Saltar al contenido principal
Documentación
Documentación
Administrator Guide
Última actualización: 2023-06-23
Pasos: definición de un pagador común (EE. UU.)

Pasos: definición de un pagador común (EE. UU.)

Revise las consideraciones de definición para las relaciones de empresa pagadora comunes.
Cree la empresa pagadora común y las empresas relacionadas.
Seguridad:
  • Dominio
    Manage: Company
     en el área funcional Organizations and Roles
  • Set Up: Payroll (Tax Filing/W-2s) - USA
     en el área funcional USA Payroll.
Puede crear una relación de empresa pagadora común en Workday. Durante el periodo de relación, la empresa pagadora común designada paga los salarios de todos los empleados de las empresas de la relación.
Workday agrega los salarios percibidos en todas las empresas implicadas a efectos de cálculo de límites para:
  • OASDI.
  • Medicare
  • Seguro federal de desempleo (FUI).
  • Seguro de desempleo estatal (SUI) para los estados configurados.
Es responsable de garantizar la elegibilidad en virtud de la legislación aplicable de:
  • Todas las empresas incluidas en la relación de pagador común
  • Todos los empleados pagados por el pagador maestro común.
  • Todos los estados configurados en la relación de pagador común para la agregación de SUI.
Workday recomienda iniciar una relación de pagador común el 01-01 del ejercicio fiscal efectivo antes de ejecutar la nómina. Cuando realiza retroactivamente cualquiera de estas acciones, es posible que Workday no corrija automáticamente los resultados finalizados y en curso:
  • Cree una relación de pagador común después de haber procesado cualquier periodo de nómina en ese año.
  • Añada un estado después de haber procesado cualquier nómina en ese trimestre efectivo.
  • Añada una empresa relacionada después de haber procesado cualquier nómina en ese año.
Puede crear y extraer relaciones de empresa pagadora comunes de forma masiva mediante los siguientes servicios web:
  • Obtención de pagadores comunes
  • Transferencia de pagador común
  1. Acceda a la tarea
    Creación de relación con empresa
     .
  2. En la lista de valores
    Tipo de relación de empresa
     , seleccione
    Pagador común
    .
  3. Mientras realiza la tarea, tenga en cuenta lo siguiente:
    Opción Descripción
    Reporting Tax Year
    El ejercicio fiscal en el que comienza la relación de pagador común y es aplicable a todo el ejercicio fiscal especificado. El año debe ser 2021 o posterior.
    Workday recomienda seleccionar un ejercicio fiscal sin resultados de nómina. El inicio de una relación retroactiva de pagador común no se reflejará en los resultados de nómina ya finalizados o en curso ni en la declaración de impuestos.
    Inactive as-of Tax Year
    La relación de empresa ya no está activa en la fecha de referencia 01-01 del ejercicio fiscal seleccionado (opcional).
    Ejemplo: solo desea que se calcule la relación de pagador común para el ejercicio fiscal 2022. Seleccione 2022 como
    Ejercicio fiscal de referencia
     y 2023 como
    Ejercicio fiscal inactivo en fecha de referencia
    . La relación de pagador común solo está activa para el ejercicio fiscal 2022. Ya no se producen cálculos de pagador común para resultados de pago con una fecha de pago igual o posterior al 01-01-2023.
    Related Companies
    La lista de valores solo muestra las empresas que no forman parte de otra relación de empresa durante el mismo periodo. Si es necesario, revise las fechas efectivas de cada relación de empresa para identificar la simultaneidad.
    Workday recomienda no añadir empresas vinculadas a una relación de pagador común existente a mitad de año. El cambio no se reflejará en los resultados de nómina ya finalizados o en curso ni en la declaración de impuestos.
    Configuración de estado
    Cuando incluye un estado en su configuración, Workday agrega los salarios del Seguro de desempleo estatal (SUI) percibidos en todas las empresas implicadas en la relación para calcular los límites.
