Cuestiones relativas a la configuración: calendarios académicos

Qué es

El calendario académico proporciona el marco temporal para su sistema Workday Student. La estructura básica consta de tipos de periodo académico, como Otoño, Primavera e Interperiodos. Puede usar esta estructura para crear los años académicos y los periodos académicos que generan su calendario.

Ejemplo:

Calendario académico: calendario semestral
.

Año académico: año semestral 2019 - 2020
.

Periodos académicos: semestre de otoño de 2019
y semestre de primavera de 2020

Las políticas de calendario le permiten asignar los siguientes componentes a una unidad y nivel académicos o a un programa de estudios en una fecha efectiva:

Calendario académico

Año académico inicial

Patrón de asistencia típico

Tipo de unidad para realizar un seguimiento de los créditos académicos y la ayuda financiera del alumno, como las unidades semestrales o las horas reloj.

La política de calendario aplicable al PDV de un alumno controla todos los procesos y transacciones específicos de fecha para el alumno.

Beneficios empresariales

Los calendarios académicos de Workday Student le permiten:

Mantener registros de alumnos y datos de ayuda financiera precisos.

Gestionar procesos y tareas específicos de fecha de forma eficaz.

Generar informes sobre los datos de los alumnos a nivel detallado.

Las políticas de calendario le ofrecen la flexibilidad necesaria para:

Admitir varios calendarios académicos en una institución.

Cambie el calendario académico a lo largo del tiempo.

Defina calendarios exclusivos para satisfacer las necesidades de combinaciones específicas de nivel de unidad académica o PDV.

Permitir que los alumnos cambien el POS en los calendarios académicos.

Permitir que los alumnos tengan varios registros académicos en los calendarios académicos.

Cumpla con sus requisitos institucionales exclusivos y proteja la integridad de los datos.

Defina al menos un calendario académico y una política de calendario para utilizar Workday Student.

Ejemplos de uso

La mayoría de los procesos de una institución utilizan el calendario académico. Los ejemplos incluyen:

Cree automáticamente los años y periodos necesarios en los planes académicos de los alumnos.

Realizar un seguimiento de las estadísticas de los alumnos, como los créditos obtenidos o el GPA, y el progreso académico por periodos académicos.

Defina y gestione procesos como el periodo de inscripción, el periodo de evaluación o la fecha de concesión.

Garantizar la inscripción de los alumnos en las secciones de curso correctas y en el momento adecuado.

Realizar un seguimiento de los datos de ayuda financiera por periodos académicos para un correcto procesamiento de la ayuda financiera.

Defina programas de desembolso y paquetes de concesión para ayuda financiera.

