Saltar al contenido principal
Documentación
Documentación
Administrator Guide
Última actualización: 2025-01-24
Concepto: gestión de procesos de gestión

Concepto: gestión de procesos de gestión

Cancelación y anulación

Para varios procesos de gestión, Workday le permite:
  • Cancele los procesos que estén en curso.
  • Anule los cambios que hayan superado el paso de finalización.
Puede cancelar algunos procesos de gestión iniciados como subprocesos sin cancelar el proceso de gestión principal. Para determinar si puede cancelar un proceso de gestión concreto, acceda al informe
Opciones de configuración de proceso de gestión
 .
Cuando cancela:
  • El proceso de gestión global, Workday omite los subprocesos independientemente de su estado y cancela los subprocesos finalizados.
  • Un subproceso en sí mismo, Workday omite el subproceso sin cancelar el proceso de gestión principal.
  • Un subproceso obligatorio una vez finalizado el proceso de gestión principal, Workday sigue completando el proceso de gestión.
Cuando anula un proceso de gestión que incluye subprocesos, Workday anula todas las acciones de la configuración del proceso de gestión. Ejemplo: cuando anula una baja que incluye un pago único, Workday anula tanto la baja como el pago.
Puede anular algunos subprocesos individualmente sin anular el proceso de gestión principal.
En un solo proceso de gestión, puede acceder al menú de acciones relacionadas de:
  • Proceso de gestión en curso para cancelarlo.
  • Proceso de gestión finalizado para anularlo.
También puede cancelar o anular procesos de gestión de forma masiva accediendo a las siguientes tareas:
  • Cancelación masiva de procesos de gestión
    : cuando un proceso de gestión incluye subprocesos, puede cancelar los subprocesos individualmente o cancelar el proceso de gestión principal.
  • Anulación masiva de procesos de gestión
    : la lista de valores
    Procesos de gestión cargados por EIB
     de esta tarea muestra los eventos de integración cargados por un EIB en los que puede anular al menos uno de los eventos de proceso de gestión. Workday recomienda limitar el rango de fechas cuando seleccione la opción
    En rango de fechas, Por sistema de integración
     o
    En rango de fechas, Todos los sistemas de integración
     .
Puede detener las notificaciones de cada proceso de gestión que cancele o anule. Cuando cancela o anula procesos de gestión, no puede deshacer la acción.
Workday crea una pista de auditoría que documenta las acciones de anulación y cancelación. Puede configurar notificaciones personalizadas y notificaciones de alerta para que se activen cuando:
  • Anule una acción.
  • Corrija un proceso de gestión.
Ejemplo: Logan McNeil inicia un proceso de gestión
Contratación
 que incluye los siguientes subprocesos:
  • Propuesta de compensación
  • Solicitud de pago único
El administrador del proceso de gestión configura el proceso de gestión
Contratación
 para que requiera ambos subprocesos, y el subproceso
Solicitud de pago único
 es el paso
Finalización
 de la contratación.
Cuando el paso
Propuesta de compensación
 está en curso y Logan cancela únicamente el paso
Solicitud de pago único
 , Workday:
  • Cambia el estado del paso
    Solicitud de pago único
     a
    Omitido manualmente
    .
  • Finaliza el proceso de gestión
    Contratación
     .

Paso de cancelación masiva de revisión de documentos

Puede utilizar la tarea
Cancelación masiva de paso de revisión de documento
 para cancelar los pasos
de Revisión de documentos
 como acción masiva. Puede cancelar los pasos
de Revisión de documentos
 en procesos de gestión que tengan el siguiente estado:
  • En curso
  • Finalizado correctamente
Ejemplo: desea cancelar los pasos pendientes
de Revisión de documento
 asignados a trabajadores durante el proceso de gestión
Incorporación
 . Cuando el proceso de gestión
Incorporación
 finaliza correctamente, la única forma de cancelar los pasos restantes
de Revisión de documentos
 es mediante la tarea
Cancelación masiva de paso de revisión de documento
 .
El número máximo de pasos de
Revisión de documento
 que puede cancelar a la vez es 2000.

