Éléments à prendre en compte pour la définition : séquencement sans interruption
Cette rubrique peut vous aider à prendre les bonnes décisions lors de la définition et de l’utilisation des numéros de séquence sans interruption sur les factures. Elle explique :
- Les raisons pour lesquelles cette définition est utile.
- Comment cette définition s’intègre dans Workday.
- Les répercussions en aval et les interactions entre les produits.
- Les exigences en matière de sécurité et la configuration des processus de gestion.
- Les questions à se poser et les limites à prendre en compte avant la mise en œuvre.
Consultez les instructions détaillées des tâches pour en savoir plus sur la configuration.
De quoi s’agit-il?
Le séquencement sans interruption vous permet de créer et d’affecter des numéros de facture séquentiels sans interruption dans un ou plusieurs exercices de grand livre ou une ou plusieurs périodes de grand livre pour une société. Ce numéro s’affiche à la place du numéro de facture standard sur les factures des clients et des fournisseurs. Vous pouvez séquencer les numéros par :
- Date d’approbation d’une facture de client.
- Date d’inscription d’une facture de fournisseur.
- Date comptable.
- Réinitialiser chaque période de grand livre, année civile ou exercice de grand livre pour qu’il corresponde à la période comptable d’un type de facture donné.
- Définir le modèle de séquence des numéros de facture.
Avantages pour l’entreprise
L’utilisation du séquencement sans interruption :
- Augmente la visibilité de vos détails de transaction et réduit les problèmes d’audit.
- Vous aide à vous conformer aux exigences de rapport de l’administration fiscale locale.
- Vous permet de répondre aux exigences réglementaires de facturation.
Cas d’utilisation
- Votre société facture dans un pays qui exige un numéro de séquence sans interruption sur les factures.
- Lorsqu’il y a un audit de votre société, les auditeurs peuvent sélectionner un numéro de facture aléatoire à tester et ne pas le trouver, ce qui pose des problèmes. Ils auront alors besoin de preuves supplémentaires pour prouver que la facture n’existe pas vraiment.
Questions à se poser
Questions | Éléments à prendre en compte |
|---|---|
Quand voulez-vous commencer à attribuer des numéros sans interruption à vos factures? | Workday crée des générateurs de séquences sans interruption après le début d’une nouvelle période ou d’un exercice lorsqu’aucun générateur de séquences n’existe pour une société. Cela s’applique aux exercices principaux et aux exercices supplémentaires lorsque le séquencement sans interruption est activé. Pour créer un générateur de séquences sans interruption pour un calendrier comptable supplémentaire, la date de début du calendrier supplémentaire doit correspondre à la date de début d'une période de grand livre principal. La durée d'un exercice supplémentaire doit être couverte par les exercices principaux correspondants. |
Quand pouvez-vous modifier la configuration des règles ou la durée de vie du générateur de séquences? | Les changements ne concernent que :
|
Voulez-vous continuer à utiliser les règles d’imputation automatique avec le type d’avis de versement? | Vous pouvez continuer à utiliser les règles d’imputation automatique. Le type d’avis de versement a la possibilité de référencer un numéro de facture sans interruption , s’il existe. |
Devez-vous appliquer des restrictions de date sur les factures de clients? | Workday affecte le numéro de facture sans interruption aux factures de clients lors de l’approbation de la facture. Les factures peuvent être hors séquence si vous utilisez des dates de factures ou des dates comptables à terme échu. Si vous voulez que la séquence sans interruption soit chronologique à l’une de ces dates, utilisez des validations personnalisées pour limiter les dates à la date du jour. |
Recommandations
- Vous ne pouvez pas modifier les générateurs de séquences une fois qu’ils sont utilisés. Vérifiez d’abord le modèle dans votre bac à sable pour vous assurer que les numéros de séquence répondent à vos attentes.
- Lorsque vous souhaitez séquencer chaque type de document de facture, utilisez la même règle de générateur de séquences. Pour avoir une séquence distincte pour chaque document de facture, créez des règles différentes.
- Pour éviter de créer des interruptions, ne rouvrez pas une période clôturée lorsque vous souhaitez appliquer le numéro de document sans interruption aux ajustements et factures de fournisseurs nouvellement approuvés. Lorsque la date comptable est antérieure à la date comptable du dernier document, la séquence peut avoir un écart.
- Pour éviter toute confusion, attribuez à vos numéros de facture sans interruption un format différent de celui des numéros de facture existants. Vous pouvez utiliser les règles de séquencement propres à votre société et à votre pays pour déterminer le modèle des numéros sans interruption.
- Pour répondre aux exigences réglementaires locales de production de rapports pour les transactions opérationnelles, vous pouvez configurer vos sociétés pour autoriser la comptabilité avant la date d’approbation des factures de clients.
