Consideraciones de definición: inventario

Administrator Guide

Este tema puede servir de ayuda para tomar decisiones al planificar la configuración y el uso de la funcionalidad Workday Inventory. En él se explica lo siguiente:

Por qué se define

Cómo encaja en el resto de Workday

Repercusiones posteriores e interacciones entre productos

Requisitos de seguridad y configuraciones de procesos de gestión

Preguntas y limitaciones que debe tener en cuenta antes de la implementación.

Consulte otras consideraciones de definición para obtener detalles sobre funciones de inventario específicas, y consulte instrucciones de tareas para obtener detalles de configuración específicos.

Qué es

Si configura Workday Inventory dentro de la definición de Workday Procurement, podrá gestionar todo el proceso de la cadena de suministro, desde la petición hasta el reaprovisionamiento.

Puede configurar las siguientes funcionalidades con Workday Inventory:

Almacenamiento

Satisfacción

Entregas

Devoluciones

Recuento

Reaprovisionamiento

Retiradas

Impresión de etiquetas

Inventario de acopio a medida

Beneficios para la empresa

Con Workday Inventory, puede hacer lo siguiente:

Mejorar la productividad al permitir que los trabajadores lleven a cabo tareas de inventario en dispositivos móviles

Aumentar la precisión y reducir la introducción manual a través del cálculo automático de los datos de transacciones de inventario

Minimizar el riesgo operativo mediante la automatización de los procesos de inventario, como el almacenamiento y el reaprovisionamiento

Utilizar los informes y los análisis para comprender cómo consumen inventario los centros de gestión, de modo que pueda controlar los costos, limitar el desperdicio y planificar los pedidos futuros.

Ejemplos de uso

Puede utilizar Workday Inventory para:

Contar ítems para conciliar los niveles de stock en los centros de gestión

Garantizar el cumplimiento normativo mediante unas trazas de auditoría completas de su contabilidad de inventario

Generar solicitudes de stock y satisfacerlas con listas de acopio y documentos de envío

Mantener las ubicaciones de acopio a medida del inventario a medida, como es el caso de los carros en los hospitales

Expedir rápidamente órdenes urgentes sin solicitudes de stock

Imprimir etiquetas para adjuntarlas a notas de entrega y ubicaciones de inventario

Procesar devoluciones de ítems dañados y sin utilizar

Reaprovisionar el stock automáticamente cuando los niveles caigan por debajo de los umbrales definidos

