Étapes : définir les versements de prépaiement pour la consommation automatique
Pour simplifier la facturation, Workday vous permet de facturer votre organisme subventionnaire par versements, mais de comptabiliser les produits au moment des dépenses admissibles au remboursement des coûts. Vous pouvez définir cette utilisation automatique des versements de prépaiement en créant un calendrier de facturation de
versement
avec un type de calendrier de facturation prépayée
et en l’associant à une ligne attribution admissible au remboursement des coûts
. Vous pouvez créer plusieurs calendriers de facturation pour la même attribution. Chaque calendrier de facturation peut avoir sa propre ligne d’attribution, ou il peut y avoir plusieurs lignes d’attribution sur le même calendrier.- Accédez à la tâcheMettre à jour des types de calendriers.Créez un type de calendrier de facturationprépayéeet cochez les casesMontant prépayéetFacturation.Sécurité : domaineSet Up: Customer Contractsdans les domaines fonctionnels Customer Contracts et Project Billing.
- Configurez la ligne attribution à utiliser pour les versements de prépaiement avec :
- Le numéro de ligne attribution le plus bas.
- Le type de ligneAdmissible au remboursement des coûts.
- Les worktags de ligne d’attribution, lorsque vous activez la mise en équilibre par worktag. Exemple : worktag Fonds .
- Créez un nouveau calendrier de facturation deversementet sélectionnezPrepaid BillingcommeType de calendrier.Générez des versements pour le calendrier de facturation.Pour vous éviter d’effacer les écritures de comptes de créances avec des écritures comptables manuelles, nous vous recommandons ce qui suit :
- Cochez la caseNe pas facturer au-delà du total des versements.
- Si plusieurs lignes action le même calendrier de facturation, générez des versements uniquement pour la ligne ayant le plus petit nombre.Après avoir soumis votre calendrier de facturation, Workday affiche la ligne ayant le numéro le plus bas dans le champLigne d'attribution pour worktags comptables de prépaiement. Workday utilise les worktags de cette ligne pour générer la comptabilité des montants prépayés.
Vous pouvez désélectionner la case à cocherNe pas facturer au-delà du total des versementsaprès avoir utilisé le montant prépayé, ce qui vous permet de facturer les montants excédentaires au total des versements en tant que dépenses admissibles au remboursement des coûts. Workday crée des écritures de créances pour ces dépenses. - Créez des factures organisme subventionnaire pour les versements de votre calendrier de facturation en sélectionnant dans le menu des actions connexes des versements que vous souhaitez facturer. Workday génère des factures et des écritures écriture intersociétés pour la société indiquée dans l’en-tête de attribution et la société indiquée dans la ligne de attribution dans les versements aux fins de facturation que vous sélectionnez. Sur les factures d’ organisme subventionnaire pour les versements de prépaiement, Workday:
- Débiteles comptes clients.
- Créditsde produits différés.
- Lorsque vous réceptionner le paiement de l’ organisme subventionnaire, enregistrez les paiements des clients .Workday :
- DébiteTrésorerie.
- Créditsde comptes clients.
Lorsque vous dépensez pour une attribution prépayée et finalisez la transaction, Workday:
- Débitedes comptes non facturés.
- Crédits surles produits des subventions.
Lorsque vous créez des factures d’ organisme subventionnaire pour la transaction admissible au remboursement des coûts, Workday:
- Utilise le solde prépayé des versements terminés.
- Affiche une sectionDétails des montants prépayésdans le calendrier de facturation.
- Débiteles produits différés.
- Comptes clients non facturés(crédits).
Pour réviser la comptabilité des montants prépayés, vous pouvez sélectionner dans le menu des actions connexes des factures d’organismes organisme subventionnaire .