Konzept: Pläne für Finanzhilfen

Mithilfe von Teilnahmeplänen für Finanzhilfen können Sie die erwartete Teilnahme der Studenten projizieren, noch bevor sie sich in Kurse einschreiben. Damit können Sie bestimmen, welche Informationen in folgenden Fällen verwendet werden sollen:

Teilnahmekosten berechnen.
Verpackung von Studentenzuwendungen.
Ausführung anderer Prozesse für Finanzhilfen.

Workday leitet Informationen zum Anwesenheitsplan für Finanzhilfen eines Studenten aus dessen primärem Studienschwerpunkt und den zugehörigen akademischen und Finanzhilfe-Richtlinien ab. Wenn der Student über mehrere akademische Datensätze verfügt, verwendet Workday die primäre POS des Berichtsdatensatzes des Studenten.

Workday bezeichnet die Zeilen in Anwesenheitsplänen als Financial Aid Period Records (Finanzhilfeperiodendatensätze). faprs enthalten Finanzhilfedaten, mit denen Workday Finanzhilfen für eine akademische Periode verarbeitet, z. B.:

Ladestatus
Details zum Klassenstand
Art des akademischen Jahres der Finanzhilfe

Studenten können nicht mehrere faprs haben, die dieselben Datumsangaben enthalten. Beispiel: Ein Student kann keine FAQ für das Urlaubsquartal und das Urlaubsquartal haben, wenn beide Perioden den 1. August enthalten.

Workday erstellt automatisch Anwesenheitspläne für Finanzhilfen für:

Bewerber, wenn sie ein Studienprogramm angeben.
Studenten, wenn sie sich in einen Studienschwerpunkt einschreiben.

Wenn ein Student keinen Anwesenheitsplan hat, erstellt Workday einen für ihn, wenn der Job

„Refresh Attendance Plan“

während der Orchestrierung von „Nightly Job“ ausgeführt wird. Workday verwendet das voraussichtliche Startdatum des Studenten, um Anwesenheitspläne zu erstellen, und fügt akademische Perioden zu Anwesenheitsplänen hinzu, wenn folgende Bedingungen zutreffen:

Der Student hat zum Standardstartdatum der akademischen Periode einen der folgenden Status für seinen primären POS:
In Bearbeitung
Abwesenheit
Abschluss anstehend
Führen Sie einen der folgenden Schritte aus:
Die akademische Periode liegt vor dem voraussichtlichen Abschlussdatum oder enthält dieses.
Der Student hat eine Registrierung, einen Sponsorvertrag, einen Verzicht oder eine ISIR-Transaktion für die akademische Periode.
Bei Registrierungen berücksichtigt Workday Registrierungen, die sich von Kursen mit dem Status
Nicht registriert
abmelden.
Bei ISIR-Transaktionen fügt Workday alle akademischen Perioden im Zuwendungsjahr der Finanzhilfe hinzu, das mit der ISIR-Transaktion verknüpft ist. Beispiel: Der Student hat eine ISIR-Transaktion für das Zuwendungsjahr der Finanzhilfe 2022-2023, das aus 4 akademischen Perioden besteht. Workday schließt alle 4 akademischen Perioden im Anwesenheitsplan des Studenten ein.

Wenn für einen Studenten ein zukünftiger Berichtsdatensatz vorliegt, erstellt Workday akademische Perioden auch für diesen Datensatz. Beispiel: Ein Student geht davon aus, dass er an derselben Bildungseinrichtung seinen POS im Jahr 2020 abschließen und im Fall 2020 seinen Posten im Abschlussjahr beginnen kann. Workday erstellt akademische Perioden für Folgendes:

Die akademischen Perioden der Studenten bis einschließlich Frühjahr 2020.
Die akademischen Perioden der Absolventen, beginnend mit Fall 2020.

Workday füllt die

Spalte Eingabeperiode

für akademische Perioden im ersten Zuwendungsjahr eines Studenten mit

Ja

aus.

Wenn sich eine Änderung der Registrierung, des Studienprogramms oder eines anderen Ereignisses auf die Finanzhilfe eines Studenten auswirken könnte, markiert Workday den zugehörigen Anwesenheitsplan zur Aktualisierung, wenn der Job

„Refresh Attendance Plan“

während der Orchestrierung von nightly Jobs ausgeführt wird. Workday orchestriert den Job mit anderen nachtbasierten Prozessen, um sicherzustellen, dass nachgelagerte Prozesse über die genauesten und aktuellsten Informationen zum Anwesenheitsplan verfügen.

Optional können Sie den Job

„Refresh Attendance Plan“

für einzelne Studenten außerhalb der Orchestrierung von Workday Job über die folgenden Berichte ausführen:

Prozesse für Finanzhilfen für Studenten nach Bewerber ausführen
Prozesse für Student-Finanzservices nach Student ausführen

Siehe: Referenz: Berichte zu Studentenfinanzprozessen ausführen.

