Schritte: Kosten für Rückerstattungserstattung einrichten
Finanzhilfezuwendungen oder Student-Sponsorverträge können aus verschiedenen Gründen reduziert werden. Diese Änderungen können eine Änderung des erwarteten Familienbeitrags oder Änderungen der Auswählbarkeit für Finanzhilfen umfassen. Wenn sich die Zuwendungen oder Verträge reduzieren, nachdem Sie eine Rückerstattung ausgegeben haben, ruft Workday die überzahlten Geldmittel über vorhandene Kosten und, falls erforderlich, über eine Rückerstattungsgebühr ab. Sie können eine Rückerstattungsgebühr konfigurieren, damit Workday die überschüssigen Geldmittel zurückfordern kann, wenn der Rückforderungsbetrag die vorhandenen Kosten überschreitet.
- Erstellen Sie einen Studentenbelastungsposten mit derArtRückerstattungserstattungund verknüpfen Sie ihn mit einer akademischen Einheit. Alle Institute müssen Kostenposten für die Rückerstattungserstattung haben.
- Fügen Sie die Kosten für die Rückerstattungserstattung zu einer Rangfolgegruppe hinzu.
- Konfigurieren Sie Kontierungsregeln und Dimensionen für Transaktionen für Rückerstattungen.
Wenn Sie Beträge von Finanzhilfen oder Student-Sponsorverträgen reduzieren, versucht Workday, den reduzierten Betrag (Differenzbetrag) in der folgenden Reihenfolge zurückzufordern:
- Aus dem nicht zugeordneten Teil der Zahlungsquelle.
- Aus dem Teil der Zahlungsquelle, der mit Kosten gemappt wurde.
- Aus dem Teil der Zahlungsquelle, der als Rückerstattung ausgegeben wurde. In diesem Fall bucht Workday eine Rückerstattungsgebühr für den erstatteten Betrag.
Workday gibt die Kosten für die Rückerstattungserstattung in der Zahlungsanpassung und nicht separat an. Sie können sie auf den Registern
Zahlung
, Anpassung
oder Ausstehende Kosten und Zahlungen
anzeigen.Beispiel 1: Vollständige Rückerstattung, keine Kosten vorhanden
Szenario: Erin erhält eine Finanzhilfezuwendung in Höhe von 1.500 USD. Alle ihre Halbjahresgebühren sind bereits aus anderen Geldmitteln gezahlt, sodass ihr die vollen 1.500 USD direkt zurückerstattet werden.
Zuwendungsrealisierung: Nach der Rückerstattung wird die Zuwendung auf 0 USD reduziert.
Rückerstattungsrückerstattung: Da für ihr Konto keine Kosten vorhanden sind, bucht Workday eine Rückerstattungsgebühr in Höhe von 1.500 USD, um den Betrag zurückzufordern.
Beispiel 2: Teilrückerstattung, vorhandene Kosten für Erstattung ausreichend
Szenario: Kenny erhält ein Stipendium in Höhe von 1.500 USD, wodurch seine Studiengebühren in Höhe von 1.000 USD bezahlt werden. Damit verbleibt ein Mehrbetrag von 500 USD, der ihm zurückerstattet wird.
Zuwendungsrealisierung: Nach der Rückerstattung reduziert sich das Stipendium auf 800 USD, sodass eine Differenz von 700 USD entsteht.
Rückerstattungserstattung: Um 700 USD zurückzufordern, bucht Workday eine Anpassung der Studiengebühren. Da die vorhandenen Kosten einen Teil des Betrags abdecken, bucht Workday keine Rückerstattungskosten.
Beispiel 3: Teilrückerstattung, vorhandene Kosten für vollständige Erstattung nicht ausreichend
Szenario: Sonnie erhält ein Fördermittel in Höhe von 1.500 USD, mit dem seine Studiengebühren in Höhe von 1.000 USD bezahlt werden. Die restlichen 500 USD werden ihm zurückerstattet.
Zuwendungsrealisierung: Nach der Rückerstattung reduziert sich die Zuwendung auf 250 USD, sodass sich eine Differenz von 1.250 USD ergibt.
Rückerstattung: Workday bucht eine Anpassung der Schulungskosten in Höhe von 1.000 USD und eine Rückerstattungsgebühr in Höhe von 250 USD, um den vollen Betrag zurückzufordern.
Beispiel 4: Mehrere Zuwendungen, teilweise Rückerstattung, Unzureichende vorhandene Kosten für vollständige Erstattung
Szenario: Amanda erhält zwei Zuwendungen in Höhe von insgesamt 1.500 USD (600 USD Fördermittel und 900 USD Stipendium). Dadurch werden ihr Studiengebühren in Höhe von 1.000 USD (600 USD aus dem Fördermittel und 400 USD aus dem Stipendium) gezahlt, sodass ihr 500 USD zurückerstattet werden.
Zuwendungsrealisierung: Nach der Rückerstattung wird das Stipendium auf 300 USD reduziert, sodass eine Differenz von 600 USD entsteht.
Rückerstattung: Da die bestehenden Kosten nur 400 USD betragen, bucht Workday eine Anpassung der Schulungskosten in Höhe von 400 USD und eine Rückerstattungsgebühr in Höhe von 200 USD, um die vollen 600 USD zurückzufordern.