Überlegungen zum Setup: Akademische Kalender

Worum es geht

Der akademische Kalender bildet das zeitliche Framework für Ihr Workday Student-System. Die Basisstruktur umfasst die Arten von akademischen Perioden, z. B. „Herbst“, „Split“ und „Interview“. Sie können diese Struktur verwenden, um die akademischen Jahre und akademischen Perioden zu erstellen, aus denen Ihr Kalender besteht.

Beispiel:

Akademischer Kalender: Halbjahreskalender
.

Akademisches Jahr: Halbjahr 2019 – 2020
.

Akademische Perioden: Fall Halbjahr 2019
und spring Halbjahr 2020
.

Mit Kalenderrichtlinien können Sie einer akademischen Einheit und Ebene oder einem Studienschwerpunkt die folgenden Komponenten zu einem Gültigkeitsdatum zuweisen:

Akademischer Kalender.

Anfängliches akademisches Jahr

Typisches Anwesenheitsmuster

Einheitenart, um die akademischen Gutschriften und die Finanzhilfe des Studenten zu verfolgen, z. B. Halbjahreseinheiten oder Stempeluhrstunden.

Die für den POS eines Studenten geltende Kalenderrichtlinie steuert alle datumsspezifischen Prozesse und Transaktionen für den Studenten.

Vorteile für Ihr Unternehmen

Mit akademischen Kalendern in Workday Student haben Sie folgende Möglichkeiten:

Verwalten Sie genaue Studentendatensätze und Finanzhilfedaten.

Verwalten Sie datumsspezifische Prozesse und Aufgaben effektiv.

Erstellen Sie Berichte zu Studentendaten auf detaillierter Ebene.

Mit Kalenderrichtlinien haben Sie folgende Flexibilität:

Unterstützen Sie mehrere akademische Kalender in einer Einrichtung.

Ändern Sie den akademischen Kalender im Zeitverlauf.

Definieren Sie eindeutige Kalender, um die Anforderungen bestimmter Kombinationen auf Ebenen akademischer Einheiten oder POS zu erfüllen.

Ermöglichen Sie es Studenten, den POS in verschiedenen akademischen Kalendern zu ändern.

Ermöglichen Sie Studenten, mehrere akademische Datensätze in verschiedenen akademischen Kalendern zu haben.

Erfüllen Sie die individuellen Anforderungen Ihrer Bildungseinrichtung und schützen Sie gleichzeitig die Datenintegrität.

Richten Sie mindestens einen akademischen Kalender und eine Kalenderrichtlinie für die Verwendung von Workday Student ein.

Anwendungsfälle

Die meisten Prozesse an einer Einrichtung verwenden den akademischen Kalender. Beispiele hierfür sind:

Erstellen Sie automatisch die Jahre und Perioden, die in akademischen Plänen für Studenten benötigt werden.

Verfolgen Sie Studentenstatistiken, wie z. B. erhaltene Gutschriften oder Notendurchschnitte, und den akademischen Fortschritt nach akademischen Perioden.

Richten Sie Prozesse wie das Einschreibungsfenster, das Bewertungsfenster oder das Übertragungsdatum ein und verwalten Sie sie.

Stellen Sie sicher, dass sich Studenten zum richtigen Zeitpunkt in den richtigen Kursabschnitten einschreiben.

Verfolgen Sie Finanzhilfedaten nach akademischen Perioden, um eine korrekte Verarbeitung von Finanzhilfen zu gewährleisten.

Richten Sie Auszahlungszeitpläne und Zuwendungspakete für Finanzhilfen ein.

