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Administrator Guide
Zuletzt aktualisiert: 2023-06-23
Externe Lieferantensites erstellen

Externe Lieferantensites erstellen

Wir planen, die externe Lieferantensite einzustellen, sodass das Feature daher nicht mehr funktioniert. Workday empfiehlt die Verwendung des Features „Lieferantenselbstregistrierung“ in der Lösung „Supplier Relationship Management“ von Strategic Sourcing für eine zentrale Lieferantenregistrierung und ein zentrales Onboarding. Alternativ können Sie zum Registrieren eines neuen Lieferanten die Ereignisse Lieferanten erstellen und Anforderung für Lieferanten erstellen zusammen mit dem Lieferantenportal verwenden. Weitere Informationen zum Einstellungsdatum auf externen Lieferantensites finden Sie in den Release-Hinweisenfür die Einstellung.
  • Konfigurieren Sie den Geschäftsprozess
    Lieferantenereignis
     und die entsprechende Sicherheitsrichtlinie im funktionalen Bereich „Suppliers“.
  • Konfigurieren Sie den Geschäftsprozess
    Anforderung von potenziellem Lieferanten - Ereignis
     und die entsprechende Sicherheitsrichtlinie im funktionalen Bereich „Suppliers“.
  • Konfigurieren Sie die Sicherheitsgruppe
    Selfservice - Potenzielle Lieferanten - Gruppe
     mit "Anzeigen und ändern"-Zugriff in der Sicherheitsdomäne
    Self-Service: Supplier External Site User Access
     im funktionalen Bereich „Supplier Accounts“.
  • Sicherheit: Domäne
    Set Up: Supplier Sites
     im funktionalen Bereich „Supplier Accounts“.
Sie können externe Websites erstellen, über die potenzielle Lieferanten Informationen zur Prüfung und Genehmigung an Ihr Unternehmen übermitteln können. Durch die Einrichtung einer externen Lieferantensite wird der Onboarding-Prozess für Lieferanten optimiert, da sie Ihnen Zeit spart, den Aufwand für die manuelle Verarbeitung reduziert und die Datenintegrität verbessert.
Potenzielle Lieferanten können:
  • Kontaktdaten übermitteln
  • Von ihnen bereitgestellten Waren und Services eingeben
  • Bank- und Zahlungsinformationen eingeben
  • Bewerbungshistorie und Registrierungsstatus anzeigen
  • Anwendung aktualisieren
  1. Öffnen Sie die Aufgabe
    Externe Lieferantensite erstellen
     .
  2. Bei der Bearbeitung der Aufgabe sind folgende Informationen zu beachten:
    Option Bezeichnung
    ID
    Geben Sie eine eindeutige alphanumerische Kennung ein, die Teil der URL der externen Lieferantensite wird. Workday konvertiert Leerzeichen automatisch in Bindestriche.
    Sprachen
    Wenn Sie mehr als eine Sprache auswählen, zeigt Workday die externe Karrieresite auf Englisch an. Der Kandidat kann eine andere Sprache aus dieser Liste wählen.
    Einbettungsmodus
    Aktivieren Sie das Kontrollkästchen, um einen Link zu generieren, der auf einer anderen Website angezeigt werden kann. Workday blendet Banner, Logo, Header-Name und Header-Farbe aus.
    Site veröffentlichen
    Aktivieren Sie das Kontrollkästchen, um die Site unter der
    Site-URL
    öffentlich zugänglich zu machen.
    Deaktivieren Sie das Kontrollkästchen, um die Site im Vorschaumodus zu belassen. Mithilfe der
    Site-URL
    können Sie eine Vorschau der Site anzeigen, aber die URL funktioniert nicht für externe Lieferanten. Sie können die Aufgabe
    Externe Lieferantensite bearbeiten
     öffnen, um das Kontrollkästchen später zu aktivieren.
    Downtime-URL
    Geben Sie in folgendem Format eine URL für eine Seite ein, die externen Benutzern während des wöchentlichen Wartungsfensters angezeigt wird:
    • https:// ...
    Vierteljährliche und monatliche Workday-Wartungsservices können sich auf die
    Downtime-URL
    auswirken. Sie können die
    Downtime-URL
     nur während des Workday-Wartungsfensters testen.
    Siehe:
    Wenn Sie keine URL konfigurieren, sehen externe Benutzer die Downtime-Standardseite von Workday.