Preguntas para tener en cuenta

Sujetos	Preguntas	Consideraciones
Estructura académica	¿Cuál es la estructura académica de su institución? ¿Su estructura académica admite calendarios separados por unidad académica o PDV?	La jerarquía de las unidades académicas de su estructura académica determina la herencia de la política de calendario. Si alguna unidad académica subordinada o PDV requiere una política diferente, puede sustituir la herencia asignándole directamente una política de calendario diferente. Para mantener un solo calendario y restaurar la herencia, puede volver a heredar la política de calendario de la unidad académica superior. Consulte Ejemplo: restauración de herencia de política de calendario de unidad académica superior.
Tipos de periodo académico	¿Qué tipos de periodo académico tiene su institución? ¿Qué tipos de periodo están asociados a un calendario específico? ¿Cuál es el orden en el que aparecen los tipos de periodo? ¿Qué periodos componen el periodo de verano de ayuda financiera?	Puede utilizar tipos de periodo académico en varios calendarios. Workday utiliza el tipo de periodo junto con el calendario académico en el proceso. No puede eliminar los tipos de periodo académico una vez que están en uso. Puede cambiarles el nombre y el cambio se aplicará a todos los calendarios académicos que los utilicen. Una vez que especifica el orden de los tipos de periodo en un calendario académico, Workday lo conserva para todos los años académicos del calendario. Puede definir reglas de fecha para tipos de periodo académico por calendario académico y nodo (combinación de nivel de unidad académica o PDV). Para que el proceso de ayuda financiera sea preciso, puede especificar tipos de periodo académico que se consideren de verano para la ayuda financiera federal.
Años académicos	¿Cuál es la fecha inicial y el periodo del año académico? ¿Cuál es la fecha final y el periodo del año académico?	Prepárese con esta información para ahorrar tiempo y esfuerzo al configurar el calendario académico en Workday.
Periodos académicos	¿Cuáles son los periodos académicos en su institución? ¿Qué sesiones (módulos) más pequeñas utiliza en sus periodos académicos estándar? ¿Alguna sesión (módulo) comienza durante un periodo estándar y finaliza en un periodo estándar diferente? ¿Utiliza su institución algún periodo académico no estándar? ¿Tiene programas que requieren procesamiento de ayuda financiera no temporal? ¿Cuántas semanas de instrucción hay en cada periodo académico?	Los periodos estándar representan ventanas de informes y no se pueden solapar. Los periodos no estándar (módulos) pueden abarcar periodos estándar, solo si ha activado Designación de cobertura de periodo académico estándar . Asegúrese de considerar detenidamente la decisión de abarcar periodos académicos, ya que la acción es irreversible en todo el entorno de cliente. Puede añadir periodos académicos no estándar a todos los años de un calendario académico existente, incluidos los años anteriores. Puede configurar tipos de periodo no estándar para periodos académicos con el fin de crear registros de periodo académico no estándar. Cuando un alumno se registra en una sección de curso asociada a un periodo no estándar, Workday lo muestra como un registro de periodo diferenciado en sus estadísticas académicas. Puede generar informes sobre periodos estándar y no estándar en función de las fechas inicial o final de los periodos estándar. Ejemplo: un informe sobre las secciones de curso que se ofrecen en el semestre de otoño puede incluir secciones de curso que comenzaron dentro del periodo pero que finalizan en un periodo diferente. Un informe sobre cursos calificados para el semestre de otoño puede incluir secciones de curso que finalizaron dentro del periodo pero que comenzaron en otro periodo. Puede procesar la ayuda financiera de los alumnos en módulos o cursos que se ofrecen en periodos académicos no estándar. Workday utiliza el total de semanas de instrucción (WOI) en los periodos académicos para los cálculos de ayuda financiera. Workday excluye los festivos y los descansos programados de 7 días o más, incluidos los días de fin de semana contiguos, de los totales de la interfaz de usuario. Para obtener más información, consulte Concepto: periodos académicos estándar y no estándar.
Secciones de curso semestral y no semestral	¿Tiene secciones de curso tanto semestrales como no semestrales? ¿Ofrecen secciones de curso no temporales que comienzan en un periodo estándar y finalizan en un periodo estándar diferente?	Puede tener secciones de curso que: No comiencen ni finalicen con el periodo académico, sino dentro de un periodo fijo. Abarcan periodos académicos estándar. Las secciones de curso vinculadas a periodos no estándar se agrupan en el periodo estándar en el que comienzan. Para ofrecer cursos que abarquen periodos estándar, ejecute la tarea Designación de periodo académico estándar . Si no ha activado la expansión, Workday muestra un aviso de validación que indica que las Secciones de curso comienzan y finalizan dentro de un Periodo académico estándar. Si ha activado la expansión, Workday no restringe las secciones de curso para que se incluyan en un año académico o en cualquier otro marco temporal. La extensión del periodo académico tiene un gran impacto en la ayuda financiera y en las finanzas de los alumnos, por lo que debe analizar la decisión detenidamente.
Varios calendarios académicos	¿Utiliza varios calendarios académicos en su institución? ¿Cuántos programas requieren un calendario exclusivo?	Las políticas de calendario le permiten tener varios calendarios académicos en su institución. Puede tener una política de calendario exclusiva para una unidad académica y un nivel o un PDV. Para proteger la integridad de los datos, procure que su institución tenga el menor número posible de calendarios académicos. Cree un nuevo calendario académico solo cuando necesite un cambio estructural. Ejemplos: Diferentes tipos de periodo académico Cambiar el orden de los tipos de periodo académico Cambiar los tipos de periodo que son estándar Los pequeños cambios basados en fechas, como cambiar la fecha inicial del año académico, no requieren un nuevo calendario académico.
Transacciones de programa de estudios de alumno	¿Pueden los alumnos tener puntos de venta que utilicen distintos calendarios académicos?	Un alumno puede tener varios puntos de venta que utilicen distintos calendarios académicos. El calendario utilizado por el PDV principal controla los registros del periodo académico y los registros del periodo de ayuda financiera. El expediente académico de un alumno puede tener varios calendarios académicos cuando: Cambian su PDV principal en los calendarios. La política de calendario para sus cambios de PDV. Para adaptar el cambio, Workday actualiza el plan académico para mostrar los años y periodos académicos en función del nuevo calendario.
Cambios en calendario académico	¿Puede cambiar el calendario académico en cualquier momento?	Las políticas de calendario le permiten cambiar el calendario académico sin afectar a ningún dato transaccional. Un cambio de política solo puede producirse al comienzo de un año académico y no puede tener interrupciones ni solapamientos. Las validaciones integradas restringen los cambios de política de calendario cuando existen transacciones de alumno, como solicitudes o desembolsos, para el año académico. Puede cambiar el patrón de asistencia habitual o el tipo de unidad en algunos casos. Para configurar una política de calendario anterior a la política más antigua en un nodo que hereda la política más antigua, cree una copia de la política para la misma fecha efectiva. A continuación, puede realizar el cambio anterior previsto.
Fecha efectiva	¿Cuál es la importancia de una fecha efectiva para el calendario académico? ¿Con cuánto tiempo de antigüedad debe fechar el calendario?	Las fechas efectivas de la política de calendario le permiten cambiar el calendario académico y realizar un seguimiento de los cambios a lo largo del tiempo. Workday aplica automáticamente la fecha efectiva a una política de calendario para garantizar que los cambios solo se produzcan al comienzo de un año académico. Asegúrese de que su política de calendario se remonte para dar cabida a los primeros alumnos activos con inscripciones.
Calendario de festivos	¿Desea incluir un calendario de festivos o días no lectivos (como las vacaciones de primavera) en su calendario académico?	Para especificar festivos y días no lectivos en su calendario académico, cree un calendario de festivos en la tarea Creación de calendario de festivos .
Pago de actividad de periodo	¿Utiliza algún periodo académico para pagar a los empleados por las actividades realizadas durante el periodo?	En el caso de los periodos académicos utilizados para la paga de actividad de periodo, especifique Pago de actividad como Tipo de uso en la tarea Mantenimiento de uso de periodo académico . Considere si necesita periodos académicos con duraciones diferentes a los periodos utilizados para la actividad académica en Workday Student. No puede cambiar un periodo académico para el que ya ha procesado el pago de actividad de periodo.

