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Administrator Guide
Zuletzt aktualisiert: 2025-06-27
Schritte: Studentenbelastungsposten erstellen

Schritte: Studentenbelastungsposten erstellen

Sie können Kostenposten erstellen, um die verschiedenen Arten von Kosten darzustellen, die Sie Studenten zuweisen können, z. B. Studiengebühren, Unterbringungskosten oder Gebühren für Technologie. Kostenposten enthalten Details zu den zugehörigen Kosten, z. B.:
  • Ertragskategorien
  • Zugehörige Worktags
  • Erstattungsfähigkeit
Durch die Buchung von Kosten in Studentenkonten können Studenten sehen, wie viel sie schulden, und Zahlungen für ihre Kosten leisten.
Die meisten Kosten werden wie folgt auf Studentenkonten gebucht:
  • Registrierungsbasierte Gebühren.
  • Zuweisungen von Belastungsposten zu akademischen Einheiten oder Studiengängen.
  • Kursgebühren oder zusätzliche Gebühren
Andere Arten von Kostenquellen können Zahlungsplangebühren, Gebühren für Einzugsvereinbarungen und Kosten für die Erstattung umfassen.
Sie können Kostenposten innerhalb eines Ursprungs wiederverwenden. Beispiel: Sie können denselben Kostenposten in mehreren Kursgebühren wiederverwenden.
Workday empfiehlt jedoch dringend, die Wiederverwendung von Belastungsposten für verschiedene Ursprungsarten zu vermeiden. Beispiel: Verwenden Sie nicht denselben Kostenposten in einer registrierungsbasierten Gebühr und als Zuweisung des Kostenpostens. Kopieren Sie bei Bedarf Kostenposten, um sie für separate Quellen zu verwenden.
  1. (Optional) Öffnen Sie die Aufgabe
    Verwendung von zugehörigen Worktags verwalten
     .
    Konfigurieren Sie Worktag-Arten und -Anforderungen für Studentenbelastungsposten.
    Sicherheit: Domäne
    Set Up: Enable Worktags
     in den funktionalen Bereichen „Common Financial Management“ und „Worktags“
  2. Öffnen Sie die Aufgabe
    Studentenbelastungsposten erstellen
     .
    Sicherheit: Domäne
    Set Up: Student Charges
     im funktionalen Bereich „Student Financials“.
  3. Bei der Bearbeitung des Abschnitts
    Allgemeine Informationen
     sind folgende Informationen zu beachten:
    Option Bezeichnung
    Inaktiv
    Wählen Sie diese Option, damit Workday keine neuen Studentenbelastungen für diesen Studentenbelastungsposten anwendet. Diese Konfiguration hat keine Auswirkungen auf vorhandene Studentenbelastungen, die mit diesem Studentenbelastungsposten verknüpft sind.
    Nachdem Sie einen Kostenposten inaktiviert haben, entfernen Sie ihn aus allen Kostenpostenzuweisungen oder registrierungsbasierten Gebührenzuweisungen mit einem zukünftigen Gültigkeitsdatum.
    Art
    Gruppieren Sie Kosten für das Reporting und die Suche sowie für die Verwendung in Zahlungsrangfolgeregeln. Workday stellt die Werte bereit.
    Classification
    • 1042-S
      : Machen Sie den Kostenposten beim Steuerreporting verfügbar.
    • 1098-T
      : Machen Sie den Kostenposten beim 1098-T-Steuerreporting verfügbar.
    • Bildungseinrichtung
      : Machen Sie den Kostenposten für Berechnungen des Arbeitsblatts „Retoure von Titel IV“ für die folgenden Kostenarten verfügbar:
      • Board
      • Kursgebühren
      • Unterbringung
      • Obligatorische Gebühren
      • Nachhilfe
    • Titel IV
      : Sie können Regeln für die Zahlungsrangfolge konfigurieren, um Kosten mit dieser Klassifizierung eine höhere Priorität zu geben.
      Einrichtungen können die Studentenbeihilfe auch auf nicht institutsbezogene Belastungen anwenden, wenn Folgendes zutrifft:
      1. Sie schließen Belastungsposten, die nicht als
        Titel 4
         klassifiziert sind, in Rangfolgegruppen ein, wenn das Kontrollkästchen
        Titel 4
         aktiviert ist.
      2. Sie erstellen eine Richtlinie zur staatlichen Studentenhilfeautorisierung.
      3. Studenten autorisieren die Anwendung von Finanzhilfen, um nicht organisatorische Kosten zu erheben.
      Siehe: Konzept: Staatliche Studentenhilfe-Autorisierungen finden Sie weitere Informationen.
      Sie können eine Belastung sowohl als
      Bildungseinrichtung
       als auch
      als Titel 4
       klassifizieren, wenn beide Klassifizierungen zutreffen.
    • Andere
      : Machen Sie den Kostenposten für institutsspezifisches Reporting verfügbar.
  4. Bei der Bearbeitung des Abschnitts
    Details
     sind folgende Informationen zu beachten:
    Option Bezeichnung
    Ertragskategorie
    Wählen Sie ein Worktag für das aggregierte Reporting von Erträgen aus, die mit Studentenbelastungen verknüpft sind. Workday verwendet sie auch als Dimension in der Kontierungsregel, um die Hauptbuch-Buchhaltung zu steuern.
    Abgegrenzter Ertrag
    (Optional) Identifizieren Sie die mit dem Kostenposten verknüpften Kosten als abgegrenzten Ertrag, um Waren und Services zu berücksichtigen, die nicht vollständig im Voraus bereitgestellt wurden, z. B. Studiengebühren. Sie können den Ertrag realisieren, wenn Sie die Waren und Services im Zeitverlauf bereitstellen. Für Belastungsposten, die direkt dem Ertrag zugerechnet werden, deaktivieren Sie das Kontrollkästchen.
