Concept : devises dans les notes de frais
La devise utilisée par Workday pour les notes de frais dépend des éléments suivants :
- Devise de la société.
- Devise privilégiée du travailleur.
- Devise d’entrée.
- Devise de facturation.
Devise de la société
Workday utilise la devise de la société définie pour les notes de frais afin de rembourser le travailleur.
Devise privilégiée du travailleur
Lorsque la devise de la société est différente de la devise du choix de paiement pour un travailleur, Workday rembourse le travailleur en utilisant sa devise préférée.
Vous pouvez définir la devise de remboursement préférée pour un travailleur, tandis que les travailleurs peuvent également modifier leur devise de choix de paiement par le biais de transactions en libre-service.
Exemples :
- Une société américaine ayant un bureau en Irlande souhaite rembourser les frais des employés irlandais en euros et non en dollars US.
- Une société européenne envoie des travailleurs au Japon pour une affectation temporaire. Pendant la durée de leur affectation, les travailleurs peuvent changer la devise de leur choix de paiement pour le yen japonais.
Devise d’entrée
La devise d’entrée est la devise dans laquelle la dépense a lieu et Workday la convertit dans la devise de remboursement par défaut de la note de frais. Dans les notes de frais multidevises, vous pouvez remplacer cette devise sur chaque ligne de note de frais.
Lorsque la devise d’entrée est différente de la devise de remboursement, Workday convertit le montant dans la devise de remboursement en utilisant le taux par défaut. Vous pouvez remplacer le taux et le montant du remboursement pour chaque ligne de note de frais.
Exemple : Suzanne est une travailleuse basée aux États-Unis et vous la remboursez généralement en dollars US. Elle effectue un voyage d’affaires à Sydney, en Australie, et échange des dollars américains contre des dollars australiens à l’aéroport de Sydney. Elle règle ses frais d’hôtel au moyen de sa carte de crédit personnelle. Pour un remboursement précis en dollars US, Suzanne peut :
- Entrer un montant de ligne de frais en dollars australiens, que Workday convertit en dollars US.
- Entrer manuellement le montant en dollars US.
- Le taux de change en vigueur au moment de l’échange.
- Le montant en dollars US qui s’affiche sur son relevé de carte de crédit.
Devise de facturation
La devise de facturation est la devise utilisée par la société émettrice de la carte de crédit pour facturer votre société. Pour les transactions par carte de crédit que vous ajoutez à une note de frais, Workday convertit la devise de facturation en devise de remboursement lorsque les devises diffèrent.
Si la devise de facturation est la même que la devise de remboursement, Workday utilise le montant de facturation comme montant de remboursement et vous ne pouvez pas le modifier. Si la devise de facturation et la devise de remboursement diffèrent, vous pouvez remplacer le montant du remboursement.