Consideraciones de definición: grupos de pago
Este tema puede servir de ayuda para tomar decisiones a la hora de planificar la configuración y el uso de los grupos de pago. En él se explica lo siguiente:
- Por qué definirlas
- Cómo encajan en el resto de Workday
- Repercusiones posteriores e interacciones entre productos
- Requisitos de seguridad y configuraciones de procesos de gestión
- Preguntas y limitaciones que debe tener en cuenta antes de la implementación
Consulte las instrucciones detalladas de la tarea para obtener información más completa sobre la configuración.
Qué son
Los grupos de pago son tipos de organización que definen qué trabajadores y componentes de pago se procesarán en los cálculos de nómina y de nómina retroactiva, así como la frecuencia de pago. Puede proteger los grupos de pago en los roles de su empresa para controlar quién puede configurar y ejecutar la nómina y a qué trabajadores puede acceder el rol.
Beneficios para la empresa
El uso de grupos de pago reduce el procesamiento manual al permitirle procesar un conjunto de trabajadores seleccionados en una ejecución de nómina única o retroactiva. Workday también ofrece la flexibilidad de restringir el acceso a los resultados de nómina mediante la seguridad configurable en los grupos de pago.
Ejemplos de uso
Defina la elegibilidad para calcular las percepciones y deducciones de los trabajadores de distintas divisiones, departamentos, empresas u organizaciones de supervisión:
- Con distintos calendarios de periodos, como semanal, bisemanal o mensual.
- En distintos países.
- Cuya nómina desea que gestionen distintos roles de su organización.
Restrinja los cálculos creando también grupos de pago para subconjuntos de trabajadores como:
- Aspirantes que reciben bonus de firma por adelantado
- Trabajadores dados de baja que reciben pago posterior a la baja
- En el caso de la nómina de Canadá, Estados Unidos, Francia y Reino Unido, los trabajadores en asignaciones no retribuidas
- En el caso de la nómina de Canadá, Estados Unidos, Francia y Reino Unido, los trabajadores exentos y no exentos de todas las empresas.
Seleccione categorías de ejecución para el grupo de pago para indicar qué tipos de trabajadores procesar, como trabajadores dados de baja o trabajadores de ausencia.
Preguntas que debe tener en cuenta
Preguntas | Consideraciones |
|---|---|
En el caso de la nómina de Canadá y EE. UU., ¿qué puestos tienen los trabajadores que se procesan en la nómina?
| Los trabajadores con un solo puesto solo pueden pertenecer a un grupo de pago. Un trabajador puede tener varios grupos de pago cuando:
|
¿Cuántos grupos de pago desea procesar en la misma ejecución de nómina? | Cuando los grupos de pago comparten el mismo calendario de periodos y el mismo país, puede procesarlos juntos en grupos de ejecución de pago. Al utilizar las funciones de Workday Payroll, seleccione esos grupos de ejecución de pago en lugar de los grupos de pago individuales.
Ejemplo: configure la seguridad para:
|
¿Cómo desea asignar grupos de pago a los trabajadores? | Puede asignar grupos de pago:
En Payroll para Australia, Reino Unido y Francia, puede asignar un trabajador a un solo grupo de pago. |
¿Cómo quiere que Workday proponga grupos de pago para los trabajadores? | Puede definir:
El servicio web Assign Pay Group no hace referencia a las reglas de asignación ni a las restricciones de posición que defina en su entorno de cliente. Debe enviar el grupo de pago de cada trabajador. |
En Payroll for Canada, ¿cuáles son los requisitos de generación de informes para los trabajadores que transfieren grupos de pago?
| Workday rellena los datos de registro de empleo (ROE) de los trabajadores:
Puede crear un certificado de empleo para esos trabajadores accediendo a la tarea Creación de datos de certificado de empleo para eventos . |
¿Quién debería tener acceso a qué grupos de pago? | Base sus grupos de pago en los roles concretos a los que desea protegerlos. Ejemplos: socio de nómina, roles personalizados. Puede asignar uno o varios partners de nómina a uno o varios grupos de pago.
Los administradores de nómina pueden acceder a todos los grupos de pago de su organización y gestionarlos. Configure grupos de seguridad para determinar quién puede consultar los grupos de pago y sus miembros. También puede crear grupos de seguridad más avanzados para combinar factores y limitar el acceso en función de esas combinaciones. Ejemplo: cree grupos de seguridad para conceder acceso a un grupo de pago a un administrador financiero y a un socio de nómina. |
¿Cuántos países está procesando en la nómina? | Cree un grupo de pago por cada país que desee procesar porque:
Cuando procesa una empresa cuya moneda es distinta de la moneda del grupo de pago, Workday utiliza el tipo de cambio por defecto. |
¿Cuál es su programa de nómina? | Cree un grupo de pago por frecuencia de pago, ya que solo puede asignar un calendario de periodos por grupo de pago y categoría de ejecución. Puede seleccionar una opción diferente:
|
Recomendaciones
Para obtener el mejor rendimiento, defina lo siguiente:
- Elegibilidad de detalle de grupo de pago en percepciones y deducciones al procesar varios grupos de pago Esta configuración le permite restringir los cálculos a un subconjunto de trabajadores en el grupo de pago seleccionado.