Zu berücksichtigende Fragen

Themen	Fragen	Überlegungen
Akademische Struktur	Wie ist die akademische Struktur Ihrer Einrichtung? Unterstützt Ihre akademische Struktur separate Kalender nach akademischer Einheit oder POS?	Die Hierarchie der akademischen Einheiten in Ihrer akademischen Struktur steuert die Vererbung der Kalenderrichtlinie. Wenn untergeordnete akademische Einheiten oder POS eine andere Richtlinie erfordern, können Sie die Vererbung überschreiben, indem Sie ihr direkt eine andere Kalenderrichtlinie zuweisen. Um einen einzelnen Kalender zu verwalten und die Vererbung wiederherzustellen, können Sie die Kalenderrichtlinie von der übergeordneten akademischen Einheit erneut erben. Siehe Beispiel: Vererbung von Kalenderrichtlinie von übergeordneter akademischer Einheit wiederherstellen.
Akademische Periodenarten	Welche Arten von akademischen Perioden hat Ihre Einrichtung? Welche Periodenarten sind mit einem bestimmten Kalender verknüpft? In welcher Reihenfolge kommen die Periodenarten vor? Aus welchen Perioden besteht das Sourcing-Menü der Finanzhilfe?	Sie können akademische Periodenarten in mehreren Kalendern verwenden. Workday verwendet die Periodenart bei der Verarbeitung zusammen mit dem akademischen Kalender. Sie können Arten von akademischen Perioden nicht mehr löschen, sobald sie verwendet werden. Sie können sie umbenennen. Die Änderung gilt für alle akademischen Kalender, die sie verwenden. Sobald Sie die Reihenfolge der Periodenarten in einem akademischen Kalender angegeben haben, behält Workday diese für alle akademischen Jahre im Kalender bei. Sie können Datumsregeln für akademische Periodenarten pro akademischen Kalender und Knoten (Kombination auf Ebene der akademischen Einheit oder POS) definieren. Für eine genaue Verarbeitung von Finanzhilfen können Sie Arten von akademischen Perioden angeben, die für staatliche Finanzhilfen als Sommer gelten.
Akademische Jahre	Was ist das Startdatum und die Startperiode des akademischen Jahres? Was ist das Enddatum und die Periode des akademischen Jahres?	Bereiten Sie sich mit diesen Informationen vor, um Zeit und Aufwand bei der Konfiguration des akademischen Kalenders in Workday zu sparen.
Akademische Perioden	Wie sind die akademischen Perioden an Ihrer Einrichtung? Welche kleineren Sitzungen ( Module ) verwenden Sie innerhalb Ihrer akademischen Standardperioden? Beginnen Sitzungen ( Module ) während einer Standardperiode und enden in einer anderen Standardperiode? Verwendet Ihre Einrichtung nicht standardmäßige akademische Perioden? Haben Sie Programme, für die eine Verarbeitung von Finanzhilfen ohne Bezugsdauer erforderlich ist? Wie viele Unterrichtswochen gibt es in jeder akademischen Periode?	Standardperioden stellen Reportingfenster dar und können sich nicht überschneiden. Nicht-Standardperioden ( Module ) können sich nur dann über Standardperioden erstrecken, wenn Sie die Option Zeitspanne für akademische Standardperiode festlegen aktiviert haben. Stellen Sie sicher, dass Sie die Entscheidung für akademische Perioden sorgfältig prüfen sollten, da die Aktion mandantenweit ist und nicht rückgängig gemacht werden kann. Sie können nicht standardmäßige akademische Perioden zu jedem Jahr in einem vorhandenen akademischen Kalender hinzufügen, einschließlich vergangener Jahre. Sie können nicht standardmäßige Periodenarten für akademische Perioden konfigurieren, um Datensätze für nicht standardmäßige akademische Perioden zu erstellen. Wenn sich ein Student für einen Kursabschnitt anmeldet, der mit einer nicht standardmäßigen Periode verknüpft ist, zeigt Workday dies als separaten Periodendatensatz in seiner akademischen Statistik an. Sie können Berichte zu Standard- und Nicht-Standardperioden basierend auf dem Start- oder Enddatum von Standardperioden erstellen. Beispiel: Ein Bericht zu Kursabschnitten, die im fallenden Halbjahr angeboten wurden, kann Kursabschnitte enthalten, die innerhalb der Periode begonnen wurden, aber in einer anderen Periode enden. Ein Bericht zu Kursen mit Bewertungsergebnis für das fallende Halbjahr kann Kursabschnitte enthalten, die innerhalb der Periode endeten, aber in einer anderen Periode starteten. Sie können Finanzhilfen für Studenten in Modulen oder Kursen verarbeiten, die in nicht standardmäßigen akademischen Perioden angeboten werden. Workday verwendet die Gesamtzahl der Unterrichtswochen in akademischen Perioden zur Berechnung der Finanzhilfe. Workday schließt Feiertage und geplante Pausen, die 7 Tage oder länger dauern, einschließlich angrenzender Wochenendtage, von den Gesamtbeträgen aus. Weitere Informationen finden Sie unter Konzept: Akademische Standardperioden und Nicht-Standardperioden.
