produits pour les transactions facturables déjà facturées activée	Case à cocher Contrepassation des produits pour les transactions facturables déjà facturées décochée
Comptabilité des versements aux fins de comptabilisation des produits le 11/15/2022 pour le centre de coûts 123 : Créances non facturées 1000 Produits 1000	Comptabilité des versements aux fins de comptabilisation des produits le 11/15/2022 pour le centre de coûts 123 : Créances non facturées 1000 Produits 1000
Lors de la facturation le 12/31/2022 : Aucune comptabilité	Lors de la facturation le 12/31/2022 pour le centre de coûts 123 : Produits 1000 Créances non facturées 1000
	Lors de la facturation le 12/31/2022 pour le centre de coûts 124 : Créances non facturées 1000 Produits 1000

Vous pouvez utiliser la case à cocher

Activer la comptabilisation des coûts différés de projet facturable

pour générer des écritures opérationnelles pour les notes de frais facturables et les factures de fournisseurs lorsque vous comptabilisez les produits. Workday utilise la règle d’inscription comptable Dépenses pour créer des écritures opérationnelles. Pour la règle d’inscription comptable Dépenses, vous pouvez configurer le compte de grand livre résultant pour utiliser un traitement comptable du :

Coût des ventes
à inscrire à un compte de grand livre de coûts ou d’état des résultats.
Coût de projet différé
à inscrire à un actif ou à un compte de grand livre de bilan.

Exemple : vous sélectionnez la case à cocher

Activer la comptabilisation des coûts différés de projet facturable

et configurez le compte de grand livre résultant dans la règle d’inscription comptable Dépenses :

Compte de grand livre résultant	Dimension	Valeurs
Travaux en cours	Traitement comptable	Coût différé du projet
Coût des ventes	Traitement comptable	Coût des ventes

Vous créez une ligne de facture de fournisseur avec un worktag de projet facturable de 100 $ et affichez la comptabilité résultante :

Compte de grand livre	Montant au débit	Montant au crédit
Travaux en cours	100.00 USD	0.00 USD
Dettes fournisseurs	0.00 USD	100.00 USD

Vous créez un versement aux fins de comptabilisation des produits et affichez la comptabilité résultante :

Compte de grand livre	Montant au débit	Montant au crédit
Produits différés : produit et ventes	100.00 USD	0.00 USD
Produits	0.00 USD	100.00 USD

Vous créez une comptabilisation des produits pour un traitement des produits constatés par régularisation ou différés, et vous approuvez une facture de client pour un traitement des produits lié à une facture. Workday crée automatiquement cette écriture opérationnelle secondaire :

Compte de grand livre	Montant au débit	Montant au crédit
Coût des ventes	100.00 USD	0.00 USD
Travaux en cours	0.00 USD	100.00 USD

Une fois la comptabilisation des coûts différés de projet facturable activée, vous ne pouvez plus la désactiver.

Vous pouvez configurer Workday de manière à ce qu’il recalcule automatiquement les transactions en cas de changements apportés aux éléments suivants :

Calendrier de facturation.
Feuilles de taux de facturation.
Feuille de taux contractuels.
Contrat de client.
Feuille de taux standard.

Lorsque vous activez la case à cocher

Recalculer automatiquement les transactions

, vous pouvez préciser les statuts de facturation des transactions recalculés par Workday.

Lorsque vous ne recalculez pas automatiquement les transactions, Workday remplit la colonne

Recalculer

dans la tâche

Gérer des transactions de facturation de projet

pour identifier les projets facturables et les transactions pouvant nécessiter un nouveau calcul. Vous pouvez également créer des rapports personnalisés pour afficher les projets et les transactions facturables qui pourraient nécessiter un nouveau calcul.

Vous pouvez configurer Workday pour qu’il applique un nouveau statut de facturation aux transactions de projet facturable lorsque vous refusez ou annulez une facture ou en ajustez le crédit. Lorsque vous planifiez la facturation, vous pouvez faire passer l’invite

Faire passer les transactions facturées au statut de facturation

à En

attente de révision

pour réévaluer les transactions lors de l’annulation de la facture.

