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Última actualización: 2024-03-08
Pasos: definición de asignaciones de retención para saldos vencidos

Pasos: definición de asignaciones de retención para saldos vencidos

Cree mensajes de alumno en la categoría Finanzas de alumno para notificaciones proactivas o de suspensión.
Puede configurar asignaciones de retención automática para alumnos con saldos vencidos. Estas asignaciones retenidas pueden evitar que los alumnos, hasta que reduzcan su saldo a un importe aceptable:
  • Recepción de diplomas
  • Registrarse en clases.
También puede enviar notificaciones proactivas a los alumnos y a los representantes de terceros sobre las próximas fechas de vencimiento para ayudar a los alumnos a evitar que se atrasen en el pago de sus cargos.
  1. Acceda a la tarea
    Creación de cohorte de alumnos
     (opcional).
    Puede crear pertenencias a cohortes de alumnos no basadas en criterios para excluirlas de las asignaciones de retención vencidas. Consulte la sección
    Afiliación a cohorte de alumnos
     de Concepto: cohortes de alumnos.
    Seguridad: dominio
    Manage: Student Cohorts
     en el área funcional Academic Advising.
  2. Acceda a la tarea
    Configuración de asignaciones de retención de saldo vencido
     .
    Seguridad: dominio
    Set Up: Student Collections
     en el área funcional Student Financials.
  3. Mientras cumplimenta la sección
    Parámetros de asignación de retención
     , tenga en cuenta lo siguiente:
    Opción Descripción
    Excluir alumnos internacionales
    Poblaciones de alumnos para excluir
    Seleccione esta opción para excluir a los alumnos internacionales o de otro tipo de las asignaciones de retención vencidas para la institución y el nivel académico. Ejemplo: puede excluir a los alumnos de las retenciones de saldo vencido mientras esperan los pagos anticipados del contrato del patrocinador.
    La exclusión de alumnos de asignaciones retenidas no los excluye de las notificaciones proactivas. Workday envía notificaciones proactivas a todos los alumnos de la institución y el nivel académico seleccionados.
    Se aplica a todos
    Cuando su entorno de cliente tenga varias instituciones, seleccione esta opción para aplicar la retención a los alumnos en todas las instituciones y todos los registros.
    Puede ocultar esta opción mediante la
    tarea Edición de definición de entorno de cliente - Alumno
     si no desea que las retenciones se apliquen en todo el entorno de cliente.
    Se aplica a esta institución
    Si su entorno de cliente tiene varias instituciones, seleccione esta opción para aplicar la retención a los alumnos de esta institución.
    Puede ocultar esta opción mediante la
    tarea Edición de definición de entorno de cliente - Alumno
     si no desea que las retenciones se apliquen en todo el entorno de cliente.
    Ejemplo: configura los parámetros de retención de saldo vencido en varias instituciones para:
    • Katherine Johnson University (KJU) a nivel de institución. No selecciona un nivel académico y selecciona la casilla
      Aplicable a todos
       .
    • Perkins Technical College (PTC). Seleccione tanto el nivel académico
      de Grado
       como la casilla
      Applies to This Institution
       .
    Resultados: tanto Emma como Rob se inscriben en KJU y PCT. Cuando Emma tiene un saldo vencido en KJU, se aplica una retención tanto a KJU como a PTC. Cuando Rob tiene un saldo vencido en PTC, solo se aplica una retención a PTC.
  4. Seleccione la casilla Programación
    activa
     en la sección
    Configuración de notificación de programación
     (opcional).
    Puede especificar la hora a la que los mensajes de retención de alumno y las notificaciones de proxy comienzan a procesarse. Esta hora se basa en el campo
    Huso horario
     que aparece para su entorno de cliente.
  5. Mientras cumplimenta la ficha
    Configuración de retención vencida
     , tenga en cuenta lo siguiente:
    Opción Descripción
    Días de atraso
    Para retrasar la asignación de las retenciones en esta fila, introduzca el número de días después de la fecha de vencimiento. Puede utilizar este campo para configurar un periodo de gracia.
    Ejemplo: para configurar un periodo de gracia de 3 días, introduzca
    4
    . El cuarto día, Workday asigna las retenciones en esta línea.
    Importe de tolerancia de cuenta
    Introduzca el umbral que deben superar las cuentas de alumno para que Workday asigne las retenciones en esta fila.
    Ejemplo: establece este importe en 500 USD. Workday no aplica la retención a un alumno con 200 USD en cargos vencidos.
    Excluir ayuda prevista
    Seleccione esta opción para excluir la ayuda anticipada al considerar el saldo de un alumno para las retenciones vencidas.