Avance manual

Puede avanzar manualmente un proceso de gestión al siguiente paso o al final para evitar que se retrase. Ejemplo: una tarea está pendiente de un aprobador que no está disponible. Para evitar un retraso en el proceso de gestión, avance manualmente el proceso de gestión al siguiente paso.
Debe estar en un grupo de seguridad con acceso a la acción
Avance manual
 en la sección
Personas autorizadas para realizar acciones en todo el proceso de gestión
 de la política de seguridad del proceso de gestión. Los usuarios con este acceso pueden iniciar la tarea
Avance masivo de proceso de gestión
 , pero solo pueden procesar transacciones que coincidan con los tipos de proceso de gestión permitidos para su grupo de seguridad. Para determinar si puede avanzar manualmente un proceso de gestión, acceda al informe
Opciones de configuración de proceso de gestión
 .
Puede utilizar la tarea
Avance masivo de procesos de gestión
 para avanzar procesos de gestión de forma masiva. Cuando utiliza la tarea para avanzar más de 10 eventos de proceso de gestión, Workday ejecuta la tarea en segundo plano. Si aplica un filtro en la tarea
Avance masivo de proceso de gestión
 y hace clic en
Seleccionar todo
, la selección incluye todos los ítems, y no solo la lista filtrada. Para transacciones de gran volumen en procesos de gestión que requieren un filtrado detallado, Workday recomienda utilizar la tarea
Gestión de operaciones masivas
 (MOM) en lugar de la tarea
Avance masivo de proceso de gestión
 para evitar problemas de filtrado.
Puede editar la definición de proceso de gestión para desactivar las notificaciones del sistema cuando un proceso de gestión avanza manualmente.
Cuando activa la casilla
Activar avance de tareas sin asignar
 en la tarea
Edición de definición de entorno de cliente - Procesos de gestión
 , puede avanzar un paso sin asignar dentro de un proceso de gestión a través de:
  • Tipo de gestión de operaciones masivas
    de proceso de gestión avanzado
  • Acción relacionada
    Avanzar manualmente
     . (Seleccione
    Avance manual
    de proceso de gestión
     en el menú de acciones relacionadas del evento de proceso de gestión).
  • La tarea
    Avance masivo de proceso de gestión
Puede avanzar:
  • Desde un paso sin asignar que está pendiente de reasignación.
  • Mediante un paso sin asignar y varios pasos sin asignar posteriores.
  • Un proceso de gestión hasta su finalización a través de un paso sin asignar que genera una reasignación durante el procesamiento del ascenso.
Cuando se devuelve un evento a un paso sin asignar, el paso se anula. Durante la devolución, la lista de valores
Para
 muestra
Sin asignar
 como prefijo del nombre del paso. Ejemplo:
Sin asignar - Cuestionario completo
. Cuando Workday avanza por los pasos no asignados, la ficha
Historial de procesos
 del
Registro de proceso completo
 muestra el siguiente estado:
  • Avanzado manualmente
     para el paso sin asignar.
  • Cancelado
     para el evento reasignado.
Workday envía una notificación a:
  • El usuario asignado al paso de proceso de gestión cuando avanza uno o todos los eventos hasta su finalización (excepto los pasos retrasados o sin asignar).
  • Usuario asignado para el paso de avance manual cuando se produce el avance manual.
Workday no envía notificaciones cuando se cancela un evento reasignado.
No puede avanzar manualmente un paso marcado como
No avanzar
 en la definición de proceso de gestión. Esta funcionalidad solo está disponible para los pasos que puede asignar a un grupo de seguridad. Los pasos que no puede asignar a un grupo de seguridad, a excepción de un paso
de informe
 , no se pueden marcar como
No avanzar
. Para determinar si un paso está marcado como
No avanzar
, consulte la casilla
Do Not Advance
 en la definición del proceso de gestión.

