Réviser les résultats de la vérification budgétaire pour les transactions de dépenses
Révisez les résultats d’une vérification budgétaire ayant échoué pour une transaction de dépense et choisissez la façon de procéder. Vos choix varient en fonction de la façon dont vous avez configuré le contrôle budgétaire pour :
- Avertir en cas d’échec de la vérification budgétaire.
- Contrôler le budget et empêcher l’approbation de la transaction tant qu’elle n’est pas autorisée au budget.
Workday affiche uniquement les lignes de transactions pour lesquelles la vérification budgétaire a échoué dans Mes tâches, et non les lignes de transactions qui ont satisfait une ou plusieurs règles de vérification budgétaire
Faire réussir
ou Omettre
.La transaction dans Mes tâches peut être soumise aux budgets de plusieurs sociétés et structures de plans. Workday affiche tous les budgets pour lesquels une transaction échoue à l’autorisation.
L’étape
Exécuter une vérification budgétaire (financier)
du processus de gestion d’approvisionnement, de note de frais ou d’autorisation de dépense effectue la vérification budgétaire pour les transactions d’approvisionnement et d’autorisation de dépense en :
- Calculant la comptabilité d’engagements pour la transaction.
- Comparant cet engagement non inscrit aux différents budgets auxquels la transaction est soumise. Pour les transactions d’approvisionnement, le sous-processus compare également cette obligation non inscrite.
- Le budget est insuffisant pour la transaction.
- Il y a une erreur d’écriture (par exemple, inscription comptable dans une période du grand livre non ouverte).
- Accédez à Mes tâches pour réviser la vérification budgétaire.
- Pour la vérification budgétaire dans Mes tâches, tenez compte des éléments suivants :
Option Description Demander une dérogationEnvoie une demande de dérogation d’une vérification budgétaire qui a échoué à un approbateur autorisé. Si un approbateur autorisé autorise la dérogation, Workday affiche le statutDérogation accordéeà côté du statut de la vérification budgétaire dans la transaction pour tous les approbateurs suivants. Une fois approuvée, la transaction passe à l’étape suivante du processus de gestion parent.Périodes de contrôleLes périodes pour lesquelles Workday a contrôlé le budget et qui peuvent différer de vos périodes d’entrée du budget. Exemple : vous pouvez entrer les montants du budget par mois, mais contrôler en regroupant le montant total du budget sur un trimestre ou une durée budgétaire. Une transaction peut avoir une incidence sur plusieurs budgets dont les périodes de contrôle peuvent être différentes.Option de vérification budgétaireL’option de vérification budgétaire qui est à l’origine de l’échec de la vérification budgétaire pour la transaction.- Avertir: vous permet de poursuivre l’approbation de la transaction sans prendre de mesures correctives pour résoudre l’exception.
- Contrôler: empêche l’approbation de la transaction jusqu’à ce qu’une rectification de la transaction ou du budget permette à la transaction de réussir la vérification budgétaire.
Depuis le début du planSi vous avez configuré l’option de vérification budgétaire de façon à utiliser des périodes de contrôle cumulatives, Workday détermine le montant du budget en fonction de la période de contrôle actuelle et des périodes de contrôle précédentes.AfficherPour chaque budget, cliquez surExceptions de vérification budgétaireafin de consulter le rapport.Le rapport affiche l’incidence de la transaction sur le budget et le montant du dépassement. Vous pouvez explorer la valeurTransaction actuellepour identifier la cause de l’exception.Si vous accédez au rapport à partir de la recherche globale de plans ou de hiérarchies de plans avec des hiérarchies de sociétés, vous devez entrer manuellement le code complet de la transaction dans l’inviteTransactionpour sélectionner votre transaction.TransactionsCliquez sur cet onglet pour afficher les transactions qui ont échoué cette vérification budgétaire.À partir de là, vous pouvez explorer la transaction pour afficher le montant et les worktags associés à chaque ligne. La transaction affiche également leStatut de la vérification budgétaire. - Si vous avez l’autorisation d’afficher les écritures transactionnelles, sélectionnezComptabilité dans le menu des actions connexes de la transaction pour accéder aux détails comptables.
- Pour les détails comptables de la transaction, tenez compte des éléments suivants :
Option Description Information sur l’écriture opérationnelleExaminez l’ongletDate comptable, qui détermine la période d’écriture dans laquelle inscrire la transaction, et leGrand livre(engagements, obligations ou chiffres réels).Lignes d’écritureExaminez les comptes de grand livre, les débits et les crédits ainsi que les worktags concernés. Vous pouvez également consulter la date de budget dont vous pouvez vous servir pour déterminer les montants du budget et les périodes de contrôle auxquelles cette transaction est soumise. - Après avoir examiné les motifs pour lesquels la vérification budgétaire de la transaction a échoué, effectuez l’une des actions suivantes :
- Modifiez le budget.
- Si vous effectuez la vérification budgétaire par date de budget, modifiez la date du budget de la transaction afin que toute la transaction ou une partie de la transaction se trouve dans une période de contrôle différente.
- Corrigez l’erreur de l’écriture.
- Renvoyez la transaction au demandeur pour révision. Exemple : vous renvoyez la transaction au demandeur, car la demande est excessive.
- Refusez la demande.
- Poursuivez quand même l’approbation de la transaction. Vous ne pouvez continuer malgré l’échec de la vérification budgétaire que si vous avez configuré la vérification budgétaire avec le paramètreAvertir.
Exemple : si vous avez soumis plusieurs bons de commande dans un groupe et qu’un seul des bons de commande affiche un budget insuffisant, le groupe affiche le statut de vérification budgétaireÉchec (budget insuffisant). Les trois bons de commande du groupe ont le statut En attente. Annulez les bons de commande, apportez les corrections nécessaires et émettez-les de nouveau dans deux transactions distinctes. - Retournez à Mes tâches pour réviser la vérification budgétaire et cliquez surSoumettrepour réexécuter la vérification budgétaire pour la transaction.
Une fois que la transaction a été autorisée au budget, le processus de gestion de l’approvisionnement et des notes de frais est terminé et Workday inscrit la comptabilité de la transaction approuvée :
- Pour les transactions d’approvisionnement, Workday inscrit la comptabilité au grand livre des engagements, des obligations ou des chiffres réels.
- Pour les notes de frais et les autorisations de dépense, Workday inscrit la comptabilité au grand livre des engagements et des chiffres réels.
- Pour toutes les transactions et pour permettre aux transactions de réserver leur budget, Workday inscrit la comptabilité aux écritures dont le statut est réservé dans le grand livre approprié une fois la vérification budgétaire initiale réussie. Workday inscrit la comptabilité de cette façon uniquement si vous sélectionnezInclure les lignes d’écriture réservéedans votre plan.