Abhängig vom Grund für die Aktualisierung kann Workday den gesamten Anwesenheitsplan oder nur Teile davon aktualisieren:

Grund für Aktualisierung	Aktualisierungen des Anwesenheitsplans
Änderungen des primären Kassenkontos, des Kassenstatus oder des Berichtsdatensatzes des Studenten.	Workday aktualisiert den gesamten Anwesenheitsplan. Workday aktualisiert außerdem die Sicherheitsberechtigungen der Benutzer, um sicherzustellen, dass der Finanzhilfedatensatz, die Finanzhilfeperiodendatensätze und die Finanzhilfedaten des Studenten nur für diejenigen zugänglich sind, die über die entsprechende akademische Einheit und akademische Ebene gesichert sind. Wenn sich der Reporting-Datensatz eines Studenten mitten in einer akademischen Periode ändert und Sie seinen Anwesenheitsplan aktualisieren, werden alle Änderungen daran, wer auf seine Finanzhilfeinformationen zugreifen kann, am Beginn der nächsten akademischen Periode wirksam. Workday empfiehlt: Prüfen, ob die Sicherheitsberechtigungen für die Finanzhilfedaten des Studenten mit den Sicherheitsberechtigungen für seinen Berichtsdatensatz übereinstimmen. Aktualisieren Sie den Anwesenheitsplan zu Beginn der nächsten akademischen Periode erneut, um die Sicherheitsänderungen für den Reporting-Datensatz zu sehen.
Für den Student gibt es ein Registrierungs-, Bewertungs-, interne Artikulations- oder Transferereignis.	Workday aktualisiert Folgendes: Ladestatus für alle akademischen Perioden, in denen der Student Kurse eingeschrieben hat. Klassenwerte für die betroffene akademische Periode und alle nachfolgenden akademischen Perioden
Sie importieren einen ISIR, erstellen einen Student-Sponsorvertrag oder erfassen einen Verzicht für den Studenten und die akademische Periode, in der die Transaktion stattfindet, ist noch nicht im Anwesenheitsplan enthalten.	Workday fügt dem Anwesenheitsplan akademische Perioden hinzu.
Der Student hat zum Standardstartdatum der akademischen Periode einen der folgenden Status für seinen primären POS: In Bearbeitung Abwesenheit Abschluss anstehend Und entweder: Das voraussichtliche Abschlussdatum des Studenten wird nach vorne verschoben. Der Student hat eine Registrierung, einen Sponsorvertrag, einen Verzicht oder eine ISIR-Transaktion für eine akademische Periode, die nicht im Anwesenheitsplan enthalten ist.	Workday fügt dem Anwesenheitsplan akademische Perioden hinzu.
Das voraussichtliche Abschlussdatum des Studenten verschiebt sich nach hinten.	Workday inaktiviert akademische Perioden im Anwesenheitsplan, es sei denn, Folgendes trifft zu: Der Student hat zum Standardstartdatum der akademischen Periode einen der folgenden Status für seinen primären POS: In Bearbeitung Abwesenheit Abschluss anstehend Die akademische Periode hat eine Registrierung, einen Sponsorvertrag, einen Verzicht oder eine ISIR-Transaktion.
Änderungen des primären Kassenkontos des Studenten in verschiedenen akademischen Kalendern.	Workday inaktiviert akademische Perioden im alten Kalender, die sich mit akademischen Perioden im neuen Kalender überschneiden.
Sie können das voraussichtliche Abschlussdatum des Studenten zurückdatieren und ihn in einen POS mit einem anderen akademischen Kalender wechseln.	Workday erstellt die Datensätze für Finanzhilfeperioden im Anwesenheitsplan neu, es sei denn, der Student hat Auszahlungen, die in den Datensätzen für Finanzhilfeperioden nicht mehr benötigt werden.
Der Status des akademischen Datensatzes des Studenten wird inaktiv.	Workday inaktiviert akademische Perioden, die nach dem Datum liegen, an dem der Student inaktiv wird.

Wenn eine Zeiterfassungsregel durch das Aktualisieren eines Anwesenheitsplans inaktiv wird und Sie den Grund dafür wissen möchten, erstellen Sie einen benutzerdefinierten Bericht, um den Status „Student deaktiviert“ anzuzeigen:

Deaktivierbarer Status	Grund
Kalenderänderung	Der Student ist unter einem anderen akademischen Kalender zu einem Studienschwerpunkt gewechselt.
Inaktiv	Der Status des akademischen Datensatzes des Studenten wird inaktiv
Immatrikulation	Der Bewerber immatrikuliert sich in einen Studienschwerpunkt.
Periodenabschluss	Das Abschlussdatum der akademischen Periode im Datensatz des Studienschwerpunkts eines Studenten wurde erreicht.
Änderung des Studienschwerpunkts	Es gibt eine Änderung im Studienschwerpunkt des Studenten.
Neupaketierung	Das Ergebnis des Finanzhilfepakets des Studenten ist nicht mehr korrekt und ein neues Finanzhilfepaket wurde erstellt. Beispiel: Wenn sich die Auswählbarkeit eines Studenten für Zuwendungen geändert hat.
Workday-System	Der Datensatz für die Finanzhilfeperiode wurde aufgrund einer Konvertierung inaktiviert.

Wenn ein Student sein Studienschwerpunkt wechselt und die Kalender des neuen und des alten POS nicht übereinstimmen, kann es eine Lücke zwischen dem Enddatum der akademischen Periode des alten POS und dem Startdatum der akademischen Periode des neuen POS geben. Um diese Lücke zu schließen, verlängert Workday das Enddatum der akademischen Periode für den ursprünglichen POS in der fapr.

Beispiel: Der aktuelle POS eines Studenten verwendet einen Kalender mit Quartalen. Die akademische Periode „Frühjahrsquartal“ endet am 30. Mai. Sie ändern ihren POS im Urlaub in einen Kalender mit Halbjahren. Die akademische Periode des Sommerjahres beginnt am 5. Juni. Um die zeitliche Lücke zu schließen, erweitert Workday das Enddatum der akademischen Periode des „Spring Quartals“ auf der fapr des ursprünglichen POS.

Workday unterstützt keine sich überschneidenden akademischen Perioden oder Kalenderänderungen innerhalb akademischer Perioden. Diese Situationen können zu unerwarteten Ergebnissen im Anwesenheitsplan des Studenten führen.