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Última actualización: 2024-10-04
Edición de origen de contabilidad

Edición de origen de contabilidad

  • Configure un origen de contabilidad.
  • Edite el conjunto de datos enriquecido.
  • Seguridad: los siguientes dominios en el área funcional Accounting Center:
    • Definición: origen de contabilidad - Mantenimiento
      .
    • Proceso: Accounting Center
      .
Edita un origen de contabilidad para:
  • Defina grupos contables que contengan reglas de cabecera de asiento y de línea de cabecera.
  • Para generar contabilidad detallada, defina las reglas de cabecera de asiento y de línea de cabecera.
  • Introduzca una fecha efectiva para los grupos contables.
  • Introduzca un ID de agrupación de transacciones para el origen de contabilidad (opcional).
  • Cambie la tarea de cambio de datos (opcional).
    No puede cambiar la tarea de cambio de datos cuando hay un lote en curso.
  • Especifique una nueva fecha de referencia para el origen de contabilidad (opcional).
  • Configure las configuraciones de worktags relacionados para rellenar automáticamente los worktags relacionados por defecto en las líneas de asiento detallado de Accounting Center (opcional).
Antes de editar un origen de contabilidad, asegúrese de que Workday haya creado correctamente el origen de contabilidad y todas las fases en el origen de contabilidad. Para verificarlo, acceda al informe
Consulta de origen de contabilidad
 , seleccione su origen de contabilidad y confirme que tiene el estado
Pendiente de configuración
.
La creación de varios grupos contables para un origen de contabilidad le permite crear configuraciones de origen de contabilidad eficientes para satisfacer sus necesidades empresariales. Ejemplo: contabilización de una sola transacción con varios códigos de libro.
Para cada grupo contable puede hacer lo siguiente:
  • Para generar una contabilidad detallada para el grupo contable, especifique configuraciones independientes de cabecera y línea de asiento.
  • Configure distintas reglas de cabecera de asiento (ejemplo: código de libro) y reglas de línea de asiento.
  • Cree reglas de condición de grupo contable para una transacción.
  • Generar más de un conjunto de asientos contables detallados a partir de una sola transacción.
  • Para generar una contabilidad detallada para cada grupo contable, aplique uno o varios grupos contables a cada transacción de un lote.
  1. Asigne acceso al dominio
    Process: Accounting Center
     a través de un grupo de seguridad Roles con restricciones - Sistema de origen (opcional).
    Cuando concede a un usuario acceso a un dominio a través de un grupo de seguridad restringido, Workday limita el acceso a cada origen de contabilidad en función del rol de usuario.
  2. Cree dimensiones de regla de contabilización en cuenta personalizada y tipos de regla de contabilización en cuenta personalizada (opcional). Consulte Creación de dimensiones personalizadas y tipos de regla de contabilización en cuenta personalizada.
  3. Si desea establecer por defecto los valores de worktags relacionados en las líneas de asiento detallado de Accounting Center, asegúrese de lo siguiente (opcional):
    • Seleccione
      Activar prioridad de tipo de worktag
       en la tarea
      Mantenimiento de prioridades de tipo de worktag
       .
    • Ordena correctamente los tipos de worktag a partir de los cuales desea establecer por defecto los valores de worktag relacionados en la lista
      Orden de prioridad
       de la tarea
      Mantenimiento de prioridades de tipo de worktag
       .
    Antes de activar o modificar la configuración en la tarea
    Mantenimiento de prioridades de tipo de worktag
     , tenga en cuenta el efecto que tendrá en las transacciones de operaciones, los asientos de contabilidad y sus servicios web correspondientes.
  4. Acceda al informe
    Consulta de origen de contabilidad
     .
  5. En
    Origen de contabilidad
    , seleccione el origen de contabilidad que creó anteriormente y haga clic en
    Aceptar
    .
  6. Cree o seleccione un sistema de origen y proteja contextualmente el dominio
    Process: Accounting Center
     en el grupo de seguridad con restricciones Roles - Source System (opcional).
