Éléments à prendre en compte pour la définition : comptes de clients

De quoi s’agit-il?

Les comptes de clients constituent la solution de gestion, de facturation et de recouvrement de comptes de clients de Workday.

Avantages pour l’entreprise

Vous pouvez :

Affecter des travailleurs à des clients et leur attribuer des rôles.

Créer des liens intersociétés ou d’autres liens avec vos clients.

Créer des profils et des comptes pour vos clients.

Facturer les clients et exercer vos activités commerciales avec eux par l’entremise de Workday.

Gérer le contact chez le client et l’information sur l’expédition.

Lorsque vous utilisez la facturation de projet et les contrats de clients dans Workday, vous pouvez gérer les crédits à recevoir et le recouvrement, mettre à jour les comptes de clients et automatiser votre facturation.

Cas d’utilisation

Vous pouvez combiner les comptes de clients avec les solutions de projets facturables et de produits de Workday pour effectuer les actions suivantes :

Facturer vos clients pour les heures et les frais liés à un projet.

Créer des contrats de clients et les utiliser pour facturer les clients.

Gérer le règlement de factures.

Comptabiliser vos produits.

Questions à se poser

Questions	Éléments à prendre en compte
Voulez-vous affecter des rôles de client à vos travailleurs sur une base individuelle ou par poste?	Vous pouvez affecter des rôles de client à vos travailleurs afin de savoir qui est responsable de quoi. Vous pouvez affecter des rôles à des travailleurs individuels ou à des postes précis afin que les travailleurs puissent changer de poste sans qu’il soit nécessaire de réaffecter des rôles.
Comment voulez-vous rechercher vos clients dans Workday?	Vous pouvez affecter des catégories et des groupes à vos clients pour simplifier vos recherches. Voir Créez des clients.
À qui souhaitez-vous accorder l’accès à l’information sur le client?	Vous pouvez créer des groupes de sécurité segmentés pour contrôler l’accès à l’information sur le client. Voir Étapes : mettre à jour l’accès à l’information sur le client.
Avez-vous besoin d’effectuer le suivi de l’information sur le client qui ne s’applique pas à un champ prédéfini par Workday dans le profil de client?	Vous pouvez créer des champs personnalisés dans les profils de clients.
Comment communiquerez-vous avec vos clients au sujet de la facturation?	Vous pouvez désigner un contact principal, ainsi que des contacts distincts pour des types de documents distincts.
Comment voulez-vous que Workday numérote vos factures?	Vous pouvez configurer Workday au niveau du locataire pour générer une séquence d’identifiants de facture unique pour toutes vos sociétés ou des séquences distinctes au niveau de la société. Vous pouvez également configurer Workday pour générer des numéros de facture sans interruption uniques. Voir Éléments à prendre en compte pour la définition : séquencement sans interruption.

Recommandations

Aucune.

Exigences

Tenez compte de toutes les exigences d’intégration à l’intérieur et à l’extérieur de Workday.

Limites

Lorsqu’une facture de client comporte plus de 1 000 lignes, vous ne pouvez pas utiliser les tâches

Changer une facture de client

ou

Modifier une facture de client

pour la mettre à jour. Utilisez plutôt la tâche

Mettre à jour des lignes de facture

.

Lorsque vous accédez à la tâche

Imprimer des factures de clients

, vous pouvez :

Afficher uniquement les 20 000 factures de clients les plus récentes.

Sélectionner jusqu’à 10 000 factures de clients à imprimer en même temps.

Configuration du locataire

Vous pouvez utiliser la tâche

Modifier la configuration du locataire - Gestion financière

pour appliquer un paramètre au niveau du locataire afin de générer des identifiants uniques pour les éléments suivants :

Ventes au comptant

Factures de clients consolidées

Contrats de clients

Paiements de clients

Factures de clients

Ajustements et refacturations de factures de clients

Remboursements de clients

Transactions de compensation

Sécurité

Vous pouvez davantage contrôler la sécurité dans les domaines suivants en autorisant l’accès à leurs différents sous-domaines.

Cette liste n’est pas complète. Pour obtenir la liste complète des domaines et des sous-domaines de présentation de l’information financière, accédez au rapport

Functional Area and Domain Descriptions

, puis filtrez-le par domaine fonctionnel.

