Étapes : définir et utiliser manuellement les lignes d’attribution prépayées
Vous pouvez créer des lignes d’attribution prépayées pour facturer votre organisme subventionnaire avant d’engager des dépenses pour votre attribution. Après avoir reçu le paiement de l’organisme subventionnaire, vous pouvez utiliser le solde prépayé manuellement avec des transactions de dépenses admissibles au remboursement des coûts ou des versements à montant fixe.
- Ajoutez une ligne d’attribution avec le type de ligneMontant prépayé. Ajoutez au moins une ligne d’attribution supplémentaire avec le type de ligneAdmissible au remboursement des coûtset définissez le montant de la ligne pour qu’il soit le même que le montant du prépaiement. Sélectionnez la même subvention dans les deux lignes d’attribution.
- Créez un calendrier de facturation de typeVersementet associez-le à la ligne d’attributionMontant prépayé. Créez des versements aux fins de facturation pour le nombre de prépaiements et définissez les montants des versements comme des montants de prépaiement.
- Dans le menu des actions associées de l'attribution, sélectionnez .PourVersements aux fins de facturation, sélectionnez les versements aux fins de facturation de prépaiement que vous souhaitez utiliser.
- Sélectionnez l'organisme subventionnaire de l'attribution commeclient auteur de versementset entrez le montant du prépaiement dans lechamp Montant total de paiement. Dans l’ongletAvis de versement, ajoutez une rangée et sélectionnez la facture que vous avez créée à partir du versement aux fins de facturation de prépaiement. Précisez le montant du prépaiement comme montant à payer.
- Créez une facture de client pour les dépenses admissibles au remboursement des coûts.Lorsque vous engagez un coût remboursable, ajoutez la subvention pour la ligne d’attribution admissible au remboursement des coûts en tant que worktag dans la transaction de dépense.
- Dans le menu des actions associées de la facture client pour les dépenses de type coûts remboursables, sélectionnez .Ajoutez une deuxième ligne de facture et sélectionnez la ligne d’attribution prépayée comme ligne de contrat. Entrez le montant négatif exact des dépenses admissibles au remboursement des coûts dans le champMontant total.Sécurité : configurez le processus de gestionÉvénement lié à une facture de clientdans le domaine fonctionnel Customer Accounts.
Workday réduit le montant total de la facture à zéro et calcule le solde sur le montant du prépaiement.