    Cuando concede a un usuario acceso a un dominio a través de un grupo de seguridad restringido, Workday limita el acceso a cada origen de contabilidad en función del rol de usuario.
  7. Seleccione una nueva
    tarea de cambio de datos
    .
  8. Haga clic en
    Editar configuración
    .
  9. Introduzca una Fecha
    inicial efectiva
     para el grupo contable.
    La fecha efectiva debe ser igual o anterior al valor del campo
    Fecha de referencia
     . De lo contrario, puede haber transacciones que Workday no pueda procesar porque las transacciones no pueden encontrar una configuración coincidente. Workday recomienda crear su configuración inicial con una fecha anterior a cualquier transacción que tenga previsto introducir en Accounting Center.
    Cada vez que selecciona
    Editar configuración
    , puede:
    • Cree una nueva instantánea para un grupo contable existente introduciendo una nueva fecha efectiva.
      En el caso de los grupos contables existentes, Workday rellena automáticamente la fecha efectiva de la instantánea actual del grupo contable seleccionado. Puede cambiar la fecha efectiva.
    • Cree una instantánea inicial para un nuevo grupo contable.
    • Edite una instantánea existente de un grupo contable seleccionando el grupo contable e introduciendo la misma fecha efectiva que la instantánea que desea editar.
    Por lo tanto, Workday recomienda que antes de editar la configuración:
    1. Acceda a
      Consulta de origen de contabilidad
      .
    2. Haga clic en
      Instantáneas de fecha efectiva
       para comprobar si tiene instantáneas anteriores en su historial de Fecha efectiva.
  10. En
    Grupo contable
    , seleccione
    Crear nuevo
     e introduzca una Fecha
    inicial efectiva
     para crear una instantánea para un nuevo grupo contable.
  11. Haga clic en
    Aceptar
    .
  12. Mientras crea un nuevo grupo contable, tenga en cuenta lo siguiente:
    Campo
    Descripción
    Nombre de grupo contable
    Introduzca un nombre exclusivo para el grupo contable.
    Regla de condición
    Seleccione una regla de condición para el grupo contable.
    Workday aplica la regla de condición de grupo contable a una transacción si se cumple la regla de condición.
    Las reglas de condición son específicas de un origen de contabilidad. Puede utilizar reglas de condición en todos los grupos contables y reglas de línea de asiento en el mismo origen de contabilidad, pero no puede utilizar las mismas reglas de condición en otro origen de contabilidad.
    Puede crear reglas de condición para el grupo contable desde la tarea
    Creación de regla de configuración de origen de contabilidad
     , a la que también puede acceder desde este campo.
    Si no selecciona una regla de condición, Workday aplica el grupo contable a todas las transacciones del lote.
    En el caso de las transacciones de varios a uno, todas las filas con el mismo ID de agrupación deben pasar la regla de condición de grupo contable para generar una contabilidad detallada.
  13. Haga clic en la ficha
    Reglas de cabecera de asiento
     .
  14. Mientras realiza la tarea, tenga en cuenta lo siguiente:
    Campo
    Descripción
    Empresa de libro mayor
    Tipo de libro mayor
    Origen de asiento
    Asigne los datos de origen al tipo de campo de Workday correspondiente. La asignación le permite seleccionar un valor del origen de datos al configurar el origen de contabilidad.
    De lo contrario, debe seleccionar de una lista de valores de instancia en su entorno de cliente al configurar su origen de contabilidad.
    Fecha contable
    Asigne los datos de origen al tipo de campo de Workday correspondiente. La asignación le permite seleccionar un valor del origen de datos al configurar el origen de contabilidad.
    Es la fecha en la que el asiento se contabiliza en el libro mayor. Puede utilizar esta fecha para determinar el periodo en el que se contabilizará el asiento.
