Étapes : mapper les catégories de dépenses ou les composantes de la paie aux catégories de dépenses des organismes subventionnaires

Sécurité : domaine Set Up: Grants Management
dans le domaine fonctionnel Grants Management.

Les organismes subventionnaires exigent des rapports sur le budget et les dépenses. Workday prend en charge ces exigences en utilisant le mappage de classes d’objets. Lorsque vos catégories de dépenses internes ne correspondent pas aux catégories de coûts de l’organisme subventionnaire, vous pouvez créer des classes d’objets correspondant aux catégories de coûts de l’organisme subventionnaire. Ensuite, vous pouvez mapper vos catégories de dépenses internes et composantes de la paie à ces classes d’objets, et utiliser les classes d’objets comme dimensions pour les rapports financiers et budgétaires. Vous pouvez limiter davantage le mappage d’une classe d’objets aux seules dépenses associées à des worktags d’exception précis.

Le mappage de classes d’objets est disponible pour les attributions avec des lignes d’attribution admissibles au remboursement des coûts et à montant fixe.

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Créer un ensemble de classes d’objets

Créez une liste de codes de classe d’objets qui correspondent aux catégories de coûts de l’organisme subventionnaire. Ajoutez une nouvelle rangée pour chaque catégorie de coûts de l’organisme subventionnaire à laquelle vous souhaitez également mapper des catégories de dépenses internes.

Sécurité : domaine Set Up: Object Class
dans le domaine fonctionnel Common Financial Management.

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Mettre à jour un mappage de classes d’objets

Mappez les catégories de dépenses internes de votre organisation aux classes d’objets dans l’ensemble de classes d’objets. Vous pouvez mapper plusieurs catégories de dépenses ou groupes de composantes de la paie à une classe d’objets. Il n’est pas nécessaire de mapper à toutes les classes d’objets, mais uniquement celles pour lesquelles vous souhaitez traiter les coûts liés à une attribution ou générer des rapports financiers. Vous pouvez créer une classe d’objets par défaut non mappée pour saisir des catégories de dépenses non mappées dans vos transactions de dépenses.

Lorsque vous apportez une modification à un mappage de classes d’objets, comme l’ajout d’une nouvelle catégorie de dépenses ou le mappage d’une catégorie de dépenses à une classe d’objets différente :

Le changement affecte uniquement les nouvelles transactions de dépenses.

Vous ne pouvez pas utiliser la tâche

Traiter à nouveau les coûts liés à une attribution

pour réaffecter la classe d’objets aux transactions de dépenses que Workday a déjà traitées.

Lorsque vous trouvez une classe d’objets incorrecte dans une transaction de dépense, déterminez d’abord les motifs avant de déterminer la meilleure marche à suivre.

Pour la section d’en-tête, tenez compte des éléments suivants :

Option	Description
Classe d’objets	Pour appliquer le mappage à une seule classe d’objets de l’ensemble, sélectionnez une classe d’objets .
Worktag d’exception	Pour mapper uniquement les dépenses qui contiennent des worktags d’exception précis à une classe d’objets, vous devez sélectionner le type de worktag pour les worktags d’exception relatifs aux dépenses. Le type de worktag que vous définissez ici détermine les worktags que vous pouvez sélectionner dans la colonne Worktag d’exception de la grille ci-dessous. Si vous ne prévoyez pas de mapper les dépenses à des classes d’objets en fonction de worktags d’exception, sélectionnez une valeur dans ce champ et laissez le champ Worktag d’exception de la grille vide.

Option

Description

Classe d’objets

Pour appliquer le mappage à une seule classe d’objets de l’ensemble, sélectionnez une

classe d’objets

Worktag d’exception

Pour mapper uniquement les dépenses qui contiennent des worktags d’exception précis à une classe d’objets, vous devez sélectionner le type de worktag pour les worktags d’exception relatifs aux dépenses. Le type de worktag que vous définissez ici détermine les worktags que vous pouvez sélectionner dans la colonne

Worktag d’exception

de la grille ci-dessous.

