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Zuletzt aktualisiert: 2024-04-19
Kontierungsregeln einrichten

Kontierungsregeln einrichten

Sie können Regelsätze für die Kontierung konfigurieren, die Sie mit einem Unternehmen verknüpfen können und mit denen Sie steuern können, wo operative Transaktionsjournale in Hauptbuch-Konten des Unternehmens gebucht werden. Jeder Regelsatz für die Kontierung gilt für eine bestimmte operative Transaktion. Workday verwendet auch Regelsätze für die Kontierung für manuelle Buchungsjournale, die Folgendes umfassen:
  • Manuelle Journaleingaben für indirekte Kosten.
  • Manuelle Intercompany-Journaleingaben.
  • Worktag-Ausgleich ist aktiviert.
  1. Öffnen Sie die Aufgabe
    Regelsatz für Kontierung erstellen
     .
  2. Weisen Sie unter Name einen
    Namen
     zu und geben Sie die
    Kontengruppe
     an, auf die Sie die Kontierungsregeln anwenden möchten.
  3. Wählen Sie eine Kontierungsregel und klicken Sie auf
    Kontierungsregel bearbeiten,
     um Kontierungsregeln hinzuzufügen.
  4. Bei der Bearbeitung des Header-Abschnitts sind folgende Informationen zu beachten:
    Option Bezeichnung
    Warnung für Kontrollkonto aktivieren
    Aktivieren Sie das Kontrollkästchen, um festzulegen, dass die angegebenen Hauptbuch-Konten in dieser Kontierungsregel Kontrollkonten sind.
    Ein Kontrollkonto ist ein Hauptbuch-Konto, das nur operative Journale aus operativen Transaktionen enthält. Wenn Sie ein Buchungsjournal erstellen und ein Hauptbuch-Konto wählen, gibt Workday eine Warnung aus. Sie können die Journalposition im Kontrollkonto speichern.
    Standard-Hauptbuch-Konto
    Wählen Sie ein Standard-Hauptbuch-Konto für eine oder alle Kontierungsarten.
    Workday verwendet Standardkonten für Transaktionen, die keine Bedingungen in einer Kontierungsregel erfüllen. Wenn eine Transaktion keine Bedingungen erfüllt, wird in Workday Folgendes zugewiesen:
    • Die Transaktion wird dem Standard-Hauptbuch-Konto zugewiesen.
    • Resultierende Standard-Worktags werden der Journalposition zugewiesen.
    Wenn Sie die Kontierungsregel bearbeiten, können Sie dieses Standard-Hauptbuch-Konto für jede einzelne Kontierungsregel ändern.
    Wenn Sie kein Standard-Hauptbuch-Konto wählen, markiert Workday Transaktionen, die keiner Kontierungsregel entsprechen. Um Transaktionen, die keiner Kontierungsregel entsprechen, als Fehler zu kennzeichnen, lassen Sie das Standard-Hauptbuch-Konto leer. Durch diese Konfiguration können Sie Fehler in Rechnungen oder Regeln für nicht übereinstimmende Transaktionen leichter finden und korrigieren (mithilfe der Aufgabe
    Operative Journale mit Fehlern korrigieren
     ).
    Resultierende Standard-Worktags
    Wählen Sie mindestens ein resultierendes Worktag für die Kontierungsregel.
    Workday wendet die resultierenden Standard-Worktags an, wenn Transaktionen auf das Standard-Hauptbuch-Konto gebucht werden.
  5. Bei der Bearbeitung des Grids
    Kontierungsregelbedingungen
     sind folgende Informationen zu beachten:
    Option Bezeichnung
    Evaluierungsreihenfolge
    Ordnen Sie die Bedingungen über die Evaluierungsreihenfolge von der restriktivsten bis zur am wenigsten restriktiven an. Wenn 100 oder mehr Bedingungen vorhanden sind, können Sie jeder Position mit einer alphanumerischen Zeichenfolge eine Priorität zuweisen. Wenn zwei oder mehr Bedingungen dieselbe Zeichenfolge haben, priorisiert Workday diese Bedingungen nach dem Zufallsprinzip.
    Prozesse mit hohem Datenaufkommen beeinträchtigen die Performance bei der Verarbeitung von Kontierungsregeln. Um die Performance zu optimieren, priorisieren Sie häufig verwendete Kontierungsregeln, wenn sie keine sich überschneidenden Werte enthalten.
    Resultierendes Hauptbuch-Konto
    Wählen Sie ein Hauptbuch-Konto, damit Workday Journale für Transaktionen auf bestimmten Hauptbuch-Konten evaluiert und bucht, je nachdem, ob die Transaktion die gewählten Kriterien erfüllt.
    Resultierende Worktags
    • Resultierende Worktags, die bereits als primäre oder optionale Ausgleichs-Worktags verwendet werden, können Sie nicht wählen.
    • Wenn Sie die Werte
      Resultierende Worktags
       wählen, überschreibt Workday keine aktuellen Worktags in der operativen Journalposition.