    Seleccione la fecha de las transacciones del origen de datos enriquecidos. Workday recupera el valor del campo Fecha en el origen de datos enriquecido.
    La fecha contable suele ser la misma que la fecha de referencia, pero puede ser diferente. Esto le permite tener una fecha de configuración de origen de contabilidad anterior a la fecha de contabilización. Es similar a la fecha contable y de transacción en Workday.
    Código de libro
    Seleccione un código de libro para el grupo contable (opcional).
    Seleccione un campo de sus datos de origen o seleccione un valor de instancia.
    Puede seleccionar un código de libro independiente para cada grupo contable en función de sus requisitos de informes. Ejemplo: para el mismo origen de contabilidad, puede seleccionar un código de libro PCGA para un grupo contable y un código de libro Ajustes PCGA locales para otro grupo contable.
    Nota
    Opcional
    Este valor solo se arrastrará a la contabilidad detallada y no se rellenarán los asientos resumidos.
    ID de referencia externa
    Este valor solo se arrastrará a la contabilidad detallada y no rellenará asientos resumidos.
    Creación de reversiones
    Opcional
    Seleccione esta opción si desea crear una reversión para las transacciones el primer día del siguiente periodo disponible.
    Fecha de reversión alternativa
    Opcional
    Incluya este campo si:
    • Cree reversiones.
    • Quiere utilizar una fecha distinta a la opción por defecto, que es el primer día del siguiente periodo.
    La fecha de reversión alternativa debe estar en sus datos enriquecidos y tener el formato de fecha.
    Tipo de cotización de moneda
    Solo está disponible cuando selecciona
    Activar multimoneda
    .
    Seleccione valores del origen de datos enriquecidos o de una lista de valores de su entorno de cliente. Si selecciona
    Ninguno de los anteriores
    , Workday utiliza el tipo de cotización de moneda por defecto para la empresa. Si no se especifica ningún tipo de cotización de empresa para la empresa, Workday utiliza el tipo de cotización de moneda por defecto en su entorno de cliente.
  15. Haga clic en la ficha
    Reglas de línea de asiento
     .
  16. Mientras realiza la tarea, tenga en cuenta lo siguiente:
    Campo
    Descripción
    Regla de condición
    Opcional
    Workday evalúa y contabiliza transacciones en cuentas de libro mayor específicas en función de las reglas que cree.
    Las reglas de condición son específicas de un origen de contabilidad. Puede utilizar reglas de condición en todos los grupos contables y reglas de línea de asiento en el mismo origen de contabilidad, pero no puede utilizar las mismas reglas de condición en otro origen de contabilidad.
    Puede crear reglas de condición desde la tarea
    Creación de regla de configuración de origen de contabilidad
     , a la que también puede acceder desde este campo.
    Si no crea una regla de condición, Workday procesa esta fila para cada fila de datos de su archivo.
    Empresa de línea
    Opcional
    Deje este valor como valor por defecto a menos que vaya a configurar la contabilidad interempresa. Workday rellena automáticamente el valor de Empresa de libro mayor en la ficha
    Reglas de cabecera de asiento
    .
    Para las transacciones interempresa, puede seleccionar valores:
    • Desde el origen de datos enriquecidos.
    • Lista de valores en su entorno de cliente
    Cuenta de libro mayor
    Asigne los datos de origen al tipo de campo de Workday correspondiente si desea seleccionar un valor del origen de datos al configurar el origen de contabilidad.
    De lo contrario, debe seleccionar un valor de una lista de valores en su entorno de cliente o un tipo de regla de contabilización (incluido el tipo de regla de contabilización personalizada).
    Dimensiones de regla de contabilización adicional
    Opcional
    Debe introducir un valor al seleccionar un tipo de regla de contabilización en el campo
    Cuenta de libro mayor
     .
    Asigne la columna de datos de origen a la lista personalizada que creó para una dimensión de regla de contabilización en cuenta personalizada. Consulte Creación de dimensiones personalizadas y tipos de regla de contabilización en cuenta personalizada.