Kursabschnitte mit und ohne Laufzeit	Haben Sie Kursabschnitte sowohl mit als auch ohne Laufzeit? Bieten Sie befristete Kursabschnitte an, die in einer Standardperiode beginnen und in einer anderen Standardperiode enden?	Sie können Kursabschnitte haben, die: Beginnen und enden nicht mit der akademischen Periode, sondern fallen in eine feste Periode. Sie umfassen akademische Standardperioden. Kursabschnitte, die an Nicht-Standardperioden verknüpft sind, führen ein Rollup zu der Standardperiode durch, in der sie beginnen. Um Kurse anzubieten, die sich über Standardperioden erstrecken, führen Sie die Aufgabe Spanne für akademische Standardperiode festlegen aus. Wenn Sie Spanning nicht aktiviert haben, zeigt Workday eine Validierungswarnung an, dass Kursabschnitte innerhalb einer akademischen Standardperiode beginnen und enden. Wenn Sie „spanning“ aktiviert haben, beschränkt Workday die Kursabschnitte nicht auf ein akademisches Jahr oder einen anderen Zeitrahmen. Die akademische Periode hat große Auswirkungen auf die Finanzhilfe und die Student-Finanzen. Daher sollten Sie die Entscheidung sorgfältig besprechen.
Mehrere akademische Kalender	Verwenden Sie mehrere akademische Kalender an Ihrer Einrichtung? Wie viele Programme erfordern einen eindeutigen Kalender?	Mit Kalenderrichtlinien können Sie an Ihrer Einrichtung mehrere akademische Kalender einrichten. Sie können eine eindeutige Kalenderrichtlinie für eine akademische Einheit und Ebene oder einen POS haben. Zum Schutz der Datenintegrität sollten Sie für Ihre Einrichtung eine möglichst begrenzte Anzahl akademischer Kalender anordnen. Erstellen Sie nur dann einen neuen akademischen Kalender, wenn eine strukturelle Änderung erforderlich ist. Beispiele: Verschiedene Arten von akademischen Perioden. Ändern der Reihenfolge der akademischen Periodenarten Ändern der Standardperiodenarten Kleine datumsgesteuerte Änderungen, wie z. B. das Startdatum des akademischen Jahres, erfordern keinen neuen akademischen Kalender.
Transaktionen für Student – Studienschwerpunkt	Können Studenten Kassen haben, die unterschiedliche akademische Kalender verwenden?	Ein Student kann mehrere POS haben, die unterschiedliche akademische Kalender verwenden. Der vom primären Kassenkonto verwendete Kalender steuert die Datensätze für akademische Perioden und Finanzhilfeperioden. Der akademische Datensatz eines Studenten kann in folgenden Fällen mehrere akademische Kalender haben: Sie ändern ihren primären Kassenkonto für verschiedene Kalender. Die Kalenderrichtlinie für ihre POS-Änderungen Um diese Änderung zu berücksichtigen, aktualisiert Workday den akademischen Plan und zeigt akademische Jahre und Perioden basierend auf dem neuen Kalender an.
Änderungen des akademischen Kalenders	Können Sie den akademischen Kalender jederzeit ändern?	Mit Kalenderrichtlinien können Sie den akademischen Kalender ändern, ohne Transaktionsdaten zu beeinträchtigen. Eine Richtlinienänderung kann nur zu Beginn eines akademischen Jahres erfolgen und darf keine Lücken oder Überschneidungen aufweisen. Integrierte Validierungen beschränken Änderungen auf Kalenderrichtlinien, wenn für das akademische Jahr Studententransaktionen wie Bewerbungen oder Auszahlungen vorliegen. In einigen Fällen können Sie das typische Anwesenheitsmuster oder die Einheitenart ändern. Um eine Kalenderrichtlinie vor der frühesten Richtlinie in einem Knoten zu konfigurieren, der die früheste Richtlinie erbt, erstellen Sie eine Kopie der Richtlinie für dasselbe Gültigkeitsdatum. Anschließend können Sie die vorgesehene frühere Änderung vornehmen.
Gültigkeitsdatum	Welche Bedeutung hat ein Gültigkeitsdatum für den akademischen Kalender? Wie weit zurück in der Vergangenheit soll der Kalender datieren?	Mit Gültigkeitsdatum in der Kalenderrichtlinie können Sie den akademischen Kalender ändern und Änderungen im Zeitverlauf verfolgen. Workday wendet das Gültigkeitsdatum automatisch auf eine Kalenderrichtlinie an, um sicherzustellen, dass Änderungen nur zu Beginn eines akademischen Jahres erfolgen. Stellen Sie sicher, dass Ihre Kalenderrichtlinie so ist, dass die frühesten aktiven Studenten bei Registrierungen berücksichtigt werden.
Feiertagskalender	Möchten Sie einen Feiertagskalender oder Tage ohne Unterricht (z. B. „Split Break“) in Ihren akademischen Kalender aufnehmen?	Um Feiertage und stundenfreie Tage für Ihren akademischen Kalender anzugeben, erstellen Sie einen Feiertagskalender in der Aufgabe Feiertagskalender erstellen .
Periodenaktivität – Vergütung	Verwenden Sie akademische Perioden, um Mitarbeiter für Aktivitäten zu bezahlen, die während der Periode ausgeführt wurden?	Für akademische Perioden, die für die Periodenaktivitätsvergütung verwendet werden, geben Sie Aktivitätsvergütung als Verwendungsart in der Aufgabe Verwendung von akademischen Perioden verwalten an. Überlegen Sie, ob Sie akademische Perioden mit einer anderen Dauer benötigen als die Perioden, die für akademische Aktivitäten in Workday Student verwendet werden. Sie können keine akademische Periode ändern, für die Sie die Periodenaktivitätsvergütung bereits verarbeitet haben.

