Cuestiones relativas a la configuración: aprendizaje de empresa extendida
Este tema puede servir de ayuda para tomar decisiones a la hora de planificar la configuración y el uso del aprendizaje de empresa extendida. En él se explica lo siguiente:
- Por qué se define
- Cómo encaja en el resto de Workday
- Repercusiones posteriores e interacciones entre productos
- Requisitos de seguridad y configuraciones de procesos de gestión
- Preguntas y limitaciones que debe tener en cuenta antes de la implementación
Consulte las instrucciones detalladas de la tarea para obtener información más completa sobre la configuración.
Qué es
Con Extended Enterprise Learning, puede proporcionar contenido de aprendizaje a usuarios fuera de su empresa, como proveedores, contratistas y socios, sin modificar sus configuraciones de seguridad. Los alumnos de empresa extendida pueden acceder a su catálogo de aprendizaje y hacer cursos.
Beneficios para la empresa
Con el aprendizaje de empresa extendida, puede hacer lo siguiente:
- Para ahorrar tiempo y recursos, utilice el mismo sistema de gestión de informes, contenido y aprendizaje para los usuarios internos y externos.
- Proporcionar el intercambio de conocimientos, la formación en cumplimiento normativo y certificaciones a personas que no sean empleados con quienes tenga una relación comercial, manteniendo al mismo tiempo las configuraciones de seguridad y la privacidad de los datos.
- Fijar estratégicamente el precio del contenido de aprendizaje conforme a los contratos con sus afiliados externos. Revise las cuestiones relativas a la configuración relativas a la activación de la fijación de precios para obtener más información.
Ejemplos de uso
- Formación de proveedores que necesitan revisar las políticas de recursos humanos antes de impartir cursos a sus empleados.
- Subcontratistas de fabricación que necesitan completar formación sobre seguridad y cumplimiento normativo.
- Trabajadores estacionales del sector minorista que necesitan aprender a usar los sistemas y procesos de la tienda.
- Personal de enfermería itinerante en el sector sanitario que necesita conocer las políticas específicas del hospital.
Preguntas que debe tener en cuenta
Preguntas | Consideraciones |
|---|---|
¿En qué se diferencian los alumnos de empresa extendida de los trabajadores contingentes contratados? | Los trabajadores contingentes contratados pueden acceder a Workday y forman parte de su personal interno. Por lo general, reciben algún tipo de beneficio, tales como la incorporación, beneficios, nóminas, revisiones de desempeño o seguimiento de tiempo.
Los alumnos de empresa extendida son externos a su empresa y solo pueden acceder a Workday Learning. |
¿Quién utiliza el aprendizaje de empresa extendida? | El aprendizaje de empresa extendida le permite proporcionar contenido de aprendizaje a usuarios ajenos a su empresa. Cada miembro de su personal ampliado tiene una cuenta de usuario de aprendizaje externo, que es la cuenta de su sistema unificado. El usuario de aprendizaje externo puede tener varios roles activos al mismo tiempo:
Puede otorgar a los trabajadores o a los miembros de su personal ampliado responsabilidades adicionales para ayudarle a gestionar su personal ampliado:
|
¿Necesita una suscripción de aprendizaje de empresa extendida para crear instructores de aprendizaje externos y evaluadores de aprendizaje externos? | Esta funcionalidad está disponible a través de Workday Learning y no requiere ninguna suscripción de aprendizaje de empresa extendida. Si utiliza Workday Learning, puede utilizar estos roles para aprovechar la experiencia en la materia de personas ajenas a su organización. |
¿Cómo puede restringir el contenido de aprendizaje que pueden ver los alumnos de empresa extendida? | Puede crear temas de aprendizaje y segmentos de seguridad de temas para restringir contenido.
Puede utilizar los siguientes campos de informe en el objeto de gestión Learning Content Subscription para generar informes de las fechas en las que los alumnos de empresa extendida deberían tener acceso al contenido de aprendizaje:
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¿Cómo se puede realizar un seguimiento de la información adicional sobre los alumnos de empresa extendida por motivos de cumplimiento o de generación de informes cuando no hay ningún campo distribuido por Workday? | Puede crear campos personalizados para realizar un seguimiento de información como, por ejemplo, la finalización parcial de la formación o el tiempo que se tardó en finalizarla. Puede crear campos personalizados en los objetos de gestión Alumno de empresa extendida y Afiliación de empresa extendida .
