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Dernière mise à jour : 2024-12-13
Définir les options de contrôle pour les plans de dépenses

Définir les options de contrôle pour les plans de dépenses

Créez vos plans financiers ou une proposition pour une attribution, une attribution ou des budgets de projets.
Définissez les options de contrôle budgétaire pour chaque plan pour lequel vous voulez effectuer la vérification budgétaire. Ces paramètres contrôlent :
  • Les plans ou budgets activés pour la vérification budgétaire.
  • Le degré de gravité à appliquer au contrôle du budget.
  • Les périodes selon lesquelles vous contrôlez le budget.
  • Si les montants du plan ou du budget se cumulent à partir de périodes précédentes.
Workday ne prend en charge que 50 lignes d’options de contrôle budgétaire.
  1. Accédez à la tâche
    Modifier des options de vérification budgétaire
    .
  2. Lorsque vous remplissez l’onglet
    Gestion financière
    , tenez compte des éléments suivants :
    Option Description
    Exercice
    Vous ne pouvez configurer qu’un seul ensemble d’options de contrôle budgétaire pour la durée d’un plan ou d’un budget, telle qu’elle est définie par la structure et l’exercice.
    Activer la vérification budgétaire
    Sélectionnez cette option afin d’activer la vérification budgétaire pour les transactions financières lorsque le processus de gestion inclut le sous-processus
    Exécuter une vérification budgétaire (financier)
     comme étape.
    Autoriser la réussite de la vérification budgétaire pour des transactions au crédit
    Sélectionnez cette option pour que le système autorise automatiquement les transactions au crédit ayant pour effet d’augmenter le budget si Workday trouve une ligne de plan correspondante.
    Inclure les lignes d’écriture réservée
    Sélectionnez cette option pour inclure les écritures ayant le statut
    Réservé
     dans les calculs du solde disponible. Workday inclut également des lignes d’écriture réservée dans la colonne
    Dépenses actuelles
     lorsque vous modifiez des plans financiers avec l’option
    Utiliser les modifications contextuelles
     sélectionnée dans la structure de plan.
    Exemple : vous avez deux demandes d’approvisionnement qui ont une incidence sur le même budget. Lorsque cette case est cochée, vous soumettez la première demande. Dès que la première demande réussit la vérification budgétaire, Workday :
    1. Fait immédiatement passer à
      Réservé
       le statut des écritures.
    2. Prend en compte ces écritures réservées lors du calcul du budget disponible pour la deuxième demande.
    Vous pouvez cocher cette case même si vous ne sélectionnez pas également l’option
    Activer la vérification budgétaire
    . Lorsque la case
    Activer la vérification budgétaire
     est vide, vous pouvez toujours inclure des écritures réservées dans la comptabilité d’engagements, même sans exécuter la vérification budgétaire.
    Option de vérification budgétaire
    Sélectionnez le degré de gravité quant au contrôle du budget. Les deux options alertent la personne responsable de la révision de l’incidence d’une transaction sur un plan ou un budget lorsque :
    • Les fonds sont insuffisants pour la transaction.
    • Aucune ligne du plan ne correspond aux lignes d’écriture de la transaction.
    Avertir
     : sélectionnez cette option pour autoriser le responsable de la révision à poursuivre l’approbation de la transaction sans prendre de mesures correctives pour résoudre l’exception.
    Contrôler
     : sélectionnez cette option pour empêcher l’approbation de la transaction tant qu’une révision de la transaction ou du budget n’a pas permis à la transaction de réussir la vérification budgétaire.
    Périodes contrôlées cumulatives
    Sélectionnez cette option pour cumuler le montant de toutes les périodes contrôlées jusqu’à la date de budget ou la date comptable. Le budget non dépensé des périodes précédentes est reporté dans la période suivante et peut être utilisé dans celle-ci.
    Désactivez cette option pour vérifier la transaction uniquement par rapport au montant de la période contrôlée correspondant à la date de budget ou à la date comptable de la transaction.
    Exemple : si une demande créée au milieu de l’exercice est soumise à un budget, Workday vérifie la transaction par rapport au montant du budget cumulatif pour les six premiers mois.
    Contrôle par périodes d’entrée
    Précisez les périodes pour lesquelles le budget doit être contrôlé. Vous pouvez contrôler votre montant selon des périodes différentes de celles de vos périodes d’entrée du plan.
    Exemple : vous pouvez entrer des montants de budget par mois et contrôler en regroupant le montant total du budget sur un trimestre ou une durée budgétaire.
    Types de grands livres pour la vérification budgétaire
    Sélectionnez les types de grands livres à inclure dans la vérification budgétaire.
    Exemple : vous pouvez inclure uniquement vos bons de commande (obligations) pour la vérification budgétaire et exclure vos demandes d’approvisionnement (engagements). Avec cette configuration, Workday inclut automatiquement :
    • Les grands livres des obligations et des chiffres réels en arrière-plan si vous sélectionnez le grand livre des engagements.
    • Les grands livres des chiffres réels en arrière-plan si vous sélectionnez le grand livre des obligations.
    Autoriser la dérogation à la vérification budgétaire
    Sélectionnez cette option pour permettre aux responsables de la révision de la vérification budgétaire de demander des approbations relatives aux exceptions de vérification budgétaire. Si un approbateur autorisé autorise la dérogation, Workday affiche le statut
    Dérogation accordée
     à côté du statut de la vérification budgétaire dans la transaction pour tous les approbateurs suivants. Une fois la dérogation approuvée, la transaction passe à l’étape suivante du processus de gestion parent.
    Vous devez d’abord sélectionner
    Contrôler
     comme
    Option de vérification budgétaire
    .
  3. (Facultatif) Pour l’onglet
    Ligne d’option de contrôle budgétaire
     servant à créer des règles de vérification budgétaire pour certaines combinaisons de compte et de dimensions de grand livre, tenez compte des éléments suivants :
    Option Description
    Option de vérification budgétaire
    Faire réussir
     : sélectionnez cette option pour créer une règle permettant à une transaction de réussir la vérification budgétaire même si elle dépasse le budget.
    Omettre
     : sélectionnez cette option pour créer une règle qui permet à une transaction d’omettre la vérification budgétaire et d’afficher un statut
    Non requis
     même si la transaction aurait échoué la vérification budgétaire dans le cas contraire.
    Les options de vérification budgétaire que vous sélectionnez doivent différer de l’option de vérification budgétaire que vous configurez dans l’onglet
    Gestion financière
    . Si aucune règle de la grille ne s’applique à votre transaction, Workday utilise l’option de vérification budgétaire que vous configurez dans l’onglet
    Gestion financière
    .
    Pourcentage de tolérance
    Montant de tolérance
    Entrez un pourcentage ou un montant de tolérance afin que votre transaction n’échoue la vérification budgétaire que si elle dépasse le budget au-delà du montant de tolérance.
    Vous ne pouvez sélectionner qu’un worktag de chaque type par ligne d’option de contrôle budgétaire.
Workday utilise ces paramètres pour déterminer le comportement du processus de gestion
Exécuter une vérification budgétaire (financier)
. Vous pouvez ajouter
Exécuter une vérification budgétaire (financier)
 comme étape de sous-processus des processus de gestion financière pour vérifier le budget avant d’approuver la transaction de dépense. Pour obtenir la liste des processus de gestion qui activent ce sous-processus, consultez le rapport
Options de configuration de processus de gestion
.
Vous pouvez utiliser le rapport
View Budgetary Control Options
 pour réviser votre configuration de la vérification budgétaire d’une société et de la structure de plan.