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Última actualización: 2024-11-15
Pasos: definición, auditoría e impresión de formularios fiscales de cierre de ejercicio (CAN)

Pasos: definición, auditoría e impresión de formularios fiscales de cierre de ejercicio (CAN)

  • Revise las consideraciones de definición para los informes de impuestos de cierre de ejercicio de Canadá.
  • Asigne percepciones y deducciones a las casillas T4, T4A, T4A-RCA, RL-1 y RL-2.
  • Asegúrese de que la información de contacto de los empleados sea correcta.
  • Finalice al menos una nómina para el año de informe.
Puede crear datos de cierre de ejercicio para los siguientes formularios después de finalizar al menos una nómina para el año de informe:
  • T4
  • T4A
  • T4A-RCA
  • RL-1
  • RL-2
  • NR4
Cuando haya finalizado al menos una nómina para el año de informe, puede obtener una vista previa de los datos de cierre de ejercicio. Cuando haya finalizado todas las nóminas (incluidos todos los pagos fuera de ciclo, como los ajustes manuales), puede obtener una vista previa, crear, consultar y publicar los formularios de cierre de ejercicio reales.
Para rellenar formularios de cierre de ejercicio, Workday utiliza lo siguiente:
  • Datos de trabajador
  • Asignación de componentes de pago
Workday asigna algunos datos en los formularios de cierre de ejercicio. Es responsable de asignar el resto de los datos, como los componentes de pago personalizados.
  2. Acceda al informe correspondiente para auditar las diferencias en los ingresos notificados en los detalles de la casilla correspondiente:
    • Desviación a cierre de ejercicio en caja T4 14
    • Desviación a cierre de ejercicio en caja A de RL-1
    Para consultar los salarios exentos de TD1-IN en los informes de desviación a cierre de ejercicio, utilice la tarea
    Configuración de casilla de formulario de cierre de ejercicio de Canadá
     para asignar la casilla 71 y la casilla R. Si no asigna las casillas, los informes estarán en blanco.
    Utilice los siguientes campos para generar informes sobre los salarios federales y provinciales exentos de un trabajador:
    • Impuesto federal sobre ingresos (FIT) (CAN) - Salarios exentos
    • Impuesto provincial sobre ingresos (QC-PIT) (CAN) - Salarios exentos
    Utilice estos campos para crear informes personalizados y notificar los salarios de la casilla G-1 en el formulario fiscal RL-1 para capturar los salarios gravables en los que no se han retenido contribuciones QPP o QPP2.
    • Salarios gravables de QPP (sin contribución)
    • QPP2 Salarios gravables (sin contribución)
  3. Identifique cualquier discrepancia en las contribuciones al Plan de pensiones de Canadá (CPP), al Plan de pensiones de Quebec (QPP), al Plan de pensiones de Canadá - Segunda contribución (CPP2), al Plan de pensiones de Quebec - Segunda contribución (QPP2), al Seguro de empleo (EI) y al Plan de seguro parental de Quebec. (QPIP).
    Resuelva las excepciones antes de crear los datos de cierre de ejercicio para evitar que la Agencia Tributaria de Canadá le obligue a remitir los saldos adeudados.
  4. Acceda al informe
    Auditoría de cierre de ejercicio de empresa de Canadá
     .
    Presenta excepciones a nivel de empresa, como números de cuenta de nómina no válidos.
    Workday recomienda resolver las excepciones antes de crear los datos de cierre de ejercicio, ya que podrían provocar errores en el archivo de integración.
    Seguridad:
    dominio Process: Year End (Reports) - CAN
     en el área funcional CAN Payroll.
  5. Acceda al campo
    Renta gravable anual para cálculo de bonus
     en el informe correspondiente para auditar los pagos de bonus.
  6. Acceda al informe correspondiente para auditar los datos de los empleados y corregir las discrepancias antes de generar los datos de cierre de ejercicio:
    • Vista previa de T4
    • Vista previa de T4A
    • T4A-RCA Preview
    • Vista previa de RL-1
    • Vista previa de RL-2
    • Vista previa de NR4
    Puede ejecutar los informes de vista previa con la frecuencia que necesite. Corrija los errores.
    Puede filtrar los informes de vista previa para revisar excepciones críticas, de aviso o de información. Resuelva las excepciones críticas antes de crear datos de cierre de ejercicio, ya que podrían provocar errores en el archivo de integración. Workday recomienda resolver también las excepciones de aviso.
