Consideraciones de definición: ítems de catálogo
Este tema puede servir de ayuda para tomar decisiones a la hora de planificar la configuración y el uso de los ítems de catálogo. En él se explica lo siguiente:
- Por qué definirlas
- Cómo encajan en el resto de Workday
- Repercusiones posteriores e interacciones entre productos
- Requisitos de seguridad y configuraciones de procesos de gestión
- Preguntas y limitaciones que debe tener en cuenta antes de la implementación
Consulte las instrucciones detalladas de la tarea para obtener información más completa sobre la configuración.
Qué es
Los ítems de catálogo representan ítems específicos de un catálogo que ofrecen los proveedores y su fijación de precio principal se lleva a cabo en función de los contratos de los proveedores.
También es posible permitir que los proveedores carguen sus catálogos en su entorno de cliente de Workday.
Beneficios para la empresa
Con los ítems del catálogo de proveedores, puede llevar a cabo lo siguiente:
- Organizar la información de los proveedores por proveedor, con cada catálogo de proveedores que contenga los ítems de catálogo que la empresa quiera adquirir.
- Permitir a los solicitantes buscar peticiones en los catálogos de proveedores.
- Mejorar la colaboración con los proveedores al permitirles cargar los ítems del catálogo.
- Consultar toda la información de ítems de proveedor en el entorno de cliente con el informeZona de trabajo de catálogo de proveedor.
Ejemplos de uso
- Permita que un proveedor cargue su propio catálogo en el entorno de cliente de Workday a fin de mejorar el proceso de colaboración.
- Workday abastece automáticamente las peticiones con ítems de catálogo en las órdenes de compra, lo que reduce la carga de trabajo del comprador.
Preguntas que debe tener en cuenta
Preguntas | Consideraciones |
|---|---|
¿Utiliza actualmente o tiene previsto utilizar los ítems de compra? | En las tareas de ítem de compra, puede asociar la información del ítem de proveedor al ítem de compra en la ficha Información de proveedor . Mediante los ítems de compra, permite a los solicitantes consultar ítems genéricos que pueden reconocer fácilmente. Workday rellena la información del proveedor correcta en las peticiones y órdenes de compra en función de la configuración del ítem de compra. |
¿Para qué utiliza su empresa los contratos de proveedores? | Para usar los ítems del catálogo de proveedores en Workday y en las transacciones de aprovisionamiento, debe añadir el catálogo del proveedor a un tipo de contrato de proveedor que esté activado en los ítems del catálogo.
Cuando añade un ítem de catálogo a un documento de transacción, Workday rellena el contrato del proveedor. De este modo, se garantiza que el precio del contrato sea el que especifica la fijación de precios principal. |
¿Cómo se define y se actualiza la información de ítem de proveedor? | Cuando se utilizan los ítems de catálogo de proveedores y los ítems de compra en la empresa, es necesario actualizar la información del ítem por separado, lo que aumenta la carga de trabajo de los administradores de ítems.
Puede asociar los ítems de compra a los ítems de catálogo durante la carga del catálogo para que se active el ítem de catálogo en Workday Inventory. Mediante la tarea Edición de definición de entorno de cliente - Finanzas , es posible permitir la edición de ítems de catálogo en las tareas de ítem de compra cuando se pueden añadir ítems de catálogo a la ficha Información de proveedor . A continuación, Workday sincroniza los datos de ítems de catálogo cuando los modifica en las tareas de ítems de compra o de catálogos de proveedores. |
¿Cómo quiere proteger los ítems de catálogo? | Puede emplear la seguridad segmentada en el proceso de gestión Carga de catálogo cuando la seguridad segmentada está activada en el contrato de proveedor asociado. |
¿Utiliza el inventario? | Si quiere emplear la tarea Almacenamiento en inventario , debe asociar ítems de catálogo a los ítems de compra durante la carga del catálogo o en las tareas de ítem de compra.
Cuando ejecuta la tarea Almacenamiento en inventario , Workday convierte el ítem de catálogo en el ítem de compra asociado. |
Recomendaciones
Defina los ítems de compra antes de cargar los ítems de catálogo de proveedor. De ese modo podrá asociar los ítems de compra a los ítems de catálogo durante su carga.
