Éléments à prendre en compte pour la définition : comptabilisation de contrats de location

La comptabilisation de contrats de location dans Workday génère automatiquement les transactions de location à partir des contrats de fournisseurs. Vous pouvez ensuite créer des rapports financiers sur vos actifs au titre du droit d’utilisation et vos passifs découlant de contrats de location. Cette fonction de production de rapports vous aide à vous conformer aux normes comptables actuelles en vertu des principes comptables généralement reconnus (PCGR) des États-Unis, du Governmental Accounting Standards Board (GASB) des États-Unis et des normes internationales d’information financière (IFRS).

Grâce à la comptabilisation des contrats de location de Workday, vous pouvez :

Enregistrer et traiter la comptabilité du cycle de vie complet d’un contrat de location à l’aide de Workday uniquement, sans autres intégrations et applications.
Créer des contrats de fournisseurs de type contrat de location pour des contrats de location-financement, des contrats de location simple et des contrats de location simple à court terme.
Générer les données nécessaires aux exigences de divulgation d’information quantitative.
Générer des états financiers comparatifs avant et après les changements apportés aux normes comptables en vertu des PCGR des États-Unis, du GASB des États-Unis et des IFRS.
Comparer vos contrats de fournisseurs de type contrat de location simple selon différentes méthodes comptables en créant des variantes de contrat.
Importer des contrats de location actifs en cours dans Workday sans dupliquer les transactions historiques.

Vous pouvez créer des contrats de fournisseurs de type contrat de location dans Workday qui vous permettent d’enregistrer vos contrats de location et vos transactions. Vous pouvez constituer n’importe quelle combinaison des contrats de location suivants :

Contrats de location-financement.
Contrats de location simple aux fins des IFRS ou du GASB des États-Unis.
Contrats de location simple aux fins de la présentation de rapports comparatifs et rétrospectifs.
Contrats de location simple aux fins des PCGR des États-Unis.

Questions	Éléments à prendre en compte
Quelles sont vos exigences financières et légales en matière de production de rapports? Comment vos clauses restrictives vous obligent-elles à déclarer les transactions de comptabilisation de contrats de location?	L’emplacement et la structure de votre organisation déterminent vos obligations en matière de présentation de l’information financière. Chaque pays attend des sociétés qu’elles fournissent des états financiers conformément aux exigences légales. Vous devrez peut-être déclarer selon les deux normes comptables si vous menez des activités à la fois aux États-Unis et dans un pays qui suit les IFRS. Vos clauses restrictives peuvent également exiger des rapports financiers comparatifs ou rétrospectifs qui diffèrent des exigences légales définies par votre gouvernement local ou national. Avant de configurer la comptabilisation des contrats de location, confirmez vos obligations en matière de présentation de l’information financière. Vous devrez peut-être configurer toute combinaison des contrats de type contrat de location suivants : Location-financement. Location simple qui utilise les charges d’amortissement liées à l’actif au titre du droit d’utilisation . Location simple qui utilise les charges d’exploitation liées à l’actif au titre du droit d’utilisation . Location simple qui utilise les charges liées à l’amortissement linéaire . Contrat de location simple à court terme.
Quels types de contrats de location devez-vous enregistrer dans Workday?	Si vous prévoyez enregistrer des contrats de location-financement ou de location simple utilisant les charges d’amortissement liées à l’actif au titre du droit d’utilisation , vous pouvez vous attendre à des efforts supplémentaires pour configurer la comptabilisation des actifs. La comptabilisation des actifs nécessite les étapes supplémentaires suivantes pour définir les domaines fonctionnels Business Asset Accounting et Business Asset Tracking. Configurez la comptabilité des actifs. Configurez le processus de gestion Événement de réception . Créez des catégories de dépenses avec le suivi des actifs et les contrats de location. Vous pouvez également constituer les contrats de location dans Workday selon les anciennes normes comptables de location. Pensez à configurer un type de contrat pour les contrats de location simple qui utilise la méthode comptable Charges liées à l’amortissement linéaire . Vous pouvez ensuite utiliser ce type de contrat pour produire des rapports qui comparent vos contrats de location selon différentes normes.
Avez-vous des contrats de location actifs et en cours à enregistrer dans Workday?	Si vous avez des contrats de location actifs et en cours, pensez à les transférer dans Workday et à mettre à jour le statut des versements. Workday vous permet de générer des transactions comptables pour vos contrats de location à partir de n’importe quelle période de versement. Cette fonctionnalité vous permet d’importer des contrats de location en cours en constituant des contrats partiellement exécutés. Exemple : votre contrat a commencé en 2015 et se termine en 2025. Lorsque vous mettez à jour vos versements payés avec le statut Comptabilisé , Workday reconnaît ces transactions comme inscrites et ne génère pas de transactions supplémentaires. Indiquez le statut du versement avant de générer la comptabilisation des charges. Utilisez la tâche Mettre à jour en masse des versements en vertu d’un contrat de location pour faire passer au statut Disponible ou Comptabilisé pour indiquer le statut. Si vous contrepassez un versement avec le statut Comptabilisé après avoir modifié un contrat, vous pourriez voir une colonne Écriture manuelle requise dans votre calendrier de comptabilisation des charges. Workday affiche cette colonne lorsque vous devez fournir une écriture comptable qui ajuste vos grands livres pour le versement contrepassé.
Comment voulez-vous que Workday enregistre les transactions de location-financement?	Vous pouvez créer des contrats de location-financement sans configurer la comptabilisation des contrats de location. Workday enregistre automatiquement les transactions des actifs immobilisés amortissables des contrats de location-financement dans le code de livre commun. Vous pouvez modifier ce comportement en configurant un code de livre pour les contrats de location-financement dans la tâche Mettre à jour la configuration de codes de livre de contrats de location . Si vous décidez par la suite de ne pas utiliser le code de livre commun, vous pouvez créer une nouvelle configuration de codes de livre lorsque vous définissez la comptabilisation de contrats de location. Vous ne pouvez pas modifier ou supprimer une configuration de codes de livres après utilisation.

