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Última actualización: 2024-10-04
Pasos: creación de facturas de cliente de abono y refacturación para contratos de cliente

Pasos: creación de facturas de cliente de abono y refacturación para contratos de cliente

Cree:
  • Un contrato de cliente
  • Transacciones facturables
  • Un programa de facturación para el contrato de cliente
  • Facturas de cliente de contratos
Si factura incorrectamente un importe de factura de cliente y desea crear una factura corregida, puede configurar Workday para abonar la factura original y crear una nueva factura. Workday solo admite ajustes de abono completo y cuotas de nueva factura completa.
  1. Los IDs de factura exclusivos le permiten cumplir con los requisitos contables globales. Cuando activa IDs de factura exclusivos para abonos, cargos y nuevas facturas, Workday crea y procesa un ajuste con un ID de factura exclusivo.
  2. Acceda a la tarea
    Edición de definición de entorno de cliente - Finanzas
    .
    En la sección
    Opciones de contratos de cliente
     , seleccione la casilla
    Creación y envío de cuotas para abono y nueva
     factura para crear y enviar automáticamente nuevas cuotas en el programa de facturación del contrato de cliente al crear ajustes de abono o abonar y volver a facturar facturas de cliente.
    Seguridad: dominio
    Set Up: Tenant Setup - Financials
     en el área funcional System.
  3. Seleccione
    Creación de abono y nueva factura
    de factura de cliente
     en el menú de acciones relacionadas de una factura de cliente.
    La tarea
    Creación de crédito y nueva factura
     solo está disponible cuando:
    • La línea de contrato tiene el estado
      Activo
       y está asociada a un programa de facturación con el estado
      Aprobado
       .
    • La factura de cliente tiene el estado
      Aprobado
       .
    • La factura de cliente tiene el estado
      Sin pagar
       .
    • La factura de cliente no se crea a partir de ejecuciones de cálculo de cargos por demora e intereses.
    • La factura de cliente no es interempresa directa.
    • La factura de cliente todavía no está vinculada a un ajuste de abono o a una factura refacturada con el estado
      Aprobado
       o
      En curso
       .
    • Workday aún no ha creado facturas de cliente a partir de cuotas de facturación o transacciones facturables.
    • Active la casilla
      Creación y envío de cuota para abono y nueva factura
       en la tarea
      Edición de definición de entorno de cliente - Finanzas
       .
    Mientras realiza la tarea, tenga en cuenta lo siguiente:
    Opción Descripción
    Líneas de factura para copiar
    (en la página Creación de abono y nueva factura)
    Cuando selecciona copiar todas las líneas de factura, puede eliminar las líneas de factura innecesarias en la nueva factura. Cuando ajuste la nueva factura, Workday recomienda que también actualice el programa de facturación asociado para garantizar que los importes se mantengan equilibrados.
    Cliente de facturación
    (en la página Creación de nueva factura)
    Para impedir que los usuarios cambien el
    Cliente de facturación
    , cree una validación personalizada.
    Workday no admite abonos ni nuevas facturas para:
    • Adjudicar contratos o contratos de alumno.
    • Tarifa de línea de contrato, compromiso mínimo, facturación de pago anticipado mediante programas de facturación no consolidados, satisfacción de pedidos o retención.
    Configure el proceso de gestión
    Evento de factura de cliente
     y la política de seguridad en el área funcional Customer Accounts.
Workday lleva a cabo lo siguiente:
  • Aprueba automáticamente el proceso de gestión
    Evento de programa de facturación
     para el abono y las cuotas refacturadas. También puede utilizar el campo de informe
    Nueva factura de cuota a partir de ajuste de crédito
     en las reglas de condición para definir cómo envía Workday los ajustes de crédito a través del proceso de gestión
    Evento de programa de facturación
     .
  • Crea y aplica un ajuste de abono a la factura original y crea una nueva factura. La nueva factura pasa por la misma aprobación del proceso de gestión que las facturas nuevas.
  • Vuelve a facturar facturas basadas en transacciones.
Cuando crea un ajuste de abono o un abono y una nueva factura:
  • Una factura, Workday muestra el ajuste de abono y la nueva factura en la ficha
    Facturas de cliente
     del programa de facturación del contrato de cliente. Puede consultar el ajuste de abono y la nueva factura en la ficha
    Facturas de cliente,
     independientemente de que active la casilla
    Abono y envío de cuota para abono y nueva factura
     en la tarea
    Edición de definición de entorno de cliente - Finanzas
     .
  • Una cuota anticipada, Workday muestra el ajuste de abono y la nueva factura de la cuota en la ficha
    Pago anticipado
     de los programas de facturación de contrato de cliente consolidado.
Cuando consulta el ajuste de abono o la nueva factura, Workday se vincula al programa de facturación asociado en el campo
Programa de facturación
 .
Si ha activado ID de factura exclusivos, Workday crea y procesa el ajuste con un ID de factura exclusivo para cumplir con los requisitos de contabilidad globales. Si no ha activado IDs de factura exclusivos, Workday utiliza esta convención de nomenclatura para que pueda realizar un seguimiento de las facturas abonadas y refacturadas:
  • El ajuste de abono añade
    - Abono
     al número de factura original. Si hay varios ajustes de abono, Workday los numera secuencialmente. Ejemplo: 9531-Abono, 9531-Abono2, 9531-Abono3.
  • La nueva factura añade
    - Nueva factura
     al número de factura original. Ejemplo: 9531-Nueva factura. Varias nuevas facturas siguen la misma convención de nomenclatura que varios ajustes de crédito.