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Última actualización: 2025-03-14
Definición de devolución de hojas de cálculo de Título IV

Definición de devolución de hojas de cálculo de Título IV

Una hoja de cálculo R2T4 le permite calcular el importe de fondos de Título IV que se devolverá cuando un alumno se dé de baja antes del final de un periodo académico estándar. En el caso de un alumno que se ha dado de baja oficialmente, Workday le envía una notificación de Mis tareas para crear una hoja de cálculo de segundo trimestre. Para un alumno que identifique como dado de baja no oficial mediante el informe
Búsqueda de alumnos para reincorporación de Título IV
 , puede crear una hoja de cálculo R2T4 manualmente.
  1. Acceda a la tarea
    Mantenimiento de devolución de hoja de cálculo de Título IV
     . En la lista de valores que aparece, seleccione el registro de ayuda financiera y el periodo académico adecuados para el alumno.
  2. En la ficha
    Información de ayuda de Título IV
     , realice los ajustes necesarios en los importes de ayuda aceptados y desembolsados.
    • Workday enumera las concesiones asociadas a ítems de concesión que tienen IDs de programa federal elegibles.
    • La cuadrícula
      del Programa de subvenciones de Título IV
       muestra los importes de ítems de concesión aceptados y ofrecidos.
    • La cuadrícula
      del Programa de préstamos del Título IV
       muestra los desembolsos desembolsados y previstos como importe neto de ayuda financiera potencialmente desembolsada.
  3. Rellene la ficha
    Porcentaje devengado
     para calcular el porcentaje de ayuda del Título IV para el que el alumno es elegible:
    Opción Descripción
    Fecha de retirada
    Se rellena automáticamente cuando se utiliza el proceso de gestión
    Evento de retirada institucional de alumno
     .
    Utilizar fechas y descansos de programa de estudios
    Workday calcula el porcentaje obtenido dividiendo el número de días que el alumno ha completado (según su
    Fecha de retirada
    ) por el número de días del periodo académico (menos los días de descanso programados institucionalmente). Ejemplo: un alumno asistió a un centro educativo durante 61 días en un periodo académico de 100 días. Dado que el porcentaje de ayuda obtenida es del 61 %, el alumno ha superado el umbral del 60 % y tiene derecho al 100 % de la ayuda, según la política del Departamento de Educación de EE. UU.
    Sustitución de fechas y descansos de programa de estudios
    Puede hacer lo siguiente:
    • Seleccione una
      Fecha inicial
       y
      una Fecha final
       personalizadas para el periodo académico utilizado en el cálculo.
    • Añada los descansos no programados a la cuadrícula
      Rangos de fechas de día de descanso utilizados en cálculo
       .
    Introducción manual de porcentaje devengado
    Si introduce manualmente un valor de porcentaje devengado, Workday utiliza la fecha de retirada únicamente con fines informativos.
  4. En la ficha
    Cargos institucionales
     , seleccione el botón
    Actualizar
     para capturar los cargos institucionales elegibles para el Título IV de los alumnos en la fecha de baja. Realice los ajustes necesarios en los cargos. Consulte Pasos: definición de cargos a alumno.
    Workday rellena los importes si el ítem de cargo asociado al cargo tiene:
    • Se produjeron en la fecha de retirada de la hoja de cálculo.
    • Una
      clasificación
       de
      Institucional
      .
    • Uno de estos valores
      de Tipo
       :
      • Tarifa de curso
      • Vivienda
      • Tarifas obligatorias
      • Matrícula
  5. En las fichas
    Devoluciones institucionales
     y
    Devoluciones de alumnos
     , revise los importes de ayuda de Título IV que se van a devolver.
    Un alumno recibe una protección de subvención de Título IV del 50 % de la ayuda que recibe. Un alumno solo debe devolver los fondos no devengados que superen la protección.
  6. En la ficha
    Hoja de seguimiento posterior a retirada
     , determine si al alumno se le debe un desembolso posterior a retirada.
    1. Introduzca un importe en
      Recuadro II Cargos pendientes por gastos relacionados con la educación restantes en cuenta de alumno
      .
    2. En la cuadrícula
      Programa de subvenciones de Título IV
       , introduzca los importes de los programas de subvenciones elegibles.
    3. En la cuadrícula
      Programa de préstamos de Título IV
       , introduzca los importes de los programas de préstamos elegibles.
      El importe de desembolso posterior a la baja del alumno se muestra en
      Recuadro III Desembolso posterior a retirada ofrecido directamente a alumno o principal
      .
    Cuando un alumno es elegible para un desembolso posterior a la baja, Workday recomienda revisar el estado de carga
    del Periodo académico (POS)
     en el plan de asistencia del alumno antes de informar a Common Origination and Disbursement (COD). Es posible que deba sustituir este valor para reflejar el estado de carga del alumno antes de su baja.
  7. Haga clic en
    Enviar
    .
Workday calcula el importe de los fondos de Título IV que se devolverán y envía la hoja de cálculo a su gerente de ayuda financiera para su aprobación. Los fondos del Título IV vencen 45 días después de la fecha de baja del alumno. Los desembolsos posteriores a la baja vencen 30 días después de la fecha de baja del alumno.
Puede utilizar el informe
Búsqueda de devolución de hojas de cálculo de Título IV
 para consultar las hojas de cálculo R2T4 de un periodo académico determinado. Cuando edite una hoja de cálculo existente, indique por qué ha realizado los ajustes seleccionando
Nota
Añadir nota de alumno
 en el menú de acciones relacionadas del alumno.
Para actualizar los importes de devolución reales, utilice el informe
Total de asistencia financiera
 en el grupo de perfil Ayuda financiera del perfil del alumno.