    Al utilizar una regla de contabilización, este campo debe contener datos de dimensión de regla de contabilización válidos para el tipo de regla de contabilización especificado.
    Añada aquí las dimensiones de su tipo de regla de contabilización, incluidas las dimensiones de regla de contabilización personalizada configuradas.
    No añada la dimensión
    Empresa
     , ya que Workday deriva automáticamente la dimensión.
    Importe de transacción
    Importe en la moneda de transacción
    Seleccione del origen de datos enriquecidos. A menos que active la opción multimoneda para el origen de contabilidad, debe introducir el importe de la transacción en la moneda de libro mayor de la empresa.
    Moneda de transacción
    Seleccione valores del origen de datos enriquecidos o de una lista de valores de su entorno de cliente.
    Importe de libro mayor
    Deje este campo en blanco si desea que Workday convierta las transacciones de origen a su moneda de libro mayor.
    Si ya ha convertido a importe de libro mayor, seleccione en el origen de datos enriquecidos.
    Worktags
    Opcional, pero Workday recomienda asignar uno o varios campos a dimensiones de worktag. Workday conserva los worktags de sus asientos resumidos en el libro mayor. Los worktags resumen sus asientos contables detallados.
    Cuando seleccione la casilla
    Activar detalles de impuestos
     , especifique los siguientes worktags:
    • Worktags obligatorios:
      • Aplicabilidad de impuesto
      • Código de impuesto
      • Tipo impositivo
    • Worktags opcionales:
      • Recuperabilidad de impuesto
      • Tipo de fecha de hecho imponible
        : Workday incluye automáticamente un valor de
        Tipo de fecha de hecho imponible
         de
        Fecha de transacción
         en todas las líneas de asiento detalladas resultantes de una regla de línea de asiento con impuestos activados. Para configurar el worktag
        Tipo de fecha de hecho imponible
         en una regla de línea de asiento con impuestos activados, seleccione la opción
        Activar configuración de fecha de hecho imponible para impuestos de transacciones
         en
        Opciones de impuesto
         en la tarea
        Edición de definición de entorno de cliente - Finanzas
         .
        Un valor
        de Tipo de fecha de hecho imponible
        que configure mediante la regla de línea de asiento tendrá prioridad sobre el valor por defecto.
      Workday le impide configurar worktags
      de entidad fiscal
       o
      categoría de impuesto
       en una regla de línea de asiento con impuestos activados. Workday deriva estos worktags del
      Tipo impositivo
       y los rellena automáticamente en la línea de asiento detallado resultante.
    Los worktags que especifique aquí se mostrarán tanto en la contabilidad detallada como en la resumida.
    Entidad asociada interworktag
    Opcionalmente, especifique un valor de entidad asociada interworktag para procesar transacciones con el valor de entidad asociada al cuadrar líneas de asiento detallado y resumido mediante el worktag de cuadre contable obligatorio.
    Puede aplicar valores de entidad asociada interworktag cuando activa el cuadre contable mediante worktags principales en su entorno de cliente.
    Activar worktags relacionados por defecto
    Seleccione la casilla para rellenar los valores de worktag relacionados por defecto que se derivan de los valores de worktag de sus transacciones enriquecidas.
    Esto puede reducir la necesidad de definir estos valores de worktag mediante tablas de asignación, lo que reduce el mantenimiento continuo de sus tablas de asignación.
    Workday solo aplicará por defecto los tipos de worktag que seleccione en la lista de valores
    Worktags
     para cada regla de línea de asiento.
    Un valor de worktag de sus datos enriquecidos siempre tendrá prioridad sobre un valor de worktag relacionado por defecto.
