Ejemplo: creación de ítems de gasto según la distancia
Este ejemplo ilustra una forma de configurar ítems de gasto según la distancia para poder calcular los importes de reembolso automáticamente en los informes de gastos.
Los miembros de su equipo de ventas suelen desplazarse a oficinas en distintas ubicaciones. Para controlar el gasto y garantizar el cumplimiento de las normas, desea configurar ítems de gasto según la distancia para calcular automáticamente los reembolsos por las distancias recorridas.
También desea:
- Conocer en qué casos las distancias estimadas defieren de las reales, como cuando los perceptores toman rutas alternativas por desvíos de tráfico.
- Restar las distancias de viaje diario de las distancias recorridas.
- Seguridad:Set Up: Expense Itemen el área funcional Expenses.
- Acceda a la tareaInnovation Services Opt-In.
- En la fichaAvailable Services, seleccione la categoría Finanzas.
- En la cuadrículaFinanzas, seleccione la casilla del servicioDistance Calculation for Expenses.
- Haga clic enAceptaryTerminar.Es posible que deba realizar pasos adicionales para activar esta función en función del acuerdo de servicio de suscripción de su organización. Para obtener más información, consulte este artículo de Community .
- Acceda a la tareaCreación de tabla de tarifas de gastos.
- Especifique los valores siguientes:OpciónDescripciónTipo de tabla de tarifas de gastosImporteFecha efectivaLa fecha actual
- Haga clic enAceptar.
- Especifique los valores siguientes:OpciónDescripciónNombre de tabla de tarifas de gastosGastos según distancia para el Equipo de ventasMoneda por defectoUSDAtributo para evaluarDistancia para cargar como gasto
- En la cuadrículaImporte, introduzca0,625en el campoImporte.
- Haga clic enAceptar.
- Acceda a la tareaCreación de ítem de gasto.
- En las seccionesEn procesoyResumen, especifique los siguientes valores:OpciónDescripciónNombre de ítemGastos de desplazamientoCategoría de gastoSeleccione.Tipo de importe de ítem de gastoImporte fijoCálculo de ítem de gastoUtilizar tabla de tarifas de gastos
- En la fichaTablas de tarifas, seleccioneGastos basados en distancia para el equipo de ventasen la lista de valoresTabla de tarifas base para gastos.
- En la fichaCálculo de distancia, especifique los siguientes valores:OpciónDescripciónAtributos de cálculo de distancia obligatorios en informes de gastosSeleccione.Unidad de medida para distanciaMillasDistancia de viaje con desvíosDistancia de viaje diario de idaIda y vueltaSeleccione la casillaActivar para informes de gastosde cada uno de estos atributos.
- Haga clic enAceptar.
En las líneas de informe de gastos, Workday utiliza Google Maps para determinar las distancias estimadas cuando los perceptores:
- Seleccionan el ítem de gastoGastos de desplazamiento.
- Introducen las direcciones de origen y destino en el ítem de gasto.
Para calcular los importes de reembolso, Workday utiliza la distancia calculada para cargar como gasto y la multiplica por las tarifas de la tabla de tarifas asociada. Además, los perceptores pueden introducir distancias de viaje diferentes a las estimadas que proporciona Google Maps.
- Configure la seguridad segmentada para restringir la disponibilidad de los ítems de gasto según la distancia.
- Para revisar los datos de los gastos según la distancia, cree informes personalizados que incluyan campos de informe de los siguientes objetos de gestión:
- Atributos de gasto introducidos
- Línea de informe de gastos