Consideraciones de definición: ítems de compra con información de proveedor
Este tema puede servir de ayuda para tomar decisiones a la hora de planificar la configuración y el uso de ítems de compra con información de proveedor. En él se explica lo siguiente:
- Por qué configurarlo.
- Cómo encaja en el resto de Workday.
- Impactos posteriores e interacciones entre productos.
- Requisitos de seguridad y configuraciones de procesos de gestión.
- Preguntas y limitaciones que debe tener en cuenta antes de la implementación.
Consulte las instrucciones detalladas de la tarea para ver todos los detalles de configuración.
Qué es
Los ítems de compra con información de proveedor le permiten:
- Defina ítems de compra genéricos con detalles de proveedor específicos para el aprovisionamiento, como la unidad de medida (UdM) y la fijación de precios.
- Mantener ítems de catálogo de proveedor en tareas de ítems de compra.
- Utilice la información del proveedor principal en las transacciones de aprovisionamiento.
- Configure reglas de precios avanzadas para la información del proveedor en función de una empresa, un contrato de proveedor, una ubicación de envío y un periodo.
Beneficios empresariales
Cuando define sus ítems de compra con información de proveedor, puede hacer lo siguiente:
- Consolidar y minimizar la entrada de datos para el mantenimiento de ítems.
- Reduzca la cantidad de cargas de catálogo que requiere su empresa.
- Controle las unidades de medida y la fijación de precios en las transacciones para mantener la coherencia.
- Haga clic en un botón para automatizar la entrada de datos.
Ejemplos de uso
Función | Ejemplo de uso |
|---|---|
Administrador de ítems | Introduzca los datos de los ítems para realizar pedidos, expediciones y existencias en las tareas de ítems de compra.
El administrador de ítems puede omitir las cargas de catálogo introduciendo la información del proveedor para los ítems de compra directamente en la ficha Información de proveedor de las tareas de ítems de compra. |
Solicitante | Los solicitantes pueden ver una opción de compra independiente en la tarea Búsqueda de catálogo para cada entrada de proveedor exclusiva en los ítems de compra.
Si acepta la función Unificación de experiencia de peticiones desde el informe Mantenimiento de aceptación de funciones , le dirigiremos de la tarea Búsqueda de catálogo a la búsqueda de catálogo en el worklet Peticiones para simplificar el proceso de petición. Consulte Creación de peticiones en el worklet de peticiones.Puede controlar cómo se muestra la información del proveedor para los solicitantes en la tarea Edición de opciones de aprovisionamiento de empresa . |
Comprador | En las órdenes de compra, los compradores pueden seleccionar la información del proveedor asociada al ítem de compra seleccionado. |
Especialista en inventario | En las transacciones de acopio a medida, los especialistas en inventario pueden seleccionar la información del proveedor justo a tiempo asociada al ítem de compra seleccionado. |
Especialista en cuentas por pagar | En las facturas, los especialistas de cuentas por pagar pueden seleccionar la información del proveedor asociada al ítem de compra seleccionado. |
Preguntas para tener en cuenta
Preguntas | Consideraciones |
|---|---|
¿Tiene catálogos de proveedor existentes en uso? | En el nivel de entorno de cliente, puede activar la edición de la información de ítems de catálogo en las tareas de ítems de compra. A continuación, puede mantener los catálogos de proveedores y, al mismo tiempo, los ítems de catálogo en las tareas de ítems de compra.
Workday sincroniza la información de los ítems de catálogo tanto si realiza actualizaciones con tareas de ítems de compra como con tareas de carga de catálogo. |
¿Cómo realiza su empresa el seguimiento y la selección de proveedores para los ítems de aprovisionamiento? | Puede marcar a los proveedores con una prioridad de abastecimiento. Workday rellena los valores de información del proveedor principal en las transacciones de gastos válidas. Para cada proveedor principal y secundario, puede mantener una lista de las unidades de medida de pedido, las unidades de medida justo a tiempo y los precios que aceptan los proveedores.
En el caso de las ofertas o los descuentos especiales, puede utilizar la tabla Fijación de precios avanzada para definir reglas de precios adicionales para la información del proveedor.Workday prioriza primero las líneas de fijación de precios avanzadas con ubicaciones de envío definidas, lo que le permite diferenciar el precio unitario y el abastecimiento de contratos por ubicaciones. Cuando selecciona la opción Calcular precio basado en factor de conversión, Workday utiliza cualquier línea de fijación de precios anticipada con una UdM configurada. Si no selecciona esta opción, Workday solo utiliza líneas con la UdM por defecto. Si crea una petición con una dirección de envío diferente a la de su cuadrícula de fijación de precios avanzada, Workday no establece por defecto el contrato de proveedor. Workday solo utiliza los valores por defecto cuando una dirección de envío coincide con la seleccionada en la petición. Si ha seleccionado un contrato de proveedor preferido, Workday utiliza la fijación de precios avanzada por ubicación de envío. |
¿Cómo solicita su empresa? | Para cada entrada de proveedor exclusiva de un ítem de compra, Workday muestra una opción de compra independiente en la tarea Búsqueda de catálogo para que los usuarios puedan añadirlas a las peticiones.
