Consideraciones de definición: implementación global de nómina
Este tema puede servir de ayuda para tomar decisiones a la hora de planificar la configuración y el uso de la implementación global de nómina. En él se explica lo siguiente:
- Por qué se define
- Cómo encaja en el resto de Workday
- Repercusiones posteriores e interacciones entre productos
- Requisitos de seguridad y configuraciones de procesos de gestión
- Preguntas y limitaciones que debe tener en cuenta antes de la implementación
Consulte las instrucciones detalladas de la tarea para obtener información más completa sobre la configuración.
Qué es
Workday proporciona software de nómina para Australia, Canadá, Francia, Reino Unido y Estados Unidos. En el caso de los trabajadores de otros países, puede utilizar conectores de nómina de terceros de Workday. Estos conectores proporcionan plantillas para integraciones bidireccionales que incorporan y extraen datos de nómina de terceros de Workday para generar informes globales. Puede utilizar Workday para lo siguiente:
- Ayudar a gestionar una implementación global actual.
- Prepárese para el futuro crecimiento global.
Beneficios para la empresa
Una implementación de nómina global en Workday proporciona lo siguiente:
- Flexibilidad para conectarse a distintos proveedores de nómina de terceros mediante integraciones.
- Una experiencia global unificada tanto para empleados como para administradores.
- Experiencias localizadas para los trabajadores, lo que les permite utilizar Workday en su idioma local. Workday ofrece traducciones en más de 30 idiomas.
- Integraciones que admiten casos de uso de nómina complejos y detectan y notifican cambios en los datos de los trabajadores que son relevantes para la nómina.
- Una solución de contratación con opción de pago para empleados que les permite consultar su información de recursos humanos y de pago, como recibos de nómina y documentos fiscales, en Workday.
- Una plantilla de integración que le ayuda a conciliar los datos de los trabajadores utilizados en el proceso de nómina entre Workday y su proveedor externo para garantizar la exactitud de los pagos de sus trabajadores.
- Una vista global de los resultados de nómina externa en Workday. Proporciona insights potentes, como análisis de costos de mano de obra globales. Le ayuda en sus decisiones empresariales.
Ejemplos de uso
- Utilice plantillas de integración para integrarse con proveedores de nómina de terceros globales con Workday.
- Sus trabajadores pueden consultar su información de nómina, como los recibos de nómina de terceros y los documentos fiscales de cierre de ejercicio, directamente en Workday. Ayude a respaldar a una fuerza de trabajo móvil.
- Obtenga una visión completa de su personal global, como los salarios de los empleados, los beneficios y las contribuciones del empleador. Puede combinar los datos de Workday Payroll y los datos de nómina de terceros en tableros de control e informes.
Preguntas que debe tener en cuenta
Preguntas | Consideraciones |
|---|---|
¿Para qué países necesita admitir la nómina? | Puede utilizar Workday para gestionar las nóminas de:
|
¿Para qué países podría necesitar admitir nómina en el futuro? | Su ejecutivo de cuentas de Workday puede ayudarle a considerar sus opciones y los pasos de preparación. Ejemplo: si prevé tener que respaldar la nómina de Francia, deberá definir establecimientos. |
¿Dónde almacena sus datos de ausencias? | Workday gestiona la relación entre ausencias y nómina de forma diferente en los distintos países. Ejemplos:
|
¿Cuál es la moneda elegida para el trabajador o la empresa? | La selección de país por defecto determina la moneda. Cuando un trabajador está en un grupo de pago con una moneda que no es equivalente a la moneda de la empresa del trabajador, Workday convierte la moneda utilizando el tipo de cambio por defecto con fines de visualización. Puede definir el tipo de cambio por defecto en la fecha final de periodo. |
¿Con qué productos de terceros necesita integrarse? | Planifique trabajar con proveedores para configurar y mantener esas integraciones, si es necesario. |
¿Qué datos históricos de nómina necesita de sistemas externos? | Para mejorar los cálculos de nómina, puede cargar datos históricos de nómina de sistemas externos. Estos datos le permiten:
Puede añadir o corregir el historial de nómina en cualquier momento. Sin embargo, añadir o cambiar los resultados históricos de un trabajador puede afectar a los cálculos y resultados que utilizan saldos históricos. Para el Reino Unido:
Para obtener más información, consulte Concepto: historial de nómina para cargar. |
¿Tiene empleados que trabajan en varios países al mismo tiempo? | La cantidad de cobertura que proporciona Workday depende de los países y roles implicados en el tipo de asignación internacional.
