Creación de una factura de proveedor sin orden de compra

Administrator Guide

Configure el proceso de gestión Evento de factura de proveedor
y la política de seguridad en el área funcional Supplier Accounts.

Para crear facturas de proveedor sin orden de compra en el entorno de trabajo de facturas de proveedor, defina Seguridad: dominio Process: Supplier Invoice - Invoice Workbench
en el área funcional Supplier Accounts.

Puede crear una factura de proveedor que no esté basada en una orden de compra. A veces se denominan facturas de proveedor independientes o transacciones que no son de orden de compra. Puede introducir detalles sobre la factura, las condiciones de pago y los impuestos. Es posible que deba registrar una factura de proveedor independiente para pagos de servicios públicos, obligaciones fiscales y otras situaciones hipotéticas.

Acceda a la tarea Edición de detalles contables de empresa
(opcional). y seleccione la opción Factura de proveedor
en la lista de valores Permitir contabilidad por fecha de aprobación
para utilizar la fecha de aprobación como fecha contable en las facturas y ajustes de cliente o para ordenar los números de secuencia de documentos por fecha contable.

Seguridad: dominio Set Up: Company Accounting
en el área funcional Common Financial Management.

Acceda a la tarea

Creación de factura de proveedor

Acceda a la tarea

Área de trabajo de facturas de proveedor

Mientras cumplimenta la sección

Información de factura

, tenga en cuenta lo siguiente:

Opción	Descripción
Empresa	Seleccione la empresa responsable de los pagos de facturas.
Proveedor	Seleccione uno de los proveedores que están disponibles para su uso con la empresa o jerarquía de empresas seleccionada.
Conexión de pago	Si el proveedor tiene una conexión de pago por defecto, esta se muestra en este campo. Puede actualizar el valor por defecto según sea necesario.
Currency	Toma por defecto la moneda preferida del proveedor si se especifica en el proveedor; de lo contrario, es la moneda de la empresa. Puede cambiar la moneda a cualquiera de las monedas aceptadas definidas para el proveedor.
Fecha de factura	Si ha definido condiciones de pago para este proveedor, la Fecha de factura controla la fecha de vencimiento. Ejemplo: las condiciones de pago son Net 30 . La fecha de vencimiento será 30 días después de la fecha de factura. Si la fecha está en un periodo cerrado, Workday contabiliza la contabilidad en el siguiente periodo disponible.
Sustitución de fecha contable	Introduzca una fecha en un periodo contable abierto. Este campo se muestra cuando activa Permitir contabilidad de atrasos para factura de proveedor en la tarea Edición de detalles contables de empresa . En función de cómo configure la contabilidad de la empresa, la Sustitución de fecha contable puede ser opcional u obligatoria. Ejemplo: proporciona un servicio, pero no crea la factura hasta el siguiente periodo contable, por lo que selecciona la fecha de servicio como fecha de sustitución contable.
Total de importe de control	Introduzca un importe si sabe cuál es el total de la factura y quiere asegurarse de que el Total de importe de factura calculado coincida con sus expectativas.
Importe de flete Otros cargos	Asigne estos costos en destino de la cabecera de la transacción a las líneas. Añada una categoría de gasto que sea elegible para la asignación de fletes y otros cargos en una línea como mínimo, según lo definido en la tarea Mantenimiento de categorías de gasto . Ejemplo: compra un equipo grande y tiene una línea para el equipo en sí y otra para la instalación.
Costos en destino en impuestos	Seleccione esta opción para incluir los importes de Importe de flete y Otros cargos en el cálculo del total de impuestos. Para incluir estos importes, también debe: Seleccione una Opción de impuesto por defecto de Calcular impuesto autoliquidable o Calcular impuesto adeudado a proveedor . Incluya una o varias líneas de factura con una Categoría de gasto configurada para asignar fletes, otros cargos o ambos. Configure una Aplicabilidad de impuesto para las líneas gravables. Acceda a la tarea Edición de opciones de cuenta de proveedor para seleccionar la casilla por defecto al crear facturas para empresas específicas. Consulte 2052R2 Feature Release Note: Landing Cost Tax Calculation on Supplier Invoices.