    Tipos de retención
    Seleccione los tipos de retención que se asignarán cuando los alumnos superen los campos
    Días vencidos vencidos
     e
    Importe de tolerancia de cuenta
     .
    Mensaje de alumno
    Seleccione un mensaje para enviar a los alumnos cuando Workday asigne las retenciones en esta fila. Los criterios del mensaje de alumno deben ser:
    • En la categoría Finanzas de alumno.
    • Se utiliza para retenciones.
    Tipos de cargo
    Seleccione los tipos de cargo para los que desea configurar importes de tolerancia individuales. Los cargos con los tipos seleccionados aquí deben superar el
    Tolerance Amount per Charge
     para la consideración de asignación de retención vencida.
    Puede excluir ítems de cargo individuales de las consideraciones de retención vencidas mediante la tarea
    Edición de ítem de cargo de alumno
     .
    Importe de tolerancia por cargo
    Introduzca el umbral que debe superar un cargo con un tipo seleccionado en el campo
    Tipos de cargo
     para que se tenga en cuenta la asignación de retención vencida.
  6. Mientras cumplimenta la ficha
    Configuración de notificación proactiva
     , tenga en cuenta lo siguiente:
    Opción Descripción
    Excluir ayuda prevista
    Seleccione esta opción para excluir la ayuda anticipada al considerar el saldo de un alumno para las notificaciones proactivas.
    Limitar interacciones en (días)
    Introduzca el número de días después de una notificación proactiva antes de que Workday envíe al alumno otra notificación proactiva. Utilice este campo para evitar notificaciones excesivas cuando los alumnos tengan muchos cargos vencidos en un marco temporal corto.
    Workday no retrasa ninguna notificación que se encuentre dentro de la ventana, sino que simplemente no las envía.
    Esta configuración solo limita las interacciones de notificación proactiva y no afecta a otros tipos de interacciones de alumnos.
  7. Mientras cumplimenta la cuadrícula en la ficha
    Configuración de notificación proactiva
     , tenga en cuenta lo siguiente:
    Opción Descripción
    Días desde fecha de vencimiento
    Introduzca el número de días antes de la fecha de vencimiento del cargo para enviar un mensaje al alumno en esta fila.
    Ejemplo: introduce 3 y Workday envía notificaciones proactivas que cumplen todos estos requisitos 3 días antes de la fecha de vencimiento.
    Tolerancia de cuenta
    Introduzca el umbral que deben superar las cuentas de alumno para que Workday envíe el mensaje de alumno en esta fila.
    Ejemplo: establece este importe en 500 USD. Workday no envía el mensaje de alumno a un alumno con 200 USD en cargos vencidos.
    Mensaje de alumno
    Seleccione un mensaje para enviar a los alumnos cuando el alumno llegue a:
    • Los días desde la fecha de vencimiento de un cargo.
    • Supera la tolerancia de la cuenta.
    Puede seleccionar entre los mensajes de los alumnos que:
    • En la categoría Finanzas de alumno.
    • Se utiliza para retenciones.
    Mensaje de proxy
    Seleccione un mensaje para enviar a los servidores proxy cuando también haya seleccionado:
    • La casilla
      Permitir que los apoderados reciban notificaciones anticipadas de vencimiento vencido
       en la tarea
      Mantenimiento de opciones financieras de alumno institucional
    • Un mensaje que no incluye campos de fusión.
Workday evalúa las cuentas de los alumnos todas las noches, aplicando retenciones o enviando notificaciones proactivas según sea necesario. Cuando programa mensajes de retención de alumno o notificaciones de proxy para enviarlos más tarde, Workday:
  • Vuelve a evaluar estas cuentas de alumno en busca de pagos adicionales o cambios antes de la hora de inicio programada.
  • Elimina los mensajes y las notificaciones que ya no se aplican, lo que le ayuda a eliminar los mensajes innecesarios.
Cuando el saldo de un alumno cae por debajo del importe de tolerancia de la cuenta, Workday elimina las retenciones elegibles.
Ejemplo: la retención
de inscripción en registro
 tiene un importe de tolerancia de cuenta de 500 USD y la retención
de expediente académico
 tiene un importe de tolerancia de cuenta de cero USD. Un alumno tiene un saldo vencido de 1000 USD con una retención
de Añadir inscripción
 y una retención
de Expediente académico
 . Cuando el alumno realiza un pago de 800 USD, lo que deja un saldo vencido de 200 USD, Workday elimina la retención
de Inscripción de inscripción,
 pero mantiene la retención
de Transcripción
 .