Empfehlungen

Mappen Sie Ihre akademische Kalenderstruktur einschließlich der akademischen Periodenarten, akademischen Jahre und akademischen Perioden, um das Setup zu vereinfachen.

Stellen Sie sicher, dass Ihre akademischen Perioden die Dauer des gesamten Zuwendungsjahres der Finanzhilfe umfassen. Beispiel: Wenn das Zuwendungsjahr 2023-2024 den Zeitraum 01.07.2023 bis 30.06.2024 umfasst, konfigurieren Sie akademische Perioden ( Sommelierjahr 2023, fallen 2023, 2023, Quelle 2024 und 2024), die sich über dieses Jahr erstrecken Datumsbereich.

Bei komplexen Konfigurationen mit mehreren akademischen Kalendern müssen Sie Ihre akademische Struktur und den für jeden Knoten erforderlichen akademischen Kalender mappen.

Seien Sie beim Überschreiben der Vererbung der Kalenderrichtlinie sorgfältig, um versehentliche Änderungen an untergeordneten Knoten zu vermeiden.

Stellen Sie die Genauigkeit Ihrer Kalenderrichtlinie sicher, bevor Sie Transaktionsdaten zuordnen, z. B. Bewerbungen, Kursabschnitte und Auszahlungen.

Anforderungen

Der akademische Kalender ersetzt die akademischen Jahre und Perioden, die in älteren Implementierungen von Workday Student verwendet wurden. Für solche akademischen Jahre und Perioden ohne Kalender müssen Sie beim Setup die Aufgabe

Jahre dem akademischen Kalender zuweisen

ausführen.

Führen Sie diese Aufgabe für akademische Perioden aus, die in Workday Human Capital Management (HCM) erstellt wurden, wenn Sie dieselben Perioden in Workday Student verwenden möchten.

Einschränkungen

Keine Auswirkungen.

Mandanten-Setup

Keine Auswirkungen.

Sicherheit

Domäne	Überlegungen
Set Up: Academic Calendar im funktionalen Bereich „Academic Discovery“.	Ermöglicht das Einrichten von akademischen Kalendern und Kalenderrichtlinien.
Set Up: Calendar im funktionalen Bereich „System“.	Ermöglicht das Erstellen von Feiertagskalendern.
Manage: Academic Calendar Updates im funktionalen Bereich „Academic Discovery“.	Ermöglicht die Aktualisierung akademischer Kalender, einschließlich Datumsangaben für vorhandene akademische Perioden.
Set Up: Course Abschnitt Kalenderoptionen im funktionalen Bereich „Student Records“.	Ermöglicht die Festlegung einer akademischen Periodenspanne.
Set Up: Financial Aid Services im funktionalen Bereich „Financial Aid“.	Ermöglicht es Ihnen, akademische Periodenarten für staatliche Finanzhilfen als Sommer festzulegen.
Set Up: Typische Attendance-Muster im funktionalen Bereich „Academic Advising“.	Ermöglicht das Erstellen, Bearbeiten und Anzeigen typischer Anwesenheitsmuster.

