Ejemplo: desglose automático de gastos de hotel
Este ejemplo ilustra una forma de configurar un ítem de gasto para que Workday desglose automáticamente los cargos de hotel en las líneas de informe de gastos.
Los perceptores de gastos utilizan habitualmente tarjetas de crédito de gastos para pagar los cargos de hotel. Durante una estancia de hotel de dos noches, su empleado utiliza su tarjeta de crédito para lo siguiente:
- Estos cargos no recurrentes:
- Estacionamiento por 1 noche.
- 3 comidas
- Estos cargos diarios periódicos:
- Tarifa de habitación
- Impuesto de habitación
Quiere configurar un ítem de gasto de hotel que los perceptores puedan utilizar para desglosar los pagos en las líneas de informe de gastos.
- Póngase en contacto con su institución financiera para solicitar datos de transacciones de tarjeta de crédito de nivel 3 para estancias de hotel.
- Cree los siguientes ítems de gasto para poder asignarlos al ítem de gasto Hotel que creará: Comidas, Estacionamiento y Tarifa de habitación e impuestos. Consulte: Creación de ítems de gasto.
- Seguridad: dominioSet Up: Expense Itemen el área funcional Expenses.
- Acceda a la tareaCreación de ítem de gasto.
- En la secciónResumen,especifique los valores siguientes:OpciónDescripciónNombre de ítemHotelCategoría de gastoSeleccione.
- En la secciónEn proceso, seleccione las siguientes opciones:Importe realde la subsecciónTipo de importe de ítem de gasto.Ninguno de los anterioresde la subsecciónCálculo de ítem de gasto.
- En la cuadrículaAtributos de ítem de gasto, añada los siguientes valores:AtributosInforme de gastos: mostrar a usuarioInforme de gastos: requisito obligatorioFecha de llegadaSeleccione.Seleccione.Fecha de salidaSeleccione.Seleccione.
- En la fichaAsignación de ítems:
- Seleccione las casillas siguientes:
- Gastos de hotel
- Rellenar automáticamente desglose para datos de transacción de tarjeta de crédito de nivel 3
- Especifique los siguientes valores en la cuadrícula de desglose:Ítem de gastoDesglose de gastos porObligatorioEs tarifa de habitaciónGenerar siempre línea de desgloseCódigo de productoComidasDesglose de cargosDeje este campo en blanco.Deje este campo en blanco.Deje este campo en blanco.MasterCard - Cargos de restaurante (L-1101)AparcamientoDesglose de cargosDeje este campo en blanco.Deje este campo en blanco.Deje este campo en blanco.MasterCard - Cargos de servicio de aparcacoches (L-1110)Tarifa de habitación e impuestosCargo diario periódicoSeleccione.Seleccione.Seleccionamos automáticamente esta casilla cuando selecciona la casillaObligatorio.MasterCard - Tarifa de habitación (L-1000)MasterCard - Room Tax (L-1020)
- Haga clic enAceptar.
- Configure la seguridad de su ítem de gasto.
Workday desglosa automáticamente los cargos de hotel cuando los perceptores de gastos:
- Cree un informe de gastos.
- Tener transacciones de tarjeta de crédito que incluyan datos de nivel 3 que haya asignado al ítem de gasto Hotel.
En el informe de gastos, mostramos una sección
de Desglose
que incluye una subsección de Gastos diarios
que detalla los cargos diarios periódicos. También mostramos los desgloses de cargos en una subsección independiente debajo de la sección Desglose
.Para revisar los datos de los ítems de gasto de hotel desglosados automáticamente, cree informes personalizados e incluya los siguientes campos de informe del objeto de gestión Expense Report Lines and Itemizations:
- El desglose incluye líneas creadas automáticamente a partir de datos de transacción de nivel 3
- Línea de desglose creada automáticamente a partir de datos de transacción de nivel 3
Workday no vuelve a desglosar automáticamente una transacción de hotel cuando un usuario modifica manualmente los detalles del ítem de gasto de un gasto de hotel desglosado automáticamente. Para reiniciar el desglose automático de hoteles, elimine la línea de informe de gastos existente y vuelva a añadir la transacción de tarjeta de crédito al informe de gastos.
Workday no desglosa automáticamente los gastos de hotel cuando se añade un ítem de gasto manualmente. Le recomendamos que defina los valores por defecto de ítems de gasto o la asignación de códigos de categoría de comercio.