Si acepta la función Unificación de experiencia de peticiones desde el informe Mantenimiento de aceptación de funciones , le dirigiremos de la tarea Búsqueda de catálogo a la búsqueda de catálogo en el worklet Peticiones para simplificar el proceso de petición. Consulte Creación de peticiones en el worklet de peticiones.Workday sustituye las reglas de abastecimiento de peticiones cuando un ítem de compra tiene información de proveedor principal. |
¿En qué medida es coherente la información de la UdM? | Esta función funciona mejor cuando la información de la UdM del ítem es precisa y coherente. En el caso de los ítems asociados a un proveedor, Workday los valida cuando tiene distintos factores de conversión para la misma UdM de ítem o la misma UdM marcada como activa para almacenamiento e inactiva para pedidos. |
Recomendaciones
Vincule y edite ítems de catálogo en la tarea de ítem de compra para consolidar el mantenimiento de ítems. Workday rellena la información del ítem de catálogo principal en las transacciones cuando se añade el ítem de compra asociado.
Workday sincroniza la información de los ítems de catálogo tanto si realiza actualizaciones en los catálogos de proveedor como si realiza tareas de ítems de compra.
Requisitos
Para editar la información de ítems de catálogo en tareas de ítems de compra, un administrador debe aceptar los datos de ítems de catálogo en ítems de compra en la tarea
Edición de definición de entorno de cliente - Finanzas
.Limitaciones
- En el caso de un proveedor sin ítems de catálogo, solo puede añadir una entrada de información de proveedor. Puede actualizar la información del proveedor que ya está en uso.
- Para todos los proveedores, no puede introducir más de un contrato para la misma empresa con periodos temporales solapados.
- Si no desea mostrar la información del proveedor como opciones de aprovisionamiento independientes en la tareaBúsqueda de catálogo, todas las entradas de información del proveedor en el ítem de compra deben tener una prioridad de abastecimiento de cero.Si acepta la funciónUnificación de experiencia de peticionesdesde el informeMantenimiento de aceptación de funciones, le dirigiremos de la tareaBúsqueda de catálogoa la búsqueda de catálogo en el workletPeticionespara simplificar el proceso de petición. Consulte Creación de peticiones en el worklet de peticiones.
Definición de entorno de cliente
Seleccione la casilla
Activar datos de catálogo y fijación de precios para ítem de compra
en la tarea Edición de definición de entorno de cliente - Finanzas
para editar la información del ítem de catálogo en las tareas de ítem de compra.Seguridad
Configure los siguientes dominios en el área funcional Procurement para ítems de compra:
Dominios | Consideraciones |
|---|---|
Dominio Set Up: Purchase Item
| Puede definir ítems de compra y consultar los informes relacionados. |
Ver: dominio de ítem de compra
| Puede consultar un ítem de compra específico. |
Procesos de gestión
Cuando utiliza el servicio web
Import Supplier Items
, Workday inicia el proceso de gestión Evento de actualización de ítems de proveedor
para enviar las aprobaciones de información de proveedor actualizada sobre ítems de compra.Elaboración de informes
Puede usar el informe
Consulta de ítem de compra
para consultar los ítems de compra y la información del proveedor asociado.Utilice los siguientes orígenes de datos de informe en informes personalizados:
- Ítem de catálogo
- Item
- Ítem de compra
- Factor de conversión de unidad de medida
Utilice el origen de datos de informe
Solicitud de importación de ítem de proveedor
en informes personalizados para servicios web de ítems de proveedor.Integraciones
Puede utilizar los siguientes servicios web para actualizar la información del proveedor en los ítems de compra:
- Importar ítems de proveedor
- Obtención de ítems de proveedor
Workday utiliza el servicio web
Import Supplier Items
como acción de inicio en el proceso de gestión Evento de actualización de ítems de proveedor
.Cuando actualiza la fijación de precios de ítems de compra con un servicio web y selecciona la casilla
Calcular precio basado en factor de conversión
, Workday le recomienda lo siguiente:- Envíe la fijación de precios justo a tiempo y de pedido solo para las unidades de medida por defecto. Workday calcula el precio de otras unidades de medida en función del nuevo factor de conversión.
- Utilice los filtrosExcluir fijación de precios calculada por factor de conversiónySolo unidades de medida por defecto con cálculo de precio activadopara los servicios webGet Purchase ItemyGet Supplier Items.
Conexiones y puntos de contacto
Los ítems de compra con información de proveedor interactúan con las siguientes áreas de Workday:
Funciones | Consideraciones |
|---|---|
Inventario | Puede utilizar ítems de compra con información de proveedor justo a tiempo en transacciones de inventario, como una petición de reaprovisionamiento justo a tiempo. |
Cuentas de proveedor | En las tareas del portal de proveedor, los proveedores pueden elegir de una lista de unidades de medida que defina en su entorno de cliente para documentos de factura. |
Workday ofrece un kit de puntos de contacto con recursos para ayudarle a comprender las relaciones de configuración en su entorno de cliente. Obtenga más información sobre Workday Touchpoints Kit en Workday Community.