Realizar el seguimiento de ítems de entrega con control de serie y lote

Preguntas que debe tener en cuenta

Preguntas	Consideraciones
¿Cómo tiene previsto definir las ubicaciones de su inventario?	Puede definir estos tipos de ubicación de inventario y organizarlos en jerarquías de ubicaciones para almacenar inventario: Centros: le permiten añadir zonas y ubicaciones de inventario dentro de una cadena de ubicación. Ubicaciones de inventario: se utilizan para almacenar bienes propios o en consignación. Zonas: se utilizan para subdividir las ubicaciones de inventario y ayudar a varios trabajadores a acopiar en conjunto. Ejemplo usted define un almacén como centro de gestión de inventario y designa un gran pasillo como ubicación de inventario para almacenar bienes. Acto seguido, divide el pasillo en zonas, lo que permite que varios trabajadores hagan acopio a partir de varias ubicaciones al mismo tiempo. Puede gestionar el espacio en sus ubicaciones de inventario haciendo lo siguiente: Configurando unidades de medida (UdM) de almacenamiento para almacenar ítems en función de su forma y tamaño. Ejemplos: Bolsa , Botella y Caja . Convirtiendo las unidades de medida existentes para adaptarse a los cambios físicos en las ubicaciones de inventario. Ejemplo: para admitir pedidos grandes, convierte la unidad de medida de guantes de examen de exploración física de Caja a Paquete .
¿Cómo tiene previsto supervisar su inventario?	Puede realizar un seguimiento de su inventario desde el punto de solicitud de stock hasta el acopio, el envío y la entrega final. Puede llevar a cabo el seguimiento de: Intentos de entrega y confirmaciones. Grupos de entregas que envía a una única ubicación. Ítems que utilizan control de serie y lote. Ejemplo: puede asignar números de serie a ítems de gran valor como, por ejemplo, marcapasos, para supervisar su entrega. Ítems retirados, incluidas las respuestas y las reacciones a las retiradas.
¿Cómo tiene previsto gestionar la satisfacción?	Puede crear y satisfacer solicitudes de stock: Ad hoc Mediante el reaprovisionamiento de inventario Empleando el abastecimiento de peticiones en Workday Procurement Con integraciones de terceros También puede hacer lo siguiente: Asignar tipos a las solicitudes de stock, lo que le permitirá categorizarlas e incluirlas en sus informes personalizados. Hacer pedidos pendientes de ítems no satisfechos en solicitudes de stock en cuanto estos pasen a estar disponibles. Puede permitir que los trabajadores: Completen solicitudes de stock mediante listas de acopio. Envíen ítems acopiados mediante documentos de envío.
¿Cómo tiene previsto efectuar el recuento de inventario?	Puede realizar estos tipos de recuentos de inventario: Ad hoc: se utiliza para verificar cantidades. Ejemplo: desea verificar los niveles de stock cuando recibe grandes entregas. Cíclico: se efectúa el recuento de inventario en ubicaciones específicas dentro de un centro. Físico: se efectúa el recuento de todo el inventario de un centro. También puede configurar Workday para generar hojas de recuento automáticamente para ayudarle a planificar los recuentos futuros.
¿Cómo tiene previsto reaprovisionar el inventario?	Puede reaprovisionar ítems y bienes en consignación mediante: Peticiones, bajo pedido de proveedores Solicitudes de stock para realizar pedidos desde otros centros de gestión de inventario Puede utilizar datos históricos para determinar puntos de pedido de ítems de inventario, en función del: Uso promedio diario Plazo de proveedor favorito Puede programar el reaprovisionamiento: Para el inventario que se encuentra por debajo de los umbrales especificados. Con o sin puntos de pedido de ítems calculados.
¿Desea imprimir etiquetas para su inventario?	Puede usar plantillas de integración para exportar datos a aplicaciones de terceros a fin de imprimir etiquetas para: Entregas de salida Bienes recibidos, como cajas, palés y bolsas Ubicaciones de inventario, como pasillos, cajas y estantes
¿Cómo tiene previsto gestionar las ubicaciones de acopio a medida?	Puede definir ubicaciones de acopio a medida, como armarios, carritos y salas de suministro, para almacenar inventario de acopio a medida. Puede hacer lo siguiente: Mantener ítems de acopio a medida y ubicaciones de acopio a medida en grandes cantidades Imprimir hojas de recuento para ítems de acopio a medida También puede reaprovisionar ubicaciones de acopio a medida mediante: Cantidades de recuento Kanban Cantidades de pedido

Recomendaciones

Le recomendamos lo siguiente:

Incluir fechas de caducidad en los números de lote para que los trabajadores identifique qué ítems deben acopiar primero.

Efectuar un recuento de inventario físico completo antes de importar los saldos de inventario en Workday para garantizar la exactitud de los niveles de stock.

Revisar los ítems de compra existentes para determinar si es necesario crear ítems de compra adicionales para Workday Inventory.

Requisitos

Organice el equipo que necesitan los trabajadores para llevar a cabo tareas de inventario. Ejemplos:

Dispositivos de mano para escanear los ítems durante el acopio

Hardware y software de terceros para la impresión de etiquetas

Configure Workday Procurement.