Mientras cumplimenta la sección

Condiciones e impuestos

, tenga en cuenta lo siguiente:

Opción	Descripción
Condiciones de pago	Puede cambiar las condiciones.
Fecha de descuento	Se calcula automáticamente en función de las Condiciones de pago que tienen un descuento por pago anticipado y la Fecha de factura .
Sustitución de fecha de vencimiento	Seleccione una fecha de vencimiento diferente si hay una excepción a las condiciones.
Pago separado	Seleccione esta opción para pagar la factura por separado durante una ejecución de liquidación. Puede rellenar esta casilla en todas las facturas de un proveedor seleccionando la casilla Separar siempre pagos en los detalles de pago del proveedor o en la conexión de pago por defecto.
Tipo de pago de sustitución	Seleccione un tipo de pago si hay una excepción a las condiciones.
Finalidad de pago en país de origen	Seleccione un código de finalidad de pago si el país que envía este pago de factura requiere un código de finalidad. Este campo se muestra cuando activa Códigos de finalidad de pago en la tarea Edición de definición de entorno de cliente - Finanzas . Consulte Pasos: definición de códigos de finalidad de pago.
Finalidad de pago en país receptor	Seleccione un código de finalidad de pago si el país que recibe este pago de factura requiere un código de finalidad. Este campo se muestra cuando activa Códigos de finalidad de pago en la tarea Edición de definición de entorno de cliente - Finanzas . Consulte Pasos: definición de códigos de finalidad de pago.
Código de ruta de banco	Seleccione un código de ruta de banco asignado a una cuenta bancaria desde la que liquidar los pagos de su factura. Para activar la lista de valores, debe configurar al menos una regla de ruta de banco que utilice un código de ruta de banco activo. Consulte Definición de códigos de ruta de banco.
Opción de impuesto por defecto	Workday rellena: Este valor de los detalles contables de la empresa. La opción de impuesto en la línea de la cabecera, pero puede sustituirla a nivel de línea. Workday rellena automáticamente
Código de impuesto por defecto	Workday rellena el código de impuesto por defecto del perfil de proveedor. Si el código de impuesto por defecto no está definido o desea sustituirlo, seleccione un código de impuesto. Workday rellena el código de impuesto en el nivel de línea desde la cabecera, pero puede sustituirlo.
Código de retención de impuestos por defecto	Workday rellena el código de retención de impuestos por defecto del perfil de proveedor. Si el código de retención de impuestos por defecto no está definido o desea sustituirlo, seleccione un código de retención de impuestos. Workday rellena el código de retención de impuestos en la línea de la cabecera, pero puede sustituirlo a nivel de línea.
Importe de impuesto	Si ha seleccionado el cálculo de impuesto, Workday muestra la suma de los importes de impuesto calculados de las líneas gravables, según el código de impuesto que especifique en cada línea. Para sustituir este importe calculado, puede cambiar el impuesto calculado por tipo impositivo en la ficha Impuesto . Si selecciona introducir el impuesto adeudado al proveedor, introduzca el importe del impuesto correspondiente a la transacción. Debe tener al menos una línea con una aplicabilidad de impuesto gravable y activada para su asignación. El impuesto asignado a las líneas es solo el importe no recuperable de la transacción y no siempre se suma a este importe de la cabecera. Si introduce un valor negativo, Workday asigna el importe de impuesto a una línea de costo cero o negativo.
Importe de retención de impuestos	Workday calcula la retención de impuestos a partir de las líneas de factura cuando los importes de impuesto tienen un momento de realización en el momento de la factura. Este total no incluye los importes de impuestos que tienen un momento de realización en el momento del pago. Para sustituir este importe calculado, puede cambiar el impuesto calculado por tipo impositivo en la ficha Impuesto .
Actualización de impuesto	Haga clic para volver a calcular el impuesto que se muestra en la cabecera al actualizar el impuesto en una línea de factura. Workday también vuelve a calcular el impuesto de cabecera automáticamente cuando lo envía o lo guarda para más tarde.