- Grupos de pago para procesar 150 000 trabajadores o menos.
- Reglas de asignación automática para cada grupo de pago
Al cargar el historial como resultado de una adquisición, cree un grupo de pago para los trabajadores pagados por la organización adquirida. Este grupo de pago le permite mantener a los trabajadores separados para la auditoría hasta que confirme que los datos cargados son correctos. Una vez finalizada la verificación, puede traspasarlos a los grupos de pago correspondientes de la nueva organización.
Para Payroll for Canada and the US, para evitar resultados inesperados de los cálculos retroactivos, de prorrateo y de la Ley de Normas Laborales Justas (FLSA) al actualizar los grupos de pago, no cambie lo siguiente:
- Fechas de asignación de grupo de pago En su lugar, anule la asignación original y reasigne el grupo de pago con la nueva fecha.
- Asignaciones de grupo de pago después de abrir un periodo cuando los componentes de pago tienen un método de cálculo de prorrateo deNinguno de los anteriores.
Requisitos
Comprender cómo definir la seguridad configurable en Workday.
Asigne empresas a trabajadores.
Limitaciones
- No puede eliminar grupos de pago ni grupos de ejecución de pago después de incluirlos en una ejecución de nómina. Tampoco puede eliminar ni cambiar el calendario de periodos ni las categorías de ejecución de esos grupos de pago. Puede desactivar los grupos de pago después de traspasar a todos sus trabajadores a otro grupo de pago.
- Cuando los trabajadores transfieren grupos de pago durante un periodo de pago, Workday no aplica los criterios de elegibilidad de trabajador utilizados para procesar un componente de pago solo una vez por periodo de pago.
- Workday no admite cambios de grupo de pago retroactivos ni cambios de grupo de pago para trabajadores con cambios de puesto principal con fecha futura.
- Para finalizar o cancelar completamente los cálculos de nómina o de nómina retroactiva para un grupo de pago, hágalo en el nivel de grupo de pago. Ejemplo: la cancelación de los resultados retroactivos para cada trabajador de forma individual no actualiza el estado de cálculo de pago retroactivo del grupo de pago aAún no iniciado.
- No puede utilizar el mismo grupo de pago para Payroll Interface y Workday Payroll. Cuando los grupos de pago externos tienen seleccionada la casillaUtilizado en interfaz con nómina, no puede desactivarla. Para utilizar una configuración de grupo de pago externo en Workday Payroll, cree un nuevo grupo de pago con la casilla sin marcar.
- Las nóminas de Australia, Francia y el Reino Unido no admiten varios puestos. Cuando los trabajadores tienen varios puestos, asigne solo su posición principal a un grupo de pago.
- Para Payroll for Canada, Workday no calcula el ROE de Canadá para los trabajadores que se transfieren a un grupo de pago en el periodo actual.
Definición de entorno de cliente
En la tarea
Edición de definición de entorno de cliente - Nómina
, puede activar lo siguiente:
- Qué países están disponibles para su selección en el proceso de nómina al crear grupos de pago.
- Workday para procesar las diferencias retroactivas de otro grupo de pago en el grupo de pago principal de los trabajadores.
Security
Puede crear grupos de seguridad basados en roles (sin restricciones). A continuación, puede seleccionar los roles asociados al crear grupos de pago para controlar quién puede acceder a los datos de nómina relacionados.
Dominios | Consideraciones |
|---|---|
Set Up: Payroll - Pay Group Specific en el área funcional Core Payroll. | Permite a los usuarios configurar:
|
Set Up: Tenant Setup - Payroll en el área funcional System | Permite a los usuarios configurar:
|
Worker Data: Payroll (Pay Group Specific) en el área funcional Core Payroll. | Permite a los usuarios consultar a los trabajadores con una dirección de trabajo principal en un país distinto al país del grupo de pago. |
Procesos de gestión
Proceso de gestión | Consideraciones |
|---|---|
Asignación de grupo de pago
| Puede configurar este proceso de gestión como un subproceso de:
Cuando configura reglas de asignación automática de grupos de pago, también puede añadir el paso de acción Revisión de asignación de grupo de pago al proceso de gestión Asignación de grupo de pago . Permite a los administradores de nómina revisar el grupo de pago propuesto y sustituirlo según sea necesario. Cuando configura el proceso de gestión para finalizar automáticamente el Grupo de pago propuesto , Workday ignora el paso de revisión. |
Creación de posición
| Al definir peticiones de puesto para compromisos y obligaciones, configure el subproceso Asignación de grupo de pago para restricción de posición en este proceso de gestión para:
|
Informes
Los resultados de pago muestran el grupo de pago al que pertenecen los trabajadores en el cálculo de nómina, aunque los trabajadores cambien de grupo de pago después de la ejecución.