Fonctionnalité	Éléments à prendre en compte
Catégories de dépenses	Pensez à l’équipement ou aux installations que vous prévoyez louer. Nous vous recommandons de configurer des catégories de dépenses pour chaque type de contrat de location que vous utilisez. Exemple : catégories de dépenses pour véhicules, machines de production, immeubles de bureaux et ordinateurs portables. Vous ne pouvez pas modifier une catégorie de dépenses une fois qu’elle est utilisée.
Variantes de contrat de fournisseur de type contrat de location	Workday vous recommande d’utiliser des variantes de contrat de fournisseur de type contrat de location lorsque vous pourriez avoir à comparer des contrats selon des normes comptables ou des taux d’intérêt différents. Les variantes de contrat de fournisseur de type contrat de location vous évitent de créer et de gérer plusieurs contrats distincts pour représenter les mêmes modalités de contrat. Si vous souhaitez créer une variante de contrat de type contrat de location, vous devez : Définir les configurations de codes de livre de contrats de location. Utiliser une méthode comptable différente de celle du contrat initial et des autres variantes de contrat. Utiliser le même type de paiement que le contrat initial. Configurer Autoriser les réceptions en vertu de lignes de contrat si vous souhaitez utiliser Charges d’amortissement liées à l’actif au titre du droit d’utilisation .
Comptabilité multilivre d’actifs	Workday vous recommande fortement de configurer la comptabilité multilivre d’actifs lorsque vous souhaitez créer des contrats de location-financement ou de location simple qui utilisent la méthode comptable Charges d’amortissement liées à l’actif au titre du droit d’utilisation . Lorsque vous activez la comptabilité multilivre d’actifs, vous devez également configurer la règle d’inscription comptable Règlement multilivre - Actifs de l’entreprise . Lorsque vous ne configurez pas la comptabilité multilivre d’actifs, Workday enregistre automatiquement les transactions d’actifs dans le code de livre commun.

Aucune incidence.

Vous ne pouvez pas sélectionner de worktags de subvention dans la section

Lignes de biens

lorsque vous créez un contrat de fournisseur de type contrat de location. Workday ne prend pas en charge la fonctionnalité de traitement des coûts liés à des attributions avec les contrats de fournisseurs de type contrat de location.

Pour les actifs loués générés à partir de contrats de fournisseurs de type contrat de location entièrement réceptionnés, vous ne pouvez pas les délivrer aux travailleurs.

Lorsque vous travaillez avec des modifications de contrat de location, vous ne pouvez pas :

Créez des modifications pour les contrats de location multisociétés.
Créez des modifications pour les contrats de location simple à court terme.
Créer une modification à partir d’une variante de contrat de fournisseur de type contrat de location.
Créer une variante de contrat de fournisseur de type contrat de location après avoir modifié le contrat initial. Si vous devez créer une variante de contrat de fournisseur de type de contrat de location, faites-le avant de créer la modification.
Copier les contrats de fournisseurs de type contrat de location. Si vous devez copier votre contrat de fournisseur de type contrat de location, faites-le avant de créer la modification.