La nómina de Canadá y EE. UU. admite el pago de asignación internacional.
Payroll para Australia y Payroll para Francia no admiten varios puestos ni la funcionalidad de asignación internacional de Workday. Nómina para Francia admite cálculos de impuestos e informes de DSN para trabajadores no residentes y trabajadores con un estado de asignación internacional. Cuando un trabajador de Canadá, el Reino Unido o los Estados Unidos está asignado a una asignación internacional en otro lugar, Workday ofrece asistencia para la asignación internacional y varios puestos con conectores de nómina de terceros, como los siguientes:
|
¿Tiene empleados que viajan internacionalmente por motivos de trabajo? | Cuando un trabajador de otro país está en una asignación internacional en Canadá, el Reino Unido o los EE. UU., puede pagarle en su país anfitrión mediante Payroll para:
|
¿Qué datos desea recopilar? | Los requisitos de datos pueden variar en función de los países para los que necesite admitir la nómina. Planifique la creación de informes personalizados si es necesario.
Para Payroll for France, la configuración de Workday debe contener los datos obligatorios para evitar errores y datos faltantes en las declaraciones de DSN. Consulte: Referencia: requisitos de datos de DSN (FRA). En el caso de Payroll para el Reino Unido, la configuración de Workday debe contener los datos obligatorios para evitar errores y datos faltantes, como la información sobre el socio y los dependientes para la remuneración parental compartida. |
¿Qué debe personalizar para sus empleados a nivel de país? | Puede configurar Workday para crear una experiencia global para sus empleados localizando:
|
¿Está implementando Payroll para Francia y otro país? | Payroll for France recomienda desactivar la consulta de recibos de nómina en autoservicio para todos los trabajadores. Dado que el autoservicio de recibos de nómina es un parámetro a nivel de entorno de cliente, Workday recomienda crear un grupo de seguridad de intersección para los empleados franceses. |
¿Sobre qué análisis globales desea generar informes? | Puede generar informes sobre elementos como:
|
¿Qué categorías contables de nómina necesita definir? | Si utiliza Payroll para varios países, puede definir varios planes contables, como uno principal y uno secundario. Es posible que deba definir varios planes contables porque los estándares para los planes contables pueden diferir según el país, como EE. UU. y Francia. |
¿Cuándo debe auditar su nómina? | Puede revisar los resultados de la ejecución de nómina y el registro de auditoría. Puede programar las auditorías de nómina y:
|
¿Cómo desea agrupar a sus trabajadores para el proceso de nómina? | Defina un grupo de pago independiente para cada país. Workday utiliza el país que configure para determinar la moneda que se utilizará al procesar los resultados de nómina del empleado. Un grupo de ejecución de pago no puede incluir grupos de pago para varios países.
Después de procesar la nómina para un grupo de pago, no puede cambiar el país en el grupo de pago. Para cambiar el país, debe crear un nuevo grupo de pago. |
Recomendaciones
Al implementar en varios países, Workday recomienda lo siguiente:
- Nombrar objetos con una convención de nomenclatura estándar basada en el país, así como utilizar el campo de país cuando sea posible. Esta convención le ayuda a identificar y mantener fácilmente distintos objetos durante la implementación y la producción.
- Utilice calendarios de periodos distintos para cada país, cuando corresponda. Esta configuración le ayuda a evitar problemas, como cuando las fechas de pago de diferentes festivos no se alinean entre países.
- Crear una categoría de ejecución independiente para cada país que vaya a implementar para ayudarle a procesar cada ítem. La mayoría de los países tienen acumulaciones de pago y grupos de componentes de pago específicos de cada país.
Requisitos
Configure los datos de empresa y trabajador en Workday Human Capital Management (HCM) para cada país.