Devolución manual

Devolver es una acción de proceso de gestión. Realizar una acción de devolución suele significar que un usuario recibe un elemento en sus Mis tareas de Workday y quiere devolverlo a la persona que completó el paso anteriormente. Ejemplo: Mike rellena y envía el paso
Finalización de cuestionario
 . A continuación, el ítem se envía a la gerente de Mike, Betty, para que lo revise y lo apruebe. Betty recibe el ítem en Mis tareas para que lo apruebe. En lugar de aprobar el elemento, se lo devuelve a Mike para que realice una corrección.
Puede devolver un proceso de gestión manualmente en cualquier momento, aunque el paso no esté asignado a usted.
No puede devolver todos los procesos de gestión. Para determinar si puede devolver manualmente un proceso de gestión, acceda al informe
Opciones de configuración de proceso de gestión
 .
Debe estar en un grupo de seguridad con acceso a la acción
Devolución manual
 en la sección
Personas autorizadas para realizar acciones en todo el proceso de gestión
 de la política de seguridad del proceso de gestión.
Para devolver manualmente un gran número de eventos de acción a la vez, puede ejecutar el Generador de interfaz de empresa (EIB)
de proceso de gestión de devolución
 . Debe tener permiso para ejecutar EIB y permiso en la política de seguridad de proceso de gestión para realizar esta acción en el evento para el tipo de proceso de gestión. Para cada evento de este EIB que permita la devolución manual, Workday devuelve el evento a un paso finalizado del proceso de gestión que permite esta acción. Cuando se encuentra en el paso
Inicio
 de:
  • Un subproceso, puede devolver el evento.
  • El proceso de gestión principal, no puede devolver el evento.
Workday recomienda devolver manualmente un evento de muestra en su entorno de cliente antes de intentar devolverlo de forma masiva. El evento de muestra debe pertenecer a la misma definición de proceso de gestión que los demás eventos que desea devolver.
Puede acceder a la tarea
Devolución manual
 desde el menú de acciones relacionadas del evento de proceso de gestión. Cuando el estado del evento de proceso de gestión es:
  • En curso
    , la lista
    de valores Devolución a
     muestra todos los pasos anteriores que normalmente vería en la lista de valores
    Devolución
     desde la barra de herramientas del proceso de gestión. Cuando tiene varios grupos de seguridad configurados en un paso y avanza manualmente el paso, pero luego lo devuelve manualmente al lugar desde el que lo avanzó manualmente, Workday muestra todas las personas pendientes para el paso en la lista de valores. Ejemplo:
    Personas anteriormente en espera (4): (Dawn Myers, Logan McNeil, Betty Liu, Steve Morgan) – Finalización de evaluación de gerente
    . Cuando selecciona la opción de lista de valores, Workday devuelve el paso a todas las personas que estaban en espera.
  • Finalizado
    , la lista
    de valores Devolución a
     muestra únicamente los pasos anteriores que permiten la
    devolución manual por parte del administrador en evento de finalización
    .
Cuando intenta devolver manualmente un proceso de gestión a un paso que ha configurado para ejecutarse en paralelo con otro paso y:
  • Ambos pasos están
    En curso
    , no puede devolver manualmente el proceso de gestión a ninguno de los pasos paralelos.
  • un paso es
    En curso
     y el otro paso es
    Finalizado
    , puede devolver manualmente el proceso de gestión al paso
    En curso
     .
  • Ambos pasos están
    finalizados
    , puede devolver manualmente el proceso de gestión a cualquiera de los pasos paralelos.
Cuando devuelve el evento de proceso de gestión, el historial del proceso muestra el paso con el estado
Devolución manual
 .
Cuando configura un paso
Acción
,
Aprobación
o Tarea
externa
 para que se excluya de Mis tareas y envía un paso al paso excluido, el paso no se muestra en Mis tareas. Todavía puede devolver un paso del paso excluido mediante el informe
Transacciones de proceso de gestión pendientes
 .
El administrador de procesos de gestión puede reasignar pasos excluidos mediante:
  • Reasignación del tipo de operación masiva Paso de proceso de gestión
     en la tarea
    Gestión de operaciones masivas
  • La acción relacionada
    Proceso de gestión
    Reasignación de esta tarea
     de un evento.
  • El servicio web
    Reasignación de paso de proceso de gestión
No puede utilizar la tarea
Reasignación de tareas
 para reasignar pasos excluidos.
Cuando devuelve un evento a un trabajador que tiene un proceso de gestión con fecha futura que cambia su tipo de trabajador, como de un trabajador contingente a un empleado, Workday devuelve el evento al trabajador asignado. El paso no se desasigna.
Ejemplo: James es un trabajador contingente y su contrato finaliza el 2023-09-10. La empresa envía el proceso de gestión para contratarlo como empleado de plantilla. El proceso de contratación finaliza y, a partir del 15-09-2023, su rol cambia a un empleado de plantilla. El 2023-09-08, James envía un formulario I-9. El 2023-09-14, un HR Partner devuelve el formulario I-9 a James para que lo corrija. Recibe la tarea devuelta el 2023-09-15.

Reasignación de tareas no asignadas

Una tarea se convierte en una tarea sin asignar cuando el grupo de seguridad especificado no contiene ningún usuario o solo contiene usuarios con cuentas de Workday desactivadas. Ejemplo: si un paso está protegido por el grupo de seguridad
Empleado (solo gestiona
 sus datos), pero el usuario asignado tiene una fecha de contratación futura, la tarea se anula. También se puede anular la asignación de una tarea si la cuenta de Workday del usuario asignado está desactivada, caducada o bloqueada, o si el usuario asignado no tiene ID de usuario ni contraseña y no puede acceder a Workday para ver su notificación o finalizar el paso asignado. El informe
Tareas sin asignar
 muestra los pasos en los que este es el problema.
Los administradores de procesos de gestión pueden reasignar tareas no asignadas a trabajadores o a titulares de rol de Afiliado en el grupo de seguridad obligatorio. Workday envía una notificación por correo electrónico a los miembros de todos los grupos de seguridad con permisos
de Consulta
 y
Modificación
 en el dominio
Business Process Administration
 cuando se anula la asignación de una tarea.
Desde
Mis tareas
, puede reasignar las tareas que no están asignadas. En el elemento
Tarea sin asignar
 , puede reasignar:
  • Una sola tarea sin asignar seleccionando una persona en la lista de valores
    Reasignar a
     .
  • Varias tareas sin asignar haciendo clic
    en Consulta de tareas sin asignar
    . Esto le permite filtrar y consultar tareas de proceso de gestión adicionales sin asignar. Le recomendamos que filtre la lista de tareas sin asignar por proceso de gestión, rango de fechas o ambos. Una vez que aplica un filtro, puede reasignar pasos en el informe
    Auditoría de pasos sin asignar de proceso de gestión
     .
Desde un elemento
Tareas sin asignar
 , también puede hacer clic en
Consultar detalles
 debajo del icono de rueda dentada. Al hacer clic en el botón
Reasignar
 de la cuadrícula, Workday muestra el informe
Tarea sin asignar
 , donde puede reasignar una sola tarea sin asignar o varias tareas sin asignar.
También puede reasignar tareas sin asignar accediendo al informe
Tareas sin asignar
 .

Corrección de un proceso de gestión

Solo puede corregir los procesos de gestión cuando la política de seguridad del proceso de gestión especifica los grupos de seguridad que pueden corregir una instancia de proceso de gestión.
Puede configurar Workday para enviar notificaciones de alerta y personalizadas sobre las correcciones del proceso de gestión.

Eliminación de comentarios de un proceso de gestión

Los administradores de procesos de gestión pueden eliminar uno o varios comentarios de un proceso de gestión, antes o después de que finalice el proceso de gestión.
En el menú de acciones relacionadas del proceso de gestión global (no de un paso de proceso de gestión), seleccione
Proceso de gestión
Eliminación de comentarios
. A continuación, puede seleccionar la casilla junto a cada comentario que desee eliminar y hacer clic en
Aceptar
.
Del mismo modo, si se ha realizado un comentario en un subproceso, puede eliminarlo como una acción relacionada en el subproceso, no como un paso individual dentro del subproceso.

Desactivación de una definición de proceso de gestión

Para definir un proceso de gestión personalizado, debe asociarlo a un objeto de gestión, normalmente una organización. La definición de proceso de gestión estará disponible en esa organización. Cuando la organización tiene una jerarquía, Workday vincula todas las organizaciones subordinadas a esa definición de proceso de gestión hasta llegar a una organización subordinada que está vinculada a una definición de proceso de gestión diferente.
Workday utiliza la definición de proceso de gestión por defecto cuando no:
  • Asoció una definición de proceso de gestión a cualquier organización de supervisión superior de la jerarquía.
  • Se ha definido un proceso de gestión personalizado para la organización de supervisión u otras organizaciones de la jerarquía de organizaciones de supervisión superior.
Cuando desactiva un proceso de gestión personalizado para un objeto de gestión específico, como una organización, y luego inicia el proceso de gestión, Workday utiliza el proceso de gestión personalizado asociado a la organización de supervisión.
Asegúrese de que siempre haya definido un proceso de gestión personalizado adecuado.
En la tarea
Desactivación de definición de proceso de gestión
 , puede especificar los objetos de gestión para los que desea activar el proceso de gestión personalizado. Cuando desactiva un proceso de gestión personalizado para todos los objetos de gestión, Workday lo elimina por completo y no puede reactivarlo.