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Última actualización: 2024-12-13
Definición de opciones de control para planes de gastos

Definición de opciones de control para planes de gastos

Cree los planes financieros o los presupuestos de propuestas de concesión, concesiones o proyectos.
Defina las opciones de control presupuestario en los planes en los que quiera realizar la comprobación de presupuesto. Estos parámetros controlan los siguientes aspectos:
  • Los planes o presupuestos activados para la comprobación de presupuesto.
  • El nivel de gravedad con el que se controla el presupuesto.
  • Los periodos respecto a los que se controla el presupuesto.
  • Si los importes del plan o del presupuesto se acumulan de periodos anteriores.
Workday únicamente admite hasta 50 líneas de opciones de control presupuestario.
  1. Acceda a la tarea
    Edición de opciones de comprobación de presupuesto
    .
  2. Mientras rellena la ficha
    Finanzas
    , tenga en cuenta lo siguiente:
    Opción Descripción
    Ejercicio contable
    Únicamente puede configurar un conjunto de opciones de control presupuestario en la duración de un plan o presupuesto, tal y como se define en la estructura y el ejercicio contable.
    Activar comprobación de presupuesto
    Seleccione esta opción para activar la comprobación de presupuesto en las transacciones financieras cuyo proceso de gestión incluya el subproceso
    Comprobación de presupuesto (financiero)
     como paso.
    Permitir aprobación de transacciones de abono
    Seleccione esta opción para aprobar automáticamente las transacciones de abono que aumentan el presupuesto si Workday encuentra una línea de plan coincidente.
    Incluir líneas de asiento reservado
    Seleccione esta opción para incluir los asientos con estado
    Reservado
     en los cálculos del saldo disponible. Workday también incluye las líneas de asiento reservado en la columna
    Gasto actual
     cuando se modifican los planes financieros con la opción
    Utilizar modificaciones contextuales
     seleccionada en la estructura del plan.
    Ejemplo: tiene dos peticiones de compra que afectan al mismo presupuesto. Con esta casilla marcada, envía la primera petición. En cuanto la primera petición supera la comprobación de presupuesto, Workday lleva a cabo lo siguiente:
    1. Establece inmediatamente el estado
      Reservado
       en los asientos.
    2. Tiene en cuenta estos asientos reservados al calcular el presupuesto disponible para la segunda petición.
    Puede marcar esta casilla aunque no seleccione la opción
    Activar comprobación de presupuesto
    . Si la casilla
    Activar comprobación de presupuesto
     no está marcada, puede incluir asientos reservados en la contabilidad de compromisos aunque no se ejecute la comprobación de presupuesto.
    Opción de comprobación de presupuesto
    Seleccione el nivel de gravedad con el que se controla el presupuesto. Ambas opciones avisan a la persona responsable para que revise la repercusión de una transacción en un plan o presupuesto si:
    • No hay fondos suficientes para la transacción.
    • Ninguna línea del plan coincide con las líneas de asiento de la transacción.
    Avisar
    : elija esta opción para permitir que el revisor continúe con la aprobación de la transacción sin realizar acciones correctivas para resolver la excepción.
    Controlar
    : seleccione esta opción para impedir que se apruebe la transacción hasta que haya una rectificación de la transacción o del presupuesto que permitan que la transacción supere la comprobación del presupuesto.
    Periodos de control acumulativos
    Seleccione esta opción para que se acumule el importe de todos los periodos de control hasta la fecha de presupuesto o la fecha contable. El presupuesto de periodos anteriores que no se ha utilizado se traslada al periodo siguiente y queda disponible para su uso en ese periodo.
    Desmarque esta casilla para comprobar la transacción únicamente respecto al importe del periodo de control en el que se encuentra la fecha de presupuesto o la fecha contable de la transacción.
    Ejemplo: si una petición se ha creado a mitad de año y está sujeta a un presupuesto, Workday coteja la transacción con el importe del presupuesto acumulativo de los primeros seis meses.
    Control por periodos de entrada
    Especifique los periodos en los que quiere controlar el presupuesto. Puede controlar el importe por periodos diferentes a los periodos de entrada del plan.
    Ejemplo: puede introducir los importes de presupuesto por mes y llevar a cabo el control mediante la agrupación de todo el importe del presupuesto en un trimestre o en la duración del presupuesto.
    Tipos de libro mayor para comprobación de presupuesto
    Seleccione los tipos de libro mayor que se van a incluir en la comprobación de presupuesto.
    Ejemplo: puede incluir únicamente las órdenes de compra (obligaciones) en la comprobación de presupuesto y excluir las peticiones de compra (compromisos). Con esta configuración, Workday incluye automáticamente:
    • Los libros mayores de obligaciones y de cifras reales en segundo plano si selecciona el libro mayor de compromisos.
    • Los libros mayores de cifras reales en segundo plano si selecciona el libro mayor de obligaciones.
    Permitir anulación de comprobación de presupuesto
    Seleccione esta opción para permitir que los revisores de la comprobación de presupuesto soliciten aprobaciones para las excepciones de la comprobación de presupuesto. Si un aprobador autorizado concede una anulación, Workday muestra el estado
    Anulación concedida
     junto al estado de comprobación de presupuesto en la transacción de forma que puedan verla todos los aprobadores posteriores. Una vez aprobada la anulación, la transacción avanza al siguiente paso del proceso de gestión principal.
    debe seleccionar en primer lugar la opción
    Controlar
     en
    Opción de comprobación de presupuesto
    .
  3. Mientras rellena la ficha
    Línea de opción de control presupuestario
     con el fin de crear reglas de comprobación de presupuesto para determinadas combinaciones de cuentas de libro mayor y dimensiones, tenga en cuenta lo siguiente (opcional):
    Opción Descripción
    Opción de comprobación de presupuesto
    Aprobar
    : seleccione esta opción para crear una regla que permita que una transacción supere la comprobación de presupuesto aunque sobrepase el presupuesto.
    Omitir
    : seleccione esta opción para crear una regla que permita a una transacción omitir la comprobación del presupuesto y que muestre el estado
    No obligatorio
     incluso si la transacción no se considera apta tras la comprobación del presupuesto.
    Las opciones de comprobación de presupuesto que elija deben diferir de la opción de comprobación de presupuesto que ha definido en la ficha
    Finanzas
    . Si en la cuadrícula no se aplican reglas a su transacción, Workday utiliza la opción de comprobación de presupuesto que haya configurado en la ficha
    Finanzas
    .
    Porcentaje de tolerancia
    Importe de tolerancia
    Introduzca un porcentaje o un importe de tolerancia de forma que la transacción únicamente dé error en la comprobación de presupuesto cuando sobrepase el importe de tolerancia respecto al presupuesto.
    solo puede seleccionar un worktag de cada tipo por línea de opción de control presupuestario.
Con estos parámetros, Workday determina el comportamiento del proceso de gestión
Comprobación de presupuesto (financiero)
. Puede añadir el subproceso
Comprobación de presupuesto (financiero)
 como un paso de los procesos de gestión financieros para comprobar el presupuesto antes de aprobar la transacción de gastos. Para obtener una lista de los procesos de gestión que activan este subproceso, consulte el informe
Opciones de configuración de proceso de gestión
.
Con el informe
View Budgetary Control Options
 puede revisar la configuración de la comprobación del presupuesto de una empresa y de la estructura del plan.