    Wenn Benutzer während des Wartungsfensters versuchen, über eine mit Lesezeichen versehene URL mit
    authgwy
     in der Webadresse auf Workday zuzugreifen, sehen sie die Downtime-Standardseite von Workday.
    Externe Labels - Sammlung
    Wenn Sie Ihre externe Lieferantensite mit Workday Designer personalisieren, wählen Sie eine Option aus, um die Site an eine Sammlung externer Labels anzuhängen.
    Die Sammlung externer Labels fungiert als Container, in dem Ihre benutzerdefinierten Labels in Workday Designer gespeichert sind. Beispiel: Wenn Sie das Label oder den Stil einer Schaltfläche ändern, speichert Workday Ihre Spezifikationen automatisch in der ausgewählten Sammlung externer Labels.
  3. Bei der Bearbeitung des Abschnitts
    Branding
     sind folgende Informationen zu beachten:
    Option Bezeichnung
    Website-Logo
    Laden Sie Ihr Unternehmenslogo im PNG- oder JPG-Format hoch. Die besten Ergebnisse erzielen Sie, wenn Sie Dateien im Format 85 x 85 Pixel verwenden.
    Das Logo wird auf dem Banner der externen Lieferantensite angezeigt.
    Bannerbild
    Laden Sie Ihr Unternehmensbanner im PNG- oder JPG-Format hoch. Die besten Ergebnisse erzielen Sie, wenn Sie Dateien im Format 1.100 x 120 Pixel (Breite x Höhe) verwenden.
    Wenn das Banner kleiner als die empfohlene Größe ist, wird das Bild von Workday entsprechend vergrößert. In diesem Fall wird möglicherweise die
    Header-Farbe
     angezeigt.
    Header-Name
    Geben Sie Text ein, der auf dem Banner Ihrer externen Lieferantensite angezeigt werden soll.
    Header-Farbe
    Geben Sie den HTML-Farbcode für den Hintergrund Ihres Banners für die externe Lieferantensite ein.
    Header-Schriftfarbe
    Geben Sie den HTML-Farbcode für
    Header-Name
    ein.
  4. Bearbeiten Sie den Abschnitt
    Konfigurieren - Landingpage
     .
    Sie können Rich Text verwenden und Links einschließen, über die Lieferanten auf andere Websites gelangen, z. B. auf die Website Ihres Unternehmens.
  5. Bei der Bearbeitung des Abschnitts
    Konfigurieren - Möglichkeiten zur Angebotsabgabe
     sind folgende Informationen zu beachten:
    Dieser Abschnitt wird nur angezeigt, wenn Sie Anfragearten in Ihrem Mandanten eingerichtet haben.
    Option Bezeichnung
    Möglichkeiten zur Angebotsabgabe aktivieren
    Wählen Sie diese Option, um inhaltsbezogene Elemente für die Home-Seite
    mit den Möglichkeiten zur Angebotsabgabe
     zu konfigurieren.
    Beschränkt auf Unternehmen
    Lassen Sie dieses Feld leer, um alle Unternehmen in Ihren Mandanten einzuschließen.
    Beschränkt auf öffentliche Anfragen
    Lassen Sie dieses Feld leer, damit alle öffentlichen Anfragen auf der externen Website unterstützt werden.
    Offen für Angebotsabgabe - Labeltext
    Vorgesehen für Angebotsabgabe - Labeltext
    Geschlossen für Angebotsabgabe - Labeltext
    Abgebrochen für Angebotsabgabe - Labeltext
    Angebotsantwort - Labeltext
    Passen Sie die Standardregister an, die auf Ihrer Seite angezeigt werden. Diese Labels werden als Register auf Ihrer Home-Seite
    mit den Möglichkeiten zur Angebotsabgabe
     angezeigt.
    Aktivieren Sie Lieferanten mit Zuschlag für geschlossene Anfragen
    Wählen Sie diese Option, um Lieferanten anzuzeigen, die Zuschläge für geschlossene Anfragen erhalten haben.
    Aktivieren Sie den Zuschlagstatus für geschlossene Anfragen
    Wählen Sie diese Option, um den Zuschlagstatus von Lieferanten in geschlossenen Anfragen anzuzeigen.
    Link zum Inhalt der Lieferantenregistrierung
    Geben Sie Anweisungen ein, um Benutzer von der Home-Seite
    mit den Möglichkeiten zur Angebotsabgabe
     zur Home-Seite der Lieferantenregistrierung umzuleiten.