Vous pouvez uniquement apporter les modifications suivantes aux contrats de fournisseurs de type contrat de location :

Les prolongations du contrat de location.
Les changements touchant le paiement non lié à l’IPC.
Changement de worktag.

Workday prend uniquement en charge les éléments suivants :

La taxe entièrement recouvrable pour la comptabilisation de contrats de location.
Les exercices comportant des mois civils dans les calendriers de comptabilisation des charges.

Sélectionnez

Comptabilisation de contrats de location

dans la section

Comptabilisation de contrats de location

de la tâche

Modifier la configuration du locataire - Gestion financière

pour activer la fonction.

Activez la comptabilité multilivre d’actifs dans la tâche

Modifier la configuration du locataire - Gestion financière

lorsque vous sélectionnez

Normes IFRS ou secteur public sur les contrats de location

et au moins une des options suivantes :

Rapports de rétrospectives modifiées ou complètes
PCGR des É.-U. sur les contrats de location

Configurez les domaines de sécurité suivants dans le domaine fonctionnel Common Financial Management :

Domaines	Éléments à prendre en compte
Set Up: Accounts	Vous permet de définir des groupes de comptes.
Set Up: Accounting Rules	Vous permet de définir les règles d’inscription comptable.
Set Up: Journal Source	Vous permet de configurer les transactions opérationnelles pour la comptabilisation des contrats de location.
Set Up: Spend Categories	Vous permet de définir des catégories de dépenses pour la comptabilisation des contrats de location.

Configurez les domaines de sécurité suivants dans le domaine fonctionnel Supplier Contract :

Domaines	Éléments à prendre en compte
Process: Supplier Contract - Expense Recognition	Vous permet de créer la comptabilisation des charges et d’afficher les calendriers de comptabilisation des charges. Vous pouvez utiliser ce domaine pour planifier la création automatique de la comptabilisation des charges pour les contrats de fournisseurs de type contrat de location.
Set Up: Supplier Contract Accounting	Vous permet d’affecter des codes de livre aux configurations de contrats de fournisseurs de type contrat de location.
Set Up: Supplier Contracts	Vous permet de configurer les contrats de fournisseurs de type contrat de location et les types de modifications de location.

Si vous souhaitez créer des contrats de fournisseurs de type contrat de location avec des actifs immobilisés amortissables, configurez les domaines de sécurité suivants :

Domaines	Éléments à prendre en compte
Process: Supplier Contract - Receipt dans le domaine fonctionnel Supplier Contracts	Vous permet de créer des réceptions sur les contrats de fournisseurs.
Set Up: Ledger and Book dans le domaine fonctionnel Common Financial Management	Vous permet de définir les codes de livre pour la comptabilisation de contrats de location.
Set Up: Company Asset Books dans le domaine fonctionnel Business Asset Accounting	Vous permet de limiter les transactions aux livres d’actifs de la société.
Set Up: Business Asset Accounting dans le domaine fonctionnel Business Asset Accounting	Vous permet de mettre à jour des livres d’actifs et d’afficher des profils et des plans d’amortissement.

Vous pouvez également définir le domaine

Access Supplier Contract Type (Segmented)

dans le domaine fonctionnel Supplier Contracts pour vous aider à contrôler l’accès à tous les types de contrats de fournisseurs. Lorsque vous configurez un travailleur pour qu’il ait accès à un contrat de location, il a également accès à la variante de contrat.

Processus de gestion	Éléments à prendre en compte
(Facultatif) Événement lié à une variante de contrat de fournisseur	Créez une variante de contrat pour les contrats de location.
(Facultatif) Événement d’enregistrement d’un actif	Enregistrez des actifs. Configurez ce processus de gestion si vous souhaitez créer des : Contrats de location-financement. Contrats de location simple en utilisant une méthode comptable de charges d’amortissement liées à l’actif au titre du droit d’utilisation .
(Facultatif) Événement de réception	Créez et approuvez les réceptions pour les lignes de contrat.
(Facultatif) Événement de modification de contrat de fournisseur	Créez des modifications pour les contrats de fournisseurs de type contrat de location.
Événement lié à un contrat de fournisseur	Créez et approuvez des contrats de fournisseurs de type contrat de location.
Événement lié à une facture de fournisseur	Créez et approuvez des factures de fournisseurs de type contrat de location pour les versements de factures de fournisseurs.
Événement lié à un calendrier de factures lié à un contrat de fournisseur	Créez des calendriers de factures de fournisseurs et des versements associés à des factures de fournisseurs pour les contrats de location.
Événement d’annulation d’un contrat de location de fournisseur	Annulez des contrats de fournisseurs de type contrat de location

Vous pouvez utiliser les rapports standard suivants pour divulguer l’information quantitative aux fins de production de rapports financiers :

