Étapes : définir les lignes d’attribution prépayées pour la consommation automatique
Pour simplifier la facturation des attributions, vous pouvez associer des calendriers de facturation des prépaiements à vos lignes d’attribution admissibles au remboursement des coûts. Vous pouvez créer plusieurs calendriers de facturation pour la même attribution. Chaque calendrier de facturation peut avoir sa propre ligne d’attribution, ou il peut y avoir plusieurs lignes d’attribution sur le même calendrier.
- Accédez à la tâcheMettre à jour des types de calendriers.Créez un calendrier de facturation de type Montantprépayéet cochez les casesMontant prépayéetFacturation.Sécurité : domaineSet Up: Customer Contractsdans les domaines fonctionnels Customer Contracts et Project Billing.
- Configurez la ligne d’attribution à utiliser pour les versements prépayés avec :
- Le numéro de ligne d’attribution le plus bas.
- Type de ligneAdmissible au remboursement des coûts.
- Les worktags de ligne d’attribution, lorsque vous activez la mise en équilibre par worktag. Exemple : worktag Fonds.
- Créez un nouveau calendrier de facturationde versementset sélectionnezMontant prépayécommeType de calendrier.Générez des versements pour le calendrier de facturation.Pour éviter d’avoir à effacer les écritures comptables manuelles, nous vous recommandons de :
- Cochez la caseNe pas facturer au-delà du total des versements.
- Générer des versements uniquement pour la ligne ayant le numéro le plus bas, lorsque plusieurs lignes partagent le même calendrier de facturation.Une fois que vous avez créé le calendrier de facturation, Workday affiche la ligne ayant le numéro le plus bas dans le champLigne d’attribution pour worktags comptables de prépaiement. Workday utilise les worktags de cette ligne pour générer la comptabilité prépayée.
Vous pouvez désactiver la caseNe pas facturer au-delà du total des versementsaprès avoir utilisé le montant prépayé, ce qui vous permet de facturer les montants au-dessus du total des versements en tant que dépenses admissibles au remboursement des coûts. Workday crée des écritures de comptes débiteurs pour ces dépenses. - Créez des factures d’organismes subventionnaires pour les lignes d’attribution de versements qui utilisent un calendrier de facturation de versements. Workday génère des factures et des écritures intersociétés pour la société indiquée dans l’en-tête de l’attribution et la société indiquée dans la ligne de l’attribution sur les versements aux fins de facturation que vous sélectionnez.Sécurité : domaineProcess: Billingdans les domaines fonctionnels Customer Contracts et Project Billing.
Lorsque vous dépensez et créez des factures d’organismes subventionnaires pour l’attribution de montants prépayés, Workday :
- Utilise le solde prépayé des versements terminés.
- Affiche une sectionDétails des montants prépayésdans le calendrier de facturation.
Pour réviser la comptabilité des montants prépayés, vous pouvez sélectionnerComptabilité dans le menu des actions connexes des factures des organismes subventionnaires.