Consideraciones de definición: opciones de deducción y pago flexibles
Este tema puede servir de ayuda para tomar decisiones a la hora de planificar la configuración y el uso de opciones flexibles de pago y deducción. En él se explica lo siguiente:
- Por qué definirlas
- Cómo encajan en el resto de Workday
- Repercusiones posteriores e interacciones entre productos
- Requisitos de seguridad y configuraciones de procesos de gestión
- Preguntas y limitaciones que debe tener en cuenta antes de la implementación
Consulte las instrucciones detalladas de la tarea para obtener información más completa sobre la configuración.
Qué son
En Workday, las opciones flexibles de pago y deducción proporcionan un proceso de gestión centralizado para gestionar los pagos discrecionales y las deducciones de los trabajadores a través de la nómina. Ejemplos:
- Anticipos (Canadá, Reino Unido, EE. UU.)
- Donaciones
- Préstamos
Beneficios para la empresa
Puede utilizar opciones flexibles de pago y deducción para aumentar la eficiencia de sus operaciones de nómina:
- Revisar las solicitudes de los trabajadores, así como el estado y los saldos pendientes, en cualquier momento.
- Registrar pagos y deducciones flexibles en representación de los trabajadores, omitiendo las aprobaciones.
- Establecer límites en los tipos de solicitud de pago y deducción para tener más control sobre cuándo y cuánto pueden solicitar los trabajadores.
- Configurar importes de meta o de objetivo como corregibles, lo que le ayuda a evitar sustituciones y ajustes manuales.
También podrá permitir a los trabajadores lo siguiente:
- Solicitar sus propios pagos y deducciones, lo que reduce el procesamiento manual.
- Consultar el estado de sus solicitudes y saldos en cualquier momento, lo que reduce el tiempo que dedica a responder a las consultas.
Ejemplos de uso
Defina opciones de deducción y pago flexibles para:
- Donaciones benéficas en las que el trabajador especifica un importe total y un programa de deducciones.
- El costo de los uniformes distribuidos por la empresa que el trabajador paga a lo largo del tiempo.
- Anticipos (Canadá, Reino Unido, EE. UU.) o préstamos (FRA) que los trabajadores pueden solicitar para vacaciones, que reembolsan mediante deducciones de su paga habitual.
- Esquemas de ciclo de trabajo que reducen el pago antes de impuestos del trabajador (Reino Unido).
Preguntas que debe tener en cuenta
Preguntas | Consideraciones |
|---|---|
¿Qué tipos de opciones flexibles de pago y deducción desea admitir? | Puede definir tipos de deducción y pago flexibles para distintos casos de uso, como préstamos, contribuciones benéficas y reembolsos de equipo. Cada tipo puede tener distintas opciones y límites. También puede definir percepciones y deducciones exclusivas para cada tipo. |
¿Cómo desea realizar los pagos a los trabajadores que van a reembolsar? | Puede configurar un tipo de deducción y pago flexible con una percepción y una deducción. |
¿Cómo pueden los trabajadores solicitar importes de metas u objetivos (deducciones que no son reembolsos)? | Configure un tipo de deducción y pago flexible con solo una deducción. |
¿Cómo quiere gestionar las correcciones de los importes de objetivo o de objetivo para los trabajadores? | Puede configurar una meta o un importe de objetivo como corregible, lo que le permite cambiar el importe de objetivo incluso después de ejecutar varias finalizaciones de pago.
El importe de deducción no se actualiza automáticamente, pero puede cambiarlo manualmente al corregir el proceso de gestión. No puede acceder ni actualizar el número de cuotas porque Workday no almacena esta información. |
¿Cómo respalda el sacrificio salarial para una opción de pago y deducción flexible? | Puede crear una percepción con los cálculos que se utilizan normalmente para las deducciones (una percepción negativa). Selecciónelo como deducción al crear el pago flexible y el tipo de deducción. |
¿A qué periodo de tiempo desea limitar las solicitudes de trabajador? | Puede configurar tipos de pago y deducción con un rango de fechas disponible. |
¿Cuántas solicitudes simultáneas de pago flexible y deducción desea que tengan los trabajadores? | Puede configurar un tipo de deducción y pago flexible para activar solo una solicitud activa a la vez. El trabajador no puede volver a solicitar ese tipo hasta que Workday deduzca por completo la solicitud activa.
No puede impedir automáticamente que los trabajadores soliciten un tipo de deducción y pago flexible diferente, pero el aprobador puede rechazar la solicitud. |
¿Cómo quiere gestionar las solicitudes de trabajador para deducciones en curso? | Los pagos y las deducciones flexibles son para un importe y un número de cuotas definidos. Puede utilizar la función de deducciones voluntarias para activar deducciones continuas sin fecha final especificada. |
Recomendaciones
Para mejorar la facilidad de uso, cree etiquetas personalizadas para sustituir las etiquetas por defecto de Workday en tareas e informes de opciones de deducción y pago flexibles.
Cree palabras clave en su entorno de cliente para ayudar a los trabajadores a encontrar tareas e informes de opciones de pago y deducción flexibles.
Requisitos
Cree componentes de pago dedicados para opciones de pago y deducción flexibles.
