Cuestiones relativas a la configuración: designaciones de alumno

Qué es

La función Citas de alumno permite a sus alumnos programar citas con sus asesores mediante Workday. Los miembros del personal, como los consejeros y asesores, pueden crear y mantener su horario y disponibilidad en Workday. Los supervisores de personal o el personal de atención al cliente pueden consultar los datos actuales e históricos relacionados con las citas en informes personalizados y proporcionados por Workday.

Beneficios para la empresa

El éxito de los alumnos depende de las interacciones frecuentes con sus asesores y de conocer al asesor adecuado con el que ponerse en contacto. Es posible que las instituciones que utilizan Workday Student utilicen otras aplicaciones de nombramiento. Como resultado:

Los alumnos tienen que trabajar con distintos procesos de designación adoptados por distintas instituciones. No hay uniformidad para programar y trabajar con citas. No siempre están seguros de con quién reunirse para su necesidad específica.

Los miembros del personal (profesores y asesores) extraen datos de varias fuentes, lo que genera trabajo administrativo manual.

Las instituciones tienen poca o ninguna capacidad de generación de informes.

La función Designaciones de alumno de Workday:

Proporciona una tarea cómoda para que los alumnos soliciten citas con asesores. Pueden seleccionar al mejor asesor en función de sus necesidades y preferencias de horario.

Proporciona una tarea para que los asesores soliciten citas con los alumnos si es necesario.

Permite utilizar el cuestionario para recopilar más información de los alumnos sobre el propósito de la cita. Los cuestionarios también pueden proporcionar contexto para que los asesores puedan prepararse.

Integra y almacena datos de citas con el perfil de alumno y otra información de alumno en Workday.

Incorpora los festivos institucionales, las vacaciones y permisos y los horarios de docencia de los asesores.

Permite a los asesores y al personal consultar informes generados por Workday o crear sus propios informes personalizados utilizando datos de citas. Estos datos históricos pueden proporcionar información valiosa sobre las tendencias de designación. Algunas tendencias pueden incluir la frecuencia con la que los alumnos se reúnen con los asesores, las categorías de citas en las que los alumnos más necesitan ayuda, la disponibilidad de los asesores, etc.

Ejemplos de uso

Los alumnos pueden usar la tarea de citas y los informes para:

Programar o cancelar citas.

Buscar asesores adecuados en función de sus necesidades.

Consulte la disponibilidad del asesor.

Consultar sus citas pasadas, próximas y canceladas.

Los asesores pueden utilizar las tareas y los informes de Workday para:

Solicitar citas en representación de un alumno

Defina horarios para las distintas instituciones a las que pertenecen y mantenga su disponibilidad.

Gestionar y consultar sus citas actuales y futuras.

Bloquee las horas no disponibles, incluidos los festivos, las vacaciones y permisos y los horarios de clase.

Seleccione un alumno como no presentado.

Resuelva las suspensiones de alumnos si la resolución de la suspensión es reunirse con el asesor.

Los gerentes de recepción pueden:

Cree y consulte informes para realizar un seguimiento de los tiempos de espera, los motivos de las citas, las citas perdidas y otros análisis.

Consultar y gestionar los horarios de su personal, ya sea individualmente o verlos todos en un informe personalizado.