Recomendaciones

Asigne la estructura de su calendario académico, incluidos los tipos de periodo académico, los años académicos y los periodos académicos, para facilitar la configuración.

Asegúrese de que sus periodos académicos abarquen la duración de todo el año de concesión de ayuda financiera. Ejemplo: si el año de concesión 2023-2024 abarca del 01-07-2023 al 30-06-2024, configure los periodos académicos (Semestre de verano de 2023, Semestre de otoño de 2023, Semestre de invierno de 2023, Semestre de primavera de 2024 y Semestre de verano de 2024) que abarquen este periodo. rango de fechas

Para configuraciones complejas con varios calendarios académicos, asigne su estructura académica y el calendario académico obligatorio para cada nodo.

Tenga cuidado al sustituir la herencia de la política de calendario para evitar cambios involuntarios en los nodos subordinados.

Asegúrese de que su política de calendario sea precisa antes de asociar datos transaccionales, como solicitudes, secciones de curso y desembolsos.

Requisitos

El calendario académico sustituye a los periodos y años académicos utilizados en implementaciones anteriores de Workday Student. Para cualquiera de estos periodos y años académicos sin calendario, debe ejecutar la tarea

Asignación de años a calendario académico

durante la configuración.

Ejecute esta tarea para los periodos académicos creados en Workday Human Capital Management (HCM) si desea utilizar los mismos periodos en Workday Student.