No puede utilizar el proceso de gestión Gestión de alumno de empresa extendida para editar objetos personalizados. Puede editar los campos personalizados:
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¿Cómo desea configurar la conexión para usuarios de aprendizaje externos? | Los usuarios de aprendizaje externos pueden conectarse a Workday en dispositivos móviles o de escritorio.
Cuando sus trabajadores utilizan el inicio de sesión único (SSO), pero usted no tiene la intención de definirlo para los usuarios de aprendizaje externos, puede configurar un selector de autenticación, lo que permite a los usuarios de aprendizaje externos conectarse a Workday con un nombre de usuario y una contraseña. |
¿Pueden los alumnos de empresa extendida recibir campañas? | Puede crear campañas para alumnos de empresa extendida mediante la campaña de empresa extendida. Esta campaña es diferente a la campaña de aprendizaje utilizada para los empleados.
Las campañas de empresa extendida permiten una seguridad y una configuración de campaña independientes para los alumnos de empresa extendida. Workday no le permite enviar encuestas a los alumnos de empresa extendida con campañas. |
¿Cómo pueden los alumnos de empresa extendida modificar las certificaciones en los perfiles de otros alumnos de empresa extendida? | Si desea permitir que un alumno de empresa extendida modifique las certificaciones de otros alumnos de empresa extendida, conviértalo en gerente de la afiliación de los alumnos de empresa extendida en cuestión. Si desea permitir que un alumno de empresa extendida modifique las certificaciones de todos los alumnos de empresa extendida, conviértalo en gerente de todas las afiliaciones existentes, en vez de concederles permisos de administrador.
Asígnele al alumno de empresa extendida un acceso con restricciones al dominio Person Data: Certifications y al proceso de gestión Gestión de certificaciones en el área funcional Worker Profile and Skills.Cuando le concede a un alumno de empresa extendida un acceso sin restricciones al proceso de gestión Gestión de certificaciones , dicho alumno puede consultar y modificar las certificaciones en los perfiles de los trabajadores. |
¿Cómo pueden los alumnos de empresa extendida convertirse en trabajadores de su organización? | Los alumnos de empresa extendida pueden consultar y solicitar puestos para no trabajadores en la organización a través de su cuenta de Workday. Cuando contrata a un alumno de empresa extendida, sus transcripciones de aprendizaje y certificaciones de talento se transfieren con él a su nuevo rol. Workday archiva su cuenta de usuario de aprendizaje externo y sus roles y borra la fecha de activación del alumno de empresa extendida.
Defina Workday Recruiting para utilizar esta función. |
¿Cómo se determina el huso horario para las fechas de activación de alumno de empresa extendida? | Workday utiliza las siguientes reglas de huso horario:
El huso horario de la fecha de activación se basa en el huso horario preferido de la cuenta de usuario de aprendizaje externo. De lo contrario, Workday utiliza el primer huso horario disponible en el siguiente orden:
Cuando quiera que Workday determine los husos horarios para las fechas de activación en función de sus ubicaciones de afiliación, asegúrese de que:
|
¿Cómo pueden los alumnos de empresa extendida crear sus propias cuentas? | Defina la función de autoinscripción gestionada para permitir que los alumnos potenciales de empresa extendida se registren para sus propias cuentas. Las aprobaciones de cuenta se basan en la configuración del proceso de gestión Solicitud de alumno de empresa extendida . |
¿Cómo se pueden desactivar varias cuentas de alumno de empresa extendida a la vez? | Workday le permite utilizar una operación masiva para desactivar hasta 50 000 cuentas de alumnos de empresa extendida a la vez. La operación masiva desactiva las cuentas en función de los criterios especificados en un informe personalizado. |
Recomendaciones
Sin efectos.
Requisitos
Defina Workday Learning.
Para crear usuarios de aprendizaje externos, configure el dominio
View External Learning User
y el proceso de gestión Gestión de usuario de aprendizaje externo
, así como la política de seguridad.Limitaciones
- Los instructores de aprendizaje externos y los evaluadores de aprendizaje externos no pueden crear sus propias cuentas como opción de autoservicio.
