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Zuletzt aktualisiert: 2025-03-14
Rangfolgeregeln für Zahlungen erstellen

Rangfolgeregeln für Zahlungen erstellen

Sicherheit: Domäne
Set Up: Student Payments
 im funktionalen Bereich „Student Financials“.
Mit Rangfolgegruppen können Sie steuern, wie Workday Zahlungen auf Kosten zuordnet. Die Rangfolgegruppe, die mit einer Zuwendung, Zahlung, Verzicht oder einem Student-Sponsorvertrag verknüpft ist, legt Folgendes fest:
  • Welche Kosten die Zahlungsrangfolge abdecken kann, nach Kostenart, bestimmten Studentenkostenposten oder einer Kombination.
  • Den Bewerbungszeitrahmen für die Auswahl auswählbarer Gebühren, z. B. aktuelle oder akademische Periode.
  • Der Zeitrahmen für die Aufhebung der Zuordnung, in dem die Zahlung die Zuordnung aufgehoben werden kann.
  • Die Reihenfolge der Zahlung von Kosten, z. B. die älteste Gebühr oder die älteste akademische Periode zuerst.
  • Alle ausgeschlossenen Kostenposten
Sie können die Zahlungen einer Rangfolgegruppe vor anderen priorisieren, indem Sie eine Rangfolge erstellen.
Beispiel: Studiengebühren können sowohl mit erstattungsfähigen als auch mit nicht erstattungsfähigen Zahlungen bezahlt werden. Workday empfiehlt, zuerst die nicht erstattungsfähigen Zahlungen zuzuordnen, damit Sie dem Studenten überhöhte Zahlungen für Schulungsgebühren zurückerstatten können. Sie können zwei Rangfolgegruppen erstellen, die jeweils Studiengebühren enthalten und die höherrangige Rangfolgegruppe mit dem Posten der nicht erstattungsfähigen Zahlung verknüpfen.
Workday kann eine zuvor zugeordnete Zahlung auch basierend auf Rangfolgegruppen tauschen.
Beispiel: Workday ordnet den Studiengebühren eines Studenten eine erstattungsfähige Zahlung zu. Einige Wochen später erhalten Sie eine nicht erstattungsfähige Zahlung, die auch die Studiengebühren abdecken kann. Basierend auf der Rangfolgegruppe oder solange die Rangfolgegruppe für nicht erstattungsfähige Zahlungen eine höhere Priorität oder Rangfolge hat, geschieht in Workday Folgendes:
  • Ordnet die neue nicht erstattungsfähige Zahlung zu.
  • Die Zuordnung der vorherigen erstattungsfähigen Zahlung wird aufgehoben.
Wenn Sie mehr Gruppen und komplexere Regeln erstellen, kann es einfacher sein, Gruppen von Zahlungsrangfolgen zu verwalten. Bevor Sie Rangfolgegruppen erstellen, müssen Sie festlegen, welche Gruppen Sie benötigen und ob es Abhängigkeiten gibt.
  1. Öffnen Sie die Aufgabe
    Rangfolgegruppen für Studentenzahlungen verwalten
     .
  2. Wählen Sie die
    Einrichtung
    aus.
    Alle akademischen Einheiten und akademischen Ebenen haben dieselben Regeln für die Rangfolgegruppe.
  3. Bei der Bearbeitung des Abschnitts
    Konfiguration der Aufhebung der Zahlungszuordnung
     sind folgende Informationen zu beachten:
    Option Bezeichnung
    Aufhebung der Zahlungszuordnung nach Zuwendungsjahren beschränken (alle Rangfolgegruppen)
    Aktivieren Sie diese Option, um das Aufheben von Zahlungszuordnungen auf die angegebenen letzten Finanzhilfe-Zuwendungsjahre zu beschränken.
    Deaktivieren Sie diese Option, um die Zuordnung aller Zahlungen aus Kosten aufzuheben und die Kosten erneut zuzuordnen, wenn die Kosten für einen Studenten neu einbehalten werden.
    Zahlungszuordnungen aus vergangenen Zuwendungsjahren ändern sich selten, sodass das Aufheben von Zuordnungen aus früheren Zuwendungsjahren das Verarbeitungsvolumen unnötig erhöht. Um die Performance zu verbessern, empfiehlt Workday, die Aufhebung von Zahlungszuordnungen auf ein Jahr zu beschränken.
    Anzahl Zuwendungsjahre
    Geben Sie an, wie weit in der Vergangenheit Workday die Zuordnung von Zahlungen aufheben soll.
    Beispiel: Geben Sie
    2
     ein, um die Aufhebung von Zahlungszuordnungen auf das aktuelle und vorherige Zuwendungsjahre zu beschränken.