Rapports	Éléments à prendre en compte
Comptabilisation de contrats de location - Charges d’intérêts pour des contrats de location	Les charges d’intérêts pour les contrats de fournisseurs de type contrat de location pour la période de versement indiquée.
Comptabilisation de contrats de location - Coûts liés à des contrats de location simple	Les coûts liés à des contrats de location simple pour les contrats de fournisseurs de type contrat de location pour une période de versement indiquée.
Comptabilisation de contrats de location - Sorties de trésorerie prévues	Les sorties de trésorerie prévues pour les montants inclus dans la mesure des passifs découlant de contrats de location. Vous permet de consulter les paiements locatifs qui réduisent le passif découlant de contrats de location en fonction des périodes de versement indiquées.
Comptabilisation de contrats de location – Information complémentaire sur les éléments sans effet sur la trésorerie	L’information complémentaire sur les éléments sans effet sur la trésorerie des passifs découlant de contrats de location qui proviennent de l’acquisition d’actifs au titre du droit d’utilisation.
Comptabilisation de contrats de location - Coûts variables liés à des contrats de location	Les coûts variables liés à des contrats de location pour des périodes de versement indiquées et qui sont liés aux factures de fournisseurs dont les contrats de fournisseurs sont de type contrat de location.
Comptabilisation de contrats de location - Taux d’actualisation moyen pondéré	Le taux d’actualisation moyen pondéré des paiements locatifs restants pour les contrats de fournisseurs de type contrat de location à une date donnée.
Comptabilisation de contrats de location - Durée moyenne pondérée des contrats de location	La durée moyenne pondérée de vos contrats de fournisseurs de type contrat de location à une date indiquée.

Vous pouvez utiliser les rapports standard suivants pour effectuer le rapprochement :

Rapports	Éléments à prendre en compte
Rapprochement des comptes de bilan pour des contrats de location-financement	Ce rapport vous permet de consulter les soldes des passifs découlant de contrats de location-financement à compter d’une période de versement précise. Ce rapport effectue également le rapprochement des montants restants avec les soldes des comptes de grand livre qui en résultent.
Rapprochement des comptes de bilan pour des contrats de location simple	Ce rapport vous permet de consulter les soldes des passifs découlant de contrats de fournisseurs de type location simple et des actifs au titre du droit d’utilisation à compter d’une période de versement précise. Ce rapport effectue également le rapprochement des montants restants avec les soldes des comptes de grand livre qui en résultent.

Vous pouvez également utiliser le rapport

Valeur nette comptable d’actifs

pour afficher la valeur nette des actifs individuels d’une société.

Services Web	Éléments à prendre en compte
Get Supplier Contracts	Récupère toute l’information associée à votre contrat de fournisseur. Vous permet d’afficher de l’information détaillée sur plusieurs contrats de fournisseurs de type contrat de location.
Put Lease Contract Book Code Configurations	Crée des configurations de codes de livre pour des contrats de location. Vous permet de définir plusieurs types de contrats avec des configurations de codes de livre à la fois.
Put Supplier Contract Type	Crée des types de contrats de fournisseurs. Vous permet de définir plusieurs types de contrats de fournisseurs à la fois.
Put Supplier Contract Type Security Segment	Crée un segment de sécurité sur les types de contrats de fournisseurs. Vous permet d’accorder l’accès à plusieurs types de contrats de fournisseurs pour de nombreux rôles.
Submit Receipt	Crée des réceptions d’actifs. Vous permet de créer des réceptions pour plusieurs contrats de fournisseurs de type contrat de location.
Submit Supplier Contract	Vous permet de créer rapidement de nombreux contrats de fournisseur de type contrat de location. Vous pouvez utiliser le service Web pour vous aider à enregistrer un grand nombre de contrats de location.

Domaines fonctionnels	Éléments à prendre en compte
(Facultatif) Business Asset Accounting (Facultatif) Business Asset Tracking	Enregistrez et suivez les transactions de vos actifs loués.
Procurement	Créez et traitez les réceptions des contrats de fournisseurs de type contrat de location.
Supplier Accounts	Générez des versements associés à des factures de fournisseurs dans le calendrier de factures de fournisseurs d’un contrat de fournisseur de type contrat de location.
Supplier Contracts	Créez un contrat de location à partir d’un contrat de fournisseur qui utilise un type de contrat de location.

Workday offre la trousse Touchpoints Kit, qui contient des ressources pour vous aider à comprendre les relations de configuration dans l’ensemble de votre locataire. Pour en savoir plus sur la trousse Workday Touchpoints Kit, visitez le site Workday Community.