Para determinados cálculos de nómina, debe proporcionar datos de Workday o de integraciones externas para las siguientes áreas:
- AusenciaLos clientes de nómina del Reino Unido deben utilizar Workday Absence para la paga de festivos, la paga por enfermedad y la paga por paternidad reglamentaria del Reino Unido. La remuneración parental reglamentaria incluye:
- Pago de adopción preceptivo por ley
- Pago por maternidad preceptivo por ley
- Pago preceptivo por asistencia neonatal
- Pago por duelo de progenitor preceptivo por ley
- Pago de paternidad preceptivo por ley
- Pago parental compartido preceptivo por ley
Los clientes de Payroll para Francia deben utilizar Workday Absence para los informes de Déclaration Sociale Nominative (DSN).Los clientes de Payroll for Australia deben utilizar Workday Absence para los pagos de ausencia. - BenefitsLos clientes de nómina del Reino Unido deben utilizar Workday Benefits para la inscripción automática en pensiones.Los clientes de Payroll for France deben utilizar Workday Benefits para notificar las contribuciones al seguro médico y al fondo de contingencia.
- compensaciónLos clientes de Payroll for Australia deben utilizar Compensación por jubilación.
- Seguimiento de tiempo
Independientemente de si utiliza Gestión financiera en Workday, debe crear y mantener periódicamente configuraciones de contabilidad relacionadas con las transacciones de nómina, entre las que se incluyen:
- Estructuras contables y reglas de contabilización en cuenta
- Calendarios contables, intervalos de contabilización y ejercicios
- Asignación de origen de asiento
- Tipos, tipos de cuenta, periodos y ejercicios para libros mayores
En el Reino Unido, utilice la misma frecuencia de pago cuando haya varias categorías de ejecución para evitar impuestos incorrectos debido a calendarios de periodos en conflicto.
En el caso de Canadá, es posible que deba configurar calendarios de periodos con una antigüedad mínima de 53 semanas. Esta configuración admite datos históricos cargados para periodos de registro de empleo (ROE).
Para Francia, debe definir un calendario de horario de trabajo para los trabajadores para los informes de DSN.
Limitaciones
- Workday no notifica información fiscal directamente a las organizaciones gubernamentales para:
- Nómina para Canadá
- Nómina para EE. UU.
- Países admitidos a través de proveedores de nómina de terceros
- Si bien puede utilizar Workday para cumplir con el cumplimiento de la nómina, debe verificar que su nómina cumpla con los requisitos de las regiones en las que opera.
- Después de procesar la nómina para un grupo de pago, no puede cambiar el país en el grupo de pago. Para cambiar el país, debe crear un nuevo grupo de pago.
Definición de entorno de cliente
En la tarea
Edición de definición de entorno de cliente - Global
puede hacer lo siguiente:
- Defina los países en los que permite elecciones de pago de trabajador en los países admitidos por Workday y en otros países. Los tipos de elección de pago incluyen tipos de pago de nómina y de reembolso de gastos.
- Cree traducciones en idiomas admitidos por Workday y en otros idiomas. Si va a implementar Workday en varios idiomas, debe crear y mantener traducciones específicas de su configuración y datos profesionales.
- Gestionar los datos personales de los trabajadores, en función del país.
En la tarea
Edición de definición de entorno de cliente - HCM
, seleccione Varios puestos
en el campo Opciones de definición de posición
si tiene previsto utilizar varios puestos para Canadá y EE. UU.En la tarea
Edición de definición de entorno de cliente - Nómina
, active todos los países de Workday Payroll para los que ha comprado Workday Payroll. En la tarea
Edición de definición de entorno de cliente - Sistema
, puede configurar lo siguiente:
- Husos horarios locales en los niveles de entorno de cliente, ubicación y usuario.
- Las monedas disponibles para la selección y el mantenimiento de los tipos de conversión de moneda.
- Configuración, configuraciones regionales e idiomas específicos de cada país para activar la localización de países y ayudarle a cumplir con los requisitos normativos locales.
Security
Para ello, puede utilizar:
- Grupos de seguridad restringidos basados en roles para proporcionar a los socios de nómina acceso solo a los grupos de pago específicos a los que los asigne. Ejemplo: los socios de nómina solo ven información de país, como un socio de nómina de EE. UU. que no puede ver los resultados del grupo de pago de Francia.
- Grupos de seguridad basados en usuario para proporcionar a los administradores de nómina acceso a todos los grupos de pago de las organizaciones. Considere también la posibilidad de utilizar grupos de seguridad basados en usuarios para que los administradores de cálculos y liquidaciones puedan acceder a todo el sistema sin permitirles ver los datos de nómina a nivel de empleado. Ejemplo: los administradores de nómina pueden ver información global.