Exigences
- Pour créer des générateurs de séquences sans interruption, activez la fonctionnalité pour la société souhaitée.
- Indiquez la période de début du séquencement sans interruption pour déterminer quand Workday commencera à créer des générateurs.
- Pour avoir un numéro sans interruption, les factures de clients doivent avoir le statut Approuvé. Toutefois, pour les factures de fournisseurs, vous devez clôturer la période.
- Configurez ou sélectionnez une règle de générateur de séquences pour chaque facture, crédit d’ajustement, débit d’ajustement et refacturation de crédit. Workday affecte le numéro de facture sans interruption en fonction de ces règles.
- Pour inclure le numéro de facture sans interruption sur une facture, mettez à jour votre disposition BIRT personnalisée, car il s’agit d’un attribut distinct du numéro de facture standard.
Limites
- Une fois que Workday a affecté un numéro de séquence sans interruption à une facture, vous ne pouvez plus annuler ni modifier cette facture. Utilisez plutôt des ajustements de factures pour apporter des modifications.
- Lorsque vous modifiez une règle de configuration existante, les mises à jour s’appliquent uniquement aux nouveaux générateurs de séquences.
- Vous pouvez modifier ou remplacer les générateurs de séquences uniquement s’ils ne sont pas utilisés.
- Une fois que vous avez créé la première facture en utilisant le séquencement sans interruption pour un calendrier comptable supplémentaire, vous ne pouvez pas revenir au séquencement sans interruption pour le calendrier comptable principal.
Configuration du locataire
Aucune incidence.
Sécurité
Configurez les domaines de sécurité suivants pour le séquencement sans interruption :
Domaine | Éléments à prendre en compte |
|---|---|
Domaine Set Up: Company General dans le domaine fonctionnel Common Financial Management. | Les utilisateurs rattachés à ce domaine aux fins de sécurité peuvent activer la fonctionnalité de séquence sans interruption et configurer les règles du générateur de séquences. |
Domaine Set Up: Tax dans le domaine fonctionnel Common Financial Management. | Les utilisateurs rattachés à ce domaine aux fins de sécurité peuvent configurer des règles de générateur de séquences sans interruption sur les factures de clients ou de fournisseurs approuvées par type de facture réglementaire. |
Domaine Public Reporting Items . | Les utilisateurs rattachés à ce domaine aux fins de sécurité peuvent créer des rapports personnalisés pour afficher le numéro de facture ou le numéro de document sans interruption. |
Processus de gestion
Pour configurer un numéro de séquence chronologique sans interruption sur les factures de clients lorsque la date du document de facture n’est pas la date du jour, vous pouvez ajouter des validations personnalisées dans les conditions de vos règles de processus de gestion.
Production de rapports
Si le numéro sans intervalle existe dans une période donnée, vous pouvez utiliser tous les rapports standard existants pour effectuer le suivi des factures avec un numéro de document sans interruption pour une société.
Vous pouvez utiliser le champ de rapport personnalisé
Invoice Date is in Closed Period
dans l’objet de gestion Document de facture de client
dans vos validations personnalisées pour configurer le numéro de séquence chronologique sans interruption sur les factures de clients.Intégrations
Vous pouvez utiliser les services Web suivants pour le séquencement sans interruption :
Service Web | Éléments à prendre en compte |
|---|---|
Get Company ID Definitions
Put Company ID Definitions | Récupère les identifiants requis pour vous permettre d’activer le séquencement sans interruption pour une société. |
Get Customer Invoices
Get Customer Invoice Adjustments | Permet de mettre à jour vos modèles de créateur d’interfaces Entreprise pour ces services Web afin de prendre en charge les numéros de facture sans interruption. |
Import Customer Invoice
| Permet d’ajouter ou de mettre à jour des factures de clients avec un numéro de séquence sans interruption. |
Submit Customer Invoice
Submit Customer Invoice Adjustment | Permet de créer des factures de clients et des ajustements avec un numéro de séquence sans interruption. |
Lorsque vous activez cette fonctionnalité, mettez à jour vos modèles d’intégration pour utiliser le numéro de facture sans interruption au lieu du numéro de facture standard.
Connexions et interactions
Lorsque vous activez le séquencement sans interruption pour une société, il s’étend aux factures et aux ajustements provenant des attributions, des calendriers de facturation et des projets facturables.
Workday offre la trousse Touchpoints Kit, qui contient des ressources pour vous aider à comprendre les relations de configuration dans l’ensemble de votre locataire. Pour en savoir plus sur la trousse Workday Touchpoints Kit, visitez le site Workday Community.