Limitaciones

No se admiten:

Cross-docking

Acopio por fases

No puede utilizar Workday Inventory:

Para vender inventario a clientes externos a su empresa

Con métodos contables que no sean el método de costo medio

Definición de entorno de cliente

Puede usar la tarea

Edición de definición de entorno de cliente - Finanzas

para definir generadores de secuencia de ID para transacciones de inventario.

Seguridad

Acceda al informe

Políticas de seguridad de dominio para área funcional

para consultar todos los dominios de seguridad de Workday Inventory. Mientras configura la seguridad, tenga en cuenta lo siguiente:

Dominios	Consideraciones
Dominio Manage: Inventory en el área funcional Inventory.	Le permite gestionar y enviar lo siguiente: Peticiones de uso en consignación Reaprovisionamientos de inventario Reservas de inventario Eliminaciones de asignación de línea de acopio También puede utilizar este informe para consultar informes relacionados.
Dominio Manage: Item Inventory Site Attributes en el área funcional Inventory.	Le permite proteger el acceso a los atributos de centro de gestión de inventario de sus ítems de compra, sin tener acceso a las tareas de ítems de compra.
Dominio Manage: Location en el área funcional Organizations and Roles.	Le permite crear ubicaciones y jerarquías de ubicaciones.
Dominio Process: Goods Delivery en las áreas funcionales Inventory y Procurement.	Le permite: Crear, editar y cerrar notas de entrega de bienes Gestionar grupos de entrega de bienes Imprimir notas de entrega Las reglas de entrega de bienes se mantienen con seguridad en el dominio Set Up: Inventory .
Dominio Process: Inventory en el área funcional Inventory.	Le permite acceder a la mayoría de las transacciones de inventario. Puede gestionar el acceso a su inventario físico y consultar los informes relacionados.
Process: Inventory Count en el área funcional Inventory.	Le permite proteger el acceso a la información sobre recuentos de inventario y los informes relacionados. Puede configurar grupos de seguridad a partir de los informes de una sola empresa o ubicación, y asignar dichos grupos de seguridad al subdominio Reports: Inventory Count .
Process: Inventory Pick List en el área funcional Inventory.	Le permite proteger el acceso a la información de las listas de acopio de inventario y los informes relacionados. Puede configurar grupos de seguridad a partir de los informes de una sola empresa o ubicación, y asignar dichos grupos de seguridad al subdominio Reports: Inventory Pick List .
Process: Inventory Shipment en el área funcional Inventory.	Le permite proteger el acceso a la información sobre envíos de inventario y los informes relacionados. Puede configurar grupos de seguridad a partir de los informes de una sola empresa o ubicación, y asignar dichos grupos de seguridad al subdominio Reports: Inventory Shipment .
Process: Inventory Stock Request en el área funcional Inventory.	Permite a los usuarios evitar que los trabajadores ejecuten informes de inventario dentro de una sola empresa o ubicación.
Dominio Reports: Inventory en el área funcional Inventory.	Le permite consultar informes de inventario.
Dominio Set Up: Inventory en las áreas funcionales Inventory y Procurement.	Le permite realizar tareas de inventario y consultar los informes relacionados.
Set up: Inventory Accounting en el área funcional Inventory.	Le permite: Editar opciones de contabilidad de inventario Mantener márgenes de inventario Consultar informes relacionados
Set Up: Tenant Setup - Financials en el área funcional System	Le permite configurar opciones en todo el entorno de cliente para Workday Inventory.
Seguridad: Set Up: Unit of Measure en el área funcional Common Financial Management.	Le permite mantener las UdM para las transacciones de inventario y consultar los informes relacionados.