Para consultar los distintos dominios de seguridad para nómina, acceda al informe
Políticas de seguridad de dominio para área funcional
y seleccione un área funcional de nómina. Workday recomienda que identifique y conceda el nivel mínimo de seguridad que necesita un trabajador.
Áreas funcionales | Consideraciones |
|---|---|
Core Payroll | Los dominios de seguridad de esta área funcional permiten a los usuarios configurar y utilizar funciones básicas de nómina que son comunes a todos los países, como las siguientes:
|
Nómina Australia | Los dominios de seguridad de esta área funcional permiten a los usuarios configurar y utilizar funciones específicas de Australian Payroll, como:
|
CAN Payroll | Los dominios de seguridad de esta área funcional permiten a los usuarios configurar y utilizar funciones específicas de Canadian Payroll, como las siguientes:
|
Nómina de FRA | Los dominios de seguridad de esta área funcional permiten a los usuarios configurar y utilizar funciones específicas de French Payroll, como las siguientes:
|
Nómina de vida real | Los dominios de seguridad de esta área funcional permiten a los usuarios configurar y utilizar funciones específicas de Irish Payroll, como las siguientes:
|
Nómina de Reino Unido | Los dominios de seguridad de esta área funcional permiten a los usuarios configurar y utilizar funciones específicas de Payroll para Reino Unido, como:
|
Nómina de EE. UU. | Los dominios de seguridad de esta área funcional permiten a los usuarios configurar y utilizar funciones específicas de Payroll para EE. UU., Puerto Rico, Guam y las Islas Vírgenes. Ejemplo:
|
Integración de nómina de tercero | Estos dominios de seguridad en el área funcional Integration le permiten crear e iniciar integraciones de nómina de terceros:
|
Procesos de gestión
Puede utilizar el servicio de integración
Event-Driven Integration for Third-Party Payroll
con la integración de interfaz de cambio efectivo de nómina
(PECI). Informes
Informes o tableros de control | Consideraciones |
|---|---|
Análisis de costo de mano de obra global
| Le permite revisar el análisis de costo de mano de obra acumulado anual en los resultados de nómina de terceros. |
Consulta de resultados de nómina global
Resultados de nómina global - Número de empleados por grupo de pago Costo medio de resultados de nómina global para componente de pago Variante de resultados de nómina global por componente de pago Variante de resultados de nómina global por trabajador | Workday proporciona informes que le ofrecen distintas vistas de los resultados de nómina globales. Una vez que los haya configurado, podrá hacer lo siguiente:
Defina grupos de informes de nómina global para utilizar los informes. Puede añadir estos informes como worklets al tablero de control Centro de control de ciclo de pago . |
Consulta de resultados de conciliación de nómina global
Todos los ítems de conciliación de nómina global Mis ítems de conciliación de nómina global asignados | Puede utilizar estos informes para conciliar los resultados de nómina en Workday y en su sistema de nómina de terceros. |
Trabajadores enviados a nómina de tercero
Cambios de trabajador enviados a nómina de tercero Errores de nómina de tercero por gravedad | Puede utilizar estos informes para revisar el proceso de integración de nómina global. Puede añadir estos informes como worklets en una nueva ficha del tablero de control Centro de control de ciclo de pago . |
Tablero de control de centro de control de ciclo de pago
| Puede revisar y gestionar los datos de nómina para uno o varios periodos de pago a la vez. |
Tablero de control de actualizaciones de cumplimiento de nómina
| Le ofrece una perspectiva visual rápida de las actualizaciones relacionadas con el cumplimiento que son más importantes para usted. Puede identificar rápidamente si una actualización relacionada con el cumplimiento puede afectar a sus empleados y tomar las medidas adecuadas. Ejemplo: alertar a los empleados, comprobar los resultados de nómina o estar preparado para responder preguntas. |
Biblioteca global
| Muestra configuraciones de muestra y requisitos de cumplimiento comunes. Puede utilizar este informe al añadir otra área de producto de Workday o al expandirse a nuevos países o regiones. El informe es un perfil preconfigurado de dos tipos de configuraciones:
También puede añadir este informe como elemento de menú a los tableros de control Centro de control de ciclo de pago y Actualizaciones de cumplimiento de nómina . |
Analizador de entorno de cliente - Tablero de control | Le permite verificar la configuración de su entorno de cliente con las recomendaciones de Workday, para Workday:
|
Todos los tipos de transacciones retroactivas de nómina admitidos
| Workday no admite todos los cambios retroactivos para Australia, Canadá, Francia, Reino Unido o Estados Unidos.