Introduzca los detalles en la sección

Información de referencia de factura

Opción	Descripción
Dirección de envío	Workday utiliza esta dirección al evaluar las reglas de impuestos para determinar las sustituciones de código de impuesto y de aplicabilidad de impuesto de las líneas de transacción.
En espera	Seleccione esta opción para retener el pago de esta factura.
Documento de proveedor recibido	Seleccione esta opción si el proveedor ha proporcionado una factura u otro documento pertinente.
Número de factura de proveedor	Si recibe el documento de proveedor, introduzca su número de referencia. Ejemplo: si el proveedor ha proporcionado una factura de proveedor, introduzca su número de factura. La validación duplicada se activa automáticamente para este campo. Para validar con sus propias condiciones, puede desactivar esta opción mediante la tarea Edición de definición de entorno de cliente - Finanzas y, a continuación, utilizar la tarea Mantenimiento de validaciones personalizadas para establecer sus propias reglas de condición para las facturas de proveedor.
Número de orden de compra externa	Si utiliza un sistema de aprovisionamiento distinto de Workday, introduzca el número de orden de compra.
Contrato de proveedor	Seleccione un contrato si la empresa y el proveedor del contrato coinciden con la factura. Workday resta el importe de la factura del saldo restante del contrato una vez aprobada la factura de proveedor.
Vínculo de documento	Si almacena las imágenes de sus documentos en un repositorio externo, introduzca la URL de esa ubicación en lugar de incluir la imagen como archivo adjunto. Workday muestra la imagen o la URL como vínculo a la imagen. Cada vínculo debe comenzar con un patrón de URL válido definido por su administrador de seguridad.
Nota	Cuando imprime un cheque para el pago de esta factura de proveedor, el valor que introduce aquí se imprime en el campo de nota del cheque. Seleccione la opción Utilizar nota de factura en Nota de pago de proveedor por defecto para el proveedor. Utilice la tarea Creación de proveedor o Creación de cambio de proveedor para configurar la nota de factura. Si más de una factura del cheque al proveedor tiene una nota, Workday concatena las notas en el cheque.

Mientras cumplimenta la ficha

Líneas de factura

, tenga en cuenta lo siguiente:

Opción	Descripción
Empresa	El valor por defecto es la empresa a la que pertenece la factura de proveedor. Si la empresa permite transacciones interempresa, puede seleccionar una de las opciones incluidas en su perfil interempresa.
Item	Para las líneas nuevas, seleccione el ítem.
Categoría de gasto	La categoría de gasto vincula los ítems a las reglas de contabilización en contabilidad correspondientes y proporciona detalles adicionales para los informes. Si selecciona un ítem, Workday rellena la categoría de gasto asignada al ítem y no puede cambiarla. La categoría de gasto de la línea de factura requiere el tipo de uso de categoría de gasto Factura de proveedor .
Aplicabilidad de impuesto	Si la línea es gravable, seleccione su recuperabilidad. Puede utilizar la aplicabilidad de impuesto para filtrar transacciones en los informes. Workday rellena las opciones de la regla de impuestos específica de ítem en función de la dirección de envío, primero por ítem de compra y luego por categoría de gasto. Si no hay ninguna coincidencia, se rellena automáticamente a partir del ítem de compra. De lo contrario, se rellena automáticamente a partir de la categoría de gasto.
Código de impuesto	Si el ítem está sujeto a impuestos, el código se rellena a partir del Código de impuesto por defecto de la cabecera, que puede sustituir. Para definir códigos de impuesto por defecto, utilice la tarea Creación de regla de impuestos de transacciones para país .
Código de retención de impuestos	El código se rellena a partir del Código de retención de impuestos por defecto de la cabecera, que puede sustituir.
Tipo de fecha de hecho imponible	Seleccione el tipo de fecha de hecho imponible para la línea de factura y especifique una fecha de hecho imponible si el tipo es Fecha de entrega de bienes/prestación de servicios . Workday rellena el tipo de fecha de hecho imponible con la Fecha de factura/ajuste , a menos que seleccione la casilla IVA sobre pago para una empresa. Si selecciona la casilla IVA sobre pago en la tarea Edición de detalles de impuestos de empresa , Workday define el tipo de fecha de hecho imponible como Fecha de pago .
Fecha de hecho imponible	Cuando selecciona Fecha de entrega de bienes/servicios para el tipo de fecha de hecho imponible, debe introducir una fecha de hecho imponible.
Recuperabilidad de impuesto	Workday rellena automáticamente el porcentaje recuperable en la línea de transacción en función de la aplicabilidad de impuesto y el código de impuesto especificados. Puede sustituir esta selección. Cuando especifica la recuperabilidad de impuesto, Workday aplica el porcentaje recuperable y el método de asignación al importe de impuesto para los tipos impositivos de un código de impuesto. Utilice la tarea Mantenimiento de recuperabilidades de impuesto para especificar la recuperabilidad de impuesto de varios tipos impositivos para cada código de impuesto.
Opción de impuesto	Seleccione Cálculo de impuesto autoliquidable cuando los proveedores o los perceptores no carguen impuestos. Esta opción le permite contabilizar su obligación tributaria en una cuenta de libro mayor independiente. De lo contrario, seleccione Cálculo de impuesto adeudado a proveedor para contabilizar el pago de impuestos realizado al proveedor o al perceptor.
Cantidad	Para las líneas de bienes, introduzca el número de ítems. En el caso de las líneas de servicio, Workday establece la cantidad en cero.
Costo por unidad	Basado en el elemento seleccionado. Si la moneda del Ítem y la de la factura difieren, Workday convierte este valor a la Moneda de factura. Workday utiliza el tipo de conversión de moneda actual entre las dos monedas definidas para el tipo de cotización de moneda por defecto (que forma parte de la definición del entorno de cliente). En el caso de las líneas de servicio, el costo por unidad siempre es cero.
Importe ampliado	En el caso de las líneas de bienes, Cantidad multiplicada por Costo por unidad . Si cambia el Importe ampliado , Workday vuelve a calcular el Costo por unidad . Si cambia el Costo por unidad , Workday vuelve a calcular el Importe ampliado . En el caso de las líneas de servicio, Workday rellena automáticamente el Importe ampliado . Puede modificar el Importe para facturar según sea necesario.
Worktags	Utilice worktags como palabras clave para clasificar y buscar transacciones más fácilmente. Configure los tipos de worktag permitidos en la tarea Mantenimiento de uso de worktag . Cuando selecciona un tipo de worktag que tiene worktags relacionados, Workday rellena automáticamente las transacciones con los valores de worktag relacionados.
Facturable	Se muestra cuando la línea de factura incluye un worktag de proyecto facturable. Seleccione cuándo la línea o división es facturable al proyecto. Esta casilla no afecta a la contabilidad si la incluye como dimensión en las condiciones de regla de contabilización en cuenta.
Pago anticipado	Seleccione esta opción para pagar por adelantado esta línea. Workday marca automáticamente Tiene línea(s) de pago anticipado en la ficha Detalles de pago anticipado después de seleccionar las líneas de pago anticipado. Las categorías de gasto de las líneas de pago anticipado deben ser: No rastreable Rastreable con el tratamiento contable Gasto . Cuando el impuesto no se asigna en una línea de pago anticipado, no se incluye en la contabilidad de pago anticipado en las facturas relacionadas. En su lugar, utiliza la regla de contabilización en cuenta Impuesto de transacciones .
Divisiones	Haga clic para dividir líneas por Importe o Cantidad . A continuación, puede especificar los importes o las cantidades de la división, introducir una nota y seleccionar worktags específicos para cada división de línea. Solo puede dividir las líneas de servicio por importe.