- No puede fusionar registros personales de usuarios de aprendizaje externos que pasan a ser trabajadores mediante el marco de gestión de duplicados.
- No puede configurar y enviar distintas plantillas de correo electrónico para nuevas cuentas para usuarios de aprendizaje externos y trabajadores. Workday envía el mismo correo electrónico a ambos tipos de persona. El contenido del correo electrónico se puede personalizar.
- Workday no permite que los instructores de aprendizaje externos que también son administradores accedan con restricciones al proceso de gestiónGestión de certificaciones.
- A veces, los alumnos de empresa extendida con fechas de contratación futura no pueden acceder a su perfil de trabajador.
- Las tareas del proceso de gestiónSolicitud de alumno de empresa extendidano incluyen el campo Fecha de activación, por lo que no puede programar una fecha de activación futura. Cuando crea un nuevo alumno de empresa extendida o activa uno existente mediante este proceso de gestión, Workday establece automáticamente la fecha de activación en la fecha en que se inició la solicitud. Para determinar el huso horario, Workday utiliza las reglas de huso horario de fecha de activación. Cuando edita un alumno de empresa extendida, Workday conserva su fecha de activación existente.
Definición de entorno de cliente
Utilice la tarea
Edición de definición de entorno de cliente - HCM
para configurar las siguientes opciones en todo el entorno de cliente para su personal externo:Opción | Descripción |
|---|---|
Casilla Activar gestión de huso horario de autoservicio para empresa extendida
| Seleccione esta opción para permitir que los alumnos definan su propio huso horario para las reglas de caducidad de la inscripción en cursos. |
Lista de valores Activar configuración de fijación de precios para tipos de persona
| Seleccione los tipos de persona para los que desea configurar la fijación de precios, incluidos los alumnos de empresa extendida. |
Security
En las áreas funcionales Extended Enterprise for Learning o Learning Core:
Dominios | Consideraciones |
|---|---|
Learning Access
| Permite a los alumnos de empresa extendida acceder para buscar en el catálogo de aprendizaje y consultar la información del curso. |
Maintain Archived External Learning User
| Permite a los usuarios desarchivar a los usuarios de aprendizaje externos que no sean trabajadores activos. |
Manage: Extended Enterprise
| Permite a los administradores de aprendizaje de empresa extendida gestionar las afiliaciones, los perfiles de puesto y el acceso al tablero de control. |
Manage: Extended Enterprise Affiliation Learners
| Permite a los gerentes de afiliación ver los alumnos de empresa extendida en su afiliación. |
Manage: Extended Enterprise Learner Type
| Permite a los usuarios crear y gestionar tipos de alumnos de empresa extendida. Los usuarios con acceso en modo Consulta en el dominio Manage: Extended Enterprise pueden consultar el tipo de alumno que se asigna a un alumno de empresa extendida. |
Manage: Learning Content
| Permite a los usuarios acceder a informes y tareas administrativos para gestionar el contenido de aprendizaje, incluida la creación de reglas de caducidad de cursos. |
Autoservicio: formación en el puesto
| Permite a los evaluadores de aprendizaje externos acceder al worklet Formador de aprendizaje y gestionar la evaluación y la asistencia de las ofertas de cursos. |
Gestionar: autoinscripción
| Permite a los administradores crear y gestionar URLs de autoinscripción. |
Person Data: Learning
| Permite a los administradores consultar los expedientes de aprendizaje de los alumnos de empresa extendida, incluso en los perfiles de usuario. |
Reports: Archived External Learning Users
| Permite a los usuarios generar informes sobre usuarios de aprendizaje externos archivados. |
Informes: afiliaciones de empresa extendida
| Permite que los grupos de seguridad con y sin restricciones accedan a informes relacionados con afiliaciones de empresa extendida. |
Reports: Extended Enterprise Affiliation Learners
| Permite a los gerentes de afiliación acceder a informes sobre los alumnos de su afiliación. |
Reports: Extended Enterprise Usage Metrics
| Permite a los usuarios realizar un seguimiento del número de alumnos de empresa extendida activos en el entorno de cliente. Puede usar esta información para medir el uso del producto a lo largo del tiempo. |
Self-Service: Extended Enterprise Learning
| Permite a los alumnos de empresa extendida ver su propio perfil e información. |
Self Service: Learning
| Concede a los usuarios capacidades de autoservicio, como consultar los detalles del expediente académico en su perfil. |
Autoservicio: evaluador de aprendizaje
