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Administrator Guide
Zuletzt aktualisiert: 2023-06-23
Anforderungen für Lieferanten erstellen

Anforderungen für Lieferanten erstellen

  • Ermitteln Sie die Steuer-ID, DUNS-Nummer und Kontaktdaten von Lieferanten.
  • Konfigurieren Sie die folgenden Aktionsschritte im Geschäftsprozess
    Lieferantenereignis
    :
    • Zahlungsabwicklungskonten erstellen
    • Workday-Konto für Lieferantenkontakt erstellen
    • Anhänge für Lieferantenanforderung verwalten
    • Lieferantenkontaktdaten aktualisieren
  • Konfigurieren Sie den Geschäftsprozess
    Lieferantenanforderung
     und die entsprechende Sicherheitsrichtlinie im funktionalen Bereich „Suppliers“.
  • Sicherheit: Domäne
    Set Up: Supplier Administration
     im funktionalen Bereich „Suppliers“.
Erstellen Sie Anforderungen für Lieferanten, die Sie in Workday einrichten möchten. Wenn Sie keine Lieferanteninformationen haben, können Sie Informationsanforderungen über das Lieferantenportal direkt an die Lieferanten senden.
  1. Öffnen Sie die Aufgabe
    Lieferantenanforderung erstellen
    .
  2. Bei der Bearbeitung der Aufgabe sind folgende Informationen zu beachten:
    Option Bezeichnung
    DUNS-Nummer
    Falls bekannt, geben Sie die DUNS-Nummer des Lieferanten ein.
    Wenn Ihr Unternehmen Beschaffungskarten verwendet, sucht die Integration mithilfe von DUNS-Nummern nach Lieferanten aus Transaktionsdateien.
    Beschränkt auf Unternehmen
    Wählen Sie ein bestimmtes Unternehmen, eine Unternehmenshierarchie oder beides, um Rechnungen an Genehmiger in verschiedenen Regionen zu senden. Workday leitet den Geschäftsprozess
    Lieferantenanforderung
     an die Mitarbeiter, die mit der rollenbasierten Sicherheitsgruppe verknüpft sind, die für das Unternehmen oder die Unternehmenshierarchie eingerichtet wurde.
    Art des Steuerformulars
    Wählen Sie die Art des Steuerformulars des Lieferanten:
    • 1042-S für einen Ausländer, der der US-Einkommenssteuer unterliegt.
    • „1099 MISC“, um sonstige Erträge an die IRS zu melden
    • TDS, um die Quellensteuer zu identifizieren.
    TIN-Art
    Wählen Sie ggf. die Quellensteuer- oder Steuerreportingart für den Lieferanten – oder beides:
    • SSN oder ITIN (Sozialversicherungsnummer oder individuelle Steuerzahler-Identifikationsnummer)
    • EIN (Personalnummer des Mitarbeiters)
    Steuer-ID
    Für Berichte und die Einreichung von Steuerformularen für den Lieferanten beim IRS geben Sie die Steuer-ID des Lieferanten ein.
    Dokumentlink
    Dieses Feld wird angezeigt, wenn Sie ein gültiges URI-Muster (Uniform Resource Identifier) einrichten, das folgende Elemente umfasst:
    • Einem Uniform Resource Locator (URL).
    • Leere Zeile, damit Benutzer beliebige Werte ohne Einschränkungen in dieses Feld eingeben können
    Um eine gültige URI einzurichten, wählen Sie
    Lieferantendokumentlink
     aus der Werteliste
    Supplier External URI Link Type
     in der Aufgabe
    Maintain External Link Validation
    .
    Workday validiert den Link, um sicherzustellen, dass er eine gültige URI enthält, die von Ihrem Security Administrator definiert wurde. Dieser Prozess bietet zusätzliche Sicherheit, um schädliche Inhalte in externen Links zu vermeiden.
    Wenn Sie Dokumente oder Bilder in einem externen Repository speichern, geben Sie die URL zu diesem Speicherort ein. Sobald Sie die Transaktion gespeichert haben, zeigt Workday die URL als Live-Hyperlink zum Bild an. Genehmiger können auf dieses Dokument verweisen, bevor sie die Transaktion genehmigen.
    FATCA
    Wenn diese Option aktiviert ist, wird automatisch das Kontrollkästchen
    FATCA filing requirement
     im 1099-MISC-Formular aktiviert, um die FATCA-Anforderungen bestimmter ausländischer Finanzinstitute zu erfüllen.
    Begründung
    Begründen Sie Ihre Lieferantenanforderung.
  3. Bei der Bearbeitung der Register sind folgende Informationen zu beachten:
    Option Bezeichnung
    Kontaktdaten
    Geben Sie Kontaktdaten für diesen Lieferanten an, z. B. das primäre
    E-Mail
    -Konto, um Bestellaufträge per E-Mail auszugeben. Wählen Sie für 1099 MISC-Berichte die Verwendungsart
    Steuerreporting
     und geben Sie die Adresse für den 1099-MISC-Bericht an. Wenn Sie keine Adresse für das Steuerreporting angeben, verwendet Workday die bevorzugte Adresse des Lieferanten.
    Klassifizierung
    Dazu gehören:
    • Von Minderheiten geführtes Unternehmen und Women's Business Enterprise (WBE) - Details zur Zertifizierung
    • Ausgabenkategorien und Ausgabenkategoriehierarchien, um diesen Lieferanten mit Beschaffungsklassifizierungscodes zu verknüpfen.
    Anhänge
    Hängen Sie Lieferantendokumente an, indem Sie eine der folgenden Aktionen ausführen:
    • Klicken Sie auf die Büroklammer, um Dateien von Ihrem Computer oder aus einem anderen Dateisystem hochzuladen.
    • Ziehen Sie die Dateien mit Drag & Drop in das Feld
      Dateien hier ablegen
      .
    Sie können Dokumente mit den in der Aufgabe
    Edit Tenant Setup - System
     aufgeführten Dateitypen anhängen.
    Lieferantenkontakt
    Fügen Sie Kontaktdaten hinzu. Bei der Genehmigung erhalten die Lieferantenkontakte E-Mails mit einem Kennwort und einem Benutzernamen. Der Lieferantenkontakt kann sich im Lieferantenportal anmelden, um Folgendes einzugeben:
    • Anhänge
    • Kontaktdaten
    • Details zum Zahlungsabwicklungskonto
Wenn Sie die Daten übermitteln, leitet Workday den Lieferanten zur Genehmigung weiter.
Im Prüfschritt des Geschäftsprozesses
Lieferantenanforderung
 können Prüfer weitere Lieferantendetails in zusätzliche Felder eingeben, die in der Aufgabe
Lieferantenanforderung erstellen
 nicht verfügbar sind. Weitere Informationen zu Lieferantenfeldern finden Sie unter Lieferanten erstellen.