    Seguridad:
    dominio Process: Year End (Reports) - CAN
     en el área funcional CAN Payroll.
  7. Acceda al informe correspondiente para auditar los detalles de la casilla
    Otra información
     e
    Información adicional
     por código de casilla:
    • Vista previa de T4 - Otra información
    • Vista previa de T4A - Otra información
    • Vista previa de RL-1 - Información adicional
    • Vista previa de RL-2 - Información adicional
    • Consulta de datos de formulario T4 - Otra información
    • Consulta de datos de formulario T4A - Otra información
    • Consulta de datos de formulario RL-1 - Información adicional
    • Consulta de datos de formulario RL-2 - Información adicional
    Los informes solo enumeran las casillas que contienen importes para empleados.
    Puede filtrar los informes de vista previa para revisar excepciones críticas, de aviso o de información. Resuelva las excepciones críticas antes de crear datos de cierre de ejercicio, ya que podrían provocar errores en el archivo de integración. Workday recomienda resolver también las excepciones de aviso.
    Seguridad:
    dominio Process: Year End (Reports) - CAN
     en el área funcional CAN Payroll.
  8. Acceda a la tarea correspondiente para crear datos de cierre de ejercicio, después de haber abordado todas las excepciones notificadas en los informes anteriores:
    • Creación de datos T4
    • Creación de datos T4A
    • Creación de datos T4A-RCA
    • Creación de datos RL-1
    • Creación de datos RL-2
    • Creación de datos NR4
    Calcular y extraer los datos salariales y fiscales de una empresa.
    Solo puede ejecutar estas tareas una vez por ejercicio fiscal.
    Seguridad:
    dominio Process: Year End (Run) - CAN
     en el área funcional CAN Payroll.
  9. Acceda al informe correspondiente para revisar los datos de formulario de cada trabajador:
    • Consulta de datos de formulario T4
    • Consulta de datos de formulario T4A
    • Consulta de datos de formulario T4A-RCA
    • Consulta de datos de formulario RL-1
    • Consulta de datos de formulario RL-2
    • Consulta de datos NR4
    Ejemplo: revise los beneficios dentales configurados mediante la tarea
    Mantenimiento de configuración de código de destinatario de beneficios dentales
     en las casillas 045 y 015 de los formularios T4 y T4A.
    A partir de 2022, Workday muestra el estado del formulario de impuestos de cierre de ejercicio como
    En curso
     o
    Aprobado
    .
    Puede filtrar los informes de datos de formulario para revisar excepciones críticas, de aviso o de información. Resuelva las excepciones críticas antes de crear datos de cierre de ejercicio, ya que podrían provocar errores en el archivo de integración. Workday recomienda resolver también las excepciones de aviso.
    Seguridad:
    dominio Process: Year End (Reports) - CAN
     en el área funcional CAN Payroll.
  10. A partir de 2022, es obligatorio aprobar los datos de cierre de ejercicio. Para los años anteriores a 2022, no es obligatorio aprobar los datos de cierre de ejercicio.
  11. Acceda al informe correspondiente para revisar los datos de cada casilla para cada cuenta de nómina y número de identificación:
    • Consulta de resumen T4
    • Consulta de resumen T4A
    • Consulta de resumen T4A-RCA
    • Consulta de resumen de RL-1
    • Consulta de resumen de RL-2
    • Consulta de resumen NR4
    Seleccione empresas con datos de cierre de ejercicio aprobados.
    Puede utilizar los datos de este informe para preparar el resumen de Canada Revenue Agency o Revenue Québec.
    Seguridad:
    dominio Process: Year End (Run) - CAN
     en el área funcional CAN Payroll.
  12. Si los datos de cierre de ejercicio tienen errores o excepciones críticas, puede cancelar los datos y corregir los errores (opcional).
    Acceda a la tarea correspondiente:
    • Cancelación de datos T4
    • Cancelación de datos T4A
    • Cancelación de datos T4A-RCA
    • Cancelación de datos RL-1
    • Cancelación de datos RL-2
    • Cancelación de datos NR4
    Seleccione empresas con datos de cierre de ejercicio aprobados.
    Compare el
    Momento de entrada de proceso
     de la tarea
    Cancelación
     correspondiente con la
    Fecha y hora de creación
     en el informe
    Consulta de datos de formulario
     correspondiente. Compruebe que está cancelando los datos correctos.