Utilice la ficha

Impuesto

para revisar los códigos de impuesto y su aplicabilidad, tal como se especifica en las líneas de factura.

Si varias líneas comparten el impuesto, esta ficha las consolida y totaliza el importe con este impuesto.

Para definir el gasto de proveedor de pago anticipado, acceda a la ficha

Detalles de pago anticipado

y seleccione un

Tipo de amortización anticipada

Opción	Descripción
Manual	Seleccione esta opción para amortizar manualmente la amortización de gasto anticipado en una fecha futura. Opcionalmente, introduzca la Fecha prevista de amortización . Puede utilizar la Fecha prevista de amortización para generar informes y crear alertas personalizadas, pero Workday no realiza la validación con respecto a esta fecha. Los pagos de tipo de amortización anticipada manual deben liquidarse y pagarse antes de poder amortizar el gasto.
Programación	Especifique esta opción para definir un programa de amortización de gasto anticipado a partir de cuotas en un programa de amortización de factura de proveedor de pago anticipado.

Opción

Descripción

Manual

Seleccione esta opción para amortizar manualmente la amortización de gasto anticipado en una fecha futura. Opcionalmente, introduzca la

Fecha prevista de amortización

Puede utilizar la

Fecha prevista de amortización

para generar informes y crear alertas personalizadas, pero Workday no realiza la validación con respecto a esta fecha.

Los pagos de tipo de amortización anticipada manual deben liquidarse y pagarse antes de poder amortizar el gasto.

Programación

Especifique esta opción para definir un programa de amortización de gasto anticipado a partir de cuotas en un programa de amortización de factura de proveedor de pago anticipado.

Utilice la ficha Archivos

adjuntos

para cargar o arrastrar y soltar archivos, como los documentos acreditativos de facturas de proveedor.

Workday admite los tipos de archivo que se enumeran en la tarea

Edición de definición de entorno de cliente - Sistema

para archivos adjuntos de documentos de gestión.

Haga clic en

Enviar

Workday crea la factura de proveedor cuando la envía o la guarda. El número de factura se muestra en la parte superior.

Workday inicia el proceso de gestión Evento de factura de proveedor
para su revisión y aprobación. Si la definición de proceso de gestión incluye un paso de aprobación, los revisores pueden modificar la factura de proveedor antes de aprobarla.

Cuando consulta la transacción:

Detalles de línea

muestra la distribución contable de los importes de costo en destino asignados desde la cabecera a las líneas y el

Importe bruto

total (el importe ampliado neto más los impuestos, el flete y el resto de cargos asignados). Workday utiliza el importe bruto para lo siguiente:

La introducción de la contabilidad de gastos en el Debe

Los devengos de notas de recepción

La comprobación de presupuesto de las transacciones de gastos

El costo de adquisición por defecto durante el registro de activos

La ficha

Impuesto

muestra el porcentaje recuperable y la distribución de los importes de impuesto recuperables y no recuperables en función de lo siguiente:

La aplicabilidad de impuesto

El código de impuesto

El importe gravable

Workday crea automáticamente asientos de operaciones en la moneda de empresa para las transacciones aprobadas. Si las monedas de transacción y de empresa son distintas, Workday convierte los importes a la moneda de empresa.

Cuando finaliza el proceso de gestión Evento de factura de proveedor
, Workday procesa la contabilidad de las facturas de proveedor:

Las líneas no anticipadas utilizan la regla de contabilización en cuenta Gasto
.

Las líneas de pago anticipado utilizan la regla de contabilización en cuenta Gasto anticipado
.

Utilice el informe

Búsqueda de facturas de proveedor

para acceder y actualizar las facturas existentes que guarde o envíe.

Si ha seleccionado Programa
como tipo de amortización anticipada, acceda

a Creación de programa de amortización de gasto anticipado

desde el menú de acciones relacionadas de la factura de proveedor para crear el programa y generar cuotas de amortización de gasto.

Pasos: definición de gasto de proveedor de pago anticipado

Edición de procesos de gestión

Referencia: opciones de impuesto