Preguntas que debe tener en cuenta

Preguntas	Consideraciones
¿Quién podrá solicitar citas?	Los alumnos pueden solicitar citas para ellos mismos. Para que los alumnos soliciten citas para sí mismos, asegúrese de que el grupo Alumno (solo gestiona sus datos) puede iniciar el proceso de gestión. Otros grupos de seguridad pueden solicitar una cita en representación de los alumnos. Asegúrese de que todos los grupos de seguridad que actúan como asesores, consejeros e instructores puedan iniciar el proceso de gestión.
¿Qué grupos podrán gestionar citas?	Los grupos que tienen los roles de consejero, asesor e instructor pueden crear sus programas de citas y gestionarlos en consecuencia.
¿Qué categorías y motivos de nombramiento ofrece la institución? ¿Qué grupos pueden crear y mantener categorías y motivos de cita?	Configure la tarea de categorías de nombramiento para los distintos servicios que proporciona su institución. Ejemplo: Asesoramiento sobre ayuda financiera Orientación profesional Asesoramiento académico Servicios de asesoramiento para estudiantes internacionales Las categorías son específicas de su institución. Puede crear tantas categorías como desee. También puede crear categorías específicas del nivel académico de su institución.
¿Para qué categorías de nombramiento estarán disponibles los distintos asesores? ¿Qué motivos incluirá cada categoría?	Para garantizar que los alumnos concierten citas con el asesor adecuado, los asesores pueden configurar las horas de las citas para categorías y motivos específicos. Cuando el alumno solicita un nombramiento específico, solo se muestran los asesores que ofrecen esa categoría de nombramiento. Puede crear motivos en cada categoría. Puede crear motivos para una institución en la institución académica superior. También puede crear motivos específicos de un nivel académico.
¿Cuál será la duración de cada categoría de nombramiento?	Al crear la categoría de cita, puede introducir una duración. Los asesores tienen la opción de actualizar la duración.
¿Desea utilizar cuestionarios? ¿Desea que el personal pueda consultar las respuestas al cuestionario?	Puede incluir cuestionarios como paso de acción para obtener más información antes de que los alumnos se reúnan con los asesores. También puede utilizar los cuestionarios como encuesta de feedback posterior a la designación. Puede configurar cuestionarios en el proceso de gestión como condición para una categoría o un motivo. Ejemplo: una categoría de asesoramiento internacional podría tener un motivo que obligaría al alumno a rellenar un cuestionario antes de la cita.
¿Qué designaciones requerirán aprobación?	Puede configurar un paso de aprobación opcional para que todo el proceso de gestión se envíe al miembro del personal o al alumno. También tiene la opción de crear reglas de condición en el proceso de gestión de designaciones. Ejemplo: una cita de asesoramiento profesional requerirá una aprobación. Si desea que el asesor pueda cancelar, denegar o devolver solicitudes de nombramiento, asegúrese de que tenga permiso para hacerlo. De lo contrario, estas opciones no se mostrarán en la solicitud de cita.
¿Desea que los alumnos y los asesores puedan cancelar citas?	Asegúrese de que los alumnos y todos los grupos de seguridad que actúan como asesores, consejeros e instructores puedan iniciar el proceso de gestión Cancelación de designación de alumno .
¿Desea disponer de tiempo de búfer entre citas? ¿Quiere un plazo para una solicitud de cita?	Los asesores pueden gestionar sus propios horarios. Pueden crear tantos programas como necesiten. Pueden crear tanto programas granulares como programas genéricos. Ejemplo: pueden crear un horario de lunes a jueves para reunirse con alumnos por categorías y motivos específicos. Pueden crear otro horario para los viernes de 8:00 a. m. a 10:00 a. m. con fines generales. Los asesores pueden utilizar sustituciones de horario para crear un plazo para las solicitudes de cita. También pueden bloquear horas, que no se mostrarán al alumno que solicita la cita.
¿Desea bloquear horas?	Los asesores pueden definir sus horarios de docencia y sus vacaciones y permisos. Además, pueden bloquear horas para las que no están disponibles.
¿Quiere que sus citas tengan una ubicación y un formato específicos?	Los asesores pueden especificar la ubicación de cada cita disponible, como un campus específico, y el formato de la cita, como presencial, telefónica o virtual. Ejemplo: disponibilidad presencial en la ubicación A el lunes, presencial en la ubicación B el viernes y citas virtuales el martes.
¿Utilizará las citas para resolver determinados tipos de retenciones de alumnos?	Puede aplicar retenciones de alumno a alumnos si no cumplen sus requisitos o si tienen saldos pendientes. Puede aplicar una retención a un alumno porque necesita reunirse con un asesor. Puede configurar el proceso de gestión para eliminar la retención del alumno después de la cita. Workday ofrece la opción de añadir un paso de acción de eliminación de retención de alumno en el proceso de gestión de designaciones.
¿Cómo ven las citas los alumnos, los asesores y el personal?	Workday tiene informes y campos de informe integrados para las citas. Proporcionamos informes para alumnos, asesores y supervisores de personal. También puede crear tableros de control de citas personalizados: Para alumnos y asesores, de modo que puedan consultar sus citas pasadas, canceladas y próximas. Para que los gerentes de personal puedan consultar todas las designaciones de su institución. Puede definir distintos análisis, como nombramientos por personal o por categoría. Ejemplo: es posible que el director de admisiones quiera consultar el número de nombramientos relacionados con la admisión, los nombramientos de asesores específicos y otros puntos de datos.

Recomendaciones

Cree algunas categorías de nombramiento que sean generales y estén disponibles para todos los alumnos. Al hacerlo, no se impide que los alumnos se reúnan con asesores de otros departamentos. Ejemplo: un alumno que desea cambiar de especialidad solicita una reunión con un asesor de otro departamento para recibir asesoramiento académico.

Configure los siguientes grupos de seguridad para proporcionar a los miembros del personal y a los alumnos permisos para aprobar, cancelar y anular designaciones:

Empleado (solo gestiona sus datos)

Trabajador contingente (solo gestiona sus datos)

Alumno (solo gestiona sus datos)

Configure los calendarios de festivos del personal y de la institución.

Configure los horarios de docencia de Workday.

Utilice reglas de condición para gestionar la ruta.