Workday fournit les domaines suivants dans le domaine fonctionnel Customer Accounts :

Domaines	Éléments à prendre en compte
Manage: Customer Invoice	Gérez les factures de clients et affichez les rapports connexes. Pour créer des factures de clients, vous devez avoir accès au domaine Process: Customer Invoice .
Process: Cash Sale Payment	Traitez les paiements de ventes au comptant et affichez les rapports connexes.
Process: Customer Deposit	Traitez les dépôts de paiements de clients et affichez les rapports connexes.
Process: Customer Invoice	Gérez les factures de clients si vous avez un rôle fondé sur une société ou un rôle non contraint.
Process: Customer Invoice Payment	Traitez les paiements de factures de clients et affichez les rapports connexes.
Process: Customer Invoice Payment/Settlement	Traitez les paiements par prélèvement automatique de clients et affichez les rapports connexes.
Process: Customer Overpayment	Traitez les trop-perçus de clients.
Process: Customer Payment	Traitez les paiements de clients et affichez les rapports connexes.
Process: Customer Payment Auto-Application	Gérez l’imputation automatique de paiements de clients.
Process: Customer Refund Escheatment	Effectuez la déshérence des remboursements de clients et affichez les rapports connexes.
Process: Customer Refund/Payment	Traitez les remboursements et les paiements de clients, et affichez les rapports connexes.
Process: Customer Refund Settlement	Effectuez le règlement de remboursements de clients et affichez les rapports connexes.
Process: Customer Writeoff	Traitez les radiations liées aux clients.
Process: Direct Debit Mandate	Traitez les mandats de prélèvement automatique.
Process: Electronic Customer Invoice	Affichez les factures électroniques de clients et accédez aux tâches connexes.
Process: Electronic Invoices	Générez des factures électroniques.
Process: Opportunity	Traitez les occasions et affichez les rapports connexes.

Workday fournit les domaines suivants dans le domaine fonctionnel Customers :

Domaines	Éléments à prendre en compte
Access Customer (Segmented)	Contrôlez quels utilisateurs peuvent accéder à quels clients.
Process: Customer Request	Traitez les demandes de clients et affichez les rapports connexes.
Set Up: Customer	Définissez et mettez à jour les clients, et affichez les rapports connexes.
Set Up: Customer Contacts	Définissez et mettez à jour les coordonnées d’un client, et affichez les rapports connexes.
Set Up: Customer Maintenance	Définissez et mettez à jour l’information sur le client autre que les coordonnées, et affichez les rapports connexes.
Set Up: Customer Notes	Définissez les remarques sur un client.
Set Up: Customer Settlement	Définissez l’information sur le routage bancaire du client et le règlement par carte de crédit, et affichez les rapports connexes.
View: Customer	Affichez un client précis.
View: Prospect	Affichez un client potentiel précis.

Vous pouvez créer des groupes de sécurité segmentés pour contrôler les personnes autorisées à accéder à votre information sur le client. Vous pouvez limiter davantage l’accès pour inclure uniquement les travailleurs d’une société ou d’une hiérarchie de sociétés sélectionnée. Voir Étapes : mettre à jour l’accès à l’information sur le client.

Processus de gestion

Dans le domaine fonctionnel Customer Accounts :

Processus de gestion	Éléments à prendre en compte
Événement lié à une radiation de créance douteuse	Créer et approuver des radiations de créances douteuses.
Événement lié à une vente au comptant	Créez et approuvez des ventes au comptant.
Événement intersociétés lié à une vente au comptant	En tant que société destinataire, traitez et approuvez les ventes au comptant intersociétés.
Événement d’envoi par courriel de factures consolidées	Envoyez par courriel des factures de clients consolidées.
Événement lié à un dépôt de paiement de client	Traitez et approuvez les dépôts de paiements de clients.
Événement de livraison de factures de clients par courriel	Envoyez des factures de clients par courriel.
Événement lié à une facture de client	Créer et approuver des factures de clients.
Événement intersociétés lié à une facture de client	En tant que société destinataire, traitez et approuvez les factures intersociétés.
Événement de mise à jour de factures d’un client	Appliquez et approuvez les ajustements de factures d’un client.
Événement de trop-perçu lié à un paiement de client	Enregistrez les trop-perçus liés à des paiements de clients.
Événement d’imputation d’un paiement de client	Enregistrez des paiements de clients.
Événement de document de remboursement de client	Si vous avez choisi d’utiliser la fonction Optimisation des remboursements de clients , créez et approuvez des documents de remboursement de client. Vous devrez régler le remboursement plus tard à l’aide du processus de gestion Événement lié au lot de règlement dans le domaine fonctionnel Banking and Settlement.
Événement de remboursement de client	Si vous n’avez pas choisi d’utiliser la fonction Optimisation des remboursements de clients , traitez et approuvez les remboursements de clients.
Événement lié à des relevés de clients	Envoyez un relevé de client par courriel.
Événement d’envoi de lettres de relance par courriel	Envoyez des lettres de relance par courriel.
Événement lié à des intérêts et à des frais de retard	Calculez et approuvez les intérêts et les frais de retard pour les factures de clients.
Événement lié à une transaction de compensation	Créez et approuvez des transactions de compensation.