  6. Bei der Bearbeitung des Abschnitts
    Lieferant - Setup für Registrierung
     sind folgende Informationen zu beachten:
    Option Bezeichnung
    Unterschrift
    Wählen Sie diese Option, um externen Lieferanten Zugriff auf diese Seite zu gewähren, und aktivieren Sie die Felder
    Titel des Haftungsausschlusses
     und
    Inhalt des Haftungsausschlusses
     . Potenzielle Lieferanten können eine eSignatur eingeben, wenn sie die von Ihnen festgelegten Bedingungen akzeptieren.
    Titel des Haftungsausschlusses
    Fügen Sie einen obligatorischen Haftungsausschlusstitel hinzu, z. B. „Geschäftsbedingungen“.
    Inhalt des Haftungsausschlusses
    Fügen Sie einen obligatorischen Haftungsausschluss hinzu.
    Um fett formatierten Text hinzuzufügen, verwenden Sie
    <b></b>
     Formatierungs-Tags. Der Text wird nur auf der externen Lieferantensite in
    Fettdruck
     angezeigt. Formatierungs-Tags sind in der Vorschau sichtbar.
    Fragebogen zu Unternehmensdetails
    Fragebogen zu Lieferantenkontaktdaten
    Wählen Sie einen Fragebogen für die Lieferantenregistrierung, um Geschäfts- und Kontaktdaten Ihrer potenziellen Lieferanten zu erfassen.
    Um Fragebögen für die externe Lieferantensite zu erstellen, öffnen Sie die Aufgabe
    Fragebogen erstellen
     und wählen Sie
    Lieferantenregistrierung
     aus der Werteliste
    Fragebogenarten
     .
  7. Bei der Bearbeitung des Grids
    Lieferant - Setup für Registrierung
     sind folgende Informationen zu beachten:
    Option Bezeichnung
    Waren und Services
    Wählen Sie diese Option, um potenziellen Lieferanten die Eingabe der von ihnen bereitgestellten Waren und Services zu ermöglichen, und wählen Sie eine Ausgabenkategoriehierarchie aus.
    Um eine Ausgabenkategorie für externe Lieferanten zu aktivieren, öffnen Sie die Aufgabe
    Ausgabenkategoriehierarchie bearbeiten
     und aktivieren das Kontrollkästchen
    Für externe Website aktivieren
     .
    Lieferantenklassifizierungen
    Öffnen Sie die Aufgabe
    Lieferantenklassifizierungen verwalten
     und aktivieren Sie das Kontrollkästchen
    Klassifizierung auf externer Lieferantensite,
     um die externen Lieferantenklassifizierungen zu konfigurieren.
    Kontaktdaten
    Wählen Sie diese Option, damit externe Lieferanten Lieferantenkontaktdaten wie den offiziellen Namen, die E-Mail-Adresse usw. eingeben können.
    Sie können diese Attribute auf jedem Register im Grid
    Lieferant - Setup für Registrierung
     als
    Erforderlich
     konfigurieren oder für Ihre potenziellen Lieferanten
    ausblenden
     .
    • Feld
    • Label
    • Auswählbare Listenwerte
    Sie können auch
    Keine der Optionen
     auswählen, um das Attribut verfügbar, aber nicht erforderlich zu machen.
Nach der Genehmigung überträgt Workday die Informationen auf den externen Lieferantensites automatisch in das Lieferantenprofil.
Teilen Sie die von Workday generierte URL mit Ihrem potenziellen Lieferanten, um ihm Zugriff auf die externe Site zu gewähren. Nachdem der potenzielle Lieferant eine Anforderung übermittelt hat, initiiert Workday den Geschäftsprozess
Anforderung von potenziellem Lieferanten - Ereignis
 zur Prüfung und Genehmigung.
Sie haben außerdem folgende Möglichkeiten:
  • Senden Sie während der Prüfung einen Antrag zurück, um Änderungen oder zusätzliche Informationen anzufordern.
  • Genehmigen Sie den Antrag. Workday erstellt einen inaktiven Lieferanten und triggert den Geschäftsprozess
    Lieferantenereignis
     .
  • Greifen Sie auf folgende Berichte zu, um Ihre externe Lieferantensite zu verwalten:
    • Ungültige Anmeldeversuche von Lieferanten
    • Anmeldungen und Anmeldeversuche von externen Lieferanten
    • Anforderung von externem Lieferanten anzeigen
    • Externe Lieferantensite anzeigen