Considere la posibilidad de crear grupos de seguridad para algunas categorías de nombramiento. Ejemplo: un alumno que desea hablar sobre un tema de inmigración.

Requisitos

Sin efectos.

Limitaciones

Sin efectos.

Definición de entorno de cliente

Sin efectos.

Seguridad

Dominio	Consideraciones
Gestionar: designaciones de alumno	Permite a los asesores gestionar y consultar sus calendarios de citas y su disponibilidad. También les permite seleccionar si un alumno se ha presentado a la cita. Los asesores también pueden consultar las categorías y los motivos de las citas.
Gestionar: personal de designación de alumno	Permite a los gerentes de oficina y a los supervisores de personal gestionar y consultar las citas programadas por su personal.
Informes: designaciones de alumno	Permite a los asesores consultar sus designaciones pasadas y futuras.
Informes: personal de designación de alumno	Permite a los gerentes de oficina y a los supervisores de personal consultar los datos de nombramiento de personal. También pueden crear informes personalizados para consultar las actividades del personal relacionadas con las designaciones de alumnos.
Autoservicio: citas de alumno	Permite a los alumnos solicitar y consultar sus propias citas.
Definición: designaciones de alumno	Le permite configurar las categorías y los motivos de los nombramientos para su institución. También le permite utilizar los servicios web para recuperar y crear categorías y motivos de cita.
Creación y distribución de cuestionario y Resultados de cuestionario (opcional)	Le permite crear y mantener cuestionarios. El dominio Resultados de cuestionario le permite consultar las respuestas y los resultados de la encuesta. Puede utilizar la seguridad segmentada para restringir el acceso a los cuestionarios y las respuestas.

Procesos de gestión

Estos procesos de gestión le permiten configurar la función:

Solicitud de designación de alumno

Cancelación de designación de alumno

Puede configurar qué grupos de seguridad pueden iniciarlo, gestionar aprobaciones, gestionar cancelaciones, etc. Puede añadir condiciones para gestionar las citas de ruta. Puede configurar cuestionarios en el proceso de gestión como condición o para encuestas.

Informes

Informe	Consideraciones
Consulta de mis citas de alumno	Permite a los alumnos consultar sus citas pasadas, canceladas y futuras.
Consulta de designaciones de alumno	Permite a los asesores y consejeros consultar sus citas pasadas, canceladas y futuras.
Consulta de disponibilidad de designación de alumno	Permite a los administradores de alumnos y a los gerentes de personal consultar las designaciones de alumnos por personal.

Proporcionamos el origen de datos

Student Appointments

(con seguridad en el dominio Reports: Student Appointments
) e incluimos los siguientes filtros:

Todas las designaciones futuras

Todas las citas anteriores

Todas las citas canceladas

Incluimos una serie de campos de informe en el objeto de gestión

Designación de alumno

(con seguridad en el dominio Public Reporting Items
). Algunos de estos campos incluyen:

Nivel académico para motivo de designación de alumno principal

Unidad académica para motivo de designación de alumno principal

Marcado como no presentado

Motivo de designación de alumno principal

Categoría de designación de alumno

Personal de designación de alumno

También proporcionamos los siguientes campos de informe en el objeto de gestión

Alumno

(con seguridad en el dominio Reports: Student Appointments
):

Número de designaciones de alumno

Designaciones de alumno

Para los gerentes de personal, proporcionamos los siguientes orígenes de datos (con seguridad en el dominio Reports: Student Appointment Staff
):

Definición de personal para nombramientos de alumno

Todo el personal de designación de alumno

Los gerentes de personal pueden crear informes personalizados para consultar las actividades del personal relacionadas con las designaciones de alumnos.

Integraciones

Servicio web	Consideraciones
Solicitud de designaciones de alumno	Recupera todas las citas de alumno (anteriores, futuras y canceladas).
Obtención de horas ocupadas de designación de alumno	Recupera todas las horas punta de las citas de alumno.
Obtención de categorías y motivos de designación de alumno	Recupera todas las categorías de nombramiento de alumno y los motivos relacionados.
Importación de horas ocupadas de designación de alumno	Importa las horas punta para las citas de alumno.
Cargar horas ocupadas de designación de alumno	Actualiza o añade horas punta para las citas de alumno.
Introducción de categoría y motivos de designación de alumno	Actualiza o añade una categoría de cita de alumno y los motivos relacionados.
Envío de cancelación de designación de alumno	Cancela un evento de cita de alumno único para una próxima cita existente.
Envío de solicitud de designación de alumno	Crea un nuevo evento de solicitud de cita de alumno.

Conexiones y puntos de contacto

Workday ofrece un Touchpoints Kit con recursos para ayudarle a comprender las relaciones de configuración en su entorno de cliente. Obtenga más información sobre Workday Touchpoints Kit en Workday Community.