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Última actualización: 2025-05-30
Definición de opciones de impresión de documentos fiscales a cierre de ejercicio para trabajadores

Definición de opciones de impresión de documentos fiscales a cierre de ejercicio para trabajadores

En Payroll for the US, defina su empresa para los informes de impuestos de Puerto Rico, Guam y las Islas Vírgenes de EE. UU. para poder seleccionar las opciones de impresión de los formularios W-2PR, W-2GU y W-2VI. Utilice la tarea
Edición de informes de impuestos locales y de estado de empresa de EE. UU
 .
Seguridad: dominio
Set Up: Payroll (Reporting)
 en el área funcional Core Payroll.
Los administradores y trabajadores de nómina pueden consultar e imprimir formularios y correcciones de cierre de ejercicio a través del autoservicio.
Workday permite a los administradores generar e imprimir formularios y correcciones de cierre de ejercicio para los trabajadores. Puede realizar lo siguiente:
  • Ofrezca a los trabajadores la posibilidad de seleccionar si desean recibir documentos fiscales impresos.
  • Imprima siempre los formularios de los trabajadores dados de baja.
Puede cargar elecciones de impresión electrónica de cierre de ejercicio para trabajadores de forma masiva en Workday y extraer elecciones de Workday mediante los siguientes servicios web:
  • Obtener datos trimestrales de impuestos de trabajador
     para elecciones de impresión W-2PR, W-2GU y W-2VI
  • Obtener envíos de documentos fiscales
  • Envío de documentos fiscales.
    Para el servicio web Put Tax Document Delivery:
    • Introduzca USA en el campo
      Grupo de entrega
       para actualizar los formularios W-2 y W-2C.
    • Introduzca 1 en el campo
      Sustitución de entrega por defecto
       para que los trabajadores solo reciban copias electrónicas, o cero para que los trabajadores reciban tanto copias en papel como electrónicas.
  1. Acceda a la tarea
    Opciones de impresión de nómina de empresa
     .
  2. Para Payroll for the US, mientras cumplimenta la ficha
    Documentos fiscales de cierre de ejercicio
     , tenga en cuenta lo siguiente:
    Opción Descripción
    Permitir que los trabajadores descarten la copia en papel
    Los trabajadores pueden tener distintas elecciones de impresión por empresa.
    Imprimir siempre copia en papel de trabajadores dados de baja
    Esta opción solo está disponible si selecciona
    Permitir que el trabajador descarte copia en papel
    .
    Seleccione esta opción para imprimir los documentos fiscales de los trabajadores dados de baja, incluidos los trabajadores que eligieron recibir solo copias electrónicas. Cuando genera los formularios impresos, Workday identifica a los trabajadores dados de baja.
    Imprimir siempre copia en papel de trabajadores con ausencia
    Esta opción solo está disponible si selecciona
    Permitir que el trabajador descarte copia en papel
    .
    Seleccione esta opción para imprimir los documentos fiscales de los trabajadores de ausencia, incluidos los trabajadores que eligieron recibir solo copias electrónicas. Cuando genera los formularios impresos, Workday identifica a los trabajadores de ausencia.
    Truncar SSN en copia de ~Employee~ de formularios W-2 y W-2C
    Cuando se selecciona, los empleados solo ven los últimos 4 dígitos de su SSN en sus formularios de cierre de ejercicio.
    Restablecimiento de elecciones de impresión de documentos fiscales de cierre de ejercicio de trabajadores
    Seleccione esta opción para eliminar la configuración del trabajador para recibir solo copias electrónicas. Los trabajadores deben volver a elegir si desean recibir solo copias electrónicas.
    Cuando configure los informes fiscales de su empresa para incluir Puerto Rico, Guam y las Islas Vírgenes de EE. UU., seleccione las opciones de impresión en la sección correspondiente:
    • Puerto Rico
    • Guam
    • Islas Vírgenes
  3. En el caso de Payroll for Canada, mientras cumplimenta la ficha
    Documentos fiscales de cierre de ejercicio
     , tenga en cuenta lo siguiente:
    Opción Descripción
    Permitir que los trabajadores descarten la copia en papel: T4A-RCA, RL-2 y NR4
    Seleccione esta opción para permitir que los trabajadores descarten las copias en papel de los formularios T4A-RCA, RL-2 y NR4 creados para cualquier ejercicio fiscal.
