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Última actualización: 2023-06-23
Concepto: proceso de asientos

Concepto: proceso de asientos

Workday Financial Management automatiza la contabilidad resultante de las operaciones empresariales. Basándose en las políticas y reglas contables definidas por su equipo de contabilidad y control, Workday generará automáticamente la contabilidad para:
  • Transacciones comerciales
  • Interempresa
  • Asignación
  • Depreciación
  • Devengos
  • Reversiones
Gracias a una intuitiva función de asientos, Workday acepta también la contabilidad generada en sistemas de terceros o cargada en hojas de cálculo.
El proceso de asientos proporciona el marco para un mantenimiento flexible de la actividad contable manual y los ajustes de periodo.

Asiento

Debe tener los permisos de seguridad correspondientes para la cuenta de libro mayor del asiento de contabilidad. Puede introducir asientos manualmente o bien cargarlos. Puede introducir asientos para ajustes de fin de mes, depreciación o ajustes de conversión, o bien para registrar el pasivo acumulado por ítems de compra que haya recibido, pero no pagado. Puede revertir automáticamente los asientos para los devengos.
Para los asientos de compromisos u obligaciones, puede hacer que Workday arrastre la fecha contable a la primera fecha del siguiente periodo abierto tras la aprobación del plan. Seleccione la casilla
Arrastrar asientos para aprovisionamiento
 en la tarea
Creación de libro mayor
.
Puede crear asientos de reversión en la fecha contable o posteriormente. Si el periodo contable no está abierto, Workday crea un asiento con el estado
Creado
. Cuando se abra el periodo de reversión, utilice la tarea
Contabilización masiva de asientos de reversión
 para contabilizar los asientos de reversión. Solo podrá contabilizar asientos de reversión interempresa si todas las empresas del asiento tienen el periodo abierto.
Puede seleccionar
Editar
 en el menú de acciones relacionadas de un asiento que no se haya contabilizado para corregir errores.
Puede seleccionar
Eliminar
 en el menú de acciones relacionadas de un asiento que haya creado pero que no haya contabilizado ni enviado para su aprobación.
No puede eliminar ningún asiento con el estado
Creado
 si se ha copiado de otro asiento.
Puede seleccionar
Corregir
 en el menú de acciones relacionadas del evento de proceso de gestión para corregir un asiento contabilizado. La opción de corregir un asiento contabilizado no está disponible si activa la reversión de asientos de contabilidad.
Workday crea asientos en segundo plano para las transacciones de operaciones, y utiliza reglas de contabilización para interpretar los eventos empresariales en valores de debe, haber y cuentas.
Workday contabiliza los asientos en un libro mayor definido para cada empresa.

Comprobación de presupuesto para asientos de contabilidad

Para configurar un asiento de contabilidad para la comprobación del presupuesto, es necesario configurar el proceso de gestión
Evento de asiento contable
 con el proceso de gestión
Comprobación de presupuesto (financiero)
. El presupuesto de Workday comprueba el asiento en el paso de inicio, en el de aprobación o en ambos para verificar que el importe se ajuste al presupuesto.
Una vez configurado, Workday realiza una comprobación del presupuesto en el momento de:
  • Enviar
     un asiento de contabilidad para su aprobación. Si el asiento no supera la comprobación del presupuesto, modifique el importe o solicite una sustitución al gerente de presupuesto.
  • Aprobar
     un asiento de contabilidad
Si el asiento no supera la comprobación de presupuesto, puede realizar una de las acciones siguientes:
  • Devolver la solicitud
  • Modificar el importe
  • Solicitar una sustitución al gerente de presupuesto
Workday valida también automáticamente los worktags durante la comprobación del presupuesto.

Estados de asiento

En esta tabla se enumeran las actividades permitidas para cada estado de asiento:
Actividad
Asiento disponible para contabilización
Asiento contabilizado
Asiento cancelado
Creación de asiento
No
No
No
Edición de asiento
Sí
No
No
Post Journal
Sí
No
No
Descontabilización de asiento
No
Sí
No
Cancelación de asiento
Sí
No
No
Copia de asiento
Sí
Sí
Sí

Asientos periódicos

Los asientos periódicos son aquellos que se crean de forma periódica. Tienen las mismas líneas de asiento para las mismas cuentas e importes. Puede crear asientos de reversión periódicos con fecha futura. Cuando se abra el periodo de reversión, utilice la tarea
Contabilización masiva de asientos de reversión
 para contabilizar los asientos de reversión.

Informes de asiento

Workday proporciona varios informes estándar para ayudarle a gestionar los asientos. Para obtener una lista, acceda a
Informes estándar de Workday
 y seleccione la categoría
Contabilidad financiera
.