  4. Bei der Bearbeitung des Abschnitts
    Konfiguration von Rangfolgegruppen für Zahlungszuordnung
     sind folgende Informationen zu beachten:
    Option Bezeichnung
    Reihenfolge
    Definieren Sie die Reihenfolge für den Zahlungstausch. Workday empfiehlt, Rangfolgegruppen aus den folgenden Gruppen zu ordnen:
    • Vom restriktivsten bis am wenigsten restriktivsten. Beispiel: Studiengebühren vor Studiengebühren.
    • „Nicht erstattungsfähig“ zu „Erstattungsfähig“ Beispiel: Nicht erstattungsfähige Zahlungen kommen vor erstattungsfähigen Barzahlungen.
    Beispiel: Am 15. August zahlt ein Elternteil alle Fallkosten für seinen Studenten mit einer erstattungsfähigen Zahlung in bar. Am 15. September erhält der Student ein nicht erstattungsfähiges Stipendium, das nur für Studiengebühren gilt. Da die Rangfolgegruppe für das Stipendium eine höhere Reihenfolge hat als die Rangfolgegruppe für die Zahlung, tauscht Workday die Zahlungen. Für das Stipendium werden jetzt die Studiengebühren gezahlt, und die Zahlung enthält einen teilweise nicht zugeordneten Akontosaldo.
    Rangfolgegruppe
    Geben Sie einen Namen für Ihre Rangfolgegruppe ein.
    Beschreibung
    (Optional) Sie können eine Beschreibung eingeben, einen externen Link zu Ihrer eigenen Dokumentation hinzufügen oder beides.
    Bewerbungszeitrahmen
    Geben Sie basierend auf der akademischen Periode oder dem Aktuellen Zuwendungsjahr an, welche Kosten eine Zahlung abdecken kann, für die die Kosten gelten.
    • Beliebig
      : Workday zahlt Gebühren aus jeder akademischen Periode.
    • Aktuelle akademische Periode
      : Workday zahlt Gebühren entsprechend der akademischen Periode der Zahlung.
      Beispiel: Zahlungen im Fall 2023 können nur die Kosten in dieser Periode decken.
    • Aktuelle und zukünftige akademische Periode
      : Workday zahlt Kosten in der akademischen Periode der Zahlung und in zukünftigen Perioden.
      Beispiel: Zahlungen im Spätherbst 2023 können die Kosten für diese Periode und im Frühjahr 2024 begleichen.
    • Aktuelle und zukünftige akademische Periode innerhalb des Zuwendungsjahres
      : Workday zahlt Gebühren in der akademischen Periode der Zahlung und in zukünftigen Perioden innerhalb desselben Zuwendungsjahres.
      Beispiel: Für das Zuwendungsjahr 2023 bis 2024 können im Spätherbst 2023 getätigte Zahlungen die Kosten für diese Periode und im Quelljahr 2024 decken.
    • Aktuelle und vorherige akademische Periode
      : Workday zahlt Gebühren ohne Beschränkungen des Zuwendungsjahres.
      Beispiel: Zahlungen im Spätherbst 2023 können Kosten im Früh- oder Spätherbst 2023 decken.
    • Aktuelle und vorherige akademische Periode innerhalb des Zuwendungsjahres
      : Workday zahlt Gebühren in der akademischen Periode der Zahlung und in allen vorherigen Perioden innerhalb desselben Zuwendungsjahres.
      Beispiel: Für das Zuwendungsjahr 2023 bis 2024 können Zahlungen im Frühjahr 2024 die Kosten für Fall 2023 decken.
    • Aktuelles Zuwendungsjahr
      : Workday zahlt Gebühren für jede akademische Periode, die mit dem Jahr übereinstimmt, in dem die Zahlung erfolgt.
      Beispiel: Für das Zuwendungsjahr 2023 bis 2024 können Zahlungen im Frühjahr 2024 die Kosten für Fall 2023 decken.
    Zeitrahmen für Aufhebung der Zuordnung
    (Optional) Sie können jeder Rangfolgegruppe zusätzliche Kriterien hinzufügen, um den Zeitrahmen anzugeben, in dem die Zahlungszuordnung aufgehoben werden kann. Dieses Feld entspricht den Kriterien des Abschnitts
    Konfiguration der Zahlungszuordnung
     auf Bildungsebene und wird angewendet, wenn beide gültig sind.
    • Akademische Periode
      : Workday kann die Zuordnung nur vor Ablauf der akademischen Periode der Zahlung aufheben.
    • Zuwendungsjahr
      : Workday kann die Zuordnung nur vor Ablauf des Zuwendungsjahres der Zahlung aufheben.
    • Zuordnung nicht aufheben
      : Wenn die Zahlung zugeordnet ist, hebt Workday die Zuordnung der Zahlung nicht auf. In diesem Status kann Workday den verbleibenden Akontobetrag auf Belastungen anwenden. Sie können die Zuordnung der Zahlung weiterhin manuell aufheben.