Procesos de gestión

Procesos de gestión	Consideraciones
Evento de solicitud de cambio de factor de conversión	Le permite: Cambie el factor de conversión entre la UdM de almacenamiento de un ítem y la UdM base. Envíe las solicitudes de cambio de factor de conversión para su aprobación.
Change Item Spend Category Request	Le permite enviar notificaciones de aprobación de solicitudes de cambio de categoría de gasto.
Evento de ajuste de inventario Evento de ajuste de costo de inventario	Estos procesos de gestión le permiten ajustar estos componentes del ítem: Importes Costos
Evento de recuento de inventario	Le permite realizar recuentos de ítems de inventario.
Evento de entrega de bienes Grupo de entrega de bienes Ejecución de entrega de bienes	Estos procesos de gestión le permiten: Crear notas de entrega Agrupar varias notas de entrega que envía a la misma ubicación Registrar los intentos de entrega satisfactorios e insatisfactorios
Evento de lista de acopio de inventario Evento de envío de inventario Evento de solicitud de stock de inventario	Estos procesos de gestión le permiten: Crear y enviar solicitudes de stock Generar y completar listas de acopio Enviar de inventario acopiado
Evento de traslado de inventario	Le permite trasladar ítems de inventario entre ubicaciones dentro de un centro.
Expedición rápida	Le permite enviar ítems sin solicitudes de stock.
Evento de recuento de acopio a medida de inventario Eliminación de acopio a medida de inventario	Estos procesos de gestión permiten eliminar o hacer un recuento de ítems de acopio a medida de las ubicaciones de acopio a medida.
Evento de ajuste de almacenamiento en inventario Evento de almacenamiento en inventario Evento de almacenamiento de notas de recepción de inventario	Estos procesos de gestión le permiten: Ajustar cantidades de almacenamiento Almacenar los ítems recibidos.
Evento de devolución de inventario Evento de devolución de inventario a proveedor	Estos procesos de gestión le permiten: Procesar devoluciones entre centros Devolver inventario a proveedores
Evento de ítem de compra	Sirve para crear y enviar solicitudes de aprobación de nuevos ítems de compra. Puede añadir valores de atributo a ítems de compra cuando tiene permisos de seguridad de revisión y edición. Con este proceso de gestión, puede especificar los pasos para hacer lo siguiente: Crear un ítem de compra y el evento de ítem de compra correspondiente Editar un evento de ítem de compra Enviar los ítems nuevos a un paso específico para añadir la información de cargo a paciente. El proceso de gestión no controla las siguientes actualizaciones realizadas desde el informe Consulta de ítem de compra : Los atributos del centro de gestión de inventario La información de cargo a paciente Las reglas de abastecimiento Las actualizaciones de precios

Informes

Puede utilizar el informe

Informes estándar de Workday

para consultar todos los informes de inventario, entre los que se incluyen:

Informes	Consideraciones
Documentos de saldo de acumulación para notas de recepción de inventario	Puede utilizar este informe para identificar en qué estado se encuentran sus saldos: Devengo de notas de recepción Pasivo de notas de recepción El informe muestra las líneas de orden de compra y los siguientes elementos asociados a ellas: Líneas de factura Almacenamientos Líneas de nota de recepción
Efecto contable de cambio de categoría de gasto en inventario	Workday captura los worktags de crédito y débito y los importes en Haber y en Debe en este informe. Utilice el informe como ayuda con todos los asientos necesarios.
Búsqueda de solicitudes de cambio de categoría de gasto de ítem de compra	Le permite consultar las solicitudes de cambio de categoría de gasto que ha enviado.
Entregas que requieren atención Listas de acopio de inventario que requieren atención Solicitudes de stock que requieren atención	Consulte los siguientes elementos pendientes: Notas de entrega Listas de acopio Solicitudes de stock Ejemplo: puede identificar si hay un atasco en los centros de gestión de inventario para priorizar las solicitudes de stock urgentes.
Búsqueda de saldo de inventario	Puede consultar los saldos de inventario y de ítems de lote, entre los que se incluyen: Cantidades asignadas Cantidades disponibles Costo medio de los ítems Cantidades físicas Cantidades en proceso de acopio
Búsqueda de hoja de recuento de inventario Búsqueda de órdenes de devolución de inventario Búsqueda de envíos de inventario Búsqueda de solicitud de stock de inventario	Consulte los datos de transacciones de inventario para tomar decisiones fundadas sobre lo siguiente: Hojas de recuento Devoluciones Envíos Solicitudes de stock Ejemplo: consulte hojas de recuento para identificar los saldos de inventario restantes que desea contar.
Envíos en tránsito Valor en tránsito para devoluciones	Consulte información sobre ítems en tránsito procedentes de envíos y devoluciones como, por ejemplo, lo siguiente: Líneas de solicitud de stock asociadas Cantidades Su valor monetario