    Ertragsunternehmen überschreiben
    (Optional) Um Erträge an ein Unternehmen zu leiten, das nicht mit der akademischen Einheit verknüpft ist, wählen Sie ein Unternehmen für den Überschreibungsertrag. Wenn Sie kein Ertragsunternehmen für die Überschreibung auswählen, bucht Workday den Ertrag auf das Unternehmen der akademischen Einheit.
    • Sie können aus Unternehmen innerhalb derselben Hierarchie wie das Unternehmen der Einrichtung wählen.
    • Sie können nur Ertragsunternehmen für die Belastungsposten angeben, die mit der Einrichtung verknüpft sind.
    • Sie können dieses Feld nicht bearbeiten, wenn Transaktionen für den Kostenposten vorhanden sind.
    Beispiel: In Ihrer Bildungseinrichtung werden die Erträge aus Unterbringungskosten auf ein separates Unternehmen gebucht.
    Kostenberechnung
    Wählen oder erstellen Sie die Berechnung, die den Belastungsbetrag für einen Studenten berechnet.
    Wenn Sie diesen Kostenposten hier verwenden:
    • Wenn es sich um eine Kursgebühr oder eine einschreibungsbasierte Gebühr handelt, überschreibt die Gebühr diese Berechnung.
    • Bei der Aufgabe
      Studentenbelastung anwenden
       müssen Sie den Belastungsbetrag manuell eingeben. Der manuell eingegebene Betrag überschreibt diese Berechnung.
    Regel für Fälligkeitsdatum
    (Optional) Wählen Sie eine Regel für das Fälligkeitsdatum aus, um Fälligkeitsdaten für Zahlungen automatisch zu berechnen, wenn Sie Kosten auf Studentenkonten buchen.
    Regeln für Fälligkeitsdaten gelten nicht für Folgendes:
    • Wenn Sie die Aufgabe
      Apply Student Charge
       verwenden, um eine Belastung für einen Studenten zu buchen. Stattdessen müssen Sie manuell ein Fälligkeitsdatum angeben.
    • Für Kosten in Zahlungsplänen. Workday geht davon aus, dass solche Kosten überfällig sind, basierend auf dem Fälligkeitsdatum der Zahlungsplanraten anstelle von Regeln für das Fälligkeitsdatum von Kostenposten.
    Regel für Kostenaggregation
    (Optional) Wählen Sie eine Regel für die Aggregation von Kosten aus, um die Anzahl oder den Gesamtbetrag zu begrenzen, den Sie einem Studenten für den Kostenposten in Rechnung stellen können.
    Anteilige Berechnung
    Geben Sie an, ob Studenten eine Rückerstattung erhalten sollen, wenn sie für den Kostenposten nicht mehr in Frage kommen.
    Wenn eine Gebühr teilweise erstattungsfähig ist, wählen Sie eine Gruppe von Zeitplänen für die Kostenanpassung aus, um die Kosten anteilig zu berechnen. Die Zeitpläne für die Kostenanpassung in der Gruppe geben die Höhe der Rückerstattung an, je nachdem, wann Studenten sich abmelden oder zurückziehen.
    Von Überlegung für "Überfällige Sperre" ausschließen
    Von Überlegung bei weicher Abmeldung für Registrierung ausschließen
    Wenn diese Option aktiviert ist, werden überfällige Kosten, die mit dem Belastungsposten verknüpft sind, nicht auf Sperren für Überfälliges oder weiche Abmeldungen von Registrierungen angerechnet.
    Aus Studentenzahlungsplänen ausschließen
    Wenn diese Option aktiviert ist, können Studenten keine Zahlungspläne verwenden, um mit diesem Kostenposten verknüpfte Kosten zu zahlen. Studenten müssen den gesamten Kostenbetrag am Fälligkeitsdatum zahlen, auch wenn sie Zahlungspläne mit anderen Kosten verwenden.
  5. (Optional) Konfigurieren Sie im Abschnitt
    Zugehörige Worktags
     Worktags, die mit den Journalpositionen verknüpft werden sollen, die Workday generiert, wenn Sie Kosten auf Studentenkonten buchen.
    Bei der Bearbeitung der Aufgabe sind folgende Informationen zu beachten:
    Option Bezeichnung
    Worktag-Art
    Die verfügbaren Worktag-Arten basieren auf der Konfiguration der Worktags für Studentenbelastungsposten.
    Standard erforderlich
    Wenn diese Option aktiviert ist, müssen Sie ein Standard-Worktag angeben. Um diese Einstellung zu ändern, öffnen Sie die Aufgabe
    Verwendung von zugehörigen Worktags verwalten
     .
    Standard-Worktag
    Wählen Sie ein Worktag aus, das beim Berechnen der Gebühr automatisch ausgefüllt wird.
    Für Transaktion erforderlich
    Wenn diese Option aktiviert ist, müssen Sie ein Worktag angeben, wenn Sie die Gebühr anwenden. Ob Sie das Kontrollkästchen aktivieren können, hängt davon ab, wie Sie das Worktag in der Aufgabe
    Verwendung von zugehörigen Worktags verwalten
     konfiguriert haben.
Sie können den Bericht
Studentenbelastungsposten suchen
 öffnen, um die Belastungsposten zu prüfen oder zu bearbeiten.
Verwenden Sie den Kostenposten wie folgt:
  • Akademische Einheiten oder Studienschwerpunkte.
  • Gebühren für Einzugsvereinbarungen
  • Kursgebühren oder zusätzliche Gebühren
  • Gebühren für Zahlungsplan
  • Registrierungsbasierte Gebühren.