Vous pouvez configurer Workday pour afficher la grille des transactions de facturation avec des onglets qui regroupent les champs connexes ou avec tous les champs dans une seule vue, à l’aide de l’option

Masquer des onglets distincts dans la grille de transactions

. Par défaut, cette option n'est pas cochée.

Vous pouvez utiliser l’option

Types de transactions pour l’ajustement

pour configurer les types de transactions que les utilisateurs sont autorisés à modifier en masse. Par défaut, les quatre types de transactions sont sélectionnés ( Frais, Frais divers, Facture de fournisseur et Heures) et au moins un type de transaction doit être sélectionné. Notez que vous ne pouvez pas désélectionner les 4 types de transactions; si vous voulez désactiver toutes les modifications en masse, vous pouvez utiliser la tâche

Configurer des champs facultatifs

pour masquer le

bouton Récapitulatif : Soumettre en masse

dans le domaine fonctionnel

Manage Project Billing Transactions

.

Cette configuration s'applique à l'échelle du locataire et a une incidence sur la possibilité pour tous les utilisateurs de modifier en masse les types de transactions dans toutes les vues des flux des travaux Gérer des transactions de facturation de projet et Proposition de facture de client.

Vous pouvez configurer Workday pour activer les validations personnalisées pour les propositions de factures de clients à l’aide de l’option

Activer les validations personnalisées pour les propositions de factures de clients

. Par défaut, cette option est activée, ce qui signifie que les validations personnalisées créées dans le rapport

Mettre à jour des validations personnalisées

pour le contexte

de facture de client

s’appliquent également aux propositions de factures de clients.

Les validations personnalisées pour les champs des onglets suivants du rapport

Afficher une proposition de facture de client

sont prises en charge :

En-tête de la facture
Lignes de la facture
Pièces jointes

Par exemple, si vous configurez une validation personnalisée pour exiger que la

date de la facture

se situe dans un intervalle précisé pour les factures de clients, cet intervalle s’applique également au champ

Date de la facture

pour les propositions de factures de clients.

Pour mettre à jour ou créer des validations personnalisées pour les champs de l’onglet

Transactions de projet

, utilisez le contexte

Détails des transactions de facturation de projet

dans le rapport

Mettre à jour des validations personnalisées

.

Lorsque vous créez une validation personnalisée, vous pouvez utiliser le champ de rapport

Is Document a Customer Invoice Proposal

dans une règle de conditions pour indiquer que vous souhaitez qu’une validation s’applique uniquement aux factures de clients ou aux propositions de factures de clients.

Si vous voulez que les validations s’appliquent uniquement aux factures de clients, créez une règle de conditions avec les valeurs suivantes :

Et/Ou
:
Et
Champ externe source ou règle de conditions
:
Le document est-il une proposition de facture de client?
Opérateur relationnel
:
n'est pas égal à
Type de comparaison
:
valeur spécifiée dans ce filtre
Valeur de comparaison
 : sélectionnez la case à cocher.

Si vous voulez que les validations s’appliquent uniquement aux propositions de factures de clients, créez une règle de conditions avec les mêmes valeurs que pour les factures de clients, à l’exception des suivantes :

Opérateur relationnel
:
est égal à

Vous pouvez configurer Workday pour empêcher les utilisateurs de supprimer les blocs d’heures des travailleurs :

En fonction du statut de facturation des blocs d’heures (Facturé, Facturation en cours, Prêt à facturer, En attente de révision, Ne pas facturer, Bloqué). Par exemple, vous pourriez vouloir empêcher la suppression des blocs d’heures après qu’ils ont été facturés ou pendant que la facturation est en cours, afin d’éviter de créer des entrées d’heures compensées pendant la facturation.
Dont les produits ont déjà été comptabilisés ou inscrits au calendrier.
Après la fin du projet auquel les blocs d’heures appartiennent.

Les blocs d'heures de travailleur qui répondent à un ou à plusieurs des critères sélectionnés ne pourront pas être supprimés.