    Workday recomienda configurar un estado por fila para ayudarle a identificar fácilmente los errores de configuración. Este método también aporta claridad a la hora de auditar el historial de configuración.
    No puede eliminar un estado una vez que haya calculado la nómina en los trimestres configurados.
    Es su responsabilidad asegurarse de que los estados que incluya permitan un pagador común según la legislación aplicable.
    Trimestre inicial
    Workday incluye un estado en los cálculos del pagador común a partir del primer día del trimestre inicial que seleccione. Los cálculos de SUI aplicables se producen para los resultados de nómina con una fecha de pago que se encuentra dentro de los trimestres efectivos de la fila configurada.
    Workday recomienda no añadir un estado de forma retroactiva después de haber procesado la nómina en el trimestre inicial. El cambio no se reflejará en los resultados de nómina ya finalizados o en curso ni en la declaración de impuestos.
    Trimestre inactivo en fecha de referencia
    Los cálculos de desempleo estatales ya no están activos en el trimestre seleccionado.
    Ejemplo: solo desea que el estado se incluya en los cálculos de 2022-T1 y 2022-T2. Seleccione el trimestre de inicio del primer trimestre de 2021 y el trimestre de referencia inactivo del tercer trimestre de 2021. Los cálculos del pagador común solo incluyen los estados del primer y segundo trimestre de 2022.
    Workday no recomienda desactivar un estado de forma retroactiva después de haber procesado la nómina en el trimestre inactivo seleccionado. El cambio no se reflejará en los resultados de nómina ya finalizados o en curso ni en la declaración de impuestos.
    Nómina - Entidad fiscal estatal
    Seleccione el estado para el que desea incluir cálculos de SUI.
    Para que un estado se muestre en esta lista de valores, debe ser:
    • Se configura en la tarea
      Company State and Local US Tax Reporting
       para la empresa pagadora común designada.
    • Activo en el
      trimestre inicial
       que configure para la relación de pagador común.
    Periodic Tax Reporting
    Quarterly Tax Reporting
    Workday utiliza esta configuración por defecto para separar la declaración de impuestos. Workday no admite la creación de declaraciones de impuestos combinadas para todas las empresas.
    Formularios de cierre de ejercicio
    Seleccione si desea enviar formularios de cierre de ejercicio por separado para cada empresa o combinados para todas las empresas.
    Cuando selecciona informes de cierre de ejercicio combinados:
    • Solo puede seleccionar la empresa gestora del pagador común a la hora de generar informes y crear sus formularios de cierre de ejercicio.
    • Puede generar un solo formulario W-2 o W-2C para los empleados que trabajan simultáneamente para dos o más empresas relacionadas. Workday combina los impuestos estatales y locales percibidos por el trabajador por ID.
    • Workday toma las elecciones de impresión del trabajador de la empresa gestora del pagador común.
    • Workday notifica la empresa pagadora común designada para las casillas federales del W-2.
    • El W-2 incluye los impuestos federales agregados de todas las empresas de la relación de pagador común.
    • Workday enumera cada combinación de empresa y estado en líneas independientes y notifica los EIN individuales de cada empresa.
    Una vez que haya creado los formularios W-2 en la fecha efectiva de la relación de pagador común, no podrá modificar la configuración del formulario de cierre de ejercicio. Para cambiar la configuración, debe desactivar el pagador común actual y crear una nueva relación de pagador común.
  4. Utilice la tarea
    Edición de informes de impuestos federales de EE. UU. de empresa
     para introducir la misma configuración de impuestos de la Ley federal de impuestos de desempleo (FUTA) para todas las empresas de la relación. Las fechas efectivas de su configuración deben ser anteriores o iguales al inicio de las fechas efectivas comunes de la relación con el pagador.
    Si necesita cambiar su configuración después del inicio de la relación de pagador común, verifique que la configuración y la fecha efectiva sean las mismas en todas las empresas de la relación.