Geschäftsprozesse

Keine Auswirkungen.

Reporting

Berichte	Überlegungen
Akademischen Kalender anzeigen	Ermöglicht es Ihnen, die Details eines akademischen Kalenders zu prüfen.
Akademische Perioden anzeigen	Ermöglicht es Ihnen, alle akademischen Perioden anzuzeigen, die nicht Teil eines akademischen Kalenders sind.
Arten von akademischen Perioden anzeigen	Ermöglicht es Ihnen, alle verwendeten akademischen Periodenarten anzuzeigen.
Akademisches Jahr anzeigen	Ermöglicht es Ihnen, die Details eines akademischen Jahres zu prüfen.
Tage ohne Unterricht anzeigen	Ermöglicht es Ihnen, die Ereignisse und Daten für Tage ohne Unterricht in einem akademischen Jahr anzuzeigen.

Workday stellt die folgenden Berichtsdatenquellen bereit, mit denen Sie benutzerdefinierte Berichte erstellen können:

Akademische Kalender

Akademische Datumsbereiche

Akademische Perioden

Akademische Jahre

Integrationen

Keine Auswirkungen.

Verbindungen und Touchpoints

Features	Überlegungen
Akademische Beratung	Die Interaktion zwischen dem akademischen Kalender und den typischen Anwesenheitsmustern steuert die Jahre und Perioden, die in den akademischen Plänen der Studenten angezeigt werden. Der Bericht Akademischer Fortschritt im Studentenprofil verwendet die in der Kalenderrichtlinie konfigurierte Standardeinheitenart.
Zulassungen	Verwendet akademische Perioden für Folgendes: Voraussichtlicher Beginn der Student-Bewerber. Anwendungsgruppierungen Konfigurierbare Online-Bewerbungen. Wenn Sie Datumsangaben mit der Aufgabe Daten für akademische Periode bearbeiten aktualisieren, aktualisiert Workday die Datumsangaben automatisch für: Student-Bewerbungen. Informationen zur Bewertung von Student-Bewerbungen. Student-Recruiting-Daten.
Finanzhilfe	Richtlinien für akademische Kalender wirken sich auf mehrere Finanzhilfeprozesse aus, z. B.: Anwesenheitspläne für Finanzhilfen Auszahlungszeitpläne Verpackung für Finanzhilfen Aufgrund der großen Auswirkungen empfiehlt Workday, Stakeholder aus dem Finanzhilfeamt in Diskussionen über das Kalenderdesign einzuschließen.
„Student Core“.	Verwendet akademische Perioden für Folgendes: Zuweisungen für Leichtathletik-Teams. Daten zum Student-Wohnsitz. Wenn Sie Datumsangaben für akademische Perioden mit der Aufgabe Datumsangaben für akademische Periode bearbeiten aktualisieren, aktualisiert Workday automatisch auch diese Datumsangaben.
Student-Finanzen	Richtlinien für akademische Kalender wirken sich auf mehrere Prozesse in Student Financials aus, z. B.: Gebührenberechnungen. Studentenzahlungspläne Konfigurationen für Fälligkeitsdatum Aufgrund der großen Auswirkungen empfiehlt Workday, Stakeholder aus den Finanz- und Verwaltungsstellen in Kalenderdesigngespräche einzuschließen.
Student-Recruiting	Verwendet akademische Datumsbereiche und akademische Perioden für Ereignisse wie: Student-Recruiting-Kampagnen. Student-Recruiting-Zyklen Student-Recruiting-Ereignisse
Studentendatensätze	Der akademische Kalender hat Auswirkungen auf viele Bereiche, z. B.: Akademische Periodendatensätze für Studenten. Kursregistrierungen Änderungen des Studienschwerpunkts Aufgrund der großen Auswirkungen empfiehlt Workday, Stakeholder aus dem Büro des Registrarkontos in Diskussionen zum Kalenderdesign einzuschließen.
Workday HCM	Sie können akademische Perioden für die Periodenaktivitätsvergütung verwenden, indem Sie sie für die Aktivitätsvergütung festlegen.

Workday bietet ein Touchpoints Kit mit Ressourcen, die Ihnen helfen, die Konfigurationsbeziehungen in Ihrem Mandanten besser zu verstehen. Weitere Informationen zum Workday Touchpoints Kit finden Sie in der Workday Community.