Consideraciones de definición: peticiones
Este tema puede servir de ayuda para tomar decisiones a la hora de planificar la configuración y el uso de peticiones. En él se explica lo siguiente:
- Por qué definirlas
- Cómo encajan en el resto de Workday
- Repercusiones posteriores e interacciones entre productos
- Requisitos de seguridad y configuraciones de procesos de gestión
- Preguntas y limitaciones que debe tener en cuenta antes de la implementación
Consulte las instrucciones detalladas de la tarea para obtener información más completa sobre la configuración.
Qué son
Las peticiones permiten a los trabajadores solicitar bienes, servicios o mano de obra contingente para ellos mismos o en representación de otros trabajadores.
Beneficios para la empresa
Las peticiones de Workday le permiten:
- Gestionar de manera eficiente el flujo de información, las políticas de la organización y los procesos de gestión para controlar y supervisar estrictamente los gastos de la empresa.
- Configurar, personalizar e implementar una experiencia de tipo de compra en línea sencilla y familiar para los usuarios.
- Configurar plantillas y tipos de petición para que el proceso de petición sea más sencillo, rápido y más fácil de gestionar.
- Definir procesos de cadena de suministro específicos para la asistencia sanitaria para con el fin de pagar los bienes en consignación consumidos mientras reaprovisiona el inventario en consignación.
- Restringir las compras de bienes y servicios por grupo de seguridad.
Ejemplos de uso
- Personalice la seguridad segmentada para restringir el acceso a bienes y servicios a grupos de trabajadores autorizados.
- Defina distintos tipos de peticiones para distintos usos. Ejemplo: peticiones de solo factura y reaprovisionamiento de inventario y acopio a medida.
- Utilice plantillas de petición para los ítems solicitados con más frecuencia. Ejemplo: elementos esenciales que los nuevos empleados necesitan para empezar a trabajar.
Preguntas que debe tener en cuenta
Preguntas | Consideraciones |
|---|---|
¿Cómo controla quién tiene acceso a bienes, servicios y mano de obra contingente? | Con la seguridad segmentada, puede:
Puede definir roles individuales como compradores exclusivos. Ejemplo: cree un rol de comprador para los gerentes de centros de costos, que pueden solicitar bienes, servicios y mano de obra contingente para sus departamentos. También puede limitar la capacidad de los usuarios para consultar y generar informes sobre la información de transacción de operaciones mediante roles basados en la organización. |
¿Cómo quiere determinar qué pueden consultar los usuarios cuando envían peticiones y qué no? | Puede determinar qué ven los usuarios en las peticiones en función de sus configuraciones de seguridad y asignaciones de roles. Ejemplo: habilite enlaces externos en las peticiones para los gerentes de TI, pero no para los gerentes de centros de costos. |
¿Cómo quiere organizar y optimizar el proceso de petición? | Puede categorizar las peticiones de acuerdo con distintos tipos. Ejemplo: coteje un tipo de petición con un tipo de orden de compra o identifique un tipo de petición solo para reaprovisionamiento de inventario.
También puede agrupar colecciones de bienes y servicios con el fin de crear plantillas de petición. Puede permitir que los usuarios llenen sus carritos de compra desde una variedad de fuentes, como:
|
¿Cómo quiere gestionar las peticiones de solo factura? | Puede usar peticiones de solo factura para pagar los productos de asistencia sanitaria después de su uso con el fin de evitar niveles de inventario impredecibles y realizar un seguimiento de los datos de productos para las retiradas o de la caducidad de los productos.
Puede configurar tipos de petición para:
|
¿Quiere personalizar sus tareas de petición? | Workday ofrece un alto nivel de personalización para el proceso de peticiones, lo que le permite ocultar o solicitar campos opcionales en las tareas e informes de petición.
Puede definir uno o más objetos personalizados en peticiones y líneas de petición para capturar información adicional de acuerdo con sus necesidades empresariales. |
¿Cómo quiere ayudar a los usuarios a navegar por el proceso de petición? | Puede hacer lo siguiente:
Si no realiza ninguna acción, el texto de ayuda existente no se rellenará en las peticiones. Los solicitantes también pueden usar Workday Assistant, Workday for Slack y Workday for Microsoft Teams para comprobar tanto el estado de las peticiones de compra como el estado y detalles importantes de las facturas de proveedor relacionadas. |
¿Cómo se consolidan las peticiones en las órdenes de compra? | Para reducir el número de documentos que los compradores y proveedores deben gestionar, puede consolidar las peticiones con varios contratos de proveedor en una orden de compra.
También puede asignar peticiones a órdenes de compra existentes. |
¿Qué cargos adicionales quiere que los usuarios capturen en las peticiones? | Puede usar las opciones de aprovisionamiento de la empresa para permitir a los usuarios especificar el flete total estimado y los cargos diversos en los documentos de petición. |
Recomendaciones
- Añada el workletPeticionesa su página de inicio.
- En el caso de los enlaces externos, colabore con sus proveedores para asignar los códigos estándar de productos y servicios de las Naciones Unidas (UNSPSC) a las categorías de gasto.
- Recuerde a los usuarios que deben comprobar y actualizar los precios antes de usar peticiones creadas a partir de plantillas o copiadas de peticiones anteriores.