Puede utilizar el informe para consultar los cambios retroactivos admitidos por país. |
Integraciones
Integraciones | Consideraciones |
|---|---|
Interfaz de cambio efectivo de nómina (PECI)
| La integración de pila completa, que transmite los cambios de nómina de los trabajadores e incluye la fecha efectiva y la fecha de entrada de datos de cada cambio. Le permite cargar y extraer datos de nómina de terceros de Workday. Puede configurar la integración para que se ajuste a sus necesidades.
En PECI, puede utilizar:
|
Interfaz de cambio efectivo de trabajador (WECI)
| Le permite cargar datos de trabajador, incluidas vacaciones y permisos y LOA. Puede configurar la integración para que se ajuste a sus necesidades. |
Interfaz con nómina
| Le permite cargar datos de nómina de terceros en Workday y desde Workday, como organizaciones de nómina que tienen diferentes:
Para Payroll for Australia, le permite utilizar:
|
Conciliación de nómina global
| Requiere la integración de la interfaz de cambio efectivo de nómina (PECI) . Le permite comparar los datos de nómina de Workday con los datos de su sistema de nómina de terceros y ofrece opciones para la conciliación. |
Entrada de resultados de nómina externa
| La integración importa datos de nómina de un sistema de nómina externo a Workday. |
Documentos de nómina externa
| Le permite cargar en Workday documentos de nómina generados externamente, como los siguientes:
|
Importar recibos de nómina externos | Le permite recuperar archivos de recibos de nómina externos para grupos de pago e importarlos a Workday. |
Integraciones gubernamentales | Australia: Oficina Tributaria de Australia - STP
Francia:
Irlanda:
Reino Unido:
Estados Unidos:
|
Conexiones y puntos de contacto
Punto de contacto | Consideraciones |
|---|---|
Grupos de ejecución de pago | Al calcular la nómina o ejecutar informes, puede seleccionar el grupo de ejecución de pago en lugar de los grupos de pago individuales.
Un grupo de ejecución de pago no puede incluir grupos de pago para varios países. Los administradores de nómina tienen acceso a todos los grupos de ejecución de pago. Sin embargo, los socios de nómina solo pueden procesar y generar informes sobre un grupo de ejecución de pago si los asigna a todos sus grupos de pago. |
Recibos de nómina | Para cada país, debe mantener la configuración de recibo de nómina de nómina. Puede incluir hasta siete secciones configurables en los recibos de nómina de los empleados. Workday incluye automáticamente secciones para:
Si tiene una licencia para utilizar Workday Payroll en más de un país, defina una configuración de recibo de nómina independiente para cada país. Asegúrese de que los recibos de nómina cumplan los requisitos consolidados de todas las regiones. Para Payroll for France, Workday proporciona un formato estándar que puede utilizar. Para Payroll for Australia, Workday proporciona un formato estándar que puede utilizar y que incluye información de jubilación por defecto. |
Ingresos brutos | Cuando tiene Workday Payroll activado para varios países, solo puede seleccionar un único país para una percepción de importe bruto. Cree una percepción por país.
Nómina para Australia no admite extracciones. |
Workday Human Capital Management (HCM) | Calendarios de periodos para todos los países
Varios empleos o varios puestos. Workday recomienda configurar su entorno de cliente para puestos adicionales si necesita asistencia para varios puestos ahora o en el futuro. Hay cierta recopilación de datos de trabajadores en Francia que el gobierno prohíbe, como el grupo étnico. Es posible que deba configurar esos datos para la implementación global. Para Francia, debe definir los establecimientos como una subcategoría de una empresa. |
Gestión financiera de Workday | Defina perfiles de viaje, defina opciones de elección de pago, mantenga elecciones de pago, defina IDs fiscales de empresa, defina gastos y cree hojas de tarifas de facturación de proyecto. |
Workday ofrece un Touchpoints Kit con recursos para ayudarle a comprender las relaciones de configuración en su entorno de cliente. Obtenga más información sobre Workday Touchpoints Kit en Workday Community.
Otros impactos
Sin efectos.