Limitaciones

Sin efecto

Definición de entorno de cliente

Sin efecto

Seguridad

Dominio	Consideraciones
Set Up: Academic Calendar en el área funcional Academic Foundation.	Le permite definir calendarios académicos y políticas de calendario.
Set Up: Calendar en el área funcional System.	Le permite crear calendarios de festivos.
Manage: Academic Calendar Updates en el área funcional Academic Foundation.	Le permite actualizar los calendarios académicos, incluidas las fechas de los periodos académicos existentes.
Set Up: Course Section Calendar Options en el área funcional Student Records.	Le permite designar la duración del periodo académico.
Set Up: Financial Aid Foundation en el área funcional Financial Aid.	Le permite designar tipos de periodo académico como verano para la ayuda financiera federal.
Set Up: Average Attendance Pattern en el área funcional Academic Advising.	Le permite crear, editar y consultar patrones de asistencia típicos.

Procesos de gestión

Sin efecto

Elaboración de informes

Informes	Consideraciones
Consulta de calendario académico	Le permite revisar los detalles de un calendario académico.
Consulta de periodos académicos	Le permite consultar todos los periodos académicos que no forman parte de un calendario académico.
Consulta de tipos de periodo académico	Le permite ver todos los tipos de periodo académico en uso.
Consulta de año académico	Le permite revisar los detalles de un año académico.
Consulta de días sin instrucción	Le permite consultar los eventos y las fechas de los días no lectivos de un año académico.

Workday proporciona los siguientes orígenes de datos de informe que puede utilizar para crear informes personalizados:

Calendarios académicos

Rangos de fechas académicas

Periodos académicos

Años académicos

Integraciones

Sin efecto

Conexiones y puntos de contacto

Funciones	Consideraciones
Asesoramiento académico	La interacción entre el calendario académico y los patrones de asistencia típicos controla los años y periodos que se muestran en los planes académicos de los alumnos. El informe Progreso académico del perfil de alumno utiliza el tipo de unidad por defecto configurado en la política de calendario.
Admisiones	Utiliza periodos académicos para: La fecha inicial prevista de los alumnos solicitantes. Agrupaciones de aplicaciones Aplicaciones en línea configurables. Si actualiza las fechas mediante la tarea Edición de fechas de periodo académico , Workday actualiza automáticamente las fechas de: Solicitudes de alumno Información de evaluación de solicitud de alumno Datos de reclutamiento de alumnos
Ayuda financiera	Las políticas de calendario académico afectan a varios procesos de ayuda financiera, como: Planes de asistencia de ayuda financiera Programas de desembolso Paquete de ayuda financiera Debido al alto impacto, Workday recomienda incluir a las partes interesadas de la oficina de ayuda financiera en los debates sobre el diseño del calendario.
Alumno básico	Utiliza periodos académicos para: Asignaciones de equipos deportivos Datos de residencia de alumno Si actualiza las fechas de periodo académico mediante la tarea Edición de fechas de periodo académico , Workday también actualiza automáticamente estas fechas.
Finanzas de alumno	Las políticas de calendario académico afectan a varios procesos de Finanzas de alumno, como: Cálculos de comisiones Planes de pago de alumno Configuraciones de fecha de vencimiento Debido al alto impacto, Workday recomienda incluir a las partes interesadas de las oficinas de finanzas y tesorería en los debates sobre el diseño del calendario.
Reclutamiento de alumnos	Utiliza rangos de fechas académicas y periodos académicos para eventos como: Campañas de reclutamiento de alumnos. Ciclos de reclutamiento de alumnos Eventos de reclutamiento de alumnos
Expedientes de alumno	El calendario académico afecta a muchas áreas, como: Registros de periodo académico para alumnos Inscripciones en cursos Cambios en el programa de estudios Debido al alto impacto, Workday recomienda incluir a las partes interesadas de la oficina del registrador en los debates sobre el diseño del calendario.
Workday HCM	Puede usar periodos académicos para el pago de actividad de periodo designándolos para Pago de actividad .

Workday ofrece un Touchpoints Kit con recursos para ayudarle a entender las relaciones de configuración en su entorno de cliente. Obtenga más información sobre Workday Touchpoints Kit en Workday Community.