Revisión de resultados de comprobación de presupuesto de transacciones de gastos
Revise los resultados de la comprobación de presupuesto con errores de una transacción de gastos y decida cómo quiere continuar. Las opciones varían en función de si se ha configurado el control presupuestario para:
- Emitir un aviso si no se ha superado la comprobación de presupuesto.
- Controlar el presupuesto y evitar la aprobación de la transacción hasta que se supere el presupuesto.
Workday solo muestra las líneas de transacción que no han superado la comprobación de presupuesto en Mis tareas, no las líneas de transacción que cumplen las reglas de comprobación de presupuesto
Apto
u Omisión
.La transacción de Mis tareas puede estar sujeta a presupuestos en varias empresas y estructuras de plan. Workday muestra todos los presupuestos para los que una transacción da errores.
El paso
Comprobación de presupuesto (financiero)
de los procesos de gestión de aprovisionamiento, informe de gastos o autorización de gasto lleva a cabo la comprobación de presupuesto en las transacciones de aprovisionamiento y autorización de gasto mediante:
- El cálculo de la contabilidad de compromisos de la transacción.
- La comparación de ese compromiso descontabilizado con los distintos presupuestos a los que está sujeta la transacción. Para las transacciones de aprovisionamiento, el subproceso también compara la obligación descontabilizada.
- No hay presupuesto suficiente para llevar a cabo la transacción.
- Hay un error de asiento (como la contabilización de la contabilidad en un periodo de libro mayor sin abrir).
- Acceda a Mis tareas para revisar la comprobación de presupuesto.
- Mientras revisa la comprobación de presupuesto en Mis tareas, tenga en cuenta lo siguiente:
Opción Descripción Solicitar anulaciónEnvía una solicitud para anular una comprobación de presupuesto con errores a un aprobador autorizado. Si un aprobador autorizado concede la anulación, Workday muestra el estadoAnulación concedidajunto al estado de comprobación de presupuesto en la transacción para todos los aprobadores posteriores. Una vez aprobada, la transacción avanza al siguiente paso del proceso de gestión principal.Periodos de controlSon los periodos en los que Workday ha controlado el presupuesto; pueden no coincidir con sus periodos de entrada de presupuesto. Ejemplo: puede introducir los importes de presupuesto por mes, pero llevar a cabo el control mediante la agrupación de todo el importe del presupuesto en un trimestre o en la duración del presupuesto. Una transacción puede afectar a varios presupuestos, que pueden tener periodos de control distintos.Opción de comprobación de presupuestoEs la opción de comprobación de presupuesto que ha producido que la transacción no supere la comprobación de presupuesto.- Avisar: permite continuar con la aprobación de la transacción sin realizar acciones correctivas para resolver la excepción.
- Controlar: impide la aprobación de la transacción hasta que haya una rectificación de la transacción o del presupuesto que permita que la transacción supere la comprobación de presupuesto.
Desde inicio de plan hasta fechaSi ha configurado la opción de comprobación de presupuesto para usar periodos de control acumulativos, Workday determina el importe del presupuesto en función del periodo de control actual y de los periodos de control anteriores.ConsultarHaga clic en esta opción en cada presupuesto para consultar el informeExcepciones de comprobación de presupuesto.El informe muestra la repercusión de la transacción en el presupuesto y en qué medida se encuentra por encima del presupuesto. Puede profundizar en el valorTransacción actualpara detectar dónde se encuentra la excepción.Si accede al informe desde la búsqueda global de planes o de jerarquías de planes con jerarquías de empresas, debe introducir de forma manual el ID de transacción completo en la lista de valoresTransacciónpara seleccionar la transacción.TransaccionesHaga clic en esta ficha para consultar las transacciones que no han superado la comprobación de presupuesto.En este punto, puede profundizar en la transacción para ver el importe y los worktags asociados a cada línea. La transacción también muestra elEstado de comprobación de presupuesto. - Si tiene permiso para consultar asientos de transacciones, seleccione en el menú de acciones relacionadas de la transacción para acceder a los detalles contables.
- Al revisar los detalles contables de la transacción, tenga en cuenta lo siguiente:
Opción Descripción Información de asiento de operacionesRevise laFecha contable, que determina en qué periodo del asiento se contabilizan los asientos contables de la transacción y elLibro mayor(compromiso, obligación o cifras reales).Líneas de asientoRevise las cuentas de libro mayor, los cargos, los abonos y los worktags afectados. También puede consultar la fecha del presupuesto, que puede servir para determinar los importes del presupuesto y los periodos de control a los que está sujeta esta transacción. - Cuando haya revisado la información sobre el motivo por el que la transacción ha dado error en la comprobación de presupuesto, lleve a cabo una de las siguientes acciones:
- Modifique el presupuesto.
- Si comprueba el presupuesto por fecha de presupuesto, cambie la fecha de presupuesto de la transacción para que el total o parte de la transacción pasen a un periodo de control diferente.
- Corrija el error del asiento.
- Devuelva la transacción al solicitante para que la rectifique. Ejemplo: devuelve la transacción al solicitante porque la cantidad solicitada está fuera del límite.
- Deniegue la solicitud.
- Continúe con la aprobación de la transacción de todos modos. Solo puede continuar aunque no se haya superado la comprobación de presupuesto si ha configurado la comprobación de presupuesto comoAvisar.
Ejemplo: si ha enviado varias órdenes de compra en un grupo y el presupuesto es insuficiente solo para una de las órdenes de compra, el grupo mostrará el estado de comprobación de presupuestoError (presupuesto insuficiente). El estado de las tres órdenes de compra del grupo será pendiente. Cancele las órdenes de compra, lleve a cabo las correcciones oportunas y vuelva a emitirlas en dos transacciones independientes. - Vuelva a Mis tareas para revisar la comprobación de presupuesto y haga clic enEnviarpara volver a ejecutar la comprobación de presupuesto para la transacción.
Una vez que la transacción se considere apta para el presupuesto, finaliza el proceso de gestión de aprovisionamiento e informe de gastos y Workday contabiliza la contabilidad de la transacción aprobada:
- En las transacciones de aprovisionamiento, Workday contabiliza la contabilidad en el libro mayor de compromisos, obligaciones o cifras reales.
- En cuanto a los informes de gastos y las autorizaciones de gasto, Workday contabiliza la contabilidad en el libro mayor de compromisos y cifras reales.
- En todas las transacciones y para permitir que las transacciones reserven el presupuesto, Workday contabiliza la contabilidad en asientos con estado de contabilización reservado en el libro mayor correspondiente después de que se supere la comprobación de presupuesto inicial. Workday solo contabiliza la contabilidad de esta manera si se selecciona la opciónIncluir líneas de asiento reservadoen el plan.