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Administrator Guide
Dernière mise à jour : 2025-03-14
Créer des listes de tâches pour gérer les tâches liées à des attributions

Créer des listes de tâches pour gérer les tâches liées à des attributions

  • Créez :
    • Calendriers d’attribution.
    • Types de tâches liées à une attribution.
    • Les statuts des tâches liées à une attribution.
  • Sécurité : domaine
    Process: Award Tasks
     dans le domaine fonctionnel Grants Management.
Une liste de tâches liées à une attribution comprend toutes les tâches liées à une attribution que vous devez effectuer pour une attribution. Vous pouvez utiliser une liste de tâches liées à une attribution pour gérer plusieurs tâches liées à une attribution au lieu d’en effectuer le suivi manuellement.
Une liste de tâches liées à une attribution vous permet de :
  • Rassembler toutes les tâches liées à une attribution au même endroit.
  • Planifier des tâches à des fréquences différentes pour des dates d’échéance différentes.
  • Affecter des rôles à chaque tâche.
  • Affecter des statuts pour assurer le suivi de la progression des tâches.
  • Définir des tâches liées à une attribution en tant que jalons aux fins de facturation pour les versements.
  1. Accédez à la tâche
    Mettre à jour les tâches liées à une attribution
     .
  2. (Facultatif) Pour importer plusieurs tâches liées à une attribution dans la liste de tâches au lieu de créer chaque tâche manuellement, sélectionnez un modèle de liste de tâches liées à une attribution.
    Lorsque vous créez une liste de tâches liées à une attribution à partir d’un modèle, Workday calcule les dates réelles des tâches en fonction des définitions de date du modèle et de votre calendrier d’attribution.
    Les modèles pouvant être sélectionnés ont le même intervalle d’inscription que l’attribution ou ne se sont vu attribuer aucun groupe d’intervalles d’inscription.
    Workday remplit la catégorie d’invite Modèles suggérés avec des modèles ayant le même organisme subventionnaire, le même type d’attribution et les mêmes codes d’objet que votre attribution.
  3. Cliquez sur
    OK
    .
  4. Pour cette tâche, tenez compte des éléments suivants :
    Option Description
    Ligne d'attribution
    Workday affecte toutes les tâches liées à une attribution à la ligne d’attribution principale par défaut.
    Jalon aux fins de facturation
    S’affiche pour les calendriers de facturation dont le type de facturation
    est Versement
     .
    Cochez cette case pour affecter la tâche liée à une attribution comme jalon aux fins de facturation sur les versements.
    Lorsqu’un destinataire de l’affectation effectue une tâche jalon aux fins de facturation, Workday fait passer le statut de la ligne de versement aux fins
    de facturation de Jalon en attente
     à
    Disponible
    , ce qui vous permet de facturer ce versement à votre organisme subventionnaire.
    Dates
    Pour vous assurer que l’organisme subventionnaire reçoit un rapport complet, sélectionnez une
    date d’échéance
     qui survient après la
    date de fin
    .
    Lorsqu’un destinataire de l’affectation effectue une tâche en dehors du processus de gestion, vous pouvez faire manuellement passer la date
    du champ Terminé
     le à la date d’achèvement réelle. Lorsque le destinataire de l’affectation termine la tâche dans le cadre du processus de gestion, Workday fait passer cette date à la date à laquelle l’approbateur approuve la tâche.
    Affecté à
    Vous pouvez affecter la tâche liée à une attribution à un utilisateur disposant d’un rôle dans la subvention, l’attribution, l’organisation d’en-tête de l’attribution ou l’organisation de la ligne d’attribution.
    Vous pouvez vérifier à quel travailleur particulier la tâche liée à une attribution est affectée en cliquant sur le bouton
    Détails de l’affectation
     .
    Lorsque vous configurez des alertes pour les tâches liées à une attribution, les destinataires de l’affectation reçoivent des notifications pour les étapes à venir et les étapes manquées, selon votre configuration d’alerte.
    Statut
    Workday définit ce statut à
    Non démarré
     par défaut. Lorsque vous acheminez la tâche liée à une attribution aux fins d’approbation dans le processus de gestion Événement pour une tâche liée à une attribution, Workday met à jour le
    statut du processus de gestion
     au lieu de ce statut. Une fois le processus de gestion terminé, Workday met à jour cette valeur avec le statut de la tâche liée à une attribution que vous définissez pour l’achèvement du processus de gestion.
    Pièces jointes
    Vous pouvez joindre une copie du rapport ou une liste d’instructions détaillées pour aider les destinataires de l’affectation à exécuter leurs tâches ou rapports.
    Statut du processus de gestion
    Workday fait passer cette colonne à :
    • En cours
       lorsque le processus de gestion
      Événement pour une tâche liée à une attribution
       démarre.
    • Terminé avec succès
       une fois le processus de gestion terminé.
  5. Cliquez sur
    OK
     et
    Terminé
    .
Vous pouvez désormais afficher et gérer la liste des tâches liées à une attribution à partir de votre attribution.
Surveillez les tâches liées à une attribution pour vous assurer qu’elles sont exécutées à temps.