Informes o tableros de control | Descripción |
|---|---|
Auditoría - Excepciones de país para grupo de pago
| Consulte a los trabajadores con una dirección de trabajo principal en un país distinto al país del grupo de pago. |
Historial de puestos
| Consulte las asignaciones de grupo de pago de todos los trabajadores. También puede consultar las asignaciones de grupo de pago de un trabajador específico accediendo al historial de puestos en su perfil de trabajador. |
Tenant Analyzer
| Verifique las configuraciones de su grupo de pago con las recomendaciones de Workday para obtener el mejor rendimiento consultando:
También puede mostrar otras estadísticas por grupos de pago. Ejemplo: el número de resultados por grupo de pago puede indicar configuraciones de categoría de ejecución que no cumplen las recomendaciones de Workday. |
Prueba de regla asignada automáticamente a grupo de pago
Consulta de grupos de pago | Pruebe las reglas de asignación automática y selecciónelas para los grupos de pago. |
Puede utilizar los siguientes orígenes de datos de informe al crear informes personalizados para generar informes sobre grupos de pago:
- Todos los grupos de pago
- Detalle de todos los grupos de pago en curso X días antes de la fecha de pago
- Líneas de resultado retroactivo de cálculo de pago para grupo de pago
- Resumen de resultados de cálculo de pago para periodo y grupo de ejecución de pago
- En Payroll para Australia,trabajadores para grupos de pago de Australia
- En Payroll para Francia,trabajadores para grupos de pago de Francia
- En el caso de Payroll para Reino Unido,trabajadores para grupos de pago de Reino Unido
Integraciones
Para asignar grupos de pago a varios trabajadores en una operación, utilice el servicio web
Assign Pay Group
. El servicio web es el paso de inicio del proceso de gestión Asignación de grupo de pago
, por lo que activa los pasos y las aprobaciones del workflow existente. Para finalizar las asignaciones automáticamente, omitiendo los pasos y las aprobaciones, seleccione Procesamiento automático
en la hoja de cálculo de EIB. Conexiones y puntos de contacto
Funciones | Consideraciones |
|---|---|
Contabilidad | Workday Payroll convierte la moneda después de la validación del pago neto. Cuando define los grupos de pago y la contabilidad de la empresa en distintas monedas, Workday calcula la nómina en la moneda del grupo de pago y pasa los resultados a contabilidad en ambas monedas. Los resultados estarán disponibles para generar informes. |
Cálculos de nómina continuos | Después de activar los cálculos de nómina continua en su entorno de cliente, Workday los ejecuta para todos los grupos de pago que tengan:
Cuando activa el cálculo automático de los resultados de pago inicial, Workday lo ejecuta solo para los grupos de pago que finalizan en la hora de inicio programada. |
Para nómina para Francia, informes de DSN
| Para garantizar configuraciones de seguridad adecuadas para los informes de DSN, asigne el mismo grupo de pago a todos los trabajadores del mismo establecimiento. |
Finanzas | Puede filtrar las líneas de asiento para buscar las que utilizan el worktag de grupo de pago de un trabajador. También puede usar grupos de pago en liquidaciones en:
|
Entradas de nómina | Al añadir entradas de nómina, puede hacer lo siguiente:
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Recibos de nómina | Para cada grupo de pago, puede configurar cuándo mostrar los recibos de nómina en el autoservicio de empleado en función de la fecha de pago. |
Calendarios de periodos
Ejecutar categorías | Al configurar los grupos de pago, defina los calendarios de periodos y las categorías de ejecución que se van a procesar. Un grupo de pago puede tener varias categorías de ejecución, pero solo una categoría de ejecución ordinaria. |
Prorrateo | Cuando los trabajadores con varios puestos transfieren grupos de pago o empresas, Workday gestiona el prorrateo:
|
Cálculos de pago retroactivo | Puede configurar un parámetro de nivel de entorno de cliente para:
Después de ejecutar la retroacción, puede actualizar el grupo de pago objetivo a otro en función de la elegibilidad del trabajador. |
Dotación de personal | Puede asignar grupos de pago a los trabajadores al gestionar puestos y posiciones como parte de los procesos de gestión de HCM.
Puede cambiar la fecha efectiva de las asignaciones de grupo de pago como parte de la tarea Solicitud de corrección de fecha inicial de trabajador al actualizar la fecha de contratación de un trabajador. |
Alumno | Puede identificar qué grupos de pago evaluar en los costos de estudio y trabajo para los alumnos trabajadores. |
Workday ofrece un Touchpoints Kit con recursos para ayudarle a comprender las relaciones de configuración en su entorno de cliente. Obtenga más información sobre Workday Touchpoints Kit en Workday Community.