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Última actualización: 2025-03-14
Pasos: devolución de fondos de Título IV

Pasos: devolución de fondos de Título IV

Para ser elegible para el importe total de la ayuda financiera del Título IV para un periodo académico estándar, un alumno que se da de baja debe asistir al menos el 60 % de los días programados en el periodo. Si cumplen este requisito, pueden tener derecho a un desembolso posterior a la retirada. Si el alumno asiste menos del 60 % de los días programados, debe devolver los fondos del Título IV no devengados al gobierno federal. El importe de los fondos no devengados se calcula en función de la fecha de baja del alumno o del porcentaje que especifique.
Workday le permite crear hojas de cálculo de devolución de Título IV (R2T4) que calculan el importe de los fondos de Título IV que se devolverán al Departamento de Educación de EE. UU. o un importe de desembolsos posteriores a la retirada adeudados al alumno en un periodo académico estándar.
  1. Acceda al proceso de gestión
    Evento de retirada institucional de alumno
     en el área funcional Student Records.
    1. En el menú de acciones relacionadas, seleccione
      Proceso de gestión
      Edición de definición
      .
    2. Añada un paso
      Acción
       y especifique
      Create Return of Title IV Worksheet
      .
      Este paso inicia el subproceso
      Evento de devolución de hoja de cálculo de Título IV
       , que le envía automáticamente un elemento Mis tareas para crear una hoja de cálculo R2T4 cuando un alumno se da de baja oficialmente mediante la tarea de alumno
      Solicitud de baja
       o cuando un administrador procesa la baja como parte de la Solicitud de baja
      institucional de alumno.
       El proceso de gestión Evento de retirada
    Seguridad: los siguientes dominios del área funcional System:
    • Business Process Administration
    • Manage: Business Process Definitions
  2. Cree notificaciones personalizadas para el proceso de gestión
    Evento de devolución de hoja de cálculo de título IV
     (opcional). Consulte Creación de notificaciones personalizadas.
    Puede notificar a los alumnos sobre:
    • El estado de su hoja de cálculo R2T4.
    • Los resultados del cálculo de la hoja de cálculo R2T4.
  3. Acceda a la tarea
    Edición de calendario académico
     y asegúrese de que su calendario académico incluya el calendario de festivos correcto en la lista de valores
    Días sin instrucción
     .
    Seguridad: dominio
    Set Up: Academic Calendar
     en el área funcional Academic Foundation.
  4. Si su institución ofrece días de instrucción en fin de semana, ejecute la tarea
    Mantenimiento de política de programa de ayuda federal para estudiantes
     y seleccione los días adecuados para su política de programa de FSA en la sección
    Días de instrucción en fin de semana de R2T4
     (opcional).
    Seguridad: dominio
    Set Up: Financial Aid Rule Sets and Policies
     en el área funcional Financial Aid.
  5. Si ha realizado cambios en su calendario académico o en los días de instrucción del fin de semana, ejecute la tarea
    Actualización de ayuda financiera basada en cambios de configuración
     y seleccione
    Actualizar días no académicos para semanas de instrucción
     para el periodo académico estándar asociado (opcional).
    Seguridad: los siguientes dominios en el área funcional Financial Aid:
    • Definición: ayuda financiera
    • Gestión: evaluación de elemento de acción de ISIR
  6. Acceda a la tarea
    Mantenimiento de devolución de configuración de Título IV
     .
    Especifique el orden en el que desea que Workday devuelva los préstamos y subvenciones federales para un año de concesión.
    Seguridad: dominio
    Manage: Return of Title IV Processing - USA
     en el área funcional Financial Aid.
  7. Acceda al informe
    Búsqueda de alumnos para devolución de Título IV
     .
    Identifique a un alumno para el que necesite crear una hoja de cálculo de segundo trimestre. Consulte Concepto: búsqueda de alumnos para devolución de título IV.
    Seguridad: dominio
    Manage: Return of Title IV Processing - USA
     en el área funcional Financial Aid.
  8. Cualquiera de las siguientes opciones:
    • Cree manualmente una hoja de cálculo para un alumno que no se haya dado de baja oficialmente. Solo puede crear una hoja de cálculo por alumno por periodo académico estándar.
    • Actualice una hoja de cálculo existente.
  9. Actualice el informe
    Total de asistencia financiera
     del alumno en el grupo de perfil Ayuda financiera de su perfil.
    El cálculo R2T4 muestra los importes netos.
    Seguridad: dominio
    Manage: Total Financial Assistance
     en el área funcional Financial Aid.
Devuelva la ayuda financiera mediante la tarea
Desembolso de pagos de ayuda financiera
 del menú de acciones relacionadas del informe
Ejecución de procesos de ayuda financiera de alumno por periodo
 . Debe finalizar esta acción en un plazo de 45 días a partir de la fecha de determinación o de la fecha de retirada (la que sea posterior) para cumplir con las normativas federales.