Limitaciones
Esta función no admite:
- Creación o actualización de transacciones de deducciones y pagos flexibles mediante servicios web de entrada de nómina.
- Entrada de libros de trabajo de entrada de nómina
- Cargos por intereses sobre saldos pendientes
- Entradas de nómina en curso
- Pagos de historial de nómina
- Reversiones de nómina
- Prorrateo, excepto en el caso de los subperiodos de ausencia.
- Préstamos y anticipos retroactivos
- Seguimiento o recuperación de atrasos.
Workday no admite la validación del pago neto para las deducciones flexibles, lo que puede reducir el pago neto por debajo del importe de pago neto mínimo seleccionado aunque les asigne el orden de prioridad más bajo en la tarea
Mantenimiento de prioridades de deducción
. Sin embargo, hacerlo puede ayudarle a garantizar que la validación del pago neto se itere sobre las demás deducciones. También puede hacer lo siguiente:
- Corrija la meta o el importe de objetivo de las deducciones flexibles que haya configurado como corregibles.
- Utilice la entrada de nómina para reducir el importe de deducción flexible del periodo de pago.
Workday no almacena el número de cuotas de las deducciones flexibles. El importe de meta, objetivo o deducción se deduce en cada periodo de pago hasta que el saldo pendiente llega a cero, independientemente del número de cuotas seleccionadas inicialmente.
Workday no admite opciones de deducción y pago flexibles para los trabajadores:
- En grupos de pago de nómina de terceros
- En asignación internacional.
- Que se trasladen de un país admitido por Workday Payroll a un país no admitido.
Workday no convierte la moneda en las solicitudes de deducción y pago flexible existentes cuando un trabajador se traslada de un país de Workday Payroll a otro. Puede hacer lo siguiente:
- Calcule manualmente el saldo y los importes de cuota en la moneda del nuevo país y corrija la transacción.
- Añada una entrada de nómina única para compensar el importe original y vuelva a crear la transacción en la moneda del nuevo país.
En el caso de la nómina para EE. UU., no puede definir deducciones flexibles para las deducciones antes de impuestos si también ha activado Jurisdicciones de trabajo múltiples en curso.
Definición de entorno de cliente
Puede utilizar la tarea
Edición de definición de entorno de cliente - Búsqueda
para crear palabras clave que ayuden a los trabajadores a encontrar las tareas y los informes de opciones de pago y deducción flexibles. Ejemplos: Anticipo, Saldo, Meta, Préstamo.Security
Configure los siguientes dominios en el área funcional Core Payroll:
Dominios | Consideraciones |
|---|---|
Proceso: gestión de pagos flexibles y opciones de deducción | Le permite utilizar servicios web para procesar transacciones de deducción y pagos flexibles. |
Informe: nómina (pagos flexibles y opciones de deducción)
| Le permite consultar las transacciones de deducción y pago flexible de los trabajadores. |
Self-Service: Payroll (Flexible Payments and Deduction Options)
| Permite a los trabajadores consultar sus propias transacciones. |
Definición: nómina (pagos flexibles y opciones de deducción)
| Le permite crear y editar tipos de deducción y pago flexibles. |
Procesos de gestión
Configure la política de seguridad del proceso de gestión
Solicitud de opciones de pago y deducción flexibles
para:
- Identificar los grupos de seguridad que pueden solicitar, aprobar y realizar otras acciones en una solicitud.
- Defina notificaciones para que los trabajadores sepan cuándo realiza alguna acción en sus solicitudes.
No defina condiciones de paso que omitan el paso de aprobación. Debe especificar los periodos de pago y de primera deducción cuando apruebe la solicitud.
Informes
Informes o tableros de control | Consideraciones |
|---|---|
Worklet Mis pagos y deducciones flexibles
| Permite a los trabajadores:
|
Tablero de control de pago
| Puede añadir el worklet Mis pagos y deducciones flexibles al tablero de control Pagar para facilitar el acceso de los trabajadores. |
Informe Consulta de pagos y deducciones flexibles
| Consulte los eventos de deducción y pago flexibles.
Desde el menú de acciones relacionadas de un evento, puede hacer lo siguiente:
Puede utilizar el ID de tipo de pago/deducción del informe como worktag de nómina cuando:
|
Flexible Payment and Deduction Options
para crear informes personalizados sobre eventos de pago y deducción flexibles. Integraciones
Servicios web | Consideraciones |
|---|---|
Evento de obtención de pago y deducción flexibles
| Sirve para recuperar solicitudes de Workday. Ejemplo: para obtener datos de una carga masiva anterior que debe anular. |
Importar deducción y pago flexible
| Se utiliza para cargar solicitudes de forma masiva. Ejemplo: una campaña de donación en toda la empresa. |
Importar pago de nómina fuera de ciclo
| Se utiliza para cargar de forma masiva pagos adicionales o de sustitución para eventos de pago y deducción flexibles. |
Conexiones y puntos de contacto
Workday ofrece un Touchpoints Kit con recursos para ayudarle a comprender las relaciones de configuración en su entorno de cliente. Obtenga más información sobre Workday Touchpoints Kit en Workday Community.