    Los trabajadores pueden tener distintas elecciones de impresión por empresa.
    Permitir a los trabajadores aceptar copia en papel: T4, T4A y RL-1
    Seleccione esta opción para proporcionar a todos los trabajadores solo una copia electrónica de sus formularios T4, T4A y RL-1, a menos que elijan lo contrario.
    Imprimir siempre copia en papel de trabajadores dados de baja
    Esta opción está disponible si selecciona una de las casillas de aceptación o de exclusión voluntaria o ambas.
    Seleccione esta opción para imprimir los documentos fiscales de los empleados dados de baja, incluidos los trabajadores que eligieron recibir solo copias electrónicas. Cuando genera los formularios impresos, Workday identifica a los trabajadores dados de baja.
    Imprimir siempre copia en papel de trabajadores con ausencia
    Esta opción está disponible si selecciona una de las casillas de aceptación o de exclusión voluntaria o ambas.
    Seleccione esta opción para imprimir los documentos fiscales de los trabajadores de ausencia, incluidos los trabajadores que eligieron recibir solo copias electrónicas. Cuando genera los formularios impresos, Workday identifica a los trabajadores de ausencia.
    Restablecimiento de elecciones de impresión de documentos fiscales de cierre de ejercicio de trabajadores
    Seleccione esta opción para eliminar la configuración del trabajador para recibir solo copias electrónicas.
En el caso de los trabajadores, el botón
Editar
 se muestra en
Mis documentos fiscales
. La opción
Payroll
Change My Tax Documents Printing Elections
 se muestra en el menú de acciones relacionadas del perfil de trabajador. Los trabajadores pueden usar el dispositivo móvil para cambiar las elecciones existentes.
Workday muestra el texto de la firma electrónica de los trabajadores cuando cambian su elección de impresión. Utilice la tarea
Edición de definición de entorno de cliente - Nómina
 para aceptar o sustituir el valor por defecto de Workday.
En Payroll for the US, para identificar a los empleados que reciben una copia impresa, puede hacer lo siguiente:
  • Cree un informe personalizado con el origen de datos
    Tax Document Printing Elections for USA Companies
     y los siguientes campos de informe:
    • Anulación de copia en papel de W-2
    • Elección de impresión de W-2 actualizada por
    • Fecha/hora de actualización de impresión de elección de W-2
  • Ejecute uno de los siguientes informes:
    • US Year End Tax Documents Printing Elections
       y seleccione la casilla
      Show Company Canceled and/or Leave Print Overrides
       . El informe muestra:
      • Trabajadores que tienen resultados de pago en el ejercicio fiscal y la empresa que especifique.
      • Imprimir elecciones de cierre de ejercicio en todas las empresas en las que ha estado el trabajador
      En el caso de los trabajadores que no han realizado ninguna elección, el informe muestra
      No
       en la columna
      Opción de no participar en papel
       y no incluye datos en las columnas
      W-2 Print Election Updated By
       y
      W-2 Print Election Updated Date/Time
       .
    • Consulta de elecciones de impresión de documentos fiscales de cierre de ejercicio para trabajador
En Payroll for Canada, para identificar a los empleados que reciben una copia impresa, puede hacer lo siguiente:
  • Ejecute el informe
    CAN Year End Tax Documents Printing Elections
     y seleccione la casilla
    Mostrar anulación de empresa y/o ausencia de sustitución de impresión
     .
  • Cree un informe personalizado con el origen de datos
    Tax Document Printing Elections for CAN Companies
     y los siguientes campos de informe:
    • Recibirá papel T4/T4A/RL-1
    • T4/T4A/RL-1 Impresión de elección actualizada por
    • T4/T4A/RL-1 Fecha/hora de impresión de elección actualizada
    • Recibirá papel T4A-RCA, RL-2, NR4
    • T4A-RCA, RL-2, NR4 Elección de impresión actualizada por
    • T4A-RCA, RL-2, NR4 Impresión de fecha/hora de actualización de elección