    Beispiel: Sie konfigurieren folgende Worktags:
    • Standardvorgaben für Mitarbeiter -
      Kostenstelle 1
      ,
      Geldmittel 1
      .
    • Überschreibung für Kostenzurechnung -
      Standort 1
      .
    • Resultierende Worktags -
      Region 1
      ,
      Standort 2
    Workday verwendet nur
    Region 1
     als resultierendes Worktag und nicht
    Standort 2
    . Grund dafür ist, dass Sie
    Standort 1
     als Überschreibung für die Kostenzurechnung definiert haben.
    Bedingung
    Wählen Sie für jede Bedingung eine Dimension aus einer vordefinierten Liste mit Dimensionen, die für die Transaktionsart sinnvoll sind. Für bestimmte Dimensionen, wie z. B. verschiedene Gruppen und Buchungskategorien, können Sie aus einer Liste von Werten wählen, die Sie definiert haben. Wenn Sie
    Unternehmen
     als Dimension in den Kontierungsregeln wählen, validiert Workday, ob das Hauptbuch-Konto für die Verwendung mit dem Unternehmen oder der Unternehmenshierarchie gültig ist.
    Workday evaluiert Bedingungen von oben nach unten und bucht das Journal für die Transaktion auf das resultierende Hauptbuch-Konto der ersten Dimensionen und Werte, die der Regel entsprechen.
    Workday unterstützt keine Bedingungsregeln für abgeleitete Positionen.
    Beispiel: Sie buchen basierend auf Unternehmen und Kostenstelle auf Konto A. Sie buchen basierend auf demselben Unternehmen, derselben Kostenstelle und einer Region auf Konto B. Setzen Sie die letztere, restriktivere Bedingung an die erste Stelle. Andernfalls bucht Workday Journale für übereinstimmende Transaktionen auf Konto A, da es die erste Übereinstimmung ist, die gefunden wird.
    Workday schließt alle Dimensionen für das resultierende Hauptbuch-Konto und jeden Wert in jeder Dimension ein, bevor Workday die Regel abgleicht.
  6. Klicken Sie auf die Schaltfläche
    Kontierungsregel testen
     , um zu testen, ob Transaktionen auf die richtigen Konten gebucht werden.
  7. Um eine oder mehrere verfügbare Dimensionen der Kontierungsregel zu testen, wählen Sie Werte, die eine Transaktion enthalten soll.
    Basierend auf den Bedingungen der Kontierungsregel zeigt Workday das Hauptbuch-Konto und das Worktag an, auf die Transaktionen mit den eingegebenen Werten gebucht würden.
    Beispiel: In der
    Kontierungsregel
     Ertrag erstellen Sie eine Regelbedingung, die erfordert, dass jede Transaktion mit der Ertragskategorie
    Produkt
     auf das Konto
    Produktertrag
     gebucht wird.
Workday verwendet die Kontierungsregel, um Folgendes zu ermitteln:
  • Das Standard-Hauptbuch-Konto, auf das die Journale gebucht werden sollen.
  • Das resultierende Standard-Worktag für bestimmte operative Transaktionen, das auf die Journalposition gebucht werden soll.
Workday ermittelt anhand der Bedingungen der Kontierungsregel Folgendes:
  • Auf welche resultierenden Hauptbuch-Konten Soll und Haben gebucht werden sollen.
  • Welche resultierenden Worktags auf die Journalpositionseingabe anwendbar sind.
Wenn in einer einzelnen Kontierungsregel 100 resultierende Hauptbuch-Konten überschritten werden, geschieht für eine optimierte Performance Folgendes:
  • Workday zeigt die Schaltfläche
    Bedingung hinzufügen an
     , mit der Sie jeweils eine einzelne Bedingung hinzufügen können.
  • Workday ermöglicht es Ihnen, Bedingungsregeln für die Kontierung einzeln zu bearbeiten und zu löschen.
Sie erstellen eine
Kontierungsregel
 Ausgaben, um den Wert des Einkaufs eines Postens zu erfassen. Sie erstellen auch eine
Kontierungsregel
 Verbindlichkeiten, um den Wert der Verbindlichkeiten zu verfolgen.
Wenn Sie eine Lieferantenrechnung übermitteln, verarbeitet Workday die Kontierungsregeln, um die Regel
Ausgaben
 zu belasten und der Regel
Verbindlichkeiten
 gutzuschreiben.
(Optional) Um einen Regelsatz zu aktualisieren, öffnen Sie den Bericht
Regelsatz für Kontierung anzeigen
 . Für einen gewählten Regelsatz haben Sie folgende Möglichkeiten:
  • Bearbeiten Sie den Namen des Regelsatzes für die Kontierung.
  • Bearbeiten Sie das Standard-Hauptbuch-Konto.
  • Bearbeiten Sie die Kontierungsregel.
  • Testen Sie die bearbeitete Kontierungsregel.