Exemple : définir les vérifications budgétaires d’attribution pour la subvention totale
Cet exemple montre comment créer une structure de plan parent-enfant virtuelle en plus d’un plan d’attribution existant pour mettre en œuvre la vérification budgétaire pour l’ensemble de la subvention.
Vous êtes un spécialiste des contrats d’attribution pour l’attribution AWD-129 à l’Alma Mater University (USA). L’attribution comporte déjà un plan budgétaire
AWD-129:STE Management 07/01/2023 (version 0)
avec des lignes de plan qui :
- Budgétiser les dépenses dans des comptes de grand livre ou des récapitulatifs précis contenant les worktags suivants :
- Centre de coûts : 4280 Recherches liées à la nature
- Fonds : 02 Sponsored Program Fund
- Subvention : Initiatives 129 SSTEM
- Programme : 111 Science
- Total de 1 430 500 USD pour les trois exercices.
Vous voulez que la vérification budgétaire :
- Affiche le statutAvertir (aucun budget)lorsqu’un montant de transaction entraîne un dépassement du montant total des dépenses par rapport au montant budgétisé pour l’ensemble de worktags précis et la période budgétaire.
- Affiche le statutÉchec (budget insuffisant)lorsqu’un montant de transaction entraîne un dépassement du montant total budgétisé pour toute la durée de la subvention.
Dans une structure de plan parent-enfant virtuelle pour une attribution, la :
- La structure de plan enfant est la structure de plan du plan de l’attribution.
- La structure de plan parent est une nouvelle structure de plan que vous créez en copiant et en associant la structure de plan enfant.
- Créez et approuvez l’attributionAWD-129: Stem Infrastructure 07/01/2023 (version 0).
- Ajoutez l’ étape d’actionExécuter une vérification budgétaireaux processus de gestion des types de transactions pour lesquels vous souhaitez effectuer une vérification budgétaire lors de la facturation aux subventions. Exemple : pour effectuer une vérification budgétaire des écritures comptables imputées aux subventions, ajoutez l’ étapeExécuter une vérification budgétairedans le processus de gestionÉvénement lié à une écriture comptable.
- Sécurité : domaineSet Up: Budget Generaldans le domaine fonctionnel Budgets.
- Accédez à l’ongletPlande l’attributionAWD-129: Stem Infrastructure 07/01/2023 (version 0). Si la vérification budgétaire n’est pas activée, configurez-la et activez-la :
- Cliquez surModifier des options de vérification budgétaireet sélectionnez les valeurs suivantesStructure de planRécompenseSociétéAlma Mater University (USA)Nom du régimeAWD-129 : Structure d’indemnisation des travaux en ligne 07/01/2023 (version 0)
- Cliquez surOKet entrez les valeurs suivantes :Activer la vérification budgétaireSélectionnerOption de vérification budgétaireAvertir, de sorte que la vérification budgétaire affiche uniquement un avertissement lorsque le montant des dépenses dépasse le montant des lignes du plan.Date d'évaluationDate du budgetPériodes contrôlées cumulativesCochez cette case et sélectionnez l’optionContrôler par période d’entrée d’attributionsi vous souhaitez que le budget inutilisé soit ajouté à la période actuelle.
- Cliquez surOKetTerminé.
- Cliquez surSoumettre le budget, puissur OK.
- Créez une structure de plan parent en copiant la structure de plan enfant :
- Dans l’ongletPland’attribution, recherchez la structure de pland’attributionet accédez au menu des actions connexes pour sélectionner :Nom:Award AWD-129, parentDans l’ongletDimensions structurées, retirez les valeurs des champsGroupe de comptesetType de compte.Dans la grilleDimension de structure, retirez toutes les rangées à l'exceptiondes rangées SubventionetSociété.
- Cliquez surOK.
- À partir du menu des actions connexes de la structure de planParent de l’attribution AWD-129, sélectionnez .Structure de plan enfant virtuel:Attribution
- Cliquez surOK.
- Créez un modèle de plan pour la structure de plan parente :
- À partir du menu des actions connexes de la structure de planParent de l’attribution AWD-129, sélectionnez et sélectionnez les valeurs suivantes :ChampValeurStructure de planAttribution parente AWD-129SociétéAlma Mater University (USA)Nom du régimeAttribuer le plan parent AWD-129Date de début01/07/2023Date de fin06/30/2026Plan associéAWD-129 : Structure d’indemnisation des travaux en ligne 07/01/2023 (version 0)
- Cliquez surOK.
- Activez la vérification budgétaire pour la subvention totale dans la structure de plan parent :
- À partir du menu des actions connexes de la structure de planParent de l’attribution AWD-129, sélectionnez et entrez les valeurs suivantes :Structure de planAttribution parente AWD-129Nom du régimeAttribuer le plan parent AWD-129
- Cliquez surOKet sélectionnez les valeurs suivantes :Activer la vérification budgétaireSélectionnerInclure les lignes d'écriture réservéeSélectionnerAutoriser la réussite de la vérification budgétaire pour des transactions au créditSélectionnerOption de vérification budgétaireContrôlez, de sorte que la vérification budgétaire affiche le statutÉcheclorsque le montant des dépenses dépasse le budget total de la subvention.Date d'évaluationDate du budgetPériodes contrôlées cumulativesCochez cette case, puis sélectionnez l’optionContrôler par période d’entrée d’attribution.Types de grands livres pour la vérification budgétaireSélectionnezChiffres réels,EngagementsetPré-engagements.
- Cliquez surOKetTerminé.
Lorsque vous créez une transaction de dépense qui est soumise à la vérification budgétaire (avec des worktags, comme indiqués dans les lignes du plan, notamment le centre de coûts : 4280 lettres du plan, le fonds : 02 Sponsored Program Fund, la subvention : 129 STEM Initiatives, le programme : 111 Science), et la Le montant de la transaction fait en sorte que le montant total des dépenses dépasse :
- Le budget de ligne de plan, mais pas le budget total de subvention de 1 430 500 USD, la tâcheRéviser une vérification budgétaireaffiche le statut de vérification budgétaireAvertir (Aucun budget)et comporte une rangée dans la grillePlan avec exceptionspour la structure de plan enfant (Attribution).
- Le budget de ligne de plan ainsi que le budget total de subvention de 1 430 500 USD, la tâcheRéviser une vérification budgétaireaffiche le statut de vérification budgétaireÉchec (budget insuffisant)avec 2 rangées dans la grillePlan avec exceptions, 1 pour la structure de plan enfant (Attribution). et 1 pour la structure de plan parent (Attribution AWD-129 Parent).