    Consulte Definición de impuestos federales de empresa (EE. UU.), Definición de impuestos de estado de empresa (EE. UU.)y Definición de impuestos locales de empresa (EE. UU.).
  5. Utilice la tarea
    Edición de informes de impuestos locales y estatales de empresa
     para configurar todas las entidades fiscales estatales y locales que existen para todas las empresas relacionadas en la empresa pagadora común.
    Estas entidades fiscales deben existir en la empresa responsable del pago común antes de que se puedan calcular en los resultados de pago de las empresas relacionadas.
    Las fechas efectivas de su configuración deben ser anteriores o iguales al inicio de las fechas efectivas comunes de la relación con el pagador.
    Si incluye un estado en la configuración de relación de empresa responsable del pago común para la agregación de SUI, configure la misma tarifa de SUI para ese estado en todas las empresas de la relación. Esta es la tasa que el estado puede asignarle al aprobar su solicitud para presentar informes como pagador principal común para informes de SUI.
    Si no configura la misma tarifa de SUI para el estado en todas las empresas de la relación, pueden producirse desviaciones inesperadas de SUI al procesar la nómina común del pagador para el estado.
    Si necesita realizar cambios en la configuración una vez iniciada la relación de CPM, asegúrese de que la configuración y las fechas efectivas sean las mismas en todas las empresas de la relación.
  6. Introduzca las elecciones de impuestos de trabajador en el pagador común con fechas efectivas que estén dentro de los años efectivos de la relación.
    La empresa pagadora común debe introducir y gestionar todas las elecciones de impuestos mientras la relación esté en vigor.
    Puede copiar las elecciones de impuestos de empresas vinculadas a la empresa pagadora común. Consulte Copia de elecciones de impuestos para un trabajador (EE. UU.).
    Compruebe que ha configurado todas las entidades fiscales estatales y locales en la empresa pagadora común antes de añadir una elección de impuesto de trabajador o de ejecutar la tarea
    Copia de elecciones de impuesto para trabajador (EE. UU.)
     . De lo contrario, no podrá añadir ni copiar una elección de impuesto.
    Workday aplica las elecciones de impuestos de pagador común a todos los puestos y empresas de la relación. Workday no aplica las elecciones de impuestos en las empresas relacionadas mientras la relación esté activa.
Amanda Adams trabaja en el University Hospital como cirujana y, al mismo tiempo, es profesora en el campus universitario. El hospital y el campus pertenecen a distintas empresas, cada una con su propio FEIN.
Tanto University Hospital como University Campus cumplen la definición del IRS de empresas relacionadas. Amanda cumple la definición de empleo concurrente. El estado en el que operan ambas empresas permite pagadores comunes para los cálculos de SUI.
En este ejemplo, el límite salarial de OASDI es 142 800 y el límite de impuestos es 8853,60.
¿Pagador común configurado?
Resultado
Cálculo de OASDI
No.
Workday calcula los límites de FICA, FUTA y SUI para ambas empresas por separado. Se aplican varios límites anuales para el mismo empleado y la obligación tributaria aumenta.
University Hospital: 142 800 × 6,2 % = 8 853,60 (+ coincidencia de empleador).
Campus universitario: 142 800 x 6,2 % = 8 853,60 (+ coincidencia de empleador).
Amanda paga 17707,20.
El empleador paga 17707,20.
Sí.
Los límites de FICA, FUTA y SUI se agregan en ambas empresas. Workday aplica un límite anual único y el pagador común designado actúa como un solo empleador.
University Hospital: 99600 x 6,2 % = 6175,20 (+ coincidencia de empleador).
Campus universitario: 43200 x 6,2 % = 2678,40 (+ coincidencia de empleador).
Amanda paga 8853,60.
El empleador paga 8853,60.
Puede editar la relación mediante las tareas
Edición de pagador común
 o
Edición de relación con empresa
 .
Puede utilizar la tarea
Eliminación de pagador común
 siempre que no se hayan realizado cálculos de nómina durante la relación.