    Sortierreihenfolge
    Priorisieren Sie die auswählbaren Kosten, wenn eine Zahlung nicht alle Kosten abdeckt. Bei den letzten drei Optionen folgt Workday der Reihenfolge in der
    Spalte Kostenart
     , wenn mehr als eine Gebühr dieselbe Priorität hat.
    • Kostenreihenfolge
      : Workday zahlt Kosten gemäß der Reihenfolge, die in der Spalte
      Kostenart
       angegeben ist. Wenn es mehrere Kosten derselben Art gibt, priorisiert Workday die zuerst erstellte Gebühr.
    • Aktuelle akademische Periode zuerst
      : Workday priorisiert Kosten in der aktuellen akademischen Periode (AP), dann nach der ältesten AP, und wendet die Reihenfolge der Kostenart innerhalb jeder AP an.
    • Älteste akademische Periode zuerst
      : Workday priorisiert Kosten in der ältesten akademischen Periode zuerst und wendet die Reihenfolge der Kostenarten innerhalb jeder AP an.
    • Ältestes Fälligkeitsdatum der Belastung
      : Workday zahlt die Gebühr mit dem ältesten Fälligkeitsdatum zuerst. Wenn mehr als eine Gebühr dasselbe Fälligkeitsdatum hat, priorisiert Workday gemäß der Gebührenreihenfolge.
    Nur auswählbare Kosten für Titel IV
    Aktivieren Sie dieses Kontrollkästchen, um Zahlungen auf nur Posten mit der Klassifizierung Titel 4 zu beschränken, die die Kriterien für
    Kostenart
     und
    Zeitrahmen
     erfüllen.
    Sie können die Studentenbeihilfe auf nicht institutsbezogene Kosten anwenden, bevor Sie Rückerstattungen generieren, wenn Folgendes zutrifft:
    • Sie deaktivieren dieses Kontrollkästchen.
    • Studenten autorisieren die Federal Student Aid Authorization.
    • Oder beides.
    Für Einrichtungen des Finanzhilfeprogramms gemäß Titel IV muss Ihre Rangfolgegruppe Folgendes erfüllen:
    1. Klassifizieren Sie den Kostenposten für die Rückerstattungserstattung als Titel 4.
    2. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen
      Auswählbare Kosten für Titel IV
       .
    3. Die Kostenart
      „Rückerstattung“
       einschließen.
    Beispiel: Sie können die Studentenbeihilfe auf Bibliotheksbußgelder anwenden, wenn Sie die Kostenart
    Bibliotheksgebühren
     in die Rangfolgegruppe aufnehmen und eine der folgenden Bedingungen erfüllen:
    • Sie aktivieren nicht das Kontrollkästchen
      Auswählbare Kosten für Titel IV
       .
    • Studenten autorisieren die Federal Student Aid Authorization.
    Kostenart
    (Optional) Sie können die Kostenarten angeben, die eine Zahlung erfüllen kann. Listen Sie die Kostenarten nach Wichtigkeit auf, wenn Sie die Option
    Belastungsreihenfolge
     für die
    Sortierreihenfolge
    auswählen.
    Um Ihre Finanzhilfe- und Sponsorenverträge auszuzahlen, fügen Sie die Kostenart
    Rückerstattungserstattung
     mit mindestens einer Rangfolgegruppe pro Einrichtung hinzu. Für den Zahlungsposten muss die Kostenart
    „Rückerstattung“
     in der Rangfolgegruppe konfiguriert sein, damit die Rückerstattungskosten gezahlt werden können. Workday empfiehlt, die Kostenart für die Rückerstattungsrückerstattung zu allen relevanten Zahlungsrangfolgegruppen hinzuzufügen, mit folgenden Ausnahmen:
    • Als Kostenart für Spezialisierungsgruppen wie Krankenversicherungen oder Verzugsgebühren.
    • In Rangfolgegruppen, die nicht erstattungsfähig sind
    Für Einrichtungen des Finanzhilfeprogramms gemäß Titel IV muss Ihre Rangfolgegruppe Folgendes erfüllen:
    1. Klassifizieren Sie den Kostenposten für die Rückerstattungserstattung als Titel 4.
    2. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen
      Nur auswählbare Kosten für Titel 4
       .
    3. Die Kostenart
      „Rückerstattung“
       einschließen.
    Ausschluss von Belastungsposten
    (Optional) Sie können die mit der ausgewählten Kostenart verbundenen Kostenposten angeben, die von einer Zahlung bei der Zuordnung ausgeschlossen werden sollen. Workday wendet nur ausgeschlossene Posten für diese bestimmte Zeile
    der Kostenart
     an.
    Einschließen von Belastungsposten
    (Optional) Sie können Belastungsposten angeben, die in eine bestimmte Rangfolgezeile für die Zahlung aufgenommen werden sollen.