    Workday tiene en cuenta los valores de worktag relacionados que se añaden a las líneas de asiento detallado:
    1. Al evaluar la regla de contabilización en cuenta para la regla de línea de asiento, si procede.
    2. Al evaluar las validaciones personalizadas de contabilidad detallada, si procede.
    3. En resumen, y las incluye en las líneas de asiento de resumen resultantes de Accounting Center.
    Solo puede seleccionar la opción Activar worktags relacionados por defecto si activa la tarea
    Prioridad de tipo de worktag
     .
    Atributos adicionales
    Opcional, pero Workday recomienda incluir uno o varios campos de atributos adicionales.
    Incluya cualquier otro atributo que desee incluir además de los worktags. Ejemplo: Número de agente, Número de póliza.
    Los atributos adicionales no se arrastrarán a los asientos resumidos en el libro mayor, pero estarán disponibles para generar informes en los resultados de contabilidad detallados.
    Conciliación con datos bancarios
    Seleccione la casilla si desea conciliar líneas de asiento de caja resumidas.
    Las líneas de asiento que seleccione están disponibles para la conciliación y muestran una Referencia de transacción, si la hay.
    A continuación, puede cotejar las líneas de asiento seleccionadas con su extracto bancario. Consulte Pasos: uso de conciliación de cuenta bancaria.
    Referencia de transacción
    Asigne una referencia de transacción únicamente si ha activado la opción
    Conciliar con datos bancarios
     . Una referencia de transacción le ayuda a conciliar las líneas de asiento de caja con la línea de extracto bancario.
    Workday muestra la referencia de transacción en la línea de asiento durante el resumen.
    Activar detalles de impuestos
    Seleccione esta casilla para informar sobre los impuestos de transacciones en las líneas de asiento resultantes.
    Si activa la casilla, debe definir los atributos de impuesto en el campo
    Detalles de impuesto
     y especificar los worktags obligatorios en el campo
    Worktags
     .
    Detalles de impuesto
    Cuando selecciona la opción
    Activar detalles de impuesto
     , debe definir los siguientes atributos de impuesto obligatorios:
    • Fecha de transacción gravable
    • Tipo de impuesto
      : cuando especifica
      Impuesto pagado
       o
      Impuesto autoliquidable
      , debe especificar un valor de worktag
      de recuperabilidad de impuesto
       en la línea de asiento detallado resultante. De lo contrario, Workday deriva la
      recuperabilidad de impuesto
       de
      la aplicabilidad de impuesto
      .
      Un valor
      de Recuperabilidad de impuesto
       que configure mediante la regla de línea de asiento tendrá prioridad sobre el valor que Workday asigna por defecto a
      Aplicabilidad de impuesto
      .
    • Importe gravable
    • Tipo de recuperabilidad de impuesto (opcional)
      : Workday utiliza por defecto el
      tipo de recuperabilidad de impuesto
       del worktag
      Tax Recoverability
       durante el proceso de fase de contabilidad detallada. Cuando utiliza un worktag
      de recuperabilidad de impuesto parcialmente recuperable
      , debe definir una sustitución de
      tipo de recuperabilidad de impuesto
      Totalmente recuperable
       o
      No recuperable
       en la regla de línea de asiento. No puede especificar un valor
      de Tipo de recuperabilidad de impuesto
      Parcialmente recuperable
      .
    El valor que introduzca en el campo
    Tax Recoverability Type
     sustituye al valor por defecto del worktag
    Tax Recoverability
     .
  17. Haga clic en la ficha
    Reglas de resumen
     para revisar cómo agrupa Workday y resume los asientos de todos los grupos de contabilidad en el origen de contabilidad:
    1. Campos de cabecera de asiento resumidos: muestra la lógica de resumen de cabecera de asiento.
    2. Campos de línea de asiento resumidos: muestra las reglas de resumen de línea de asiento, incluidos todos los worktags y atributos de informes de impuestos.
    Workday excluye atributos adicionales en el resumen, pero los pone a disposición para generar informes en su contabilidad detallada.
  18. Haga clic en
    Aceptar
     y luego en
    Terminar
    .
Cree lotes de Accounting Center.