Incorpore los ítems de catálogo en la ficha
Información de proveedor
en las tareas de ítem de compra de forma que sea posible:
- Asociar varios ítems de catálogo a un ítem de compra en un solo lugar.
- Rellenar los ítems del catálogo con una prioridad de abastecimiento de uno en las transacciones de aprovisionamiento cuando seleccione el ítem de compra.
- Utilizar la tareaAlmacenamiento en inventario.
Edición de definición de entorno de cliente - Finanzas
:
- Restrinja la selección de la unidad de medida (UdM) en las transacciones de gastos, de forma que se garantice que los usuarios solo puedan usar las UdM que se hayan configurado.
- Active la edición de información de ítem de catálogo en las tareas de ítem de compra para consolidar la entrada de datos del ítem.
Requisitos
Para cargar los catálogos de proveedor en Workday, debe configurar y asociar los contratos de proveedor al catálogo.
Limitaciones
Si no se activa la edición de datos de los ítems de catálogo en las tareas de ítems de compra, deberá editar la información de ítems de catálogo y de compra por separado y de manera coherente para evitar que aparezcan discrepancias en los datos.
No es posible utilizar la tabla
Fijación de precios avanzada
, que le permite configurar precios alternativos por contrato de proveedor, empresa, ubicación y ubicación de envío de los ítems de compra.Definición de entorno de cliente
En la tarea
Edición de definición de entorno de cliente - Finanzas
, puede activar lo siguiente:
- La restricción de selección de unidades de medida en transacciones de gastos, para garantizar que los usuarios únicamente elijan las unidades de medida que se han configurado en la empresa.
- La edición de información de ítem de catálogo en las tareas de ítem de compra para consolidar la entrada de datos del ítem.
Seguridad
Configure el proceso de gestión
Carga de catálogo
en el área funcional Supplier Contracts.Si desea emplear la seguridad segmentada, asocie el segmento de seguridad del contrato a un grupo de seguridad de segmento que haya configurado en el proceso de gestión
Carga de catálogo
.Procesos de gestión
Con el proceso de gestión
Carga de catálogo
puede enviar las aprobaciones y las tareas a los administradores cuando un trabajador inicia la tarea Solicitud de carga de catálogo
.Si se editan los datos de los ítems de catálogo en las tareas de ítems de compra, las actualizaciones no utilizan el proceso de gestión.
Informes
Mediante el informe
Zona de trabajo de catálogo de proveedor
es posible profundizar en los ítems de catálogo por catálogo de proveedor. Puede editar o consultar toda la información del proveedor en el entorno de cliente.Los siguientes orígenes de datos de informe son muy útiles en los informes personalizados:
- Ítem de catálogo
- Ítem
- Ítem de compra
- Unit of Measure Conversion Factor
El origen de datos de informe
Solicitud de importación de ítem de proveedor
es muy útil en los informes personalizados de servicios web de ítems de proveedor.Integraciones
Mediante los siguientes servicios web es posible cargar o actualizar de forma masiva los ítems de catálogo del catálogo de un proveedor:
- Get Catalog Load
- Import Catalog Load
- Submit Catalog Load Request
Al activar la edición de ítems de catálogo en las tareas de ítem de compra, los siguientes servicios web servirán para actualizar de forma masiva los ítems de catálogo:
- Get Supplier Items
- Import Supplier Items
El servicio web
Import Supplier Items
es una acción de inicio del proceso de gestión Evento de actualización de ítems de proveedor
.Conexiones y puntos de contacto
Si quiere llevar a cabo la tarea
Almacenamiento en inventario
al adquirir ítems de catálogo, asocie los ítems de catálogo a los ítems de compra. Cuando reciba un ítem de catálogo, Workday rellenará el ítem de compra asociado en la tarea Almacenamiento en inventario
.Workday ofrece un Touchpoints Kit con recursos para ayudarle a entender las relaciones de configuración en su entorno de cliente. Obtenga más información sobre Workday Touchpoints Kit en Workday Community.