Es posible crear informes personalizados mediante orígenes de datos de informes, como los siguientes:

Línea de solicitud de stock de inventario

, que permite consultar datos de las líneas de solicitud de stock

Transacciones de inventario

, que permiten consultar todas las transacciones de inventario de una empresa

Integraciones

Puede utilizar servicios web para cargar datos para transacciones de inventario, como por ejemplo:

Put Inventory Location

Put Inventory Location Attributes

Put Inventory Par Bin

Put Inventory Par Location

Put Inventory Put-Away Rule

Put Purchase Item

Put Unit of Measure Set

Consulte Workday Community para obtener una lista más completa de los servicios web de inventario.

Puede utilizar plantillas de integración distribuidas por Workday para exportar datos de etiquetas de inventario a aplicaciones de terceros, lo que le permite imprimir y adjuntar etiquetas en:

Grupos de entrega de bienes

Notas de entrega de bienes

Ubicaciones de inventario

Ubicaciones

Ubicaciones de acopio a medida

Notas de recepción

Conexiones y puntos de contacto

Funciones	Consideraciones
Contabilidad financiera	Puede hacer lo siguiente: Generar contabilidad de transacciones de inventario Auditar la contabilidad para transacciones de inventario Crear reglas de contabilización en cuenta como, por ejemplo, las siguientes: Ajustes de costo Márgenes Transacciones de gastos
Human Capital Management	A la hora de configurar ubicaciones, puede permitir que los trabajadores: Mantengan ubicaciones de inventario Efectúen órdenes de bienes
Dispositivos móviles	Puede realizar las tareas de inventario siguientes en Android, iPad y iPhone: Recuento Entrega de bienes Expedición rápida Recuento de acopio a medida Eliminación de acopio a medida Acopio Almacenamiento
Aprovisionamiento	Puede actualizar estas configuraciones de aprovisionamiento para utilizarlas con Workday Inventory: Ítems de compra Notas de recepción Reglas de abastecimiento de peticiones Categorías de gasto También puede hacer lo siguiente: Crear solicitudes de stock mediante el abastecimiento de peticiones Organizar órdenes de consignación con proveedores para poder almacenar bienes en inventario sin costo alguno Retirar ítems de inventario
Cuentas de proveedor	Puede contabilizar las desviaciones en precio de factura e indicar cómo afectan a los ítems de inventario de costo medio.

Workday ofrece un Touchpoints Kit con recursos para ayudarle a entender las relaciones de configuración en su entorno de cliente. Obtenga más información sobre Workday Touchpoints Kit en Workday Community.

Consideraciones de definición: inventario consignado Consideraciones de definición: impresión de etiquetas Consideraciones de configuración: almacenamiento Consideraciones de definición: acopio por zona

Referencia: edición de definición de entorno de cliente - Finanzas

Siguiente nivel: gestión de cadena de suministro - Informes de inventario

Directorio de servicios web de Workday (WWS)

Contenido preconfigurado: configuraciones distribuidas de finanzas

Novedades de 2021R2 Publicación: cambio de categoría de gasto de ítem

2023R1 Novedades posteriores: proceso de gestión Creación y edición de ítem de compra

Siguiente nivel: paquete de configuración de informe de validación de datos de gestión de gasto

El siguiente nivel: potenciar la gestión de inventario y el aprovisionamiento en dispositivos móviles