- Defina estándares cXML para órdenes de compra y facturas de proveedor para que Workday pueda comunicarse con sitios de proveedores externos.
Requisitos
Sin efectos.
Limitaciones
- No puede incluir ítems de enlace externo en plantillas ni en copias de peticiones.
- Debe actualizar manualmente los cambios de precios de proveedor al crear plantillas y copias de peticiones existentes.
- No puede realizar divisiones de línea en peticiones originadas en una solicitud de stock.
Definición de entorno de cliente
Puede configurar su entorno de cliente para:
- Añadir información de procedimiento en peticiones de solo factura
- Consolidar peticiones que contengan distintos contratos de proveedor en una orden de compra
- Crear reglas de abastecimiento para peticiones
- Admitir archivos adjuntos y categorías de archivos adjuntos en peticiones.
- Sustituir ítems de web por ítems de compra vinculados durante el abastecimiento automático o manual de peticiones para órdenes de compra.
Security
Configure los siguientes dominios de seguridad en el área funcional Procurement:
Dominio | Consideraciones |
|---|---|
Process: Requisition – Close
| Le permite cerrar peticiones y plantillas de petición. |
Process: Requisition - Create/Edit
| Le permite crear y editar peticiones. También puede acceder al worklet de petición para crear peticiones. |
Process: Requisition – View
| Le permite consultar peticiones. |
Process: Shared Requisition Template
| Le permite procesar plantillas de petición compartidas y consultar los informes relacionados. |
Self-Service: Requisition
| Le permite acceder al autoservicio para procesar peticiones y consultar los informes relacionados. También puede acceder al worklet de petición para crear y consultar peticiones. |
Self-Service: Requisition Template
| Acceso de autoservicio para procesar plantillas de petición y consultar los informes relacionados. |
Proceso: plantilla de petición compartida - Consulta
| Permite permisos de seguridad de dominio para consultar plantillas de petición compartidas y de autoservicio e informes relacionados.
Para gestionar la seguridad de las plantillas compartidas, debe aceptar la función Activar actualizaciones de seguridad de plantilla de petición. |
Utilice el dominio
Integration Build
en el área funcional Integration para permitir a los usuarios enviar órdenes de compra a un proveedor en función de las peticiones.Procesos de gestión
Procesos de gestión | Consideraciones |
|---|---|
Evento de petición
| Se utiliza para aprobaciones de petición. Puede hacer lo siguiente:
Para crear y enviar peticiones, también debe activar el paso de inicio de Finalización de compra (REST) en el proceso de gestión. |
Evento de abastecimiento de peticiones
| Configure el proceso de gestión Evento de abastecimiento de peticiones para controlar el abastecimiento de bienes, servicios y mano de obra contingente. |
Cambio masivo de trabajador en documento de aprovisionamiento
| Se utiliza para enviar los cambios del solicitante de la petición y los cambios del comprador de la orden de compra para su aprobación. |
Informes
Informe | Consideraciones |
|---|---|
Búsqueda de peticiones
Mis peticiones | Utilice estos informes para:
Si acepta la función Unificación de experiencia en peticiones desde el informe Mantenimiento de aceptación de funciones , le dirigiremos desde el informe Mis peticiones al worklet Peticiones para simplificar el proceso de petición. Consulte Concepto: worklet de peticiones. |
Plantillas de worktag de petición
| Utilice este informe para consultar y editar plantillas de worktag. |
Plantillas de petición
| Utilice este informe para:
|
Puede usar estos orígenes de datos de informes indexados para crear informes personalizados:
- Requisition Lines and Line Splits for Company
- Requisition Lines and Line Splits for Worker
Integraciones
Workday proporciona los siguientes tipos de plantillas de integración:
- Plantilla genérica para proveedores personalizados
- Plantillas preconfiguradas para proveedores en Workday Catalog
Además de la definición de integración, configure las siguientes tareas para cada proveedor:
- Mantenimiento de vínculos de proveedor
- Maintain External Cart Details
Conexiones y puntos de contacto
La funcionalidad de petición interactúa con las siguientes áreas de Workday:
Funciones | Consideraciones |
|---|---|
Inventario | Puede completar el ciclo de solicitud de pago y:
|
Cuentas de proveedor | Puede crear y programar órdenes de compra, así como registrar horas para trabajadores contingentes y generar facturas de proveedor. |
Contratos de proveedor | Puede activar la adjudicación de solicitudes de oferta para los proveedores correspondientes, y configurar y procesar órdenes de compra programadas. |
External Suppliers | Puede definir y gestionar proveedores para obtener bienes, servicios y mano de obra contingente de sus procesos de petición. |
Contabilidad financiera | Puede crear devengos de nota de recepción a partir de notas de recepción aprobadas y no facturadas, facturas de proveedor y órdenes de compra de solo factura de bienes y servicios. |
Información bancaria y liquidación | Puede verificar las transacciones de la tarjeta de compras. |
Activos empresariales | Puede realizar un seguimiento de los activos que su empresa adquiere a través del proceso de aprovisionamiento. Puede hacer lo siguiente:
|
Workday ofrece un Touchpoints Kit con recursos para ayudarle a entender las relaciones de configuración en su entorno de cliente. Obtenga más información sobre Workday Touchpoints Kit en Workday Community.