Dans le domaine fonctionnel Customers :

Processus de gestion	Éléments à prendre en compte
Événement de changement des données bancaires d’un client	Apportez et approuvez des changements à l’information bancaire d’un client.
Événement de changement des détails du crédit d’un client	Apportez et approuvez des changements à l’information sur le crédit d’un client.
Événement lié à un client	Créez et approuvez des profils de clients.
Événement de changement de paiement d’un client	Apportez et approuvez des changements à l’information de paiement d’un client.
Demande de client	Créez une demande pour ajouter un nouveau profil de client.
Événement de changement de récapitulatif de client	Apportez et approuvez des changements à l’information sur le récapitulatif de client.
Événement de changement de l’information fiscale d’un client	Apportez et approuvez des changements à l’information fiscale d’un client.

Production de rapports

Vous pouvez utiliser des rapports et des tâches standard pour créer votre tableau de bord Comptes de clients.

Intégrations

Services Web	Éléments à prendre en compte
Cancel Cash Sale	Annule les ventes au comptant.
Cancel Customer Invoice	Annule les factures de clients.
Cancel Customer Invoice Adjustment	Annule les ajustements de factures de clients.
Annuler la radiation de factures de clients	Annule les radiations de factures de clients.
Get Bad Debt Writeoffs	Récupère toutes les radiations de créances douteuses.
Get Cash Sales	Récupère toutes les ventes au comptant.
Get Customer Invoices	Récupère toutes les factures de clients.
Get Customer Invoice Adjustments	Récupère tous les ajustements de factures de clients.
Get Customer Payments	Récupère tous les paiements de clients.
Types de codes d'activité de l'entité pour l'obtention	Récupère tous les types de codes d'activité de l'entité.
Codes d'activité de l'entité pour l'obtention	Récupère tous les codes d’activité de l’entité.
Import Customer Invoices	Ajoute ou met à jour les factures de clients. Idéal pour les factures comportant plusieurs lignes.
Put Customer Payment	Ajoute ou met à jour des paiements de clients.
Code d'activité de l'entité pour le chargement	Ajoute ou met à jour les codes d’activité de l’entité.
Type de code d'activité de l'entité de chargement	Ajoute ou met à jour les types de codes d’activité de l’entité.
Submit Bad Debt Writeoffs	Ajoute ou met à jour les radiations de créances douteuses
Submit Cash Sale	Ajoute ou met à jour les ventes au comptant.
Submit Customer Invoice	Ajoute ou met à jour les factures de clients. Idéal pour les factures comportant moins de lignes.
Submit Customer Invoice Adjustment	Ajoute ou met à jour les ajustements de factures de clients.
Soumettre une imputation d'ajustement de facture de client	Crée des imputations d’ajustements de factures de clients.

Connexions et interactions

Les comptes de clients interagissent avec les autres domaines suivants dans Workday :

Fonctions	Éléments à prendre en compte
Données bancaires et règlement	Les factures payées par prélèvement automatique ou par carte de crédit et les remboursements sont transmis à Données bancaires et de règlement.
Contrats de clients	Les transactions de facturation approuvées proviennent des contrats de clients.
Comptabilité générale	Les écritures de factures et de paiements de clients et le calendrier de comptabilisation des produits sont transmis à la comptabilité générale.
Facturation de projet	Les heures et frais liés à un projet approuvés pour la facturation proviennent de la facturation de projet.
Comptes de fournisseurs	Les transactions de compensation sont transmises aux comptes de fournisseurs. Les factures de fournisseurs et de clients intersociétés directes proviennent des comptes de fournisseurs.

Workday offre la trousse Touchpoints Kit, qui contient des ressources pour vous aider à comprendre les relations de configuration dans l’ensemble de votre locataire. Pour en savoir plus sur la trousse Workday Touchpoints Kit, visitez le site Workday Community.