| Permite a los evaluadores de aprendizaje externos consultar su propio perfil. |
View External Learning User
| Permite a los administradores consultar la información del usuario de aprendizaje externo, incluidos los perfiles de usuario de aprendizaje externo. |
En otras áreas funcionales:
Dominios | Consideraciones |
|---|---|
Internal Careers en el área funcional Recruiting | Permite a los alumnos de empresa extendida consultar y solicitar puestos para no trabajadores de su organización a través de su cuenta de Workday existente. |
Mass Operation Management en el área funcional System. | Permite a los usuarios gestionar operaciones masivas, incluida la configuración y ejecución del tipo de operación masiva Desactivación de cuentas de alumno de empresa extendida . |
Person Data: Certifications en el área funcional Worker Profile and Skills. | Permite a los administradores consultar las certificaciones de los alumnos de empresa extendida y de los instructores de aprendizaje externos, incluso en los perfiles de usuario. |
Person Data: Personal Photo en el área funcional Personal Data. | Permite a los usuarios ver y editar las fotos de los usuarios a los que tienen acceso. |
Self-Service: Certifications en el área funcional Worker Profile and Skills. | Permite a los usuarios consultar sus propias certificaciones en su perfil. |
Self-Service: My Applications en el área funcional Recruiting. | Permite a los alumnos de empresa extendida revisar o retirar sus solicitudes. |
Self-Service: Personal Photo en el área funcional Personal Data. | Permite a los usuarios ver y editar su propia foto. |
Procesos de gestión
Procesos de gestión | Consideraciones |
|---|---|
Solicitud de alumno de empresa extendida
| Permite a los gerentes de afiliación solicitar acceso de aprendizaje para los usuarios nuevos o existentes en sus afiliaciones.
Workday recomienda configurar primero estos procesos de gestión, que son subprocesos del proceso de gestión Solicitud de alumno de empresa extendida :
Managed Self-Registration utiliza el proceso de gestión Solicitud de alumno de empresa extendida para crear usuarios nuevos o editar los existentes. Asegúrese de haber configurado correctamente las acciones, los grupos de seguridad y las aprobaciones antes de distribuir las URLs de autoinscripción. |
Inscripción masiva
| Para permitir que los gerentes de afiliación inscriban en cursos de aprendizaje a alumnos de empresa extendida que pertenecen a sus afiliaciones asignadas, concédales permiso en la acción de inicio. |
Gestión de evaluador de aprendizaje externo
| Le permite crear y editar evaluadores de aprendizaje externos. |
Gestión de usuario de aprendizaje externo
| Le permite crear cuentas de usuario de aprendizaje externo.
Para permitir que los usuarios de aprendizaje externos editen su propia información personal, concédales permisos en la acción de inicio Edición de mi información personal . |
Gestión de alumno de empresa extendida
| Le permite crear y editar alumnos de empresa extendida. |
Gestión de instructor de aprendizaje externo
| Le permite crear y editar instructores de aprendizaje externos. |
Inscripción en contenido , Anulación de inscripción en aprendizaje e Inscripción masiva
| Puede permitir que los alumnos de empresa extendida se inscriban, y que los instructores de aprendizaje externos y los gerentes de afiliación se inscriban y aprueben las inscripciones. |
Gestión de certificaciones
| Para permitir que los alumnos de empresa extendida, los instructores de aprendizaje externos y los administradores puedan abrir archivos adjuntos de certificación, debe concederles permisos de View Completed Events en este proceso de gestión. |
Solicitud de puesto
| Para permitir que los alumnos de empresa extendida consulten y soliciten puestos para no trabajadores en su organización, concédales permiso en la acción de inicio Solicitud de puesto para no trabajadores . |
Informes
Informes o tableros de control | Consideraciones |
|---|---|
Tablero de control Empresa extendida - Administración
| Permite a los administradores de empresa extendida gestionar los alumnos y las afiliaciones de empresa extendida. |
Informe Búsqueda de alumnos de empresa extendida
| Permite a los gerentes y administradores de afiliación buscar alumnos de empresa extendida activos. |
Tablero de control Aprendizaje
| Modifique este tablero de control para que los alumnos de empresa extendida puedan acceder con facilidad a los anuncios y al contenido de aprendizaje. |
Recuento máximo diario de alumnos de empresa extendida activos
Recuento máximo mensual de alumnos de empresa extendida activos Recuento máximo anual de alumnos de empresa extendida activos | Consulte y supervise el número de alumnos de empresa extendida en su entorno de cliente.