    Workday recomienda utilizar los informes de auditoría para obtener una vista previa de los datos de cierre de ejercicio antes de crearlos. Cancele los datos solo cuando sea necesario.
    No cancele datos que haya enviado a una agencia gubernamental.
    Seguridad:
    dominio Process: Year End (Run) - CAN
     en el área funcional CAN Payroll.
    Workday cancela los datos de formulario más recientes que haya creado para el
    ejercicio fiscal
     y
    la empresa
     seleccionados.
  13. Defina e inicie la integración de declaración de impuestos correspondiente. Seleccione empresas con datos de cierre de ejercicio aprobados. Envíe la declaración de impuestos a la agencia gubernamental correspondiente. Consulte:
  14. Después de confirmar que el organismo gubernamental ha aceptado la declaración de impuestos, acceda a la tarea correspondiente:
    • Creación de formularios T4
    • Creación de formularios T4A
    • Creación de formularios T4A-RCA
    • Creación de formularios RL-1
    • Creación de formularios RL-2
    • Creación de formularios NR4
    Seleccione empresas con datos de cierre de ejercicio aprobados.
    Genere archivos PDF de los formularios y guárdelos para imprimirlos y consultarlos en el futuro.
    En el campo
    Tipo
     , Workday muestra:
    • Original
       si todos los formularios del lote son originales.
    • Se corrige
       si alguno de los formularios del lote son correcciones.
    Para T4A-RCA, puede crear:
    • Formularios de empleado
       para distribuir a los empleados
    • Formularios de empleador
       para imprimir y enviar a la Agencia Tributaria de Canadá. Workday incluye el
      número de cuenta de nómina
      , casilla 61, en estos formularios.
    Para NR4, Workday crea formularios NR4 adicionales cuando el trabajador tiene más de:
    • 1 código de país para informar.
    • 1 cuenta fiscal de no residente
    • Dos líneas para informar de un trabajador debido a más de dos códigos de ingresos o una exención. Workday crea un tipo de formulario
      Original-Desbordamiento
       cuando un trabajador tiene más de dos códigos de ingresos.
    Seguridad:
    dominio Process: Year End (Reports) - CAN
     en el área funcional CAN Payroll.
  15. Para los formularios de cierre de ejercicio originales, acceda a la tarea
    Programación de preimpresión de formulario de cierre de ejercicio
     (opcional). Seleccione empresas con datos de cierre de ejercicio aprobados.
    Cree un archivo PDF de los formularios fiscales de cierre de ejercicio de todos los trabajadores. Puede programar la tarea para que se ejecute ahora o más tarde.
    Workday muestra el PDF creado previamente para los empleados después de publicar los documentos fiscales.
  16. Acceda a la tarea
    Publicación de documentos fiscales de cierre de ejercicio de empleado en Canadá
     para la empresa. Seleccione empresas con datos de cierre de ejercicio aprobados.
    Especifique una fecha a partir de la cual los trabajadores puedan acceder a sus documentos tributarios de cierre de ejercicio en la tarea
    Mis documentos fiscales
     del autoservicio para empleados (ESS). Al volver a acceder a esta tarea, puede actualizar la fecha de disponibilidad o eliminarla si la fecha de disponibilidad es futura.
    La
    Fecha/hora de creación
     muestra la última fecha y hora en la que extrajo los datos de cierre de ejercicio mediante la tarea de creación de datos correspondiente.
    Workday recomienda definir la
    Fecha de disponibilidad
     después de que Canada Revenue Agency y Revenu Québec hayan aceptado los formularios mediante integración.
    Para anular la publicación de los formularios del autoservicio una vez pasada la fecha de disponibilidad, acceda a la tarea
    Sustitución de fecha de disponibilidad de documentos fiscales de cierre de ejercicio de autoservicio de empleado
     . Solo puede ejecutar esta tarea para empresas, no para trabajadores individuales. Workday recomienda crear formularios de corrección en lugar de anular la publicación de los formularios, ya que es posible que los empleados ya hayan accedido a sus formularios.
    También puede utilizar el servicio web
    Get Payroll CAN Year End Forms
     para recopilar datos de cierre de ejercicio de los empleados. Usted o su proveedor externo pueden utilizar los datos para el procesamiento de formularios de cierre de ejercicio. Ejemplo: pasa los datos del formulario de cierre de ejercicio al proveedor para que pueda imprimir y enviar los formularios a sus empleados.
    Seguridad:
    dominio Process: Year End (Run) - CAN
     en el área funcional CAN Payroll.