Si vous ne prévoyez pas de mapper les dépenses à des classes d’objets en fonction de worktags d’exception, sélectionnez une valeur dans ce champ et laissez le champ

Worktag d’exception

de la grille vide.

Pour la grille, tenez compte des éléments suivants :

Option	Description
Classe d’objets par défaut	Il doit y avoir une seule classe d'objets par défaut dans un ensemble de classes d'objets. Lorsque vous cochez cette case, Workday mappe à cette classe d’objets toutes les catégories de dépenses et tous les groupes de composantes de la paie non mappés dans l’ensemble de classes d’objets. Pour créer une classe d'objets non mappée comme classe d'objets par défaut, supprimez la nouvelle sous-rangée pour la catégorie/hiérarchie de dépenses/groupe de composantes de la paie . La définition d’une classe d’objets par défaut non mappée peut vous aider à repérer des catégories de dépenses ou des groupes de composantes de la paie qui n’ont pas été mappés à une classe d’objets. Lorsque vous ne voyez pas un coût lié à une attribution que vous prévoyez voir dans une dépense admissible au remboursement des coûts, vous pouvez rechercher la classe d'objets par défaut dans votre comptabilité des transactions de dépenses pour déterminer la catégorie de dépenses ou le groupe de composantes de la paie associé aux dépenses que vous pourriez avoir. omises dans le mappage.
Catégorie/hiérarchie de dépenses / Groupe de composantes de la paie	Sélectionnez une hiérarchie de catégories de dépenses pour mapper toutes les catégories de dépenses de la hiérarchie en question à la classe d’objets. Workday utilise des groupes de composantes de la paie plutôt que des catégories de dépenses pour affecter la bonne classe d’objets aux écritures de la paie. Mappez le bon groupe de composantes de la paie au salaire ou à la classe d’objets propre aux charges sociales.
Exclure la catégorie/hiérarchie de dépenses	(Facultatif) Précisez les catégories de dépenses ou les hiérarchies de catégories de dépenses à exclure lors du mappage d’une hiérarchie. Exemple : la hiérarchie de catégories de dépenses Matériel de premiers soins contient les catégories de dépenses suivantes : Bandages et adhésifs médicaux. Médicaments. Matériel de premiers soins divers. Vous souhaitez mapper toutes les catégories de dépenses à la classe d’objets, sauf Médicaments sous Matériel de premiers soins . Définissez les éléments suivants : Catégorie/hiérarchie de dépenses / Groupe de composantes de la paie : Matériel de premiers soins . Exclure la catégorie/hiérarchie de dépenses : Médicaments . Par la suite, vous pourrez ajouter une catégorie de dépenses exclue à une autre classe d’objets.
Worktag d’exception	(Facultatif) Workday mappe uniquement à la classe d’objets les dépenses du champ Catégorie/hiérarchie de dépenses / Groupe de composantes de la paie associé à ce worktag d’exception. Pour modifier le type de worktags que vous pouvez sélectionner, vous devez définir le type de worktag dans le champ Worktag d’exception de l’en-tête. Exemple : vous souhaitez uniquement mapper à la classe d’objets les dépenses de la catégorie Déplacements et divertissements qui sont associées au worktag d’exception Cost Center: 1000 Office of the President . Sélectionnez : Worktag d’exception (en-tête) : Centre de coûts Catégorie/hiérarchie de dépenses : Déplacements et divertissements Worktag d’exception (rangée) : Cost Center: 1000 Office of the President

Vous pouvez faire le suivi des dépenses internes et produire des rapports sur les budgets et les dépenses des organismes subventionnaires à l’aide du mappage de classes d’objets.

Vous pouvez inclure les classes d’objets dans la configuration des types de bases pour le remboursement des coûts indirects.

Vous pouvez mettre en œuvre des vérifications budgétaires d’attribution concernant les dépenses effectuées dans des classes d’objets précises.

Définir les règles de traitement des coûts liés à une attribution

Exemple : remplacer les worktags par des règles de traitement des coûts liés à une attribution