Si introduce de forma retroactiva la fecha de caducidad para un alumno de empresa extendida mediante la tarea Edición de alumno de empresa extendida , los informes reflejarán la cuenta como inactiva a partir del día en que introduzca la fecha de caducidad.Estos informes solo muestran los datos actuales en entornos de producción:
|
Informe Consulta de afiliación de empresa extendida
| Consulte los detalles de una afiliación de empresa extendida. |
Informe Consulta de alumno de empresa extendida
| Consulte el perfil de un alumno de empresa extendida. |
Informe Consulta de usuario de aprendizaje externo
| Consulte el perfil de un usuario de aprendizaje externo. |
- Indexed Learning Campaign Records
- Afiliaciones de empresa extendida
- Perfiles de puesto de empresa extendida
- Extended Enterprise Learners
- External Learning Users
- Learning Assignments by Learning Organization
- Learning Assignment Records
- Inscripciones de aprendizaje
- Learning Instructors
Nombres globales de persona
en lugar del objeto de gestión Alumno de empresa extendida
.Integraciones
Servicios web | Consideración |
|---|---|
Maintain Archived External Learning User
| Sirve para gestionar el archivado de usuarios de aprendizaje externo en su organización.
Para los EIB basados en el servicio web Maintain Archived External Learning User , Workday recomienda crear las siguientes reglas de condición:
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Gestión de alumno de empresa extendida
| Sirve para crear alumnos de empresa extendida a partir de usuarios de aprendizaje externos existentes.
Tiene la opción de desactivar las notificaciones de nombre de usuario y contraseña que Workday envía a los alumnos al crear la cuenta. Cuando quiera actualizar los alumnos de empresa extendida inactivos existentes, Workday recomienda desactivar los correos electrónicos de nombre de usuario y contraseña. En el caso de los EIB basados en el servicio web Gestión de alumno de empresa extendida , Workday le recomienda lo siguiente:
Puede utilizar este servicio web para definir fechas de activación de alumno de empresa extendida que ya hayan pasado. Cuando especifica todos los mismos valores que un alumno de empresa extendida existente en su solicitud, el servicio web no crea ningún nuevo evento de proceso de gestión. Tampoco envía correos electrónicos de nombre de usuario y contraseña temporal, incluso cuando especifica el envío de estos correos electrónicos. |
Gestión de evaluador de aprendizaje externo
| Sirve para crear evaluadores de aprendizaje externos.
Opcionalmente, puede desactivar las notificaciones de nombre de usuario y contraseña que Workday envía a los evaluadores al crear la cuenta. |
Manage External Learning Instructor
| Sirve para crear instructores de aprendizaje externos.
Tiene la opción de desactivar las notificaciones de nombre de usuario y contraseña que Workday envía a los instructores externos al crear la cuenta. En el caso de los EIB basados en el servicio web Gestión de instructor de aprendizaje externo , Workday le recomienda lo siguiente:
|
Gestión de usuario de aprendizaje externo
| Sirve para crear cuentas de usuario de aprendizaje externo.
En el caso de los EIB basados en el servicio web Gestión de usuario de aprendizaje externo , Workday recomienda crear la siguiente regla de condición: Is Archived es falso en el objeto de gestión Usuario de aprendizaje externo . |
Conexiones y puntos de contacto
Extended Enterprise Learning interactúa con Workday Recruiting. Puede permitir que los alumnos de empresa extendida consulten y soliciten puestos para personas que no trabajen en su organización. Cuando contrata a un alumno de empresa extendida, sus expedientes de aprendizaje y certificaciones de talento se transfieren con él a su nuevo rol, y Workday archiva su cuenta de usuario de aprendizaje externo y sus roles.
Workday le ofrece un Touchpoints Kit con recursos para ayudarle a comprender las relaciones de configuración en su entorno de cliente